Delegation: Was Sie beim effektiven Delegieren beachten müssen

Delegation ist mehr als nur Aufgaben abgeben – es ist eine gezielte Arbeitsteilung, bei der Sie als Führungskraft weiterhin die Verantwortung tragen, während Sie Ihren Mitarbeitenden die Handlungsfreiheit überlassen. So verteilen Sie Arbeit sinnvoll und schaffen Raum für Wachstum und Entwicklung. Wer richtig delegiert, spart Zeit und arbeitet effektiv – denn wie der österreichische Schriftsteller Richard Schaukal treffend sagt: „Alles selbst machen zu wollen, ist das Kennzeichen des Unbegabten.“

03.07.2025 Von: Matthias K. Hettl
Delegation

Was macht Delegation erfolgreich?

Delegation bedeutet, Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung so abzugeben, dass Mitarbeitende diese effektiv und effizient erledigen können. Vorausgesetzt, die Qualifikation stimmt, gibt es kaum Grenzen. Ihre persönliche Entwicklung als Führungskraft hängt entscheidend davon ab, wie gut Sie delegieren können. Wichtig ist: Ihre Kapazitäten sind begrenzt – egal wie hart Sie arbeiten. Durch Delegation gewinnen Sie wertvolle Zeit für Ihre Kernaufgaben als Leader. Die wichtigste Frage lautet daher: „Was werde ich ab sofort nicht mehr selbst übernehmen?“

Drei Ebenen des Delegierens

Grundsätzlich können Sie drei Arten von Aufgaben delegieren: einzelne Tätigkeiten, Funktionen oder ganze Projekte. Je anspruchsvoller die Aufgabe, desto grösser die Herausforderung – und zugleich die Chance, die Fähigkeiten und die Motivation Ihrer Mitarbeitenden zu stärken. Starten Sie mit einfachen Aufgaben, geben Sie danach Funktionen und schliesslich Projekte ab. So ermöglichen Sie Entwicklung und Erfolg.

Die richtige Person auswählen

Bei der Auswahl gilt es, Ausbildung, Interessen und bisherige Erfahrungen zu berücksichtigen. Prüfen Sie, wer für die jeweilige Aufgabe am besten geeignet ist. So sichern Sie den Erfolg der Delegation.

Klare Ziele setzen

Vor jeder Delegation steht eine gründliche Vorbereitung: Besprechen Sie mit Ihrem Mitarbeitenden die Aufgabe, den Zeitaufwand, Prioritäten, mögliche Herausforderungen und Ressourcen. Definieren Sie klare qualitative und quantitative Ziele sowie die Zuständigkeiten und Befugnisse. Erklären Sie, warum Sie gerade diese Person ausgewählt haben und wie Sie informiert werden möchten. Vergewissern Sie sich, dass alles verstanden wurde – erst dann übertragen Sie die Verantwortung.

Sieben Schritte zum erfolgreichen Delegieren

1. Warum ich?

Fragen Sie sich: Muss ich diese Aufgabe wirklich selbst erledigen? Falls nicht, suchen Sie jemanden, der sie besser und effizienter übernimmt – idealerweise möglichst nah an der Basis. Die Verantwortung für die Auswahl liegt bei Ihnen.

2. Delegieren im Dialog

Führen Sie ein offenes Gespräch, klären Sie Erwartungen und beantworten Sie Fragen.

3. Fälligkeitstermine festlegen

Vereinbaren Sie realistische Deadlines und Zwischenchecks – schriftlich dokumentiert.

4. Ressourcen klären

Besprechen Sie, welche Mittel benötigt werden und wie diese zugänglich sind.

5. Mitarbeitende vorstellen

Informieren Sie das Team, wer verantwortlich ist, und fördern Sie so Unterstützung und Akzeptanz.

6. Aufgabe vollständig übergeben

Greifen Sie nicht ständig ein – „Gut“ ist besser als „perfekt“. Vertrauen Sie auf unterschiedliche Lösungswege.

7. Fortschrittsberichte vereinbaren

Legen Sie fest, wann Sie Updates erhalten, um den Fortschritt zu verfolgen und Feedback zu geben.

Fazit

Richtiges Delegieren fördert Motivation, schafft Freiräume und steigert die Effizienz – für Führungskraft und Team gleichermaßen. Es ist eine Grundvoraussetzung für erfolgreichen Führungsstil und nachhaltigen Erfolg im Unternehmen.

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