Jedes Unternehmen plant: Sie überlegen sich, ob Sie einen Auftrag mit dem bestehenden Personal erledigen können. Sie gehen Lehrverhältnisse ein, um den späteren Bedarf an Fachleuten zu decken. Oder Sie legen sich zurecht, wie Sie eine entstandene Vakanz wieder besetzen. Ganz sicher planen Sie den Einsatz Ihres Personals: Wen setzen wir für welche Aufgabe ein?
Die Disziplin, welche die für die Planung notwendigen Grundlagen und Instrumente bereitstellt, heisst Personalplanung. Sie umfasst verschiedene Fachgebiete wie beispielsweise die Personalbedarfsplanung, die Beschaffungs- oder Abbauplanung und die Planung der Personalentwicklung.
Fachgebiete
Personalbedarfsplanung
Die Personalbedarfsplanung stellt den «Kern» der Personalplanung dar. Mit diesem Begriff umschreibt man die Ermittlung des Personalbedarfs in quantitativer und qualitativer Hinsicht. Quantitativ meint dabei: «Wie viel Personal brauchen wir?» Qualitativ umschreibt die Frage: «Über welche Kenntnisse und Fähigkeiten müssen unsere Mitarbeitenden in Zukunft verfügen?». Solche Entscheidungen fällen Sie, indem Sie Ihre unternehmerischen Ziele mit den bestehenden Kapazitäten Ihres Unternehmens vergleichen.
Personalbeschaffungsplanung
Ergibt die Personalbedarfsplanung einen Mangel an Mitarbeitenden, folgt die Personalbeschaffungsplanung: Sie überlegen sich, wie Sie die Personallücken schliessen können.
Personalabbauplanung
Zeigt die Personalbedarfsplanung dagegen einen Überschuss an Mitarbeitenden und lassen sich keine Aufträge mehr hereinholen, so müssen Sie wohl oder übel eine Personalabbauplanung in Betracht ziehen.
Personalentwicklungsplanung
Die Personalentwicklungsplanung fragt danach, welche Kenntnisse und Fähigkeiten die Mitarbeitenden zusätzlich erwerben müssen.
Praxis-Tipp: Machen Sie Ihr Personal fit für zukünftige Anforderungen! Alte Technologien weichen modernen Arbeitsmitteln. Produkte werden durch neue abgelöst. Neue Märkte verlangen neue Dienstleistungen. Kunden werden anspruchsvoller. Die Antwort auf diese Herausforderungen suchen, das ist das Ziel Ihrer Personalentwicklung.
Personaleinsatzplanung
Wer wird wo eingesetzt? Wie viele Mitarbeitende braucht ein bestimmter Auftrag? Die Personaleinsatzplanung beinhaltet die Verteilung der Arbeitskräfte in quantitativer, qualitativer und zeitlicher Hinsicht.
Personalstrukturplanung
Vor allem in grösseren Unternehmen wird die Gliederung der Belegschaft nach Alter, Geschlecht, Nationalität, Qualifikation oder anderen Kriterien regelmässig untersucht. Damit können Sie verhindern, dass «überraschend» eine ganze Generation in den Ruhestand tritt, alle Mitarbeitenden zur gleichen Zeit auf Ferien angewiesen sind oder wichtige Sprachkenntnisse fehlen.
Personalkostenplanung
Selbstverständlich interessiert auch die Entwicklung der Personalkosten, je nach betrieblichem Rechnungsmodell gesamthaft oder verteilt auf die verschiedenen Kostenstellen oder Kostenträger.
Nutzen
Die Personalplanung hat eine hohe Bedeutung, um rechtzeitig auf veränderte Bedürfnisse zu reagieren. Genauer sind es folgende Gründe, welche den Aufwand für Sie mehr als lohnend machen:
- rechtzeitige Reaktion auf Strategie-, Markt-, Technologieänderungen
- Vermeidung von Über- oder Unterkapazitäten, d.h. Vermeidung von Feuerwehrübungen, weniger Leerläufe, Doppelspurigkeiten, Zeitverzögerungen und weniger ungenutzte Ressourcen (Maschinen, Personal)
- Sicherstellung der Zielerreichung (Umsatz, Qualität, Kundenpflege etc.)
- Vermeidung von Fehlerbeseitigungskosten
- sozial verträgliche, rechtzeitige Personalmassnahmen (z.B. bei Personalabbau, Kapazitätsreduktion durch Frühpensionierung, unbezahlten Urlaub, Ausbildung)
- Erhaltung der Motivation der Mitarbeitenden (Vermeidung von Über- und/oder Unterforderung, Fehlanforderungen)
- Entwicklungsmöglichkeiten für die Mitarbeitenden (Personalentwicklung) etc.
