Einzelunternehmer: Tipps für eine optimale und korrekte Spesenhandhabung

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Spesen bzw. Auslagenersatz werden im Lohnausweis eines Arbeitnehmers separat deklariert und sind somit weder der Einkommenssteuer unterworfen noch werden davon Sozialversicherungsabzüge vorgenommen. Bei Arbeitnehmern stellt sich folglich jeweils die Frage, ob die Auslagen tatsächlich geschäftlichen Auslagenersatz darstellen oder ob eine Aufrechnung als Lohnbestandteil vorgenommen werden muss. Der Einzelunternehmer zieht seine Spesen hingegen direkt als Aufwandposten in seiner Geschäftsbuchhaltung ab. Durch das durch den Abzug optimierte Geschäftsergebnis resultiert automatisch ebenfalls die fehlende steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Relevanz dieser Auslagenposten für den Einzelunternehmer. Beim Einzelunternehmer muss für eine korrekte Qualifikation der Auslagen somit darüber entschieden werden, ob es sich um geschäftliche Auslagen oder aber um private und damit nicht abziehbare Lebenshaltungskosten handelt.

Ob und in welchem Umfang Auslagen von den Steuer- und damit auch von den Sozialversicherungsbehörden beim Einzelunternehmer als geschäftlicher Aufwand akzeptiert werden, zieht massgebliche finanzielle Konsequenzen nach sich. Aus diesem Grund ist es nachvollziehbarerweise im Interesse jedes Einzelunternehmers, dieser Aufwandanteil in der Geschäftsbuchhaltung möglichst gross zu gestalten bzw. wenn möglich auch zu optimieren.

Optimierungsmöglichkeit mit genehmigten Pauschalspesen

Die beste finanzielle Optimierung sowie zusätzlich eine Verminderung des Administrativaufwands wird erzielt, wenn mit der Steuerbehörde entweder über ein Spesenreglement oder mittels einer persönlichen Vereinbarung ein Pauschalspesenbetrag vereinbart werden kann. Pauschalspesen sollten zwingend schriftlich mit der Steuerbehörde vereinbart werden, ansonsten besteht dafür keine Abzugsberechtigung und der Einzelunternehmer muss mit einer kompletten Streichung und Korrektur in seiner Geschäftsbuchhaltung rechnen.

Gemäss Vorgaben der Schweizerischen Steuerkonferenz SSK sollten Pauschalspesen in etwa den effektiven Spesen entsprechen. Trotzdem ist es ein offenes Geheimnis, dass über einen längeren Zeitraum betrachtet die Pauschalspesen den effektiven Aufwand in den meisten Fällen oftmals deutlich übersteigen. Zur Begründung des beantragten Pauschalspesenbetrags muss ein Einzelunternehmer zumeist die effektiv anfallenden Spesen über einen gewissen Zeitraum nachweisen. Resultiert aus diesem Nachweis ein sehr hoher Spesenbetrag, wird erfahrungsgemäss durch die Steuerbehörde ein entsprechend höherer Pauschalspesenbetrag genehmigt, welcher dann für die Zukunft und damit auch für Monate mit tieferen effektiven Spesen Geltung hat.

Die Steuerbehörden vieler Kantone setzen mittlerweile für die Genehmigungsmöglichkeit eines Spesenreglements eine Minimalanzahl von spesenbetroffenen Mitarbeitern in einem Unternehmen voraus. Einzelunternehmer haben deshalb auf den ersten Blick keine Chance, Pauschalspesen genehmigen zu lassen. In diesen Fällen lohnt sich jedoch, wie eingangs beschrieben, die Kontaktaufnahme mit dem für die Veranlagung zuständigen Steuerkommissär um eine auf den einzelnen Unternehmer zugeschnittene Kurzvereinbarung zu Pauschalspesenbeträgen zu verhandeln. Selbst wenn diese Vereinbarung über Pauschalspesen nur einzelne, administrativ aufwändige und abgrenzungstechnisch besonders schwierige Bereiche umfasst wie z.B. die Repräsentationsspesen, können damit finanzielle Vorteile wie auch eine Prozesserleichterung erzielt werden.