Ambassador-Programm: So gelingt der Informationsfluss im Unternehmen
Brigitte Miller
Brigitte Miller ist freie Autorin und Journalistin. Seit 1990 schreibt sie für namhafte Verlage und Online-Portale im In- und Ausland zu den Themenbereichen Management, Mitarbeiterführung, Zeitmanagement, Kreativität und Selbstmanagement. In ihre Beiträge lässt sie nicht nur die vielen Tipps und Erfahrungen fliessen, die sie durch Gespräche und Interviews erhält, sondern auch persönliche Erkenntnisse, die ihr der Berufsalltag beschert.
Ambassador-Programm
Den Informationsfluss im Unternehmen am fliessen zu halten, ist oftmals eine wahre Herausforderung. Viel zu oft versickern Informationen, landen an falscher Stelle oder werden nicht wahrgenommen. Viel zu oft ist es zu aufwändig und kaum durchsetzbar, alle Mitarbeiter fortlaufend über Situationen, Veränderungsprozesse oder Projekte zu informieren – sei es in Meetings oder grossen Konferenzen.
Dennoch müssen die Mitarbeiter informiert werden und informiert sein. Die Qualität der Leistung und der Zusammenarbeit hängt davon ab. Der Einsatz eines Ambassador-Programmes ist die Lösung.
Der kleine Dienstweg der Informationen
Der englische Begriff Ambassador verdeutlicht ja bereits, um was es im Grunde geht: Um Botschafter im Unternehmen. Nicht länger die Geschäftsleitung oder Sie als Vorgesetzter sind nun alleinig dafür verantwortlich, den Informationsfluss zu gestalten und diesen zu gewährleisten. Vielmehr werden Mitarbeiter als Botschafter – Ambassadore – eingesetzt, die die Informationen an die eigenen Kollegen weitergegeben.
Und dies hat natürlich viele Vorteile: Informationen
- werden garantiert weitergegeben.
- können zeitnah und schnell kommuniziert werden.
- dürfen sofort diskutiert und hinterfragt werden.
- sind keine abstrakten Grössen mehr, sondern laden leichter zum Handeln ein.
- erreichen all diejenigen, die sie benötigen.
- verkümmern nicht länger zu Datenleichen.
Damit diese Vorteile freigesetzt werden können, sollte das Ambassador-Programm optimal ins Unternehmen integriert werden. Die folgenden Tipps verraten, wie es gelingen kann.
5 Tipps, wie Sie ein Ambassador-Programm etablieren
Tipp 1: In Netzwerkstrukturen denken
Am besten funktioniert das Ambassador-Programm innerhalb eines internen Unternehmens-Netzwerkes. Denn nur so kann ja sichergestellt werden, dass die einzelnen Informationen auch von den Mitarbeiter-Botschaftern kommuniziert werden.
Die erste Aufgabe besteht also darin, für jedes Team und jede Abteilung einen Ambassador zu bestimmen, der als Knotenpunkt bzw. Anlaufstelle des Netzwerkes zu sehen ist. Die zweite, ein Ambassador-Organigramm zu erstellen, um
- zu kontrollieren, ob wirklich eine Netzwerkstruktur entstanden ist – ohne Lücken und Löcher.
- eine Übersicht aller Ambassadore vorliegen zu haben.
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Tipp 2: Temporäre Ambassadore
Wurden Veränderungsprozesse initiiert und/oder Projekte gestartet, sollten hierfür stets spezielle Ambassadore eingesetzt werden, die zeitlich begrenzt agieren. Das einzelne Projektmitglied ist dann für den Kommunikationsfluss von innen nach Aussen – also aus dem Projektteam ins Unternehmen – und umgekehrt – vom Unternehmen ins Projektteam – verantwortlich.
Tipp 3: Freiwillige Wahl
Damit der Mitarbeiter als Botschafter von seinen Kollegen akzeptiert wird, sollte das Team oder die Abteilung selbst entscheiden, wer als Ambassador auftritt. Gerne kann auch überlegt werden, ob nach einem Rotationsprinzip ein Wechsel mit einer neuen Wahl stattfinden soll. Eine Zeitspanne von einem halben bzw. einem Jahr wäre eine Option, anderen Mitarbeitern die Chance zu geben und den gewählten Ambassador bei seinen Aufgaben zu entlasten.
Tipp 4: Moderator gesucht
Jeder Ambassador muss über gute Kommunikationsfähigkeiten verfügen. Denn er trägt nicht allein die Informationen in die Abteilungskonferenzen oder die Teambesprechungen. Vielmehr soll er ja Impulse für Diskussionen geben, damit Fragen, Bedenken, Vorschläge oder Einwände besprochen werden können. Durch die aktive Auseinandersetzung mit den Informationen wird erst sichergestellt, dass jeder Mitarbeiter weiss, was von ihm und dem Team erwartet wird.
Deshalb benötigt der Ambassador Kompetenzen und das Know-How eines Moderators:
- Das Lenken der Diskussion.
- Das Zusammenfassen von Standpunkten.
- Den Umgang mit Einwänden.
- Das Stellen von Fragen, um Ideen und Meinungen abzuklopfen.
- Vereinbarungen mit den Kollegen zu treffen.
Fehlt dieses Know-How oder ist es schwach ausgebildet, darf ihn ein erfahrener Mitarbeiter eine Zeitlang begleiten. Oder alternativ sollte derjenige gezielt gecoacht werden.
Tipp 5: Anregungen und Kritik ins Projektteam tragen
Natürlich berichtet der Ambassador zurück (z.b. ins Projektteam, die eigene Abteilung), d.h. all die Bedenken, Ideen und Anmerkungen, die die Diskussion erbrachten, fliessen zurück. Allerdings weder wahllos, noch unstrukturiert. Gerade dies mag für den einen oder anderen Mitarbeiter-Botschafter zu Beginn eine Hürde bedeuten. Denn er muss ja durch seine Moderation sicherstellen, dass
- Ergebnisse erzielt werden, die ans Projektteam zurückfliessen.
- vorgebrachte Argumente dem Sachverhalt dienen.
- Fragen sinnvoll sind – und nicht zu Abwegen führen.
Nur so kann das Projektteam die ihm überbrachten Informationen nutzen.
