Aufbewahrungspflicht: Reichen elektronische Kopien von Nebenkostenabrechnungen?
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Elektronische Kopien von Nebenkostenbelegen können die Papieroriginale ersetzen, sofern der Digitalisierungsprozess den strengen Anforderungen der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) entspricht. Entscheidend ist nicht das reine Einscannen, sondern die Gewährleistung von Integrität, Lesbarkeit und Ordnung während der gesamten zehnjährigen Aufbewahrungsfrist. Private Vermieter sollten sich jedoch bewusst sein, dass die höchstrichterliche Klärung zur Vernichtung von Originalen im Mietrecht noch aussteht und ein Restrisiko bei bestrittenen Beweisen bleibt.
Die wichtigsten Punkte:
- Elektronische Archivierung ersetzt Papier nur bei Einhaltung der GeBüV-Grundsätze (Integrität, Lesbarkeit, Ordnung).
- Die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege beträgt grundsätzlich zehn Jahre ab Ablauf des Geschäftsjahres.
- Einfache PDF-Ablagen ohne Schutz vor unbemerkten Änderungen sind rechtlich nicht ausreichend.
- Der Mieter muss die elektronischen Belege in zumutbarer Weise einsehen können (z. B. via Bildschirm oder Ausdruck).
- Eigenhändig unterzeichnete Dokumente sollten aus Beweisgründen vorsorglich weiterhin im Papieroriginal aufbewahrt werden.
Dr. iur. Urban Hulliger
Dr. iur. Urban Hulliger ist als Rechtsanwalt in der Zürcher Anwaltskanzlei Rohrer Müller Partner AG sowohl prozessierend als auch beratend vorwiegend im Bereich des Immobilienrechts tätig (www.rmp.ch). Vormals arbeitete Urban Hulliger als Mitarbeiter einer führenden Zürcher Wirtschaftskanzlei sowie von 2002 bis 2004 als Gerichtssekretär am Mietgericht Zürich.
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Dürfen Vermieter Papierbelege von Nebenkostenabrechnungen vernichten, wenn sie digital archiviert sind?
Einleitung
Art. 257b Abs. 2 OR in Verbindung mit Art. 8 der Verordnung über die Miete und Pacht von Wohn- und Geschäftsräumen (VMWG) schreibt im Zusammenhang mit Nebenkosten vor, dass der Vermieter dem Mieter auf Verlangen Einsicht in die Belege zu gewähren hat. Art. 8 Abs. 2 VMWG spricht für Heizungs- und Warmwasserkosten von der Einsicht in die sachdienlichen Originalunterlagen. Wenn Papierbelege nach dem Scannen vernichtet werden sollen, stellt sich daher die Frage, ob der Vermieter oder die Liegenschaftsverwaltung Nachteile riskiert, weil die Unterlagen nur noch als elektronische Kopie bzw. als digitalisiertes Abbild verfügbar sind.
Allgemeines
Weder die mietrechtlichen Bestimmungen über die Nebenkosten (Art. 257a und 257b OR) noch Art. 8 VMWG definieren ausdrücklich, was unter sachdienlichen Originalunterlagen zu verstehen ist und ob damit zwingend Papieroriginale gemeint sind. Soweit ersichtlich, ist die Frage der Vernichtung von Papierbelegen nach revisionssicherer Digitalisierung im Nebenkostenkontext nicht abschliessend höchstrichterlich geklärt. Für die Beurteilung sind deshalb die handelsrechtlichen Regeln zur Aufbewahrung von Geschäftsbüchern und Buchungsbelegen, die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) sowie der Urkundenbegriff der Schweizerischen Zivilprozessordnung heranzuziehen. Bei steuerpflichtigen Vermietern oder Liegenschaftsverwaltungen sind zudem steuer- und mehrwertsteuerrechtliche Aufbewahrungspflichten mitzudenken.
Vorschrift über die Aufbewahrung von Büchern und Belegen und deren Beweiskraft im Allgemeinen
Pflicht zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen gemäss Art. 957 ff. OR, insbesondere Art. 958f OR, und gemäss Geschäftsbücherverordnung (GeBüV)
a) gesetzliche Grundlagen
Nach geltendem Rechnungslegungsrecht ist für die Dauer und Form der Aufbewahrung insbesondere Art. 958f OR zentral. Danach sind Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäftsbericht und Revisionsbericht während zehn Jahren aufzubewahren; die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des Geschäftsjahres. Geschäftsbericht und Revisionsbericht sind schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren. Geschäftsbücher und Buchungsbelege können dagegen auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden, wenn die Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen und Sachverhalten gewährleistet ist und die Unterlagen jederzeit wieder lesbar gemacht werden können. Für elektronisch oder vergleichbar aufbewahrte Unterlagen verweist das OR auf die GeBüV.
Die GeBüV konkretisiert die Anforderungen an elektronische Führung und Aufbewahrung. Massgeblich sind insbesondere die Grundsätze ordnungsgemässer Datenverarbeitung, die Integrität der Daten, die Dokumentation des Verfahrens, die geordnete und sorgfältige Aufbewahrung sowie die dauernde Verfügbarkeit und Lesbarkeit der Unterlagen.
Art. 2 GeBüV verlangt, dass Geschäftsbücher, Buchungsbelege und Geschäftskorrespondenz vollständig und wahrheitsgetreu geführt, erfasst und aufbewahrt werden. Werden die Unterlagen elektronisch oder in vergleichbarer Weise geführt, erfasst oder aufbewahrt, sind die Grundsätze der ordnungsgemässen Datenverarbeitung einzuhalten. Die Ordnungsmässigkeit richtet sich nach allgemein anerkannten Regelwerken und Fachempfehlungen, soweit die Verordnung keine besonderen Vorschriften enthält.
Art. 3 GeBüV regelt die Integrität: Geschäftsbücher müssen so geführt und aufbewahrt sowie Buchungsbelege so erfasst und aufbewahrt werden, dass sie nicht geändert werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt. Es genügt daher nicht, Papierbelege lediglich als PDF oder Bilddatei in einem gewöhnlichen Dateisystem abzulegen, wenn spätere Änderungen oder Löschungen nicht zuverlässig erkennbar und dokumentiert sind.
Weiter verlangt die GeBüV eine geordnete, sorgfältige und gegen schädigende Einwirkungen geschützte Aufbewahrung sowie jederzeitige Verfügbarkeit und Lesbarkeit. Art. 9 GeBüV lässt unveränderbare Informationsträger, namentlich Papier, Bildträger und unveränderbare Datenträger, zu. Veränderbare Informationsträger sind nur zulässig, wenn technische und organisatorische Verfahren die Integrität der gespeicherten Informationen, den Zeitpunkt der Speicherung und die Nachvollziehbarkeit sicherstellen. Nach Art. 10 GeBüV sind Informationsträger regelmässig auf Integrität und Lesbarkeit zu prüfen; Datenmigrationen sind nur zulässig, wenn Vollständigkeit, Richtigkeit, Verfügbarkeit und Lesbarkeit gewahrt bleiben und der Vorgang protokolliert wird.
Zu erwähnen ist hier zunächst, dass diese Bestimmung mit Inkrafttreten am 1. Juni 2002 revidiert worden ist. Gleichzeitig setzte der Bundesrat die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) in Kraft. Im zweiten Abschnitt der GeBüV sind Grundsätze zur Aufbewahrung der Geschäftsbücher konkretisiert.
b) Grundsatz: Elektronische Kopien als zulässige Aufbewahrungsform
Aus Art. 958f OR und der GeBüV folgt, dass Buchungsbelege grundsätzlich elektronisch aufbewahrt werden dürfen. Voraussetzung ist aber, dass die elektronische Fassung inhaltlich mit dem ursprünglichen Beleg übereinstimmt, während der ganzen Aufbewahrungsdauer lesbar bleibt und nachträgliche Änderungen nicht unbemerkt möglich sind. Unter diesen Voraussetzungen kann eine elektronische Kopie bzw. ein Scan eines Papierbelegs handelsrechtlich eine zulässige Aufbewahrungsform sein.
Der Begriff des Originalbelegs ist deshalb im Rechnungslegungsrecht zu relativieren. Das geltende Recht stellt für Geschäftsbücher und Buchungsbelege nicht generell auf die dauernde Aufbewahrung des Papieroriginals ab, sondern auf Ordnungsmässigkeit, Nachvollziehbarkeit, Integrität und Lesbarkeit. Anders ist dies dort, wo das Gesetz ausdrücklich eine schriftliche und unterzeichnete Aufbewahrung verlangt oder wo aus beweisrechtlichen Gründen gerade das Papieroriginal Bedeutung hat, etwa bei eigenhändig unterzeichneten Dokumenten, deren Echtheit später bestritten werden könnte.
c) Ausnahme
Buchführungspflichtige Unternehmen können Geschäftsbücher und Buchungsbelege grundsätzlich elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahren (Art. 958f Abs. 3 OR). Nicht gleich zu behandeln sind Geschäftsbericht und Revisionsbericht; diese sind schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren (Art. 958f Abs. 2 OR). Zudem können spezialgesetzliche Vorschriften längere oder besondere Aufbewahrungspflichten vorsehen. Mehrwertsteuerrechtlich sind insbesondere Geschäftsbücher, Belege, Geschäftspapiere und sonstige Aufzeichnungen ordnungsgemäss aufzubewahren; Unterlagen im Zusammenhang mit unbeweglichen Gegenständen können nach Art. 70 Abs. 3 MWSTG während 20 Jahren relevant sein. Für Liegenschaftsverwaltungen und mehrwertsteuerpflichtige Vermieter ist dieser Punkt separat zu prüfen.
Digitale Urkunde nach der Schweizerischen Zivilprozessordnung
Der Urkundenbeweis nach Art. 177 ZPO umfasst ausdrücklich auch elektronische Dateien und dergleichen, sofern sie geeignet sind, rechtserhebliche Tatsachen zu beweisen. Elektronische Dateien sind daher nicht schon wegen ihrer Form als Beweismittel ausgeschlossen. Ihre konkrete Beweiskraft hängt aber von den Umständen ab, insbesondere von Herkunft, Vollständigkeit, Integrität, Nachvollziehbarkeit des Scan- und Archivierungsprozesses sowie davon, ob die Gegenpartei die Echtheit oder Vollständigkeit substantiiert bestreitet.
Einsichtsrecht in Belege und die Aufbewahrung
Gesetzliche Grundlagen
Gemäss Art. 257b Abs. 2 OR muss der Vermieter dem Mieter auf Verlangen Einsicht in die Belege geben. Art. 8 Abs. 2 VMWG sieht für Heizungs- und Warmwasserkosten vor, dass der Mieter oder sein bevollmächtigter Vertreter berechtigt ist, die sachdienlichen Originalunterlagen einzusehen und über den Anfangs- und Endbestand von Heizmaterialien Auskunft zu verlangen.
Ratio legis
Sinn dieser Bestimmungen ist es, dem Mieter eine wirksame Kontrolle zu ermöglichen, ob die belasteten Nebenkosten den tatsächlichen Aufwendungen entsprechen und korrekt verteilt wurden. Das Einsichtsrecht setzt voraus, dass der Vermieter die sachdienlichen Belege für die streit- bzw. abrechnungsrelevante Zeit verfügbar hält. Aus Art. 8 Abs. 2 VMWG folgt jedoch nicht ausdrücklich eine Pflicht, Papieroriginale in jedem Fall aufzubewahren, wenn eine beweiskräftige, vollständige und unveränderbar archivierte elektronische Fassung vorhanden ist. Der Begriff Originalunterlagen sollte daher funktional verstanden werden: Dem Mieter müssen die massgeblichen, unverfälschten Grundlagen der Abrechnung zugänglich gemacht werden.
Checkliste
- Erfassung aller Belege vollständig und wahrheitsgetreu.
- Implementierung eines Systems, das unbemerkte Änderungen ausschliesst (Integritätssicherung).
- Dokumentation des gesamten Scan- und Archivierungsprozesses.
- Sicherstellung der dauernden Lesbarkeit und Verfügbarkeit über zehn Jahre.
- Regelmässige Prüfung der Informationsträger auf Integrität.
- Protokollierung von Datenmigrationen und technischen Änderungen.
- Etablierung von Zugriffsrechten und Backup-Konzepten.
- Qualitätssicherung der Scans (erkennbare Inhalte, keine Verzerrungen).
- Indexierung der Dateien für eine geordnete Suche.
- Separate Prüfung bei Mehrwertsteuerpflicht (ggf. 20-jährige Frist).
Ergebnis
Was für buchführungspflichtige Unternehmen gilt, ist nicht automatisch auf private Vermieter übertragbar. Private Liegenschaftseigentümer können je nach konkreter Ausgestaltung nicht dem kaufmännischen Rechnungslegungsrecht unterstehen. Dennoch bieten Art. 958f OR und die GeBüV einen sachgerechten Massstab dafür, wann digitalisierte Belege als zuverlässig gelten können. Für professionelle Vermieter, Immobiliengesellschaften und Liegenschaftsverwaltungen werden diese Vorgaben regelmässig direkt oder faktisch massgeblich sein.
Nach der hier vertretenen Auffassung genügt es für Nebenkostenbelege grundsätzlich, wenn der Vermieter oder die beauftragte Liegenschaftsverwaltung die Papierbelege vollständig, geordnet und GeBüV-konform digitalisiert und elektronisch aufbewahrt. Der Mieter muss die sachdienlichen Unterlagen in zumutbarer Weise einsehen können, etwa durch Einsicht in die elektronische Datei, durch Bildschirmansicht oder durch Ausdrucke. Rechtlich riskant wäre dagegen eine blosse Ablage einfacher Scans ohne dokumentierten Prozess, ohne Schutz vor unbemerkter Veränderung, ohne Such- und Zugriffssystem oder ohne Sicherstellung der Lesbarkeit über die ganze Aufbewahrungsdauer.
Diese Beurteilung gilt jedenfalls dann, wenn beim Scannen und Archivieren die Grundsätze ordnungsgemässer Datenverarbeitung eingehalten werden: vollständige Erfassung, Qualitätskontrolle, nachvollziehbare Indexierung, Schutz vor nachträglicher unbemerkter Änderung, Protokollierung wesentlicher Verarbeitungsschritte, geregelte Zugriffsrechte, Backup- und Migrationskonzept sowie jederzeitige Lesbarkeit. Unter diesen Voraussetzungen entsteht dem Mieter grundsätzlich kein sachlicher Nachteil, weil er die belasteten Kosten anhand der elektronisch archivierten Belege überprüfen kann. Beweisrechtlich bleibt aber ein Restrisiko, wenn die Echtheit oder Vollständigkeit eines konkreten Papieroriginals bestritten wird.
Abschliessend ist festzuhalten, dass die spezifische mietrechtliche Frage, ob Art. 8 Abs. 2 VMWG bei nachträglich vernichteten Papierbelegen stets durch eine elektronische Kopie erfüllt wird, soweit ersichtlich nicht abschliessend höchstrichterlich geklärt ist. Für eine rechtssichere Praxis sollte der Vermieter deshalb nur dann auf die Papieraufbewahrung verzichten, wenn der Digitalisierungs- und Archivierungsprozess nachweisbar GeBüV-konform ausgestaltet ist. Besonders beweisrelevante Originale, insbesondere eigenhändig unterzeichnete Dokumente oder Belege mit erhöhtem Streitpotenzial, sollten vorsorglich zusätzlich im Papieroriginal aufbewahrt werden.
FAQ: Aufbewahrungspflicht
Müssen Nebenkostenbelege zwingend als Papier aufbewahrt werden?
Nein, das Gesetz verlangt nicht zwingend Papier, solange die elektronische Fassung den Anforderungen der GeBüV genügt und die Integrität sowie Lesbarkeit gewährleistet ist.
Reicht ein einfacher Scan als PDF für die Aufbewahrung?
Nein, ein einfaches PDF in einem gewöhnlichen Dateisystem reicht nicht aus, da spätere Änderungen nicht zuverlässig erkennbar sind. Es bedarf revisionssicherer Archivierung.
Wie lange müssen Nebenkostenbelege aufbewahrt werden?
Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beträgt in der Regel zehn Jahre ab Ablauf des Geschäftsjahres, in dem der Beleg entstanden ist.
Was gilt für unterzeichnete Originaldokumente?
Bei eigenhändig unterzeichneten Dokumenten oder solchen mit hohem Streitpotenzial wird empfohlen, das Papieroriginal vorsorglich aufzubewahren, da hier das Beweisrecht strenger sein kann.
Darf der Mieter die elektronischen Belege einsehen?
Ja, der Vermieter muss dem Mieter auf Verlangen Einsicht gewähren. Dies kann durch Bildschirmansicht, Ausdruck oder Zugang zu einer sicheren elektronischen Datei erfolgen.
