Forderungen gegenüber Mitarbeitenden: Wenn der Mitarbeitende dem Arbeitgeber Geld schuldet
Inhalt
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Arbeitgeber können in verschiedenen Situationen Geldforderungen gegenüber ihren Mitarbeitenden haben, etwa bei Schadenersatz, der nicht Herausgabe von Geldbeträgen oder der Rückzahlung von Darlehen. Während bei vorsätzlichem Schaden oder bereits geleisteter Arbeit für Lohnvorschüsse eine unbegrenzte Verrechnung möglich ist, muss bei fahrlässigem Schaden oder allgemeinen Darlehen das betreibungsrechtliche Existenzminimum strikt beachtet werden, um eine Verrechnung zu verhindern.
Die wichtigsten Punkte:
- Schadenersatzansprüche bestehen bei vorsätzlichem oder fahrlässigem Verschulden, wobei die Haftung bei leichter Fahrlässigkeit oft reduziert wird.
- Eine Verrechnung mit dem Lohn ist nur bis zur Höhe des pfändbaren Lohns erlaubt, wobei das Existenzminimum geschützt bleibt.
- Ausnahmen von der Verrechnungsbeschränkung gelten für absichtlich verursachte Schäden und Lohnvorschüsse für bereits geleistete Arbeit.
- Forderungen sollten umgehend geltend gemacht oder vorbehalten werden, um eine Verwirkung durch vorbehaltlose Lohnzahlung zu vermeiden.
Jeannine Dehmelt
Jeannine Dehmelt ist Anwältin im Arbeitsrechtsteam der Kanzlei VISCHER am Standort Zürich. Sie berät und vertritt nationale und internationale Klienten in allen Belangen des Arbeitsrechts.
Marc Ph. Prinz
Marc Ph. Prinz, LL.M., ist Leiter des Arbeitsrechtsteams der Kanzlei VISCHER. Er verfügt über langjährige Praxiserfahrung in allen Fragen des Arbeitsrechts. Er berät Arbeitgeber und Kader und vertritt diese in Gerichtsprozessen, insbesondere im Bereich Vergütung und Bonus.
Wie kann ein Arbeitgeber Forderungen gegen einen Mitarbeitenden rechtssicher geltend machen und verrechnen?
Forderungen des Arbeitgebers gegenüber dem Mitarbeitenden
Schadenersatzforderungen
Der Mitarbeitende ist für den Schaden verantwortlich, den er dem Arbeitgeber absichtlich oder fahrlässig zufügt (Art. 321e Abs. 1 OR).
Damit der Mitarbeitende gestützt auf diese Bestimmung haftbar wird und ein Schadenersatzanspruch des Arbeitgebers besteht, müssen die allgemeinen Haftungsvoraussetzungen erfüllt sein:
- Schaden
- Vertragsverletzung (die auch durch eine Unterlassung gegeben sein kann)
- natürlicher und adäquater Kausalzusammenhang zwischen der Vertragsverletzung und dem Schaden sowie
- Verschulden (das vermutet wird)
Der Mitarbeitende haftet dabei grundsätzlich für jedes Verschulden und somit auch im Falle einer leicht fahrlässigen Verursachung eines Schadens. Leichte Fahrlässigkeit liegt gemäss der bundesgerichtlichen Rechtsprechung vor, wenn der Mitarbeitende etwas nicht beachtet, das er bei genauerem Überlegen hätte beachten müssen. Bei nur leichter Fahrlässigkeit wird die Schadenersatzpflicht in der Regel jedoch stark reduziert oder entfällt sogar ganz. Dies in erster Linie gestützt auf Art. 321e OR bzw. dessen Abs. 2. Denn das Mass der Sorgfalt, für das der Mitarbeitende einzustehen hat, bestimmt sich nicht abstrakt, sondern unter Berücksichtigung des einzelnen Arbeitsverhältnisses und insbesondere unter Berücksichtigung
- des Berufsrisikos: Unter das Berufsrisiko fallen Arbeiten, bei denen auch einem sorgfältigen Mitarbeitenden mit erheblicher Wahrscheinlichkeit gelegentliche Fehler unterlaufen;
- des Bildungsgrads oder der Fachkenntnisse, die zu der Arbeit verlangt werden: Grundsätzlich können vom Mitarbeitenden durchschnittliche, für die fragliche Tätigkeit erforderliche Fachkenntnisse verlangt werden;
- der Fähigkeiten und Eigenschaften des Mitarbeitenden, die der Arbeitgeber gekannt hat oder hätte kennen sollen.
Bei grober Fahrlässigkeit, d. h. einem Missachten der elementaren Vorsichtspflichten, erfolgt demgegenüber in der Regel keine Reduktion der Schadenersatzpflicht. Sofern ein Fall mittlerer Fahrlässigkeit vorliegt, die zwischen der leichten und der groben Fahrlässigkeit liegt, erkennen die Gerichte oftmals auf eine angemessene Aufteilung des Schadens zwischen dem Mitarbeitenden und dem Arbeitgeber. Bei absichtlicher Verursachung hat der Mitarbeitende für den verursachten Schaden demgegenüber in der Regel voll einzustehen.
Es ist dabei der Mitarbeitende, der zu beweisen hat, dass ihn kein oder nur ein geringes Verschulden trifft (sog. Entlastungsbeweis).
Daneben können auch die allgemeinen Bestimmungen betreffend eine Haftungsreduktion relevant sein, z. B. bei Mit- oder Selbstverschulden des Arbeitgebers. Letzteres kann insbesondere vorliegen, wenn der Arbeitgeber einen für die Stelle absolut ungeeigneten Mitarbeitenden anstellt.
Grundsätzlich sollte eine dem Arbeitgeber bekannte Schadenersatzforderung gegenüber dem Mitarbeitenden umgehend geltend gemacht oder zumindest vorbehalten werden. Wird dies nicht gemacht und der Lohn weiterhin vorbehaltlos ausbezahlt, besteht ein gewisses Risiko, dass ein Gericht im Streitfall davon ausgeht, dass die Schadenersatzforderung verwirkt ist und somit nicht mehr geltend gemacht werden kann.
Forderungen gestützt auf die Herausgabepflicht
Eine Forderung des Arbeitgebers gegenüber dem Mitarbeitenden kann auch aufgrund dessen (unterlassener) Herausgabepflicht bestehen. Der Mitarbeitende hat dem Arbeitgeber über alles, was er bei seiner vertraglichen Tätigkeit für diesen von Dritten, wie namentlich Geldbeträge, Rechenschaft abzulegen und ihm alles sofort herauszugeben (Art. 321b Abs. 1 OR).
Vom Arbeitgeber gewährte Lohnvorschüsse oder Darlehen
Der Arbeitgeber hat dem Mitarbeitenden nach Massgabe der geleisteten Arbeit den Vorschuss zu gewähren, dessen der Mitarbeitende infolge einer Notlage bedarf und den der Arbeitgeber billigerweise zu gewähren vermag (vgl. Art. 323 Abs. 4 OR).
Eine Notlage in diesem Sinne liegt vor, wenn der Mitarbeitende beispielsweise aufgrund einer Krankheit oder eines Umzugs zum betreffenden Zeitpunkt hohe Auslagen hat und ihm bei Zuwarten bis zur nächsten Lohnzahlung ein erheblicher Schaden oder Nachteil drohen würde.
Sofern eine Notlage vorliegt, ist der Arbeitgeber somit verpflichtet, einen Lohnvorschuss zu gewähren. Diese Pflicht geht gestützt auf den Gesetzeswortlaut aber einerseits nicht über den Betrag, der zur Behebung der Notlage notwendig ist, und andererseits nicht über einen Vorschuss für bereits geleistete Arbeit hinaus. Der Arbeitgeber kann natürlich jederzeit freiwillig grössere Vorschüsse gewähren.
Daneben kann ein Arbeitgeber einem Mitarbeitenden auch ein Darlehen gewähren. Im Unterschied zum (gesetzlich vorgesehenen) Lohnvorschuss richtet sich dessen Höhe nicht nach der Notlage und der bereits geleisteten Arbeit, sondern nach Parteivereinbarung. Dabei werden in der Regel bestimmte Zahlungsfristen vereinbart. Wird dies nicht gemacht, ist das Darlehen innerhalb von sechs Wochen seit der ersten Aufforderung zur Rückzahlung fällig.
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Weitere aus dem Arbeitsverhältnis bestehende Forderungen
Im Weiteren können Arbeitgeber gegenüber ihren Mitarbeitenden – meist am Ende eines Arbeitsverhältnisses – insbesondere Forderungen aus zu viel bezogenen Ferien oder beispielsweise der Rückzahlung von Weiterbildungskosten (zumindest sofern vereinbart) haben.
Wie der Arbeitgeber seine Forderungen gegenüber Mitarbeitenden geltend machen kann
Verrechnung mit dem Lohn
Damit zwei Forderungen verrechnet werden können, müssen die folgenden Voraussetzungen gegeben sein:
- Forderung und Gegenforderung müssen zwischen denselben Parteien bestehen (Existenz wechselseitiger Forderungen).
- Die Forderungen müssen gleichartig sein (z. B. Geldforderungen), und
- die Forderung des Verrechnenden muss fällig sein, diejenige der anderen Partei erfüllbar.
Konkretisierend bzw. einschränkend dazu hält Art. 323b Abs. 2 OR fest, dass der Arbeitgeber Gegenforderungen, d. h. Forderungen gegenüber Mitarbeitenden, nur so weit verrechnen darf, als diese pfändbar ist. Eine Ausnahme davon besteht für Ersatzforderungen für absichtlich zugefügten Schaden.
Gegenforderungen können somit im Grundsatz nicht unbeschränkt1 verrechnet werden, sondern eine solche ist nur im Umfang des pfändbaren Lohns gemäss Art. 93 SchKG zulässig. Es muss das sog. betreibungsrechtliche Existenzminimum (oder der sog. Notbedarf) beachtet werden. Das Existenzminimum lässt sich anhand der von den zuständigen kantonalen Behörden festgelegten Richtlinien bestimmen oder zumindest schätzen. Im Kanton Zürich sind dies z. B. die vom Obergericht des Kantons Zürich erlassenen Richtlinien für die Berechnung des betreibungsrechtlichen Existenzminimums. In die Berechnung miteinbezogen werden dabei insbesondere ein monatlicher Grundbetrag zwischen rund CHF 1100.– und CHF 2200.– (je nach Lebens- und Wohnsituation), welcher durch verschiedene Zulagen erhöht wird (monatliche Wohnungskosten, Sozialbeiträge [sofern nicht bereits vom Lohn abgezogen], unumgängliche Berufsauslagen, Auslagen für auswärtige Verpflegung oder Fahrkosten zum Arbeitsplatz). Weiter dazu gerechnet werden zudem insbesondere allfällige Unterstützungs- und Unterhaltsbeiträge. So ergibt sich je nach Lebenssituation ein Notbedarf von mehreren Tausend Franken. Alternativ, was in der Praxis aber fast nie vorkommt, könnte der Arbeitgeber das Existenzminimum des Mitarbeitenden vom Betreibungsamt an dessen Wohnort schätzen lassen.
Diese Verrechnungsbeschränkung gilt – auch unter Verweis auf die vorstehenden Ausführungen – somit insbesondere für Schadenersatzforderungen, denen ein fahrlässig herbeigeführter Schaden zugrunde liegt, und im Grundsatz auch für weitere Forderungen, die ihren Ursprung inner- oder ausserhalb des Arbeitsverhältnisses haben. So können insbesondere auch gegenüber dem Mitarbeitenden bestehende Darlehensforderungen nicht unbeschränkt verrechnet werden.
Checkliste
- Prüfen Sie, ob die Voraussetzungen für eine Haftung (Schaden, Kausalität, Verschulden) erfüllt sind.
- Unterscheiden Sie zwischen leichter, mittlerer und grober Fahrlässigkeit zur Einschätzung der Haftungshöhe.
- Sichern Sie Ihre Forderung durch einen ausdrücklichen Vorbehalt, bevor Sie den Lohn vorbehaltlos ausbezahlen.
- Ermitteln Sie das betreibungsrechtliche Existenzminimum des Mitarbeitenden gemäss kantonalen Richtlinien.
- Berechnen Sie den verrechenbaren Betrag, indem Sie das Existenzminimum vom Lohn abziehen.
- Prüfen Sie, ob eine Ausnahme von der Verrechnungsbeschränkung (z. B. bei Vorsatz) greift.
- Vermeiden Sie die Verrechnung, falls der Mitarbeitende Unfalltaggelder bezieht.
- Schliessen Sie bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses eine Rückzahlungsvereinbarung, falls eine Verrechnung nicht möglich ist.
- Nutzen Sie den Rechtsweg nur, wenn eine einvernehmliche Lösung oder Verrechnung nicht möglich ist.
Dabei besteht gemäss vorgenanntem Art. 323b Abs. 2 OR selbst eine Ausnahme für Schadenersatzforderungen, die auf einem durch den Mitarbeitenden absichtlich (oder auch eventualvorsätzlich) zugefügten Schaden entstanden sind. Diese können vollumfänglich verrechnet werden, und das Existenzminimum muss diesfalls nicht beachtet werden.
Ebenso können auch Lohnvorschüsse im Umfang bereits erbrachter Arbeitsleistung unbegrenzt verrechnet werden, d. h., auch in diesem Zusammenhang muss das betreibungsrechtliche Existenzminimum nicht beachtet werden.
Eine Verrechnung ist jedoch gar nicht möglich, wenn der Mitarbeitende Unfalltaggelder erhält. In Bezug auf Krankentaggelder wurde in einem älteren Entscheid jedoch anders entschieden und die Möglichkeit der Verrechnung bejaht.
Weitere Möglichkeiten
Neben der Verrechnung kann ein Arbeitgeber seine gegenüber einem Mitarbeitenden bestehenden Forderungen auch auf dem betreibungsrechtlichen und/oder (sodann) gerichtlichen Weg geltend machen. Dies ist in der Regel jedoch zeit- und kostenintensiver als die Verrechnung mit dem Lohn. Alternativ und mit dem Einverständnis des Mitarbeitenden kann zudem auch eine Rückzahlungsvereinbarung abgeschlossen werden. Dies kann insbesondere am Ende des Arbeitsverhältnisses sinnvoll sein, wenn eine Verrechnung der Arbeitgeberforderungen mit dem Lohn nicht mehr (vollumfänglich) möglich ist, der Arbeitgeber jedoch auch nicht direkt den Rechtsweg bestreiten will.
Lohnrückbehalt
Im Gegensatz zur Verrechnung, die dem Arbeitgeber unter den vorab dargelegten Voraussetzungen offensteht, wenn eine Forderung gegenüber einem Mitarbeitenden bereits entstanden ist, kann er allfällige Forderungen auch durch einen Lohnrückbehalt absichern. Dafür bedarf es jedoch einer expliziten Regelung:
Sofern es verabredet oder üblich oder durch Normalarbeitsvertrag oder Gesamtarbeitsvertrag bestimmt ist, darf der Arbeitgeber einen Teil des Lohns zurückbehalten. Von dem am einzelnen Zahltag fälligen Lohn darf jedoch nicht mehr als ein Zehntel des Lohns und im Gesamten nicht mehr als der Lohn für eine Arbeitswoche zurückbehalten werden (ausser in einem Normal- oder Gesamtarbeitsvertrag vorgesehen; Art. 323a Abs. 1 und 2 OR).
Heutzutage ist es sehr unüblich, einen solchen Lohnrückbehalt zu vereinbaren. Mit einem solchen Lohnrückbehalt können jedoch bereits entstandene und auch künftige Forderungen unbeschränkt verrechnet werden. Der so gebildete Lohnrückbehalt unterliegt somit nicht den vorgenannten Verrechnungsbeschränkungen und hat damit einen gewissen Vorteil.
Fazit
Sofern ein Arbeitgeber Forderungen gegenüber Mitarbeitenden hat, sollte er sich deren Geltendmachung zumindest umgehend vorbehalten. In der Regel tut er gut daran, diese Forderungen noch während des Arbeitsverhältnisses mit dem Lohn des betreffenden Mitarbeitenden zur Verrechnung zu bringen. Eine solche Verrechnung ist in vielen Fällen jedoch nicht unbeschränkt möglich, sondern das sog. Existenzminimum ist zu beachten. Auf jeden Fall sollte der Arbeitgeber kurz vor Beendigung des Arbeitsverhältnisses (während der Kündigungsfrist) prüfen, ob ihm noch Forderungen gegenüber Mitarbeitenden zustehen und die Verrechnung möglich ist. Wenn der Arbeitgeber die Forderungen sodann erst nach beendetem Arbeitsverhältnis einfordern will, muss er dies im Grundsatz – auf dem in der Regel umständlichen – betreibungsrechtlichen und/oder (sodann) gerichtlichen Weg machen.
Fussnote:
1) Ein Teil der Lehre will die Verrechnungsbeschränkung nur für Geldleistungen, die eine Gegenleistung für erbrachte Arbeitsleistung darstellen, gelten lassen. Entsprechend würde die Verrechnungsbeschränkung in diesem Fall nicht für Gratifikation, Entschädigungen nach Art. 337c Abs. 3 OR, Forderungen aus Auslagenersatz, Abgangsentschädigung sowie Entschädigung für nicht bezogene Feiertage und Ferien gelten.
FAQ: Forderungen gegenüber Mitarbeitenden
Kann ein Arbeitgeber den vollen Lohn einbehalten, wenn ein Mitarbeitender einen Schaden verursacht hat?
Nein, grundsätzlich darf nur bis zur Höhe des pfändbaren Lohns verrechnet werden, wobei das Existenzminimum geschützt bleiben muss. Eine volle Verrechnung ist nur bei absichtlich zugefügtem Schaden oder bei der Rückzahlung von Lohnvorschüssen für bereits geleistete Arbeit zulässig.
Was passiert, wenn der Arbeitgeber einen Schadenforderung nicht sofort geltend macht?
Es besteht das Risiko, dass die Forderung als verwirkt gilt, insbesondere wenn der Lohn weiterhin ohne Vorbehalt ausbezahlt wird. Daher sollte eine Forderung umgehend angemeldet oder vorbehalten werden.
Gilt die Verrechnungsbeschränkung auch für Darlehen?
Ja, Darlehensforderungen unterliegen grundsätzlich der Verrechnungsbeschränkung gemäss Art. 323b Abs. 2 OR. Das Existenzminimum des Mitarbeitenden muss auch hier gewahrt bleiben, es sei denn, eine explizite Vereinbarung zum Lohnrückbehalt liegt vor.
Wie wird das Existenzminimum für die Verrechnung berechnet?
Das Existenzminimum orientiert sich an den kantonalen Richtlinien (z. B. Obergericht Zürich) und umfasst einen Grundbetrag sowie Zulagen für Wohnkosten, Berufsauslagen und Unterhaltsbeiträge. Es lässt sich auch beim Betreibungsamt schätzen lassen.
