Workflow: 5 Tipps für mehr Effektivität und weniger Stress
Brigitte Miller
Brigitte Miller ist freie Autorin und Journalistin. Seit 1990 schreibt sie für namhafte Verlage und Online-Portale im In- und Ausland zu den Themenbereichen Management, Mitarbeiterführung, Zeitmanagement, Kreativität und Selbstmanagement. In ihre Beiträge lässt sie nicht nur die vielen Tipps und Erfahrungen fliessen, die sie durch Gespräche und Interviews erhält, sondern auch persönliche Erkenntnisse, die ihr der Berufsalltag beschert.
Stetig wachsende Arbeitsbelastung
Eigentlich macht Ihnen Ihr Job Spass. Erfüllt Sie. Spannend. Interessant. Auch so manche Herausforderung gibt es. Echt cool. Oft, sehr oft, spüren Sie den wunderbaren Workflow, bei dem Ihnen alles gut von der Hand geht – und Sie zufrieden auf Ihr Tageswerk blicken.
Nur – leider – werden solche wunderbaren Momente immer seltener. Die Arbeitsbelastung steigt. Kontinuierlich wächst der „Berg“ an Aufgaben, der auf Ihrem Schreibtisch landet, an und an und an. Ursachen gibt es dafür ausreichend:
- Ihr Engagement
- Ihr Interesse an neuen Aufgaben und Projekten
- Ihr hohes Leistungsniveau
- Ihr Wissen
- Ihre Kompetenz, Erfahrungen und Ressourcen
- Ihre Zuverlässigkeit
- Ihr Teamspirit
- Unterbesetzung des Teams/der Abteilung
- (hoher) Krankheitsstand im Team/in der Abteilung
- Schlechte Führung
- Ständig ändernde Vorgaben
- Fehlende Zielsetzung und Zielkommunikation seitens der Geschäftsführung und/oder des Vorgesetzten
- Mangelnde Priorisierung der Aufgaben durch den Vorgesetzten und/oder von Ihnen
- Schlecht Grenzen setzen können – gegenüber dem Vorgesetzten und/oder Kollegen
- undundund…
Der Frust steigt – und der Wunsch nach Änderung auch
Kurzfristige Arbeitsüberlastungen erlebt jeder. Damit kennen auch Sie sich aus. Sie haben viele Erfahrungen und Kenntnisse gesammelt, wie Sie damit gut umgehen können, ohne dass Ihr Stresslevel zu stark und kritisch in die Höhe schnellt.
Doch eine steigende Arbeitsbelastung ist eine andere Hausnummer. In solch einem Fall scheint kein Ende in Sicht zu sein. Im Gegenteil. Das Arbeitsvolumen pendelt sich kontinuierlich auf einem hohen Niveau ein. Und damit steigt nicht allein Ihr Frust, sondern auch Ihr Stress. Nicht gut, gar nicht gut.
Doch Handtuch werfen ist nicht angesagt. Vielmehr poppen mehrere Fragen auf:
- Wie können Sie Ihren Workflow trotz steigender Anforderungen erhalten?
- Wie können Sie Ihren Stress reduzieren?
- Wie können Sie effektiver arbeiten?
Passende Produkt-Empfehlungen
So erhalten Sie Ihren Workflow: 5 Tipps
Fragen lenken den eigenen Fokus. Auch Ihre Fragen. Deshalb werden Sie schon die eine oder andere Idee freigesetzt haben. Zweifelsfrei. Deshalb werden Sie auch auf die Suche nach weiteren Ideen sein. Garantiert. Und der eine oder andere der folgenden Tipps bietet weitere Lösungsmöglichkeiten. Lassen Sie sich inspirieren.
Tipp 1: Den idealen Arbeitstag visualisieren – und übertragen
Machen Sie jetzt einmal eine Pause. Fünf Minuten reichen schon. Lehnen Sie sich auf Ihrem Stuhl zurück. Schliessen Sie Ihre Augen. Entspannen Sie sich kurz und schnell, indem Sie einige Male ruhig Ihrer Atmung folgen.
In diesem entspannten Modus erlauben Sie sich einen Tagtraum. Stellen Sie sich Ihren idealen Arbeitstag vor:
- Welche Aufgaben wollen Sie an diesem Tag erledigen?
- Auf welches Highlight freuen Sie sich?
- Welche Prioritäten setzen Sie?
- Innerhalb dieser Aufgabenprioritäten, welche Aufgaben müssten/wollen Sie bearbeiten und/oder fertigstellen, um am Ende des Arbeitstages zu denken „Das war ein produktiver Tag“?
- Wie sähe jetzt Ihr optimaler Zeitplan und Aufgabenplan aus?
Kehren Sie wieder zurück ins Hier und Jetzt. Werfen Sie nach diesem Tagtraum einen Blick auf Ihr Zeitmanagement. Prüfen Sie, ob Sie die Aufgaben, die Sie in Ihrem Tagtraum erledigen wollten, überhaupt eingetragen haben. Und beginnen Sie gleichzeitig alles zu streichen, was Ihnen unmöglich ist, an diesem Arbeitstag zu bewerkstelligen.
Tipp 2: Ihrer Produktivität auf der Spur
Schauen Sie sich während der Arbeit selbst über die Schulter. Notieren Sie in kurzen Zeitintervallen von 15 Minuten,
- was Sie gerade tun,
- was Sie während der letzten 15 Minuten getan haben.
Kurze Stichworte wie „Telefonat mit Guido“ oder „Erste Präsentationsfolie erstellt“ oder „Kaffee getrunken“ oder „Schwatz mit Luigi“ reichen aus. Damit Sie ein gutes Gespür für Ihre Produktivität, Ihre Arbeitsmuster und Ihren Biorhythmus erhalten, sollten Sie sich mindestens über einen Zeitraum von einer Woche, besser sind zwei bis drei Wochen, beobachten.
Nutzen Sie entweder eine Excel-Tabelle, in der Sie alles eintragen. Vielleicht wollen Sie es auch einfach auf einen Block notieren. Oder Sie verwenden kostenlose Software, die Sie dabei unterstützt – wie beispielsweise:
- https://www.rescuetime.com/, das Ihr Verhalten am PC analysiert, damit Sie erkennen können, worin Sie am meisten Zeit investieren. Auch als App fürs Smartphone: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.rescuetime.android&hl=de&gl=US
- https://www.capterra.com.de/alternatives/103317/rescuetime. Hier finden Sie Alternativen zu Rescuetime.
- https://clockify.me/, eine weitere kostenlose Software, die Sie bei Ihrer Zeitanalyse unterstützt.
Tipp 3: Arbeitsmuster erkennen und auswerten
Ob nun per Block und Bleistift oder per Software, Sie haben einen Fundus an Informationen gesammelt – und zwar über die Art und Weise, wie Sie arbeiten. Werfen Sie jetzt in Ruhe einen Blick auf Ihre Notizen. Fragen Sie sich:
- Welches Arbeitsmuster ist ersichtlich – beispielsweise wann beginnen Sie Ihre Arbeit, machen Pausen, haben ein Hoch bzw. Tief?
- Wie oft checken Sie Ihre E-Mails?
- Wie viele Telefonate führen Sie pro Tag? Wie lange dauern diese?
- Wie viele Stunden widmen Sie Ihren Aufgaben wie - Schreiben, Sammeln und Sichten von Informationen, Beantworten von Anfragen?
- Welche Zeitfresser, oder auch Zeiträuber genannt, treten immer wieder auf?
- Was blockiert Ihren Arbeitsfluss, also Ihren Workflow? Wie können Sie dies reduzieren?
- Was stärkt dagegen Ihren Workflow? Wie können Sie dies gezielter einsetzen und nutzen?
Tipp 4: Gute Voraussetzungen für den Workflow schaffen
Ihre Aufzeichnungen offenbaren nicht allein „negative“ Arbeitsmuster, sondern auch, wie, wann und wo Ihr Workflow funktioniert. Widmen Sie sich Ihrem Workflow. Machen Sie sich bewusst, was Sie benötigen, um Ihren Workflow zu starten und aufrechterhalten zu können.
- Workflow markieren. Nehmen Sie einen grünen oder roten Marker, ob nun analog oder digital. Gehen Sie nun Spalte für Spalte Ihrer Aufzeichnungen durch. Markieren Sie in der jeweiligen Farbe Ihren Workflow.
- Sich hineinversetzen. Kehren Sie zu diesem Arbeitsmoment zurück. Überlegen Sie, wie es Ihnen gelungen ist, im Workflow zu sein. Wie haben Sie sich eingestimmt? Wie haben Sie Ihre Umgebung gestaltet, um Ihren Workflow starten zu können? Was haben Sie unterlassen, um im Workflow zu bleiben - beispielsweise Telefonate anzunehmen? Was haben Sie gezielt unternommen, um Ihren Workflow abzusichern - beispielsweise ein „Do not disturb“-Schild aussen an Ihre Türe gehängt?
- Workflow-Muster erkennen. Überlegen Sie, wie Ihr Workflow-Muster aussieht. Setzen Sie Ideen frei, wie Sie dieses gezielt aktivieren können.
Tipp 5: Aus Blockaden lernen
Trotz aller Optimierung verläuft nun mal kein Arbeitstag immer optimal. Das wissen Sie nur zu gut. Es tauchen immer wieder Blockaden auf. Seien es kurzfristig angeordnete Meetings. Seien es unvorbereitete Kollegen. Seien es Missverständnisse. Seien es „neue, ganz wichtige“ Aufgaben. Whatever, Sie werden gestört. Ihr Workflow rutscht ab. Und die Arbeitsbelastung steigt mal wieder an.
In solchen Momenten hilft oft folgendes:
- Erstmal akzeptieren: die Störung und den aufkommenden Frust.
- Verantwortlichkeiten klären.
- Prioritäten abfragen und neu festlegen.
- Akzeptieren, dass auch andere über Sie und Ihre Zeit bestimmen.
- Sich einen (längeren) Moment Zeit geben, um sich zu sortieren.
- Zeit- und Aufgabenplan neu aufstellen.
- Erneut die Bedingungen schaffen, um Ihren Workflow zu triggern.
