03.12.2015

Dringend Personal gesucht: Ein Pool für den Peak

Dringend Personal gesucht: Die aktuellen Entwicklungen auf dem Arbeitsmarkt erschweren die Rekrutierung. Gleichzeitig werden die Planungshorizonte in vielen Branchen immer kurzfristiger. Einen innovativen Lösungsansatz für diese Herausforderungen bietet die Just-in-time-Personalplanung.

Von: Viktor Calabro   Drucken Teilen   Kommentieren  

Viktor Calabro

Viktor Calabrò ist Gründer, Inhaber und Geschäftsführer der Staff Finder AG. Die Plattform www.staff-fi nder.ch ist führend im Temporär- Personalverleih und fi ndet innerhalb von 4 Stunden, 365 Tage im Jahr rund um die Uhr qualifi ziertes Personal für verschiedenste Branchen.

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Just-in-time-Personalplanung

Dringend Personal gesucht

Entwicklungen wie der demografische Wandel, die Annahme der Masseneinwanderungsinitiative oder die Verknap­pung von Fachkräften bereiten HR-Ex­perten Kopfzerbrechen. Zwar existieren Ideen, wie man diesen Problemen entge­genwirken könnte, von der praktischen Umsetzung sind sie allerdings noch mei­lenweit entfernt. So ist man sich allgemein einig, dass Mütter besser in die Wirtschaft integriert werden könnten. Der Bundes­rat etwa möchte mit einer erhöhten Prä­senz von Frauen in der Arbeitswelt den Herausforderungen begegnen, welche die Umsetzung der Masseneinwanderungsinitiative mit sich bringt. Doch wie bewerkstelligt man dies konkret?

Extreme Schwankungen auffangen

Weitere Probleme stellen sich in Bran­chen, die volatilen Umfeldern ausgesetzt sind und schnell auf unvorhersehbare Gegebenheiten reagieren müssen. Dies können saisonale Schwankungen sein, ungünstige Wetteraussichten oder per­sonalintensive Unterfangen wie etwa die boomenden Open Airs, die auch in strukturell schwächeren Gegenden einen kurzfristigen Bedarf an Arbeitskräften erforderlich machen. Die beschriebenen Szenarien betreffen insbesondere Bran­chen wie Gastronomie und Hotellerie, Lo­gistik und Detailhandel sowie Promotion und Event. Vermehrt werden aber auch kaufmännische Berufe mit kurzfristige­ren Aufträgen, längeren Arbeitszeiten und Arbeitsverdichtung konfrontiert und müssen mit den Folgen davon – insbeson­dere der hohen Belastung der Mitarbei­tenden – bewusst umgehen. Gastronomie und Hotellerie sind klassischerweise von saisonalen und wetterab­hängigen Schwankungen betroffen. Für Wirte und Hoteliers stellt sich die Frage, wie viel Personal zu Beginn einer Saison eingestellt werden soll. Dabei muss mit vorhersehbaren und unvorhersehbaren Situationen umgegangen und der Um­satz dann generiert werden, wenn die Nachfrage da ist. Die Planung so zu per­fektionieren, dass jeweils genügend Mit­arbeitende zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind, erscheint jedoch fast unmöglich. Personal auf Vorrat einzustellen, ist aus Kostengründen keine Option. Ein zusätz­licher Personalbedarf kann aber jederzeit entstehen: Ein Wetterumschwung sorgt im Gartenrestaurant plötzlich für Hoch­betrieb, der Koch schneidet sich aus Versehen in den Finger oder ein grosses Bankett erfordert die kurzzeitige Ver­dopplung der Manpower.

Auch Logistik und Detailhandel sind von extremen Hochs und Tiefs geprägt. So werden beispielsweise in der Migros im Glattzentrum laut Konzernangaben in einer Woche mit gutem Grillwetter 3,8 Mal mehr marinierte Pouletbrüstchen und 3,6 Mal mehr Kalbsbratwürste verkauft als in einer verregneten Woche. Dieses Beispiel macht deutlich, dass bei schönem Wetter nicht bloss an der Theke Hochbetrieb herrscht, sondern auch im Hintergrund in der Logistik. Im Kleiderge­schäft hingegen ist es genau umgekehrt: Hier kurbelt ein regnerischer Samstag den Umsatz an und nach einer Lieferung hat keiner Zeit, die Ware einzuräumen, weil das Geschäft schon weiterlaufen sollte. Aufgrund solcher Engpässe liegt es auf der Hand, Just-in-time-Lösungen, die ursprünglich für die Abwicklung der Warenflüsse entwickelt wurden, auch im Personalmanagement zu etablieren.

Temporärkräfte bringen Entlastung

Die Tendenz zu kürzeren Planungshori­zonten zeigt sich zunehmend auch jen­seits der Gastronomie und des Detailhan­dels. In vielen Büros gibt es Aufgaben, die sich nicht aufschieben lassen und den Workload kurzfristig anschnellen lassen. Um Deadlines einhalten zu können, ist es daher oft nötig, schnell und flexibel auf Zusatz- oder Ersatzkräfte zurückgreifen zu können. Bei der Zurich Versicherung ist man bereits dazu übergegangen, Per­sonalausfälle nicht nur monetär zu ent­schädigen, sondern auch eine schnelle Lösung für eine übergangsmässige und qualifizierte Arbeitskraft anzubieten. Bei all diesen Szenarien macht es Sinn, ein Kernteam jeweils um temporäre Mit­arbeitende zur ergänzen und dies gezielt als Strategie zu fahren. Wichtig dabei ist, dass HR-Manager darauf achten, dass je­de Arbeitskraft optimal im Einsatz steht und ihre Kompetenzen voll entfalten kann. Aufgaben, die nicht in den Kompe­tenzbereich eines Mitarbeitenden fallen und ihn deshalb von den zentralen Arbei­ten abhalten, können als Stunden- oder Tagesjob an eine Aushilfskraft delegiert werden. Dazu gehören auch Tätigkeiten wie eine Inventur durchzuführen, Boten­gänge zu machen oder Möbel aufzubau­en – alles Aufgaben, die gut delegiert werden können, weil sie kein spezielles Wissen voraussetzen, das Kernteam je­doch zusätzlich belasten. Über den Ein­bezug von temporären Arbeitskräften entlastet man festangestellte Mitarbei­tende während ihrer Arbeitszeit optimal und die Kompetenzen werden dort einge­setzt, wo sie am meisten Ertrag bringen. Die Erfahrung zeigt, dass mit einer opti­malen Personalauslastung resp. Just-in-time-Personalplanung das Verhältnis von Personalaufwand zu Umsatz um bis zu 35 Prozent verbessert werden kann.

Pools als Auffangbecken

Eine Lösung für die genannten Prob­leme bietet die nachhaltige Pflege von Mitarbeitenden-Pools, da dringend Personal gesucht wird. Dabei werden potenzielle Arbeitskräfte erfasst, die im Notfall kontaktiert werden können. Je umfangreicher der Pool, desto grösser die Chance, jemanden zu finden, der kurzfristig einspringen kann. Doch die Pflege von eigenen Mitarbeiter-Pools für unregelmässige und relativ kurzfristige Einsätze gestaltet sich für Unternehmen schwierig. Zwar können Kontakte ge­sammelt werden, doch ist die effektive Kontaktaufnahme mit Schwierigkeiten verbunden. Ist gerade Not am Mann, weil beispielsweise ein Mitarbeiter mit Fieber im Bett liegt, muss erst mühsam ein Kon­takt nach dem anderen angegangen wer­den – und was, wenn inzwischen schon die Adresse nicht mehr stimmt? Solche Pools so zu pflegen, dass sie stets topaktuell sind und im Notfall nicht ver­sagen, ist eine administrativ und zeitlich sehr intensive Aufgabe. Des Weiteren können arbeitswilligen Temporärarbeitskräften kaum Angaben dazu gemacht werden, wie hoch ihre Erfolgschancen auf einen Einsatz in nächster Zeit sind. Schnell kommt man zum Schluss, dass es keinen Sinn macht, dass sich HR-Abteilungen mit solchen Aufgaben herumschlagen. Zudem erweist sich diese Vorgehenswei­se als veraltet. Denn in der heutigen Zeit stehen moderne Technologien zur Verfü­gung, die es ermöglichen, in Echtzeit mit potenziellen Arbeitnehmern zu kommu­nizieren. Gefragt sind also «selbstreini­gende» Systeme, die von den Arbeitneh­mern selber aktualisiert werden, weil sie sich für flexible Tätigkeiten interessieren.

Rekrutierung à la Parship

Wie in vielen anderen Bereichen liegt auch im Personalmanagement der Schlüssel zur Umsetzung der optimalen Peak-Management-Strategie in der Tech­nologie. Intelligente Algorithmen sind die Zauberformel und vereinen die Bedürfnis­se von Arbeitgebern und Arbeitnehmern für die Just-in-time-Personalplanung. Es kann auf diverse Variablen – wie etwa der Ort und die Dauer des Einsatzes – Rücksicht genommen werden. Da Über­einstimmungen automatisch abgeglichen werden und dem Interessenten poten­zielle Kandidaten vorgeschlagen werden, gleicht die Just-in-time-Rekrutierung der Partnersuche im Internet. Arbeitgeber und Arbeitnehmer kommu­nizieren beim der Just-in-time-Personalplanung in Echtzeit: In der Regel ist der benötigte Mitarbeitende innert vier Stunden via Web-, SMS-Dienst und Mobile-Applikation rekrutiert, die Bedin­gungen unter Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben und allfälliger GAVs sind verein­bart und der Mitarbeitende steht einsatz­bereit vor Ort. Da sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer nach jedem Einsatz gegen­seitig beurteilen müssen, haben schwarze Schafe auf beiden Seiten keine Chance.

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