Aufgaben delegieren: So delegieren Sie richtig
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Effektive Delegation bedeutet, Aufgaben zu übertragen, die nicht die strategischen Kernaufgaben der Führungskraft betreffen, wobei die Hauptverantwortung stets beim Auftraggeber verbleibt. Der Prozess umfasst die Entscheidung über die Delegierbarkeit, die Vorbereitung und Durchführung eines klaren Gesprächs sowie die Vereinbarung von Kontrollen und einem Schlussgespräch. Entscheidend ist die situative Anpassung des Freiraums für den Mitarbeitenden, sodass dieser weiss, wo er eigene Ideen einbringen kann und wo er sich an Vorgaben halten muss.
Die wichtigsten Punkte:
- Nur nicht-kerngeschäftliche Aufgaben wie Routinearbeiten oder solche, die Mitarbeitende schneller oder günstiger erledigen können, sollten delegiert werden.
- Die Verantwortung für das Ergebnis bleibt immer bei der Führungskraft, weshalb regelmässige Kontrollen unerlässlich sind.
- Ein strukturierter Prozess mit klaren Zielen, Zeitplänen und Ressourcenangaben verhindert Missverständnisse und Rück-Delegation.
Rolf Rado
Viele Jahre tätig als Manager von diversen Klein- und Mittelunternehmen (KMU), bis zu Grosskonzernen, heute Mitinhaber der Firma Axios. Er ist Berater, Trainer, Coach.
Sue Rado
Sue Rado, eidg. dipl. Ausbildungsleiterin, ist Betriebsausbilderin und Performance Improvement Coach. Sie verfügt über einen breiten Erfahrungsschatz aus verschiedenen Funktionen (Einkäuferin, Key Account Manager, Projektleiterin, Stv. Geschäftsleiterin, Schulungsleiterin) und ist Dozentin im Bereich Bildungs-Controlling. Als Selbstständige betreut sie viele unterschiedliche Firmen aus verschiedenen Branchen (Einführung/Umsetzung Personalentwicklung, Veränderungsprojekte, Kundenservice-Optimierungen) und gibt diverse Trainings im Bereich Führung, Verkauf/Kundendienst und Teamentwicklungen. Ihre praxisnahen Trainings sind bekannt für hohe TeilnehmerInnen-Aktivität, den Einbezug aktueller Beispiele von den Teilnehmenden und die Abgabe vieler zusätzlicher, zeitsparender Hilfsmittel für den Alltag (Checklisten, Vorlagen).
Wie können Führungskräfte Aufgaben effektiv und situationsgerecht delegieren?
Aufgaben delegieren
Idealerweise zu delegieren sind:
- Routineaufgaben
- alle Aufgaben, die Mitarbeitende besser/rascher ausführen können
- alle Aufgaben, die Mitarbeitende billiger verrichten können
Auch wenn eine Aufgabe delegiert wird, der Mitarbeitende mit allen Kompetenzen und Verantwortungen ausgerüstet wird, bleibt die Hauptverantwortung beim Auftraggeber selber. Darum ist es unerlässlich, auch die entsprechenden Kontrollen durchzuführen.
Ein sinnvoller Delegationsprozess sieht so aus:
- Entscheid, ob Aufgabe delegierbar ist oder nicht
- Vorbereitung des Delegationsgesprächs
- Führen des Delegationsgesprächs
- Verlangen eines Vorgehensplans des Delegationsempfängers
- Kontrollen durchführen
- Schlussbesprechung
Freiraum des Delegationsempfängers
Je nach Aufgabe und Entwicklungsstand des Mitarbeitenden gibt man mehr oder weniger enge Leitplanken vor. So kann es bei einer Aufgabe zwingend notwendig sein, auf einzuhaltende Rahmenbedingungen vertiefter einzugehen, bei einer anderen Aufgabe geht es genau darum, dass der Mitarbeitende bei der Erledigung der Aufgabe möglichst viele Freiheiten hat und eigene Ideen einbringt. Wer Aufgaben delegieren will, sollte daher situationsgerecht entscheiden, wie viel Struktur und wie viel Spielraum erforderlich sind. Wichtig ist einfach, dass der Mitarbeitende jederzeit weiss, wo er frei ist und wo er Vorgaben einzuhalten hat – und, dass Sie ihm zur Verfügung stehen bei Fragen.
WAS soll delegiert werden?
- Was muss genau gemacht werden (Inhalt)?
- Was ist das genaue Ziel?
- Mit welchem Zeitaufwand ist zu rechnen?
WER soll es tun?
- Welcher Mitarbeiter hat die richtige Kompetenz?
- Welcher Mitarbeiter hat zeitliche Ressourcen?
- Wer leistet Support aus dem Team?
WANN soll es erledigt sein?
- Wann startet die Aufgabe?
- Wann muss die Aufgabe fertig erledigt sein?
- Welche Termine müssen eingehalten werden?
WIE soll es erledigt werden?
- Gibt es einzuhaltende Vorgaben?
- Muss jemand zwingend einbezogen werden?
- Wie soll der Output genau aussehen?
WOMIT soll es gemacht werden?
- Welchen Ressourcen stehen zur Verfügung?
- Gibt es unterstützende Hilfsmittel?
- Müssen noch Hilfsmittel besorgt werden?
- Gibt es hilfreiche Arbeitsmittel?
WARUM soll es erledigt werden?
- Welche Zusammenhänge gibt es?
- Was sind Hintergründe des Auftrags?
- Welche Bedeutung hat die Aufgabe?
Hinweis: Diese Liste ist nicht abschliessend – zu jedem «W» lassen sich je nach Aufgabe noch viele weitere Fragen stellen.
Seminar-Empfehlungen
Verfolgen Sie die folgenden 7 Umsetzungs-Tipps fürs Aufgaben delegieren und Sie werden kostbare Zeit gewinnen:
1. Delegations-Checkliste/Vorlage erstellen
Erstellen Sie eine eigene Delegations-Checkliste/Vorlage, die Ihre Alltags-Situationen zu mindestens 80% abdeckt. Im Beitrag (grünes Kästchen, oben rechts) finden Sie eine kostenlose Word-Vorlage dazu.
2. Rück-Delegation vermeiden
Vermeiden Sie wo immer möglich Rück-Delegation oder Weiter-Delegation.
3. Nicht in delegierte Aufgaben einmischen
Mischen Sie sich nicht ungefragt in delegierte Aufgaben ein – das ärgert Mitarbeiter und verunsichert sie häufig auch. Arbeiten Sie daher besser mit offiziellen Terminen, bei denen Sie einen Zwischenbericht bekommen.
4. Verschiedene Mitarbeitende berücksichtigen
Berücksichtigen Sie verschiedene Mitarbeitende beim Delegieren von Aufgaben – andernfalls fühlen sich einzelne Mitarbeiter benachteiligt.
Checkliste
- Erstellen Sie eine individuelle Delegations-Checkliste oder Vorlage, die Ihre typischen Alltagssituationen abdeckt.
- Vermeiden Sie konsequent Rück-Delegation oder Weiter-Delegation von Aufgaben an andere.
- Mischen Sie sich nicht ungefragt in die Ausführung ein, sondern nutzen Sie vereinbarte Zwischenberichte.
- Berücksichtigen Sie bei der Aufgabenzuteilung verschiedene Mitarbeitende, um Fairness und Motivation im Team zu gewährleisten.
- Vereinbaren Sie von Anfang an regelmässige Zwischenkontrollen und klären Sie Eskalationswege für Ausnahmesituationen.
- Geben Sie nach Abschluss der Aufgabe ein konstruktives Feedback, um Lernprozesse zu fördern.
- Reflektieren Sie eigene hinderliche Glaubenssätze wie «Ich mache es lieber selbst» und bauen Sie Vertrauen in die Kompetenzen des Teams auf.
5. Zwischenkontrollen vereinbaren
Vereinbaren Sie gemeinsam regelmässige Zwischenkontrollen und besprechen Sie, bei welchen Ausnahmesituationen Sie sofort kontaktiert werden wollen.
6. Konstruktives Feedback geben
Geben Sie ein konstruktives Feedback nach Erledigung der Aufgabe.
7. Hinderliche Glaubenssätze verändern
«Ich mache es lieber schnell selber, das geht schneller» – «Meine Mitarbeiter können das nicht» – achten Sie bei sich selber auf hinderliche Glaubenssätze bezüglich Delegation. Wer erfolgreich Aufgaben delegieren will, muss lernen, Kontrolle abzugeben und Vertrauen aufzubauen. In vielen Fällen von mangelnder Delegation ist nicht das Team oder die Qualifikation der Mitarbeiter das Problem oder fehlende Ressourcen – sondern der Vorgesetzte! Zum Beispiel weil er nicht abgeben kann oder Angst davor hat, ersetzbar zu werden, wenn seine Mitarbeiter seine Aufgaben auch erledigen können. Dafür würde Delegation den Freiraum und die freie Zeit bringen, die wir z.B. für strategische Aufgaben im Management benötigen – denn diese Aufgaben können nicht delegiert werden und werden aus Zeitmangel häufig vernachlässigt.
FAQ: Aufgaben delegieren
Welche Aufgaben dürfen nicht delegiert werden?
Aufgaben, die die strategische Planung betreffen oder direkt die Führung der unterstellten Mitarbeitenden umfassen, sollten nicht delegiert werden, da sie zur Kernkompetenz der Führungskraft gehören.
Wie viel Freiraum sollte ein Mitarbeitender bei einer delegierten Aufgabe haben?
Der Freiraum ist situationsabhängig und hängt vom Entwicklungsstand des Mitarbeitenden sowie der Komplexität der Aufgabe ab. Es muss jedoch immer klar definiert sein, welche Rahmenbedingungen zwingend einzuhalten sind und wo Spielraum für eigene Ideen besteht.
Wer trägt die Verantwortung, wenn eine delegierte Aufgabe scheitert?
Auch wenn die Ausführung delegiert wird, bleibt die Hauptverantwortung beim Auftraggeber. Daher sind angemessene Kontrollmechanismen und eine klare Kommunikation der Ziele zwingend erforderlich.
Wie geht man mit dem Widerstand «Ich mache es lieber selbst» um?
Dieser Widerstand beruht oft auf mangelndem Vertrauen oder Angst vor Ersetzbarkeit. Führungskräfte müssen lernen, Kontrolle abzugeben, um Freiraum für strategische Aufgaben zu gewinnen, die nicht delegierbar sind.
