Sommerfest: Mit diesen Tipps gelingt Ihnen ein unvergessliches Fest

1. Termin festlegen und die richtige Location buchen

Wer eine Einladung zum Sommerfest erhält, freut sich in der Regel auf eine gemütliche Feier mit gutem Essen unter freiem Himmel. Auch wenn das Wetter am bevorzugten Tag nicht wählbar ist, sollte das Fest daher, sofern möglich, draußen stattfinden. Besteht dazu auf dem Firmengelände keine Möglichkeit, bieten sich womöglich externe Locations wie Biergärten, Beachclubs, Außenbereiche von Restaurants oder gar eine Burg bzw. ein Schloss, ein Ausflugsschiff oder ein Golfplatz an, wo ggf. entsprechende Aktivitäten möglich sind.

Ohnehin sollte der Ort der Feier auf die Gäste angepasst werden: Sind „nur“ Mitarbeiter eingeladen, bedarf es nicht unbedingt einer außergewöhnlichen Location. Werden jedoch auch Geschäftspartner und potenzielle Kunden dabei sein, sollte die Wahl auf einen kreativeren Veranstaltungsort fallen, um Eindruck zu hinterlassen. So oder so, bei externen Locations bedarf es stets einer frühzeitigen Buchung zum entsprechenden Termin und einer vorzeitigen Begehung, um sicherzustellen, dass alles wie gewünscht stattfinden kann.

Für den finalen Termin eignen sich im geschäftlichen Umfeld üblicherweise Donnerstage oder Freitage am ehesten, damit das Wochenende der Mitarbeitern frei bleibt für deren eigene Pläne. 

2. Gäste rechtzeitig einladen

Steht schließlich die Location, können die Einladungen versendet werden. Dabei kann zwischen Briefen bzw. kreativen und ansprechenden Karten und E-Mails gewählt werden. 

Diese sollte im besten Fall bereits 3-5 Monate vor dem Sommerfest versendet werden – ganz abhängig davon, wer letztlich eingeladen wird.

Wichtig ist auch, dass die Einladungen die Aufforderung zu einer Rückmeldung enthalten. Jeder Gast sollte frühzeitig bekannt geben, ob er teilnimmt oder nicht und ob beispielsweise Partner und/oder Kinder mitgebracht werden, falls dies angedacht sein sollte.

Sollte es sich im Übrigen um eine Mottoparty handeln, ist die Einladung die beste Möglichkeit dafür, alle Gäste hinsichtlich eines Dresscodes zu informieren.

3. Dienstleister suchen

Sobald nun die endgültige Teilnehmerzahl bekannt ist, müssen ebenfalls so früh wie möglich die benötigten Dienstleister beauftragt werden. Zu diesem Zeitpunkt dürfte feststehen, ob ein Caterer die Verpflegung sicherstellt, die Dekoration von extern zur Verfügung gestellt wird, oder sich um alles selbst gekümmert wird.

4. Essen und Trinken organisieren

Ob Caterer oder nicht, für den Sommer bieten sich vor allem leichte Speisen wie Salate oder anderes Fingerfood an. Besteht dazu die Möglichkeit, kann auch gegrillt werden. Das Essen sollte jedoch so gewählt werden, dass es auch bei warmen Temperaturen nicht allzu leicht verdirbt. Andernfalls sollte eine Überdachung oder andere Möglichkeiten zum Kühlen des Essen bereit stehen. 

Während beim Essen auf Vegetarier und Veganer Rücksicht genommen werden muss, sollte für die Gäste auch eine gute Auswahl an nicht-alkoholischen und alkoholischen Getränken bereit stehen. Bei Hitze ist jedoch übermäßiger Alkoholkonsum nicht zu empfehlen. Stattdessen muss ausreichend Wasser griffbereit sein. Werden Getränke selbst organisiert und kein Barkeeper engagiert, bietet es sich an, eine Art Bar einzurichten, an der sich die Gäste eigenständig bedienen können.

5. Dekorieren und für Überdachung sorgen

Sollte es bei der gebuchten Location keine Schattenplätze oder Rückzugsmöglichkeiten ins Innere geben, kann ein Pavillon oder eine andere Überdachung Abhilfe schaffen, welche selbst auf- und wieder abgebaut werden kann. Diese ist letztlich nicht nur zum Schutz gegen die Sonne, sondern auch gegen potenziellen Regen gedacht.

Sollte das Fest bis in die Nacht hinein andauern, muss gegebenenfalls für die Abendstunden eine Beleuchtung angebracht werden. Sinn machen dabei mehrere warme Lichtquellen, um die gewünschte Stimmung zu halten. Hierbei kann man mit Laternen, Fackeln, Kerzen oder gar einem Feuerkorb arbeiten.

Weitere Dekoration darf gerne sommerlich bunt sein und nach Belieben ausgefallen oder auch dezent bleiben. Als Sitzmöglichkeiten könnten beispielsweise Sitzsäcke oder Hängematten organisiert werden, falls die Location keine zur Verfügung steht. 

6. Aktivitäten planen und Playlist zusammenstellen

Um die Gäste während der Feierlichkeit zu unterhalten, gibt es diverse Möglichkeiten für Aktivitäten. In manchen Fällen reicht gute Musik zum gemütlichen Beisammensitzen aus, sollten jedoch Kinder dabei sein, gehört etwas mehr zu einem gelungenen Sommerfest. Grundsätzlich könnten beispielsweise Tischtennistische oder andere Spielgelegenheiten aufgebaut werden. Auch eine Fotostation ist bei vielen Gästen beliebt.

Für Kinder könnten zum Beispiel Plantschbecken und Hüpfburgen aufgestellt und Spiele wie Sackhüpfen vorbereitet werden, um für Beschäftigung und Spaß zu sorgen.

In Bezug auf die Musik ist je nach Größe des Sommerfests die Beauftragung eines DJ oder sogar einer Band möglich, um mit ausgewählter, sommerlicher Musik eine gute Stimmung unter den Gästen zu erzeugen. Bei kleineren Festen reicht womöglich auch nur eine selbst zusammengestellte Playlist mit schwungvollen Sommerklassikern.

Bei Festen, zu denen auch Kunden und Geschäftspartner eingeladen werden, ist es auch möglich, aktiv Werbung für das Unternehmen zu machen und eigene Produkte vorzustellen oder ähnliches. Hierbei könnten letztlich auch Werbeartikel bzw. -geschenke ausgegeben werden.

Zusammenfassung

Für ein gelungenes Sommerfest bedarf es einiger Planung, die bestenfalls frühzeitig beginnen sollte, um die gewünschte Location zu buchen sowie alle Dienstleister zu beauftragen. Dann fehlen nur noch die Verpflegung, sommerliche Dekoration und einige Aktivitäten, um die Gäste in gute Stimmung zu bringen.