Revision digitalisieren: So gelingt die eingeschränkte Revision digital
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Die Digitalisierung der eingeschränkten Revision wandelt manuelle Arbeitsschritte in optimierte digitale Prozesse um. Durch den Einsatz von Online-Tools wie SharePoint oder ähnlichen Plattformen können Kunden und Revisionssteams Dokumente zentral verwalten, Fragebögen strukturiert ausfüllen und die Kommunikation ohne unnötigen E-Mail-Verkehr abwickeln. Dies führt zu mehr Effizienz, Transparenz und einer besseren Nachvollziehbarkeit der Prüfungsdokumentation.
Die wichtigsten Punkte:
- Digitale Plattformen ersetzen den klassischen E-Mail-Verkehr und zentralisieren die Dokumentenablage.
- Standardisierte Planungsfragebögen ermöglichen eine automatisierte Prüfstrategie und sofortige Rückfragen bei Abweichungen.
- Die digitale Revision erhöht die Effizienz durch flexiblere Arbeitsorte und reduziert Reisekosten sowie Spesen.
- Künstliche Intelligenz kann künftig Muster in Antworten erkennen und Risikofelder priorisieren.
Prof. Dr. Thomas Rautenstrauch
Prof. Dr. rer. pol. Thomas Rautenstrauch ist Dozent für Controlling und Corporate Finance im Institut für Finance and Law der OST - Ostschweizer Fachhochschule. Er wirkt zudem seit 2007 als Dozent und Prüfungsexperte bei der ExpertSuisse für die Ausbildung zum dipl. Wirtschaftsprüfer und dipl. Steuerexperten sowie seit 2014 als Gastprofessor für Managerial Accounting im EMBA des MCI Management Center Innsbruck. Thomas Rautenstrauch ist Autor von mehreren Fachbüchern und zahlreichen Artikeln in Fachzeitschriften und in der Wirtschaftspresse.
Wie kann die eingeschränkte Revision digital effizient durchgeführt werden?
Revision digitalisieren
Der Wandel von analogen zu digitalen Prozessen und die dafür notwendigen Technologien werden heute unter dem Begriff der Digitalisierung zusammengefasst. Diese ist dafür verantwortlich, dass gewisse Aufgaben und Prozesse, oft auch nur Teilprozesse oder einzelne Arbeitsschritte, in digitale Prozesse umgewandelt oder gar vollständig automatisiert werden. Somit können Informationen jederzeit digital genutzt oder bearbeitet und Prozesse optimiert werden.
Die Digitalisierung in Bezug auf die Durchführung einer eingeschränkten Revision ist gemäss der oben stehenden Definition somit ebenfalls als Umwandlung von einzelnen manuellen Arbeitsschritten in digitale Prozesse anzusehen und soll dazu dienen, den Gesamtprozess zu optimieren und wo möglich zu automatisieren.
Ziel der digitalen eingeschränkten Revision ist es, die zuvor beschriebene Interaktion zwischen dem Kunden und dem Revisionsteam zu digitalisieren und zu vereinfachen. Anhand eines zusätzlichen Tools kann der Kunde jederzeit mit dem Revisionsteam kommunizieren, Fragebögen bearbeiten oder Dokumente zur Verfügung stellen. Ohne das Versenden von unzähligen E-Mails kann so alles vom Kunde vorbereitet und vom Revisionsteam sporadisch überwacht werden, sodass zum Zeitpunkt des Revisionsstarts alles vorbereitet ist und möglichst keine zusätzlichen Dokumente mehr eingefordert werden müssen. Eine digitale eingeschränkte Revision ist ein von der Revisionsgesellschaft zur Verfügung gestelltes Online-Tool, auf welches der Kunde sowie die Mitglieder des Revisionsteams Zugriff haben. Ein Beispiel für eine solche Lösung bildet Sharepoint von Microsoft, welches folgende Anwendungen abdeckt, um ein Revisionsteam zu unterstützen:
- das Verwalten von Projekten und die Koordination von Aufgaben
- Interaktion über persönliche Webseiten, Team-Webseiten, Diskussionsgruppen und Blogs
- Intranetportale
- Content-Management über Dokumentenmanagement-Funktionen, Inhaltsverwaltung, Metadaten und benutzerangepasste Suchfunktionen
So lassen sich z.B. Dokumente der Revisoren oder diejenigen des Kunden versionieren und Regeln zu deren Aufbewahrung und Lenkung einrichten. Ein solches Online-Tool bietet einem Revisionsteam ein digitales Arbeitsumfeld, über das den Revisionsmitarbeitenden und den Kunden Formulare, Ablauf- und Vorgangsbeschreibungen (Workflows) zur Verfügung gestellt werden können.
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