Personalbeschaffung: Die fünf Phasen

1. Bedarfsermittlung

Ob eine vakante oder neu zu schaffende Stelle besetzt wird, hängt von drei Voraussetzungen ab, die kumulativ (alle drei zusammen und gleichzeitig) erfüllt sein müssen:

• Es muss eine Vakanz bestehen (infolge von Arbeitszuwachs, Kündigung, Pensionierung, Tod).
• Der Linienvorgesetzte hat die Personalabteilung über den Bedarf orientiert.
• Die Geschäftsleitung hat der (Neu)besetzung der Stelle zugestimmt.

2. Werbung während der Personalbeschaffung

Mitarbeiter für zu besetzende Stellen können intern (d.h. innerhalb des Betriebs) oder extern (d.h. ausserhalb des Betriebs) gesucht werden. Gängige Mittel für die interne Beschaffung sind Aus- und Weiterbildung, Springer, Vikare, internes Stellenbulletin, Direktansprache. Die externe Beschaffung erlaubt eine Vielzahl möglicher Wege:

• Indirekte Werbung für zukünftige Stellenangebote: Das Unternehmen informiert potentielle Mitarbeiter durch geschickte Öffentlichkeitsarbeit (Tag der offenen Tür, Werbespots etc.) über ihr vielfältiges Angebot interessanter Stellen.
• Verdeckte Suche: direkte Mitarbeitersuche über Chiffreinserat, Headhunter oder Beratungsfirmen.
• Offene Suche: direkte Mitarbeitersuche über persönliche Beziehungen, Stelleninserat/Stellengesuch in geeigneten Medien (Zeitungen, Internet, Radio), Arbeitsamt, Stellenvermittlungsbüros etc.

3. Selektion

Die Auswahl des besten Bewerbers erfolgt in drei Schritten. In dieser Phase der Personalbeschaffung müssen zunächst die Bewerbungsunterlagen analysiert werden. Ungeeigneten Bewerbern werden die Unterlagen mit einem Absagebrief zurückgeschickt, während vielversprechende Kandidaten zu einem ersten Interview eingeladen werden. In einem zweiten Interview wird schliesslich der beste Kandidat ermittelt.

4. Anstellung

Mit der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags wird das Anstellungsverhältnis rechtlich verbindlich abgeschlossen. Vor dem Stellenantritt muss der Arbeitsplatz eingerichtet und die Einführung sorgfältig vorbereitet werden.

5. Einführung

Die letzte Phase der Personalbeschaffung endet mit der Einführung. Sie beginnt mit dem Eintrittstag (Eintrittsgespräch) und endet mit dem letzten Tag der Probezeit (spätestens nach drei Monaten). In dieser Zeit macht sich der neue Stelleninhaber mit der Arbeit, der Organisation und den Mitarbeitern vertraut. Den Kern der Personalplanung stellt die Personalbedarfsplanung dar. Jeder Betrieb muss sich überlegen, wie viele Mitarbeitende in Zukunft notwendig sind, um die Aufträge zu erledigen, und ob das notwendige Personal vorhanden ist oder auf dem Arbeitskräftemarkt beschafft werden kann. Bei der Personalbedarfsplanung ist folgende Unterscheidung wichtig:

• quantitative Personalplanung: Wie viel Personal werden wir (zusätzlich oder weniger) benötigen?
• qualitative Personalplanung: Welche Profile, welches Know-how werden wir benötigen?

Aufgabe der Personalbedarfsplanung ist: «Die richtige Anzahl der richtigen Personen am richtigen Ort zur richtigen Zeit (unter Einhaltung des Personalkostenbudgets)». Mit der Personalbedarfsplanung ermitteln Sie folglich den zukünftigen Personalbedarf in

• quantitativer (Anzahl)
• qualitativer (d.h. mit dem entsprechenden Know-how und Fähigkeiten)
• zeitlicherörtlicher und
• finanzieller Hinsicht.