Aufgaben delegieren: So delegieren Sie richtig

Idealerweise zu delegieren sind:

• Routineaufgaben
• alle Aufgaben, die Mitarbeitende besser/rascher ausführen können
• alle Aufgaben, die Mitarbeitende billiger verrichten können

Auch wenn eine Aufgabe delegiert wird, der Mitarbeitende mit allen Kompetenzen und Verantwortungen ausgerüstet wird, bleibt die Hauptverantwortung beim Auftraggeber selber. Darum ist es unerlässlich, auch die entsprechenden Kontrollen durchzuführen.

Ein sinnvoller Delegationsprozess sieht so aus:

1. Entscheid, ob Aufgabe delegierbar ist oder nicht
2. Vorbereitung des Delegationsgesprächs
3. Führen des Delegationsgesprächs
4. Verlangen eines Vorgehensplans des Delegationsempfängers
5. Kontrollen durchführen
6. Schlussbesprechung

Freiraum des Delegationsempfängers

Je nach Aufgabe und Entwicklungsstand des Mitarbeitenden gibt man mehr oder weniger enge Leitplanken vor. So kann es bei einer Aufgabe zwingend notwendig sein, auf einzuhaltende Rahmenbedingungen vertiefter einzugehen, bei einer anderen Aufgabe geht es genau darum, dass der Mitarbeitende bei der Erledigung der Aufgabe möglichst viele Freiheiten hat und eigene Ideen einbringt. Wichtig ist einfach, dass der Mitarbeitende jederzeit weiss, wo er frei ist und wo er Vorgaben einzuhalten hat – und, dass Sie ihm zur Verfügung stehen bei Fragen.

WAS soll delegiert werden?

• Was muss genau gemacht werden (Inhalt)?
• Was ist das genaue Ziel?
• Mit welchem Zeitaufwand ist zu rechnen?

WER soll es tun?

• Welcher Mitarbeiter hat die richtige Kompetenz?
• Welcher Mitarbeiter hat zeitliche Ressourcen?
• Wer leistet Support aus dem Team?

WANN soll es erledigt sein?

• Wann startet die Aufgabe?
• Wann muss die Aufgabe fertig erledigt sein?
• Welche Termine müssen eingehalten werden?

WIE soll es erledigt werden?

• Gibt es einzuhaltende Vorgaben?
• Muss jemand zwingend einbezogen werden?
• Wie soll der Output genau aussehen?

WOMIT soll es gemacht werden?

• Welchen Ressourcen stehen zur Verfügung?
• Gibt es unterstützende Hilfsmittel?
• Müssen noch Hilfsmittel besorgt werden?
• Gibt es hilfreiche Arbeitsmittel?

WARUM soll es erledigt werden?

• Welche Zusammenhänge gibt es?
• Was sind Hintergründe des Auftrags?
• Welche Bedeutung hat die Aufgabe?

Hinweis: Diese Liste ist nicht abschliessend – zu jedem «W» lassen sich je nach Aufgabe noch viele weitere Fragen stellen.

Verfolgen Sie die folgenden 7 Umsetzungs-Tipps fürs Aufgaben delegieren und Sie werden kostbare Zeit gewinnen:

1. Delegations-Checkliste/Vorlage erstellen

Erstellen Sie eine eigene Delegations-Checkliste/Vorlage, die Ihre Alltags-Situationen zu mindestens 80% abdeckt. Im Beitrag (grünes Kästchen, oben rechts) finden Sie eine kostenlose Word-Vorlage dazu.

2. Rück-Delegation vermeiden

Vermeiden Sie wo immer möglich Rück-Delegation oder Weiter-Delegation.

3. Nicht in delegierte Aufgaben einmischen

Mischen Sie sich nicht ungefragt in delegierte Aufgaben ein – das ärgert Mitarbeiter und verunsichert sie häufig auch. Arbeiten Sie daher besser mit offiziellen Terminen, bei denen Sie einen Zwischenbericht bekommen.

4. Verschiedene Mitarbeitende berücksichtigen

Berücksichtigen Sie verschiedene Mitarbeitende beim Delegieren von Aufgaben – andernfalls fühlen sich einzelne Mitarbeiter benachteiligt.

5. Zwischenkontrollen vereinbaren

Vereinbaren Sie gemeinsam regelmässige Zwischenkontrollen und besprechen Sie, bei welchen Ausnahmesituationen Sie sofort kontaktiert werden wollen.

6. Konstruktives Feedback geben

Geben Sie ein konstruktives Feedback nach Erledigung der Aufgabe.

7. Hinderliche Glaubenssätze verändern

«Ich mache es lieber schnell selber, das geht schneller» – «Meine Mitarbeiter können das nicht» – achten Sie bei sich selber auf hinderliche Glaubenssätze bezüglich Delegation. In vielen Fällen von mangelnder Delegation ist nicht das Team oder die Qualifikation der Mitarbeiter das Problem oder fehlende Ressourcen – sondern der Vorgesetzte! Zum Beispiel weil er nicht abgeben kann oder Angst davor hat, ersetzbar zu werden, wenn seine Mitarbeiter seine Aufgaben auch erledigen können. Dafür würde Delegation den Freiraum und die freie Zeit bringen, die wir z.B. für strategische Aufgaben im Management benötigen – denn diese Aufgaben können nicht delegiert werden und werden aus Zeitmangel häufig vernachlässigt.