27.10.2017

Stellenbeschreibung Vorlage: Personalvakanz als Chance nutzen

Eine Personalvakanz, entstanden durch einen Austritt, eine Versetzung oder einen Personalmehrbedarf, bietet immer auch Gelegenheit, sich kritisch mit der Stellenbildung, der damit verbundenen Aufgabenverteilung und somit der Stellenbeschreibung auseinanderzusetzen.

Von: Thomas Wachter   Drucken Teilen   Kommentieren  

Thomas Wachter

Nach mehreren Stellen in verschiedenen Unternehmungen, arbeitet T. Wachter nun seit 12 Jahren im Personalamt des Kantons Luzern. Früher als Bereichspersonalleiter, Leiter Personal- und Organisationsentwicklung, aktuell als Leiter HR-Support sowie Mitglied der Geschäftsleitung. Weitere Tätigkeiten sind: Lehrgangsleitungen und Dozent für Personalmanagement, -administration und -führung. T.Wachter ist unter anderem Autor und Herausgeber der WEKA-Werke «PersonalPraxis» und «Praxisleitfaden Personal».

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Stellenbeschreibung Vorlage

Ausgangssituation

In Stellenbeschreibungen werden die weisungsbezogene und kommunikative Einordnung von Stellen, Aufgaben und Kompetenzen der Stelleninhaberin oder des Stelleninhabers sowie die Anforderungen an die Stelle festgehalten. Sie sichern klare Zuständigkeiten, Unterstellungsverhältnisse und Kompetenzen, berufliche Förderung und gerechte Leistungsbeurteilung.

Stellenbildung

Stelle = Bündel von Teilaufgaben

Eine Stelle ist die kleinste organisatorische Einheit. Stellen sind gewissermassen die Bausteine der Aufbauorganisation. Konkret ist unter einer Stelle ein Bündel von Teilaufgaben zu verstehen, die ohne besondere Schwierigkeiten von einer dafür geeigneten Person erledigt werden können. Häufig sind Stelle und Arbeitsplatz (der Ort, an dem die Aufgaben erfüllt werden) identisch.

Delegieren

Einer Person (oder zunehmend einem Team) werden somit bestimmte Aufgaben zugeteilt, welche es zu erledigen gilt. Der Fachbegriff für Zuteilung heisst Delegation. Eine Delegation ist jedoch nur sinnvoll möglich, wenn neben dem Auftrag der Arbeitserledigung auch die Verantwortung und die notwendigen Befugnisse (Kompetenzen) weitergegeben werden.

Verantwortung

Die Verantwortung, welche jede Person im Unternehmen übernimmt, ist beispielsweise die Verantwortung für die Qualität und Quantität der Arbeitserledigung, für die Zusammenarbeit mit anderen, für die Information, für die Richtigkeit der Entscheidungen und auch für das Verhalten in nicht vorgesehenen und nicht explizit geregelten Situationen.

Kompetenzen

Übertragene Aufgaben können ohne die dafür notwendigen Kompetenzen nicht gelöst werden. Jede Stelleninhaberin und jeder Stelleninhaber muss auch die notwendigen Kompetenzen erhalten, welche zur Ausführung der Aufgaben notwendig sind. Mit Kompetenzen sind Entscheidungsbefugnisse gemeint. Es ist unsinnig, von jemandem Engagement und Verantwortungsübernahme zu verlangen, ohne dazu auch die notwendigen Kompetenzen zu übertragen.

Belastungen durch Missverhältnis

Ein Missverhältnis führt deshalb automatisch zu Belastungen des Stelleninhabers: Aufgaben ohne Verantwortung bewirken Demotivation, Aufgaben und Verantwortung ohne Kompetenzen führen dagegen zu Widersprüchen.

Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung jeder Stelle müssen einander entsprechen und eine Einheit bilden.

Stellenbeschreibung

Definition

Stellenbeschreibungen finden sich in der Literatur auch unter den Bezeichnungen «Pflichtenheft », «Tätigkeits- oder Aufgabenbeschreibung», «Positionsbeschreibung» oder «Job-Description». Stellenbeschreibungen sind innerbetrieblich verbindliche Dokumentationen personenbezogener Aufgabenkomplexe, zugehöriger Befugnisse sowie der organisatorischen Einordnung der Stelleninhaberin oder des Stelleninhabers. Häufig werden in Stellenbeschreibungen auch die Anforderungen an die Stelleninhaber aufgenommen. Stellenbeschreibungen sind stets sachbezogen und nie personenbezogen.

Funktion

Hauptaufgaben der Stellenbeschreibung sind:

  • den Arbeitsplatz/die Funktion organisatorisch in die Gesamtstruktur einzugliedern
  • die Aufgaben und Tätigkeiten des Arbeitsplatzes klar zu umschreiben
  • die Anforderungen des Arbeitsplatzes eindeutig darzulegen
  • die Funktion des Arbeitsplatzes in Bezug auf die definierten Ziele auszurichten
  • spezifische Elemente, die den Arbeitsplatz auszeichnen, aufzuzeigen

Die Stellenbeschreibung dokumentiert in verbindlicher und standardisierter Form die einer Person übertragenen Aufgaben und grenzt diese gegenüber anderen Aufgabengebieten ab. Dabei werden die Pflichten, die Befugnisse und die Verantwortung festgelegt. Das kann in Bezug auf die arbeitsvertraglichen Verpflichtungen bedeutungsvoll sein, vor allem aber zur Arbeitsorganisation.

Die Stellenbeschreibung stellt eine wichtige Grundlage für die Personalbeschaffung dar. Sie zeigt auf, welche Qualifikationen von Bewerbenden gefordert sind, und bildet die Basis für das Anforderungsprofil.

Inhalt einer Stellenbeschreibung

Eine Stellenbeschreibung kann folgende Elemente enthalten:

  • Stellenbezeichnung
  • Stelleninhaber/-in
  • organisatorische Eingliederung (Abteilung, Team)
  • vorgesetzte Stelle oder Person
  • Stellvertretung oder Platzhalter (für/durch)
  • unterstellte Personen oder Stellen
  • Ziele der Stelle
  • Hauptaufgaben der Stelle
  • detaillierte Aufgaben der Stelle evtl. mit Angaben zum Umfang
  • Anforderungen an Stelleninhaber/-in (fachliche, persönliche, soziale und weitere)
  • übertragene Verantwortung (Detailziele)
  • Kompetenzen (Entscheidungsbefugnisse, Zeichnungsbefugnis/Unterschriftsberechtigung)
  • erforderliche Kontakte, Information, Zusammenarbeit mit anderen Stellen
  • allfällig weitere Hinweise wie z.B. auf Weiterbildungsanforderungen, Entwicklungsperspektiven, zukünftige Veränderungen etc.

Vorteile einer Stellenbeschreibung

Transparenz

Eine Stellenbeschreibung fördert die Transparenz der Organisation durch:

  • klare Unterstellungsverhältnisse
  • vermeidet Kompetenzschwierigkeiten
  • lässt Mängel, Lücken und Doppelspurigkeiten bei der Aufgabenzuteilung erkennen
  • klare Stellvertretungsregelung
  • eine genaue Festlegung von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung

Grundlage

Eine Stellenbeschreibung bildet eine Grundlage für:

  • Anforderungsprofile neuer Stellen
  • Personaleinstellung
  • Lohnfestlegung
  • Personaleinführung
  • Personalplanung
  • Erhebung der Ausbildungsbedürfnisse
  • Mitarbeiterbeurteilung

Nachteile einer Stellenbeschreibung

Aufwand

Stellenbeschreibungen bedeuten hohen Aufwand durch:

  • Einführung
  • laufende Anpassung (Wartung, à-jour halten)
  • Weiterentwicklung

Bürokratisches Verhalten

Stellenbeschreibungen können zu bürokratischem Verhalten führen:

  • Gefahr von Rückzug auf die beschriebenen Aufgaben
  • Hemmen von Innovationen
  • Überorganisation

Neue Arbeitsmodelle

Stellenbeschreibungen basieren auf einzeln zugewiesenen Aufgaben und zeitlicher Konstanz, vermögen jedoch neue Arbeitsmodelle nur unvollständig abzubilden, wie:

  • Projektarbeit
  • teilautonome Arbeitsgruppen
  • überschneidende Kompetenzen
  • laufend angepasste Ziele (Quartalsziele, Semesterziele, Jahresziele)

Anforderung an die Stellenbeschreibung

Wandel der Arbeitsweise

Die Arbeitsweise mit abschliessender Zuordnung von Aufgaben, genauer Definition von Dienstwegen und Kompetenzen, welche der Stellenbeschreibung ursprünglich zugrunde lag, hat sich gewandelt in eine flexible und vernetzte Ausrichtung der Arbeit in den Unternehmen. Konkret geht es um folgenden Wandel:

Verantwortung für Tätigkeit – Ergebnisverantwortung

langfristige Arbeitsziele – Zielvereinbarung

Einzelauftrag – Gruppenauftrag

fixe Arbeitszuteilung – Projektarbeit

abgegrenzte Aufgabengebiete – überschneidende Kompetenzen

Dienstweg – vernetzte Arbeitsweise

Die Stellenbeschreibung hat diesem Wandel Rechnung zu tragen. Stellenbeschreibungen sind genügend flexibel auszugestalten, um den heutigen Anforderungen zu genügen. Es gilt,

  • Ziele statt Tätigkeiten und Arbeitsschritte in die Stellenbeschreibung aufzunehmen,
  • beim Detaillierungsgrad sich auf das Wesentliche zu beschränken.

Ziele statt Tätigkeiten

Die unten stehende Tabelle zeigt Beispiele der Stellenbeschreibung durch Ziele.

Zwecksmässiger Detaillierungsgrad

Hauptproblem bei der Erarbeitung einer Stellenbeschreibung ist die Frage nach dem erforderlichen Detaillierungsgrad. Je umfassender und genauer eine Stellenbeschreibung ist, desto aufwendiger ist dieses Instrument. Ein hoher Detaillierungsgrad führt zu einem formalistischen und starren Denken mit einem entsprechenden Gärtchendenken bei der Abgrenzung von eigenen Aufgaben und den Zuständigkeiten von anderen Stellen. Zudem wird die Stellenbeschreibung bei einem hohen Detaillierungsgrad unübersichtlich und muss ständig überarbeitet und aktualisiert werden.

Beispiele der Stellenbeschreibung durch Ziele

 

Tätigkeiten/ArbeitsschritteZiele
• Abrufen der Informationen
• Konsultieren der Preisvorgaben und Rabatte
• Schreiben der Offerten
• Zustellung an die Verkaufsabteilung
Unterstützung der Verkaufsabteilung durch termingerechte Lieferungen von wirtschaftlichen Offerten
• Behebung von Störungen an der Produktionsanlage
• Wartung gemäss Wartungsplan
Sicherstellung der unterbruchfreien Funktion der Produktionsanlage durch die erforderliche Wartung und Störungsbehebung
• Planung der IT-Umgebung
• Beschaffung der notwendigen Komponenten und Software
• Einrichten der Arbeitsplätze
• Schulung und User
• Support bei Störungen und Fragen
Unterstützung der IT-User durch eine funktionsoptimierte, wirtschaftliche und störungsfreie IT-Umgebung sowie Sicherstellung einer optimierten Nutzung

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