Delegation: Was Sie beim effektiven Delegieren beachten müssen
Dr. Matthias K. Hettl
Der studierte Volks- und Betriebswirt war nach Studium und Doktorandenzeit erst Assistent der Geschäftsführung und danach in verschiedenen Managementpositionen mit Führungs- und Budgetverantwortung tätig. Als ausgezeichneter «excellent speaker» und «excellent trainer» gehört er zu den bedeutendsten Referenten im deutschen Sprachraum und ist für die TOP-Seminar- und Kongressveranstalter in Europa tätig. Er begeistert seine bisher 25 000 Zuhörer durch einen motivierenden und kompetent direkten Vortagsstil mit 1:1 einsetzbaren Praxistipps. Seine Veranstaltungen werden regelmässig mit Bestnoten bewertet.
Was macht Delegation erfolgreich?
Delegation bedeutet, Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung so abzugeben, dass Mitarbeitende diese effektiv und effizient erledigen können. Vorausgesetzt, die Qualifikation stimmt, gibt es kaum Grenzen. Ihre persönliche Entwicklung als Führungskraft hängt entscheidend davon ab, wie gut Sie delegieren können. Wichtig ist: Ihre Kapazitäten sind begrenzt – egal wie hart Sie arbeiten. Durch Delegation gewinnen Sie wertvolle Zeit für Ihre Kernaufgaben als Leader. Die wichtigste Frage lautet daher: „Was werde ich ab sofort nicht mehr selbst übernehmen?“
Drei Ebenen des Delegierens
Grundsätzlich können Sie drei Arten von Aufgaben delegieren: einzelne Tätigkeiten, Funktionen oder ganze Projekte. Je anspruchsvoller die Aufgabe, desto grösser die Herausforderung – und zugleich die Chance, die Fähigkeiten und die Motivation Ihrer Mitarbeitenden zu stärken. Starten Sie mit einfachen Aufgaben, geben Sie danach Funktionen und schliesslich Projekte ab. So ermöglichen Sie Entwicklung und Erfolg.
Die richtige Person auswählen
Bei der Auswahl gilt es, Ausbildung, Interessen und bisherige Erfahrungen zu berücksichtigen. Prüfen Sie, wer für die jeweilige Aufgabe am besten geeignet ist. So sichern Sie den Erfolg der Delegation.
Klare Ziele setzen
Vor jeder Delegation steht eine gründliche Vorbereitung: Besprechen Sie mit Ihrem Mitarbeitenden die Aufgabe, den Zeitaufwand, Prioritäten, mögliche Herausforderungen und Ressourcen. Definieren Sie klare qualitative und quantitative Ziele sowie die Zuständigkeiten und Befugnisse. Erklären Sie, warum Sie gerade diese Person ausgewählt haben und wie Sie informiert werden möchten. Vergewissern Sie sich, dass alles verstanden wurde – erst dann übertragen Sie die Verantwortung.
Sieben Schritte zum erfolgreichen Delegieren
Passende Produkt-Empfehlungen
1. Warum ich?
Fragen Sie sich: Muss ich diese Aufgabe wirklich selbst erledigen? Falls nicht, suchen Sie jemanden, der sie besser und effizienter übernimmt – idealerweise möglichst nah an der Basis. Die Verantwortung für die Auswahl liegt bei Ihnen.
2. Delegieren im Dialog
Führen Sie ein offenes Gespräch, klären Sie Erwartungen und beantworten Sie Fragen.
3. Fälligkeitstermine festlegen
Vereinbaren Sie realistische Deadlines und Zwischenchecks – schriftlich dokumentiert.
4. Ressourcen klären
Besprechen Sie, welche Mittel benötigt werden und wie diese zugänglich sind.
5. Mitarbeitende vorstellen
Informieren Sie das Team, wer verantwortlich ist, und fördern Sie so Unterstützung und Akzeptanz.
6. Aufgabe vollständig übergeben
Greifen Sie nicht ständig ein – „Gut“ ist besser als „perfekt“. Vertrauen Sie auf unterschiedliche Lösungswege.
7. Fortschrittsberichte vereinbaren
Legen Sie fest, wann Sie Updates erhalten, um den Fortschritt zu verfolgen und Feedback zu geben.
Fazit
Richtiges Delegieren fördert Motivation, schafft Freiräume und steigert die Effizienz – für Führungskraft und Team gleichermaßen. Es ist eine Grundvoraussetzung für erfolgreichen Führungsstil und nachhaltigen Erfolg im Unternehmen.
