25.01.2017

MWST-Rechnung: Entgelt für eine Leistung abrechnen

Als Rechnung im Sinne der MWST gilt jedes Dokument, mit dem gegenüber einer Drittperson über das Entgelt für eine Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird (Art. 3 Bst. k MWSTG). Als Rechnungen gelten deshalb beispielsweise Quittungen, Kassenzettel, Verträge und Gutschriften des Leistungserbringers, nicht aber Belastungsanzeigen für Kreditkartenzahlungen.

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MWST-Rechnung

Form und Inhalt der Rechnungen

Der Leistungserbringer hat dem Leistungsempfänger auf Verlangen eine Rechnung auszustellen, die sowohl den Leistungserbringer und den Leistungsempfänger als auch die Art der Leistung eindeutig identifizieren (Art. 26 MWSTG).  

Rechnungen oder anderweitige Abrechnungsbelege für steuerpflichtige Leistungsempfänger sowie für Abnehmer mit Wohn- oder Geschäftssitz im Ausland (mit Anspruch auf Vergütung der MWST) sollten in der Regel folgende Angaben enthalten:  

  1. Den Namen und Ort des Leistungserbringers, wie er im Geschäftsverkehr auftritt;
  2. den Namen und Ort des Leistungsempfängers, wie er im Geschäftsverkehr auftritt;
  3. Art, Gegenstand und Umfang der Leistung;
  4. Die MWST-Nr., unter welcher der Leistungserbringer im Register der steuerpflichtigen Personen eingetragen ist;
  5. Datum oder Zeitraum der Leistungserbringung, soweit diese nicht mit dem Rechnungsdatum übereinstimmen;
  6. Das Entgelt für die Leistung;
  7. Den anwendbaren Steuersatz und den vom Entgelt geschuldeten Steuerbetrag; schliesst das Entgelt die Steuer ein, so genügt die Angabe des anwendbaren Steuersatzes.

Weitere Ausführungen zu den Rechnungsanforderungen         

  • Leistungserbringer, Leistungsempfänger und die Art der Leistung müssen identifizierbar sein.       
  • Als zulässige Namen gelten auch sog. Enseignes.               
  • Werden Leistungen erbracht, die unterschiedlichen Steuersätzen unterliegen, ist für die MWST-Abrechnung eine Steuersatzaufteilung notwendig. Solche Leistungen sind deshalb immer gesondert auszuweisen. Ist der Leistungsempfänger nicht steuerpflichtig, genügt ein separater Steuerausweis.         
  • Bei der Übertragung eines Gesamt- oder Teilvermögens mit Meldeverfahren (Art. 38 MWSTG) darf in Rechnungen nicht auf die MWST hingewiesen werden. Jedoch ist auf den gleichen Belegen durch einen entsprechenden Vermerk auf das Meldeverfahren hinzuweisen.
  • Bei Anwendung der Gruppenbesteuerung dürfen gruppeninterne Transaktionen (Belege) keinen Hinweis auf die MWST tragen.               
  • Wird anstelle einer Rechnung durch den Leistungserbringer eine Gutschrift durch den Leistungsempfänger ausgestellt, ist der Gutschriftsempfänger (Leistungserbringer) mit allen nötigen Angaben zu nennen. Das Aufführen der MWST-Nr. ist empfehlenswert, sofern der Leistungserbringer steuerpflichtig ist.

Achtung
Kassenzettel für Beträge bis CHF 400 (inklusive Steuer) müssen keine Angaben über den Leistungsempfänger (Abnehmer) enthalten. Das gleiche gilt für Coupons von Registrierkassen.

MWST-Rechnungen mit verschiedenen Steuersätzen

In Rechnungen mit verschiedenen Steuersätzen empfiehlt es sich die einzelnen Fakturapositionen nach Steuersätzen zu gruppieren oder mit dem entsprechenden Steuersatz zu bezeichnen.

MWST-Rechnungen mit verschiedenen Steuersätzen und Nebenkosten

Die dem Kunden in Rechnung gestellten Nebenkosten (z.B. Fracht, Porto, Verpackung, Kleinmengenzuschlag) gehören zum steuerbaren Entgelt.  

Bei Rechnungen mit verschiedenen Steuersätzen lassen sich die Nebenkosten in der Regel nicht eindeutig den einzelnen Gegenständen zuordnen. Zur Vereinfachung stehen daher folgende Aufteilungsvarianten zur Auswahl:          

  • Proportionale Aufteilung der Nebenkosten anhand der fakturierten Werte;            
  • Versteuerung der Nebenkosten zum Steuersatz, der in der Rechnung wertmässig überwiegt; 
  • die Nebenkosten werden durchwegs zum Normalsatz versteuert.  

Verrechnungsgeschäfte

Bei solchen Geschäftsfällen sind beide Vertragspartner sowohl Leistungserbringer als auch Leistungsempfänger. Wenn beide steuerpflichtig sind, hat jeder seine Leistung zu versteuern.

Die korrekte steuerliche Behandlung lässt sich am besten erzielen, wenn für Leistung und Entgelt separate Belege erstellt werden (z.B. gegenseitige Fakturierung).

MWST-Rechnungen in ausländischer Währung

Wann gilt eine MWST-Rechnung als in Landeswährung beziehungsweise als in Fremdwährung ausgestellt? Als Abgrenzungskriterium, ob die mehrwertsteuerlichen Regeln für Belege in Landeswährung oder für Belege in Fremdwährung anzuwenden sind, gilt grundsätzlich der Inhalt des Belegs (Rechnung, Kassenzettel, Coupons von Registrierkassen und EDV-Anlagen).  

1. Als Belege in Landeswährung gelten    

  • Belege, auf denen die einzelnen Leistungen in Landeswährung aufgeführt sind. Das Rechnungstotal ist in Landeswährung und ergänzend auch in Fremdwährung ausgewiesen;   
  • Belege, auf denen die einzelnen Leistungen sowohl in Landeswährung als auch in Fremdwährung (Zweikolonnen-System) angegeben sind.

2. Als Belege in Fremdwährung gelten                 

  • Belege, auf denen die einzelnen Leistungen in Fremdwährung aufgeführt sind. Das Rechnungstotal ist in Fremdwährung ausgewiesen und kann ergänzend auch in Landeswährung angegeben sein.

Hinweis
Nähere Angaben zum Umrechnungskurs können der MWST-Info 07 Steuerbemessung und Steuersätze entnommen werden.

Elektronische Rechnung (E-Rechnung)

Elektronisch übermittelte Daten (z.B. Rechnungen), die für den Vorsteuerabzug, die Steuererhebung oder den Steuerbezug relevant sind, stellen dann einen Beleg dar, wenn der Nachweis des Ursprungs und der Integrität erfüllt ist. Zur Gewährleistung dieser Voraussetzungen sieht die Verordnung des EFD über elektronische Daten und Informationen (ElDI-V) die digitale Signatur der übermittelten Daten vor. Die Anforderungen an elektronische Signaturen im Bereich der MWST entsprechen denen, die von fortgeschrittenen Signaturen erfüllt werden (Art. 2 EIDI-V). Beim Ausdruck von elektronischen Rechnungen gehen diese Eigenschaften verloren. Ungeachtet der Beweismittelfreiheit gilt weiterhin der Grundsatz, dass die Beweispflicht für steuerentlastende Tatsachen der steuerpflichtigen Person obliegt.

Unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis (Art. 27 MWSTG)

Wer nicht im Register der steuerpflichtigen Personen eingetragen ist oder wer das Meldeverfahren nach Art. 38 MWSTG anwendet, darf in Rechnungen nicht auf die Steuer hinweisen.

Wer in einer MWST-Rechnung eine Steuer ausweist, obwohl er zu deren Ausweis nicht berechtigt ist, oder wer für eine Leistung eine zu hohe Steuer ausweist, schuldet die ausgewiesene Steuer, es sei denn:

  • es erfolgt eine Korrektur der Rechnung durch ein schriftliches, empfangsbedürftiges, dem bisherigen Empfänger zugestelltes Dokument, das auf die ursprüngliche Rechnung verweist und diese widerruft; oder 
  • es wird nachgewiesen, dass dem Bund kein Steuerausfall entstanden ist, wobei dem Bund namentlich dann kein Steuerausfall entsteht, wenn der Rechnungsempfänger keinen Vorsteuerabzug vorgenommen hat oder die geltend gemachte Vorsteuer dem Bund zurückerstattet worden ist.  

Quelle: ESTV, Auszug aus der MWST-Info 16 Buchführung und Rechnungsstellung, Januar 2010.

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