06.06.2017

Erfolgreiche Meetings: 3 Tipps für eine effiziente Durchführung

Meetings sind als Zeitfresser in Verruf geraten. Doch erfolgreiche Meetings sind machbar - mit einer Durchführung, die effizient und teilnehmerorientiert ist.

Von: Brigitte Miller   Drucken Teilen   Kommentieren  

Brigitte Miller

Brigitte Miller ist freie Autorin und Journalistin. Seit 1990 schreibt sie für namhafte Verlage und Online-Portale im In- und Ausland zu den Themenbereichen Management, Mitarbeiterführung, Zeitmanagement, Kreativität und Selbstmanagement. In ihre Beiträge lässt sie nicht nur die vielen Tipps und Erfahrungen fliessen, die sie durch Gespräche und Interviews erhält, sondern auch persönliche Erkenntnisse, die ihr der Berufsalltag beschert.

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Erfolgreiche Meetings: Sie haben mehr Einfluss als Sie denken

Meetings gehören zum Arbeitsalltag. Leider, ist eine Einschätzung. Zum Glück, eine andere. Denn jedes Meeting bietet ein Forum, um gemeinsam

  • Sachanliegen zu besprechen.
  • Ideen mit einer Kreativitätstechnik freizusetzen.
  • Vorgaben weiterzugeben.
  • Projektergebnisse vorzustellen.
  • Änderungen zu diskutieren.
  • Probleme und Konflikte zu lösen.

Nur viel zu oft kann das jeweilige Meeting kaum als erfolgreich eingeschätzt werden. Die Diskussion uferte aus. Killerphrasen erhitzten die Gemüter. Ergebnisse wurden nicht oder nur unzureichend erzielt. Frustrierend für alle – am meisten für Sie als Moderator.

Nach solch einem Meeting ist eine Gefahr gross: Die Annahme, Sie haben keinen Einfluss auf den Verlauf eines Meetings. Solch eine Schlussfolgerung lähmt. Sie fühlen sich blockiert. Sie sehen Ihre Macht als Moderator, etwas zu bewirken, schwinden. Erfolgreiche Meetings sind in diesem Moment mental in weite Ferne gerückt.

Verbannen Sie diese Annahme. Denn erfolgreiche Meetings sind machbar. Und Sie haben als Moderator mehr Einfluss als Sie (vielleicht) für möglich halten – und zwar von Anfang an.

Erfolgreiche Meetings durchführen: 3 Tipps, wie es gelingt

Sie besitzen bereits viel Erfahrung in puncto Meetings. Deshalb wählen Sie den Tipp oder die Tipps aus, die für Sie den grössten Erfolg bei der Durchführung versprechen. Oder auf den Sie sich erst einmal konzentrieren möchten.

Tipp 1: Der Zweck heiligt die Teilnehmer

Jede Besprechung verfolgt einen bestimmten Zweck. Mal ist es nur ein einziger wie eine neue Strategie zur Kundenbindung zu entwerfen. Mal sind es gleich mehrere, wie Vorgaben mitzuteilen, Kundenbeschwerden zu analysieren und ein Serviceteam zu benennen. An diesen Zweck ist die Auswahl der Teilnehmer gebunden. Denn der Zweck soll ja den Teilnehmern dienen.

Versammeln Sie deshalb die richtigen Mitarbeiter oder Kollegen, indem Sie

  • den Zweck oder die Besprechungsziele definieren.
  • die inhaltlichen Schwerpunkte kurz fixieren.
  • prüfen, welche Informationen welcher Mitarbeiter benötigt.
  • die Teilnehmer so auswählen, dass wirklich jeder von der Besprechung profitiert.

Tipp 2: Gewünschten Erfolg eingrenzen

Jedes Meeting beansprucht Zeit – und somit Arbeitsstunden. Je mehr Mitarbeiter daran teilnehmen, desto höher ist die Anzahl der Arbeitsstunden, die als Personalkosten zu Buche schlagen. Das Ergebnis – somit der gewünschte Erfolg – muss also

  1. diesen (finanziellen) Aufwand rechtfertigen.
  2. ohne diesen Zeit- und Personaleinsatz nicht zustande kommen können.

Fokussieren und beantworten Sie deshalb ruhig einmal einige Fragen:

  • Was ist der Beitrag der Besprechung für Ihr Team, Ihre Abteilung und – ganz wichtig – für das Unternehmen?
  • Was wird sich nach dem Meeting verändert haben bzw. soll sich verändert haben?
  • Worüber sollen Ihre Mitarbeiter sprechen?
  • Was sollen Sie wissen und anwenden?
  • Welche Prioritäten sollen danach gesetzt werden?
  • Welche Handlungen sollen durchgeführt werden?

Notieren Sie sich Ihre Antworten. Denn diese unterstützen Sie nicht allein beim Erstellen einer Agenda, sondern vielmehr darin, den roten Faden der Besprechung beizubehalten. Ein wichtiges Kriterium für ein erfolgreiches Meeting.

Tipp 3: Indikatoren für ein erfolgreiches Meeting definieren

Kein Meeting gleicht einem anderen. Dennoch gibt es Indikatoren, die Ihnen zeigen, ob Ihr Meeting erfolgreich verläuft oder nicht. Überlegen Sie sich im Vorfeld, welche Verhaltenssignale Ihnen den erfolgreichen Verlauf anzeigen würden – beispielsweise:

Kommunikation:

  • Wer redet mit wem über was?
  • Welche Aussagen erwarten Sie, die zeigen, dass jeder verstanden hat, um was geht?
  • Wie würde eine Diskussion klingen, die hitzig, aber lösungsorientiert geführt wird?
  • Woran stellen Sie fest, dass die Mitarbeiter, die richtigen Themen besprechen?
  • Wie können Sie mit Fragen den Verlauf lenken?
  • Wie können Sie auf den Kernpunkt zurückgelangen?

Teilnahme:

  • Wie aktiv sollen die Mitarbeiter bei welchem Agenda-Punkt sein? Wie aktivieren Sie die Mitarbeiter dann zum Mitmachen?
  • Welche Moderationstechniken nutzen Sie, um Entscheidungen in der Gruppe herbeizuführen?
  • Wie finden Sie heraus, dass alle an einem Strang ziehen?
  • Wie erkennen Sie Blockaden (Killerphrasen, Vielredner)?
  • Gibt es eine Person, auf deren Zustimmung es besonders ankommt? Falls ja, an welchen Verhaltenssignalen erkennen Sie, dass sich die Haltung dieses Teilnehmers in die gewünschte Richtung verändert hat?

Vertiefen Sie Ihre Überlegungen. Notieren Sie sich für jeden Indikator Ideen, wie Sie konkret Einfluss nehmen können – beispielsweise:

 

Indikator                   Ihr Einfluss
Aussagen, die zeigen, dass alle verstanden haben, um was geht

„Ja“, „Okay“, „Dann gehen wir jetzt so vor

…“, „Konkrete Schritte wären jetzt…“

Nachfragen, falls die Aussagen zu vage sind. „Welcher Punkt soll ausführlicher besprochen werden?“, „Gibt es Unklarheiten?“ Ergebnis auf Flipchart fixieren.
hitzige, lösungsorientierte Diskussionenviele Wortmeldungen durcheinander reden Unterbrechen Gegenseitig Gedanken aufgreifen Ideen freisetzen Schlagworte notieren Pinnkarten verteilen, damit jeder Ideen aufschreiben kann Wortmeldungen zeitlich begrenzen Methode „6-denkende-Hüte“ einsetzen, um Gedanken zu lenken

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