29.11.2016

Jahresgespräche: So übernehmen Sie gekonnt die Gesprächsführung

Auch dieses Jahr stehen wieder Jahresgespräche mit Ihren Mitarbeitern an. Sie sind überzeugt vom Nutzen dieser Gespräche, waren im letzten Jahr aber nicht zufrieden mit den erreichten Resultaten der Gespräche. Sie haben für sich die Gründe gesucht und ein Manko auch bei Ihnen selber gefunden: Sie haben zu wenig aktiv die Gesprächsführung übernommen. Dieses Jahr wird es anders!

Von: Sue Rado, Rolf Rado   Drucken Teilen   Kommentieren  

Sue Rado

Sue Rado, eidg. dipl. Ausbildungsleiterin, ist Betriebsausbilderin und Performance Improvement Coach. Sie verfügt über einen breiten Erfahrungsschatz aus verschiedenen Funktionen (Einkäuferin, Key Account Manager, Projektleiterin, Stv. Geschäftsleiterin, Schulungsleiterin) und ist Dozentin im Bereich Bildungs-Controlling. Als Selbstständige betreut sie viele unterschiedliche Firmen aus verschiedenen Branchen (Einführung/Umsetzung Personalentwicklung, Veränderungsprojekte, Kundenservice-Optimierungen) und gibt diverse Trainings im Bereich Führung, Verkauf/Kundendienst und Teamentwicklungen. Ihre praxisnahen Trainings sind bekannt für hohe TeilnehmerInnen-Aktivität, den Einbezug aktueller Beispiele von den Teilnehmenden und die Abgabe vieler zusätzlicher, zeitsparender Hilfsmittel für den Alltag (Checklisten, Vorlagen).

Rolf Rado

Viele Jahre tätig als Manager von diversen Klein- und Mittelunternehmen (KMU), bis zu Grosskonzernen, heute Mitinhaber der Firma Axios. Er ist Berater, Trainer, Coach.

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Ziel des Modells

Das Ziel dieses Modells ist, Gespräche so zu führen, dass sich die dafür investierte Zeit auch lohnt. Nutzen Sie alle vorhandenen Möglichkeiten, so dass am Schluss beide Parteien rundum zufrieden sind.

 

Kernaussagen

Allgemeines

  • Gespräche zu führen ist ein menschliches Bedürfnis und eine Notwendigkeit für das Zusammenleben.
  • Vor allem im Berufsleben gilt es, offene Fragen zu klären, Infos auszutauschen, Diskussionen zu führen, Abläufe zu definieren etc. Ohne Kommunikation ist das nicht möglich.
  • Abgesehen vom typischen Smalltalk bzw. vom Plaudern werden mit Gesprächen gewisse Ziele verfolgt.
  • Ein gesprächsförderndes Klima entsteht durch Beachtung der folgenden Punkte:
    • Wertschätzung, Respekt und ein gesundes Mass an Toleranz zeigen.
    • Ehrlich und offen Positives und Negatives ansprechen.
    • Eigene Fach-, Persönlichkeits- und Sozialkompetenz einbringen.
    • Grundtechniken der Kommunikation (Bsp. Ich-Botschaften, Fragetechniken, Feedback-  Regeln, aktives Zuhören) anwenden.
    • Positive Grundhaltung gegenüber allfällig gemachten Fehlern leben.
    • Suche nach Lösungen, die von beiden Parteien getragen werden können.

Vorbereitungsaufgaben

  • Haupt- und Nebenziel setzen (konkret, realistisch, terminiert, quantifiziert, kontrollierbar).
  • Organisatorische Punkte klären und erledigen (Ort, Zeit, Unterlagen, Einladung, Vorbereitungszeit einplanen, Räumlichkeiten reservieren, Telefon umleiten etc.).
  • Gespräch vorbereiten (roter Faden, korrektes Feedback, mögliche Lösungsansätze, Argumentarium [auch auf Einwände], einstimmen auf Gesprächspartner etc.).

Gesprächsphasen

1. Gesprächseröffnung

  • Begrüssung und Dank für Gespräch.
  • Gesprächsziel, Zeitrahmen bekannt geben.
  • Aktuelle Wünsche von Gesprächspartner erfragen.
  • Spielregeln für Gespräch bekannt geben (falls nötig).

2. Kernphase

  • Situationsbeschreibung aus eigener Sicht (idealerweise nach dem Modell der GFK).
  • Sicht des Gesprächspartners erfragen.
  • Einwände und mögliche Lösungen diskutieren, Entscheide treffen.
  • Massnahmen planen (wer macht was bis wann).
  • Zwischenzusammenfassungen vornehmen, bevor nächster Punkt besprochen wird.

3. Abschlussphase

  • Letzte offene Punkte, Fragen besprechen.
  • Schlusszusammenfassung vornehmen.
  • Nächste Fixpunkte kurz wiederholen.
  • Gemeinsam reflektieren, ob Ziele erreicht wurden und wie persönliches Befinden ist.
  • Gespräch wenn möglich mit etwas Positivem beenden und sich für Gespräch bedanken.

Gesprächauswertung

Wichtige Fragen:

  • Habe ich Gesprächsziel erreicht? Wenn nicht: warum nicht?
  • Wie zufrieden bin ich mit dem Resultat, dem Gesprächsverlauf?
  • Was ist auf der emotionalen Ebene gelaufen während des Gespräches?
  • Wie war mein Verhalten bzw. das meines Gesprächspartners?
  • Was für nonverbale/paraverbale Signale habe ich wahrgenommen?
  • Habe ich das Gespräch klar strukturiert und geleitet?
  • Was kann ich zukünftig verbessern?
  • Hatte ich jederzeit einen respektvollen Umgang mit meinem Gesprächspartner?

Praxislösung

Modellumsetzung

Konkrete Verbesserungsideen für den Alltag:

  • Gespräch detailliert vorbereiten (detaillierte, wiederverwendbare Checkliste erstellen für Vorbereitung, Ablauf, Nachbearbeitung).
  • Pro Gespräch konkrete Ziele setzen auch bezüglich Gesprächsführung.
  • Wichtigste Kommunikationswerkzeuge repetieren.
  • Vorbereitungsaufgaben an Mitarbeiter abgeben.
  • Feedbacks einholen bei Mitarbeiter zu eigenem Kommunikationsverhalten.
  • Zeit nehmen für eigene Reflexion nach Gespräch, evtl. zusammen mit einem Coach.

Im WEKA Business Dossier «Kommunikation» finden Sie zahlreiche weitere Beispiele für eine Kommunikation, die ankommt.

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