05.12.2016

Beurteilungsgespräche: Besprechen Sie mit dem Mitarbeiter seine Entwicklung

Jede Beurteilung ist mehr als eine Einschätzung des Mitarbeiters. Jede Beurteilung bietet die Chance der Förderung. Eine Förderung, die dem Unternehmen und dem Mitarbeiter dient. 3 Tipps verraten, wie die Entwicklung gemanagt werden kann.

Von: Brigitte Miller   Drucken Teilen   Kommentieren  

Brigitte Miller

Brigitte Miller ist freie Autorin und Journalistin. Seit 1990 schreibt sie für namhafte Verlage und Online-Portale im In- und Ausland zu den Themenbereichen Management, Mitarbeiterführung, Zeitmanagement, Kreativität und Selbstmanagement. In ihre Beiträge lässt sie nicht nur die vielen Tipps und Erfahrungen fliessen, die sie durch Gespräche und Interviews erhält, sondern auch persönliche Erkenntnisse, die ihr der Berufsalltag beschert.

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Beurteilungsgespräche zeigen Richtung auf

Rückmeldungen sind essentiell – für die Arbeit, die Sinnfindung und die Motivation. Ohne Feedback agiert Ihr Mitarbeiter in einer «Art luftleeren Raum». Weder weiss er, wie sein Tun eingeschätzt wird, noch wie er zum Erfolg des Unternehmens gezielter beitragen kann. Ihm fehlt jede Perspektive. Auf Dauer negiert dies seine Arbeitsmoral – und kann zur inneren Kündigung führen.

Positive Abhilfe schaffen die Beurteilungsgespräche. Oft als lästige und unangenehme Führungspflicht wahrgenommen, dienen sie jedoch dem Mitarbeiter als Richtungs-Klärend und Richtungs-Weisend. Denn in jedem Beurteilungsgespräch wird

  • der Standpunkt der Gegenwart geklärt. Wo steht der Mitarbeiter aktuell?
  • Vergangenes betrachtet und bewertet. Welche Entwicklung fand statt?
  • die Wertschätzung der Erfolge ausgesprochen. Welche Aufgaben und Arbeiten dürfen gewürdigt werden?
  • die Zukunft einbezogen. Welches Wachstum soll im Unternehmen – und somit im Mitarbeiter – angestossen und realisiert werden?

Jedes Beurteilungsgespräch mit einem Entwicklungsplan dient somit als Sprungbrett in die Zukunft.

Einschätzen, beurteilen – und Entwicklung generieren: 3 Tipps

Jedes Beurteilungsgespräch stellt Weichen. Wie die jeweilige Weiche gestellt wird, hängt auch von der Vorbereitung ab. Geben Sie sich also Zeit, geeignete Aktivitäten und Ziele für die Entwicklung des Mitarbeiters zu wählen.

Tipp 1: Ist- und Sollzustand analysieren

Es gibt viele Gründe Beurteilungsgespräche zu führen – beispielsweise das Jahresmitarbeitergespräch, ein Projektanfang oder ein Projektende, neue Vorgaben, ein neuer Aufgabenbereich. Ausgehend vom Anlass des Gespräches wird der Bewertungsrahmen, als auch der Entwicklungsplan festgelegt – zeitlich und inhaltlich. Mal werden Sie dafür ein Jahr betrachten, mal nur den Projektverlauf. Stets werden Sie jedoch unterschiedliche Kriterien festlegen, um den Ist- und Sollzustand des Mitarbeiters analysieren zu können.

So gehen Sie Schritt für Schritt vor

Schritt 1: Ziel definieren

Mit jedem Beurteilungsgespräch verfolgen Sie ein Ziel. Präzisieren Sie es – wie beispielsweise «Mitarbeiter Cerny soll in einem halben Jahr die Projektleitung beim Projekt ZIK übernehmen.» Die Zieldefinition bietet Ihnen Orientierung bei Ihrer Analyse.

Schritt 2: Kriterien bestimmen

Legen Sie die zeitlichen und inhaltlichen Kriterien für die Beurteilung fest. Achten Sie auch auf für den Mitarbeiter nachvollziehbare Merkmale. Schliesslich wollen Sie ihm ja plausibel erläutern, auf welchen Fakten und Schlussfolgerungen Ihre Beurteilung und Ihr Entwicklungsplan basieren. Fragen Sie sich:

  • Zeitrahmen
    Welchen Zeitrahmen wollen Sie beurteilen? Ein Jahr? Ein halbes Jahr? Drei Monate?
  • Inhalt
    Welche inhaltlichen Schwerpunkte wollen Sie bewerten? Seinen Aufgabenbereich? Seine Teamarbeit und Teamfähigkeit? Seine Mitarbeit an vergangenen Projekten? Seine Führungsqualitäten, um die Projektleitung übernehmen zu können? Bestimmte Soft Skills, die für das Ziel notwendig sind – welche genau?
  • Kriterien 
    Welche Kriterien definieren Sie für die jeweiligen Bewertungs-Schwerpunkte? Persönlicher Einsatz? Verhalten und Auftreten des Mitarbeiters? 360-Grad-Beurteilung?

Schritt 3: Ist-Zustand analysieren

Analysieren Sie mit Hilfe Ihrer erarbeiteten Kriterien den Ist-Zustand Ihres Mitarbeiters.

  • Wo befindet er sich jetzt?
  • Welche Aufgaben übernimmt er?
  • Welchen Aufgabenbereich hat er inne?
  • Was sind seine Fähigkeiten? Wie bewerten Sie die einzelnen?
  • Welche Entwicklung hat sich im festgelegten Zeitraum vollzogen? Was hat er dazugelernt? Welche Aufgaben hat er übernommen? Was hat er sich wie und in welchem Zeitrahmen erarbeitet und angeeignet?
  • Wie ist seine Motivation weiter zu lernen? Welcher Lerntyp ist er? Woran ist er interessiert?

Schritt 4: Soll-Zustand – Die Entwicklung beschreiben

Der Weg vom Ist-Zustand zum Soll-Zustand beinhaltet stets eine Weiterentwicklung. Mal ist diese komplexer. Mal sind es nur «Kleinigkeiten», die der Mitarbeiter erlernen darf. Damit die Förderung des Mitarbeiters gut und nachhaltig gelingt, fokussieren Sie zwei Bereiche.

1. Das Unternehmen mit seinen Zielen und Visionen

  • Welche Vision hat das Unternehmen für den festgelegten Zeitraum?
  • Welches Ziel wird kurz-, mittel- und langfristig verfolgt – beispielsweise mit dem Projekt ZIK?
  • Welche Vorgaben und/oder (neue) Aufgaben leiten sich aus dieser Vision und dem Ziel für die Abteilung, das Team und den Mitarbeiter ab?
  • Welche dieser Aufgaben sind vertraut?
  • Welche müssen neu erlernt werden? Welche Förderung ergibt sich aus diesen, damit die neuen Aufgaben bewältigt werden können?

2. Der Mitarbeiter mit seinen Fähigkeiten und Entfaltungsmöglichkeiten

  • Über welche Kompetenzen und Ressourcen verfügt er, die für das Ziel nützlich und notwendig sind?
  • Welche seiner Stärken unterstützen das Ziel/die Vision?
  • Welche seiner Schwächen stellen ein Hindernis dar?
  • Welche Weiterentwicklung ist notwendig?
  • Welche konkreten Massnahmen zur Förderung sollen umgesetzt werden?

Tipp 2: Ideen zur Entwicklungsplan freisetzen

Dank Ihrer Analyse kennen Sie die Stärken und Schwächen des Mitarbeiters, als auch seinen Bedarf an Förderung. Ein Entwicklungsplan ist nun angebracht. Und zwar erst einmal ein Entwurf eines Entwicklungsplans. Die endgültige Fassung kann nur im Gespräch und in Zusammenarbeit mit Ihrem Mitarbeiter definiert werden – und zwar aus mehreren Gründen:

  • Identifikation mit dem Ziel
  • Verstehen und Mittragen der Entwicklung
  • Minimiertes Risiko sich fremdbestimmt zu fühlen
  • Erkennung des Sinns
  • Steigerung der intrinsischen Motivation
  • Vermeidung einer Über- und Unterforderung
  • Erhöhung des Empowerment und der Selbstkontrolle

So gehen Sie Schritt für Schritt vor

Schritt 1: Ideen freisetzen

Notieren Sie so viele Ideen wie Ihnen einfallen, ohne sich zu zensieren. Zensur ist in dieser kreativen Phase unerwünscht. Alles ist erlaubt – vom Brainstorming, zum Querdenken hin zum Morphologischen Kasten. Vielleicht dienen die folgenden Entwicklungs-Optionen als Impuls für weitere Ideen:

  • Coaching durch den Vorgesetzten oder externen Coach
  • Peer-Group-Teaching
  • Lernen durch Beobachtung oder Nachahmen von Kollegen
  • Besuch von Kursen oder Lehrgängen
  • Übernahme delegierter Aufgaben
  • Job-Rotation
  • Teilnahme an Tagungen, Konferenzen oder Seminaren
  • E-Learning
  • Learning-by-doing

Schritt 2: Ideen prüfen

Nicht jede Idee ist umsetzbar. Vielleicht, weil das Budget den Besuch eines Seminars nicht ermöglicht. Vielleicht, weil keiner der Kollegen über die notwendigen Fähigkeiten verfügt. Vielleicht, weil der Mitarbeiter mit diesem Lern-Medium keine gute Erfahrungen gesammelt hat. Deshalb erwägen Sie in Ruhe, welche Idee für die Mitarbeiter-Entwicklung am besten geeignet ist.

Hinweis: Berücksichtigen Sie bei Ihrer Entscheidung unbedingt den Typus Ihres Mitarbeiters. Denn jeder Mitarbeiter hat persönliche Lernpräferenzen. Je besser Sie diese erfüllen, umso nachhaltiger ist die Entwicklung. Das Dossier «Mitarbeitertypen» gibt über die jeweiligen Lern-Vorlieben Auskunft.

Schritt 3: Entwurf formulieren

Erstellen Sie Ihren Entwicklungsplan. Beschreiben Sie dabei folgende Aspekte:

  • Ziel
  • Erforderliche Fähigkeiten
  • Fortbildungsbedarf bzw. Entwicklungsschritte
  • Vorteile für den Mitarbeiter
  • Zeitrahmen der Entwicklung
  • Zur Verfügung gestellte Ressourcen
  • Kontrolle bzw. Nachbesprechungstermine

Tipp 3: Mit Ihrem Mitarbeiter den Entwicklungsplan abstimmen

Ein Beurteilungsgespräch sollte keine kommunikative Einbahnstrasse sein. Begegnen Sie Ihrem Mitarbeiter auf gleicher Augenhöhe. Geben Sie ihm Raum, sich zu äussern. Bitten Sie ihn um eine Selbsteinschätzung. Fragen Sie ihn, welchen Entwicklungsbedarf er sieht und welche Unterstützung und Förderung er sich bei dem genannten Ziel wünscht.

So gehen Sie Schritt für Schritt vor

Schritt 1: Sachverhalt schildern

Teilen Sie ihm das Ziel mit. Zur Stärkung der Mitarbeiteridentifikation zeigen Sie ihm den Zweck des Ziels auf. Dadurch erkennt der Mitarbeiter den Sinn seiner (neuen) Aufgaben und benötigten Weiterentwicklung.

Schritt 2: Beurteilung offenlegen – und diskutieren

Erläutern Sie Ihre Beurteilung. Geben Sie dem Mitarbeiter Gelegenheit, Ihre Kriterien und Bewertung nachzuvollziehen. Bitten Sie ihn um seine Selbsteinschätzung. Fragen Sie ihn:

  • Wie schätzen Sie die neue Aufgabe (das Ziel) ein? Welche Fähigkeiten sind zur Realisierung notwendig?
  • Auf welche Erfahrungen können Sie für die Zielerreichung zurückgreifen?
  • Was wäre für Sie neu?
  • In welchen Bereichen sehen Sie für sich Entwicklungsbedarf? Was möchten Sie an Fähigkeiten ausbauen?
  • Welche Unterstützung wünschen Sie sich – von wem in welcher Weise?

Schritt 3: Entwicklungsideen vereinigen

Formulieren Sie zusammen mit Ihrem Mitarbeiter den Entwicklungsplan. Fixieren Sie alle Einzelheiten und Aktivitäten in einem entsprechenden Dokument. Siehe als Beispiel die kostenlose Vorlage zum Download eines möglichen Entwicklungsplanes.

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