14.02.2018

Finalisierung MWST: Umsatzabstimmung, Vorsteuerabstimmung und Berichtigung bei der MWST

Im Rahmen der sog. Finalisierung der Steuerperiode (Gesamtheit der Kontrollarbeiten bei Jahresabschluss) ist die steuerpflichtige Person verpflichtet, die von ihr eingereichten MWST-Abrechnungen mit dem Jahresabschluss abzugleichen und auf Fehler hin zu überprüfen. Häufig unterschätzen die steuerpflichtigen Unternehmen hierbei die Komplexität der Umsatzabstimmung oder vergessen wichtige Bestandteile der Finalisierung.

Von: Roger Jaun, Jan Widmer   Drucken Teilen   Kommentieren  

Roger Jaun, Lic. iur.

Lic. iur., eidg. dipl. Steuerexperte, DAS FH in MWST. Roger Jaun arbeitet seit 2014 für EY als Manager im Bereich Indirect Tax Services an den Standorten Bern und Basel. Vorgängig zu seiner Spezialisierung im Bereich nationale und europäische MWST war er als Senior Manager in der nationalen und internationalen Unternehmenssteuerberatung tätig, wovon mehr als 10 Jahre bei Arthur Andersen und EY. Aufgrund seiner langjährigen und steuerbereichsübergreifenden Erfahrung ist Roger Jaun insbesondere auf die umfassende, nationale und internationale Steuerplanung, die Abwicklung von komplexen Projekten und Transaktionen sowie verfahrensrechtliche Fragestellungen spezialisiert. Er ist regelmässiger Verfasser von Fachartikeln, Mitautor Steuerkommentar und Referent an Fachveranstaltungen.

Jan Widmer

MLaw, Universität Bern. Arbeitet seit 2014 als Consultant Indirect Tax Services bei EY in Bern. Jan Widmer hat Erfahrung im Bereich der Schweizer MWST Beratung und Europäischen MWST sammeln, insbesondere in Bezug auf grenzüberschreitende Transaktionen und internationale Reihengeschäfte.

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Finalisierung MWST

Finalisierung MWST

Der Begriff «Finalisierung MWST» bedeutet, dass die steuerpflichtige Person im Rahmen der Erstellung des Jahresabschlusses – wozu die Überprüfung der Buchhaltung gehört – die eingereichten MWST-Abrechnungen auf Fehler überprüfen muss. Entdeckt das steuerpflichtige Unternehmen anlässlich dieser Kontrolle Unstimmigkeiten zwischen der finalen Jahresrechnung und der gegenüber der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) abgerechneten MWST, so muss es diese Mängel korrigieren. Zwecks Sicherstellung einer ausreichenden Finalisierung der MWST schreibt die Mehrwertsteuerverordnung (MWSTV) der steuerpflichtigen Person insbesondere die Erstellung folgender Unterlagen vor (Art. 128 MWSTV):  

  • Zusammenfassung der MWST-Abrechnungen für die Steuerperiode;
  • Umsatzabstimmung (Art. 128 Abs. 2 MWSTV);
  • Vorsteuerabstimmung (Art. 128 Abs. 3 MWSTV);
  • Aufstellung über die Berechnung vorgenommener Vorsteuerkorrekturen und -kürzungen.  

Aufgrund der Finalisierung entdeckte Mängel in den MWST-Abrechnungen muss die steuerpflichtige Person in derjenigen Abrechnungsperiode korrigieren, in welche der 180. Tag seit Ende des betreffenden Geschäftsjahres fällt (Finalisierungsfrist, Art. 72 MWSTG). Für die formelle Deklaration der Mängel gegenüber der ESTV mittels Formular Jahresumsatzabstimmung (sog. Berichtigungsabrechnung) verbleiben weitere 60 Tage. Stellt die steuerpflichtige Person keine Mängel fest, so ist eine Deklaration nicht notwendig. Die ESTV betrachtet diese Nicht-Reaktion anschliessend als implizite Aussage des steuerpflichtigen Unternehmens, dass die bisher eingereichten MWST-Abrechnungen fehlerfrei und periodengerecht sind. Entsprechend können später zu Tage tretende Unstimmigkeiten  vorbehältlich einer Selbstanzeige – strafrechtliche Konsequenzen mit sich bringen.

Finalisierung MWST: Umsatzabstimmung

Die Umsatzabstimmung verfolgt den Zweck, die Übereinstimmung der in der Steuerperiode deklarierten MWST-Beträge, unter Berücksichtigung der einzelnen Steuersätze (bzw. Saldo- oder Pauschalsteuersätze), mit der finalen (statutarischen) Jahresrechnung ersichtlich zu machen. Dieser Anforderung kann das steuerpflichtige Unternehmen genügen, indem es die relevanten MWST-Abrechnungen mit dem MWST-relevanten Kontenkreis vergleicht und zusätzlich nicht oder nicht MWST-konform verbuchte Leistungen evaluiert und berücksichtigt (bspw. geldwerte Leistungen, verrechnete Leistungen, etc.). Durch diesen Vorgang gelingt es, mögliche Differenzen zwischen buchhalterisch und mehrwertsteuerlich vollständiger Erfassung und korrekter Qualifikation der MWST-relevanten Leistungen zu erkennen. Beispiele, die zu solchen Differenzen führen können sind die fehlende bzw. eine falsche Hinterlegung des dem Geschäftsvorgang entsprechenden MWST-Codes im ERP-System oder die aufgrund der Verbuchung fehlende Berücksichtigung von MWST-relevanten Umsätzen. Die Praxis zeigt denn auch, dass automatisierte MWST-Auszüge aus dem ERP-System vielfach für eine korrekte Umsatzabstimmung nicht ausreichend Gewähr bieten. Die damit betraute Person muss über detaillierte Kenntnisse der Unternehmenstätigkeiten, des unternehmenseigenen ERP-Systems und der MWST verfügen, um eine vollständige und korrekte Umsatzabstimmung durchführen zu können.  

Für die Festlegung des relevanten Kontenkreises sollten folgende Leitpunkte standardmässig berücksichtigt werden:

  • Erfassung sämtlicher Ertragskonti mit anschliessender Aussortierung nicht MWST-relevanter Konti.
  • Berücksichtigung von Aufwandkonti, welche MWST-relevante Umsätze enthalten (bspw. Aufwandminderungen, Rabatte, für den Lohnausweis relevante Vorteile zu Gunsten des Personals, etc.).
  • Erfassung von Bilanzkonti mit MWST-relevanten Buchungen (bspw. aufgrund Veräusserung von Sachanlagen und übrige Desinvestitionen, Anzahlungen von Kunden ohne Rechnungsstellung, etc.).
  • Erfassung sämtlicher grundsätzlich nicht MWST-relevanter Bilanz- und Erfolgskonti, sofern diese fälschlicherweise MWST-codierte Buchungen enthalten.
  • Berücksichtigung nicht oder nicht zu Drittpreisen verbuchten geldwerten Leistungen.
  • Überprüfung der materiell korrekten MWST-Codierung hinsichtlich der zugeordneten Geschäftsvorgänge im ERP-System.  

Zwecks Gewährleistung von Kontinuität und Vollständigkeit empfehlen wir dem steuerpflichtigen Unternehmen für die Praxis, eine unternehmensspezifische Checkliste für die Umsatzabstimmung zu erarbeiten. Letztlich stellt die Umsatzabstimmung längst nicht mehr nur die Erfüllung einer gesetzlichen Pflicht oder die Zweckerfüllung mit Blick auf das Einverlangen der Unterlagen durch die ESTV ausserhalb oder anlässlich einer Revision dar. Vielmehr dient die Umsatzabstimmung auch unternehmerischen Interessen, wie beispielsweise der Berichtigung von Fehlern zu Gunsten des Unternehmens, der Verifikation von falschen Vorgängen im ERP-System oder der Effizienzüberprüfung interner Kontrollmechanismen.

Finalisierung MWST: Vorsteuerabstimmung

Als Bestandteil der Finalisierung bezweckt die Vorsteuerabstimmung den Nachweis, dass die in der Jahresrechnung verbuchten Vorsteuern mit den in den MWST-Abrechnungen der Steuerperiode deklarierten Vorsteuern abgestimmt worden sind. Nach dem Wortlaut der MWST-Verordnung ist eine eigentliche Vorsteuerplausibilisierung – d.h. die Hochrechnung der Vorsteuern aufgrund der getätigten Investitionen und Aufwendung gemäss einzelnen Konti der Buchhaltung und Vergleich mit den deklarierten Vorsteuern – nicht mehr explizit notwendig (Art. 128 Abs. 3 MWSTV). Demgegenüber verpflichtet aber das Mehrwertsteuergesetz, das der Verordnung vorgeht, das steuerpflichtige Unternehmen zur Korrektur sämtlicher Mängel in den Steuerabrechnungen. Dazu gehört auch die Vorsteuerdeklaration, denn diese ist unerlässlich zur Bestimmung der korrekten Steuerzahllast. Ungeachtet dessen empfehlen wir bereits aus unternehmerischer Sicht die Vornahme einer Vorsteuerplausibilisierung zwecks Minimierung von Risiken bzw. Nachteilen (bspw. zur Erkennung von systematisch falscher oder unvollständiger MWST-Codierung, etc.).

Finalisierung MWST: Häufige Fallstricke in der Praxis

Die Praxis zeigt, dass steuerpflichtige Unternehmen die Umsatzabstimmung regelmässig nur unvollständig oder für eine aussenstehende Person – z.B. einen Revisor der ESTV, einen Prüfer aufgrund einer Due Diligence oder der Revisionsstelle – nicht selbsterklärend dokumentiert vornehmen. Häufig liegt der Grund dafür in der unterschätzten Komplexität der zu berücksichtigenden unternehmerischen Vorgänge oder dem für eine gewissenhafte Erstellung notwendigen Zeitaufwand. Entsprechend ist das steuerpflichtige Unternehmen später unter Umständen nicht mehr in der Lage, ersichtliche Differenzen zwischen Buchhaltung und MWST-Abrechnungen – welche nicht zwingend eine Aufrechnung zur Folge haben müssen – zu erklären.  

Häufig stolpern die steuerpflichtigen Unternehmen aus materieller MWST-Sicht zudem über Geschäftsvorfälle, welche in der Buchhaltung und der MWST-Abrechnung unterschiedlichen Qualifikationen unterliegen. Dazu gehören zum Beispiel Vorgänge wie Desinvestitionen, welche buchhalterisch (teilweise) nicht erfolgswirksam verbucht werden, im Gegenzug aber zu einer MWST-Deklaration führen (oder umgekehrt; bspw. bzgl. transitorischen Abgrenzungen etc.).

Fazit zur Finalisierung

Für das steuerpflichtige Unternehmen wichtig ist das Bewusstsein, dass die Finalisierung mit den Teilelementen Umsatzabstimmung und Vorsteuerabstimmung ebenfalls Bestandteil der MWST-Deklaration gegenüber der ESTV ist. Mit Ablauf der Finalisierungsfrist äussert sich das steuerpflichtige Unternehmen in jedem Fall gegenüber der ESTV – sei es mittels Berichtigungsabrechnung oder implizit durch das Nicht-Tätigwerden. Aus unternehmerischer Sicht ist die Finalisierung zudem eine gute Gelegenheit, systematische Mängel in den unternehmensinternen Prozessen erkennen und korrigieren zu können. Hierbei dient die Finalisierung nicht nur der Vermeidung von nachträglichen MWST-Aufrechnungen, Verzugszinsen oder gar steuerstrafrechtlichen Konsequenzen als Folge nicht deklarierter Umsätze. Vielmehr hat das steuerpflichtige Unternehmen auch die Chance, unbemerkte Deklarationsnachteile zu seinen Lasten wie zum Beispiel vergessen gegangene Vorsteuern festzustellen.

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