Rückdelegation: Das Phänomen
Inhalt
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Rückdelegation entsteht, wenn Mitarbeiter delegierte Aufgaben wieder an die Führungskraft zurückgeben, oft mit Begründungen wie mangelnder Kompetenz oder fehlender Teamzuständigkeit. Dieses Phänomen führt dazu, dass die ursprünglich beabsichtigte Entlastung ausbleibt und die Arbeitslast der Führungskraft ungewollt steigt. Erfolgreiches Delegieren erfordert daher nicht nur die Auftragserteilung, sondern auch die aktive Vermeidung der Rücknahme durch klare Prozesse und eine bewusste Haltung.
Die wichtigsten Punkte:
- Rückdelegation untergräbt die Führungsautorität und erhöht die Arbeitsbelastung.
- Führungskräfte müssen eigene Fehler im Delegationsprozess (z. B. falsche Einschätzung der Fähigkeiten) reflektieren.
- Das Verhalten und die Vorlieben einzelner Mitarbeiter müssen für eine gezielte Abwehr von Rückgaben berücksichtigt werden.
- Die erfolgreiche Abwehr einer Rückgabe ist entscheidend, damit das Delegieren im Team langfristig funktioniert.
Brigitte Miller
Brigitte Miller ist freie Autorin und Journalistin. Seit 1990 schreibt sie für namhafte Verlage und Online-Portale im In- und Ausland zu den Themenbereichen Management, Mitarbeiterführung, Zeitmanagement, Kreativität und Selbstmanagement. In ihre Beiträge lässt sie nicht nur die vielen Tipps und Erfahrungen fliessen, die sie durch Gespräche und Interviews erhält, sondern auch persönliche Erkenntnisse, die ihr der Berufsalltag beschert.
Wie verhindern Sie als Führungskraft erfolgreich die Rückdelegation von Aufgaben?
Ohne es zu wollen, landet die Aufgabe wieder auf Ihrem Schreibtisch
Jede Führungskraft sieht sich solchen Situationen ausgesetzt - oft voller Verwunderung. Der eigene Fokus so stark auf den Delegationsprozess gerichtet, werden Einwände, die der Rückdelegation dienen, kaum oder gar nicht einkalkuliert. Als müsste die Aufgabe «nur» erfolgreich an den Mitarbeiter delegiert werden, damit alles weitere reibungslos verläuft.
Leider ist dies nicht immer der Fall - wie Sie selbst erfahren haben. Und deshalb trifft die Rückdelegation viele Führungskräfte völlig unerwartet. Mit der Folge: Ihnen als Führungskraft gelingt es nicht, sich der Rückdelegation zu erwehren. Ohne es zu wollen, landet die Aufgabe wieder auf Ihrem Schreibtisch. So stellt sich eine Frage: Wie können Sie in dieser Situation, als auch zukünftig mit dem Phänomen Delegation erfolgreich umgehen?
Das Phänomen Rückdelegation einkalkulieren
Um dieses Phänomen einzudämmen, muss es erst einmal als Bestandteil des Delegationsprozesses gesehen werden. Denn sobald im eigenen Bewusstsein verankert ist: «Es besteht die Möglichkeit der Rückdelegation», kann sich damit auch gezielt auf zwei Ebenen auseinander gesetzt werden:
1. Das eigene Tun im Delegationsprozess prüfen
Bei jeder Delegation sollte geprüft werden, ob Sie als Führungskraft eine Mitverantwortung tragen. Vielleicht haben Sie die Fähigkeiten des Mitarbeiters fehlerhaft eingeschätzt. Vielleicht neigen Sie dazu, bei auftretenden Problemen die Aufgaben schnell wieder an sich zu reissen. Analysieren Sie die Ursache und setzen Sie anschliessend Ideen frei, um zukünftig die Risiken für eine Rückdelegation zu minimieren.
Achtung wichtig! Viele Ideen, als auch Anregungen wie Sie nicht allein die Risiken für eine Rückdelegation verringern, sondern auch Ihren kompletten Delegationsprozess optimieren können, erhalten Sie im Dossier «Erfolgreich delegieren: Stress verringern und Mitarbeiterzufriedenheit steigern», das auch den entscheidenden Unterschied zwischen «Aufgaben zuweisen» bzw. «Aufgaben delegieren» aufzeigt.
2. Das Verhalten des Mitarbeiters besser einschätzen
Sich für den Habitus des einzelnen Mitarbeiters zu sensibilisieren, erhöht die Chance, Versuche der Rückdelegation gezielter abwenden zu können. Denn jeder Mitarbeiter wird seine Vorliebe haben. So können Sie sich mental auf eine potenzielle Umkehr der Delegation einstellen.
Checkliste
- Prüfen Sie vor der Delegation, ob Sie die Fähigkeiten des Mitarbeiters realistisch eingeschätzt haben.
- Sichern Sie sich ab, dass keine Tendenz besteht, bei Problemen sofort wieder die Aufgabe zu übernehmen.
- Analysieren Sie die Ursache, falls eine Rückdelegation bereits stattgefunden hat.
- Sensibilisieren Sie sich für den spezifischen Habitus und die Vorlieben des jeweiligen Mitarbeiters.
- Machen Sie sich bewusst, dass Rückdelegation ein möglicher Teil des Delegationsprozesses ist.
- Vermeiden Sie es, die Aufgabe bei ersten Einwänden sofort zurückzunehmen.
- Kommunizieren Sie klar, dass die Verantwortung bei der Delegation beim Mitarbeiter verbleibt.
- Nutzen Sie das Wissen über den Unterschied zwischen Aufgaben zuweisen und Aufgaben delegieren.
- Informieren Sie sich über Strategien zur Optimierung des gesamten Delegationsprozesses.
- Achten Sie darauf, dass eine erfolgreiche Rückgabe nicht als Musterbeispiel im Team wahrgenommen wird.
… und warum Sie als Führungskraft eine Rückdelegation immer zurückdelegieren sollten
Der Rückgabe zu erliegen, kann grossen Schaden anrichten. Zum einen führt eine solche sofort zu einem Mehr an Arbeit auf Ihrem Schreibtisch. Zum anderen - und dies darf nicht ignoriert werden - wird sich die erfolgreiche Rückgabe einer delegierten Aufgabe im Team herumsprechen, so dass Sie Ihre Führungsautorität verlieren und das Delegieren von Aufgaben für Sie immer schwieriger werden wird.
FAQ: Rückdelegation
Was genau versteht man unter Rückdelegation?
Rückdelegation liegt vor, wenn ein Mitarbeiter eine ihm übertragene Aufgabe wieder an die Führungskraft zurückgibt, oft begleitet von Begründungen wie fehlender Kompetenz oder der Annahme, dass das Team zuständig sei.
Warum ist es wichtig, eine Rückdelegation zu verhindern?
Eine Rückdelegation führt zu einem Mehr an Arbeit für die Führungskraft und schwächt die Führungsautorität, da sich im Team herumspricht, dass Aufgaben erfolgreich zurückgegeben werden können.
Welche Rolle spielt die eigene Führungskraft bei der Rückdelegation?
Oft trägt die Führungskraft Mitverantwortung, etwa durch eine fehlerhafte Einschätzung der Mitarbeiterfähigkeiten oder durch die Tendenz, bei Problemen die Aufgabe schnell wieder an sich zu reissen.
Wie kann man sich mental auf eine Rückdelegation einstellen?
Indem man sich für den Habitus des einzelnen Mitarbeiters sensibilisiert und dessen Vorlieben kennt, kann man sich mental auf potenzielle Umkehrversuche der Delegation einstellen und diese gezielter abwenden.
