Ferienreglement: Vertrauensferien rechtssicher regeln
Dr. Stefan Rieder, LL.M.
Dr. Stefan Rieder ist Inhaber der Arbeitsrechtsboutique Rilavur und ist als Fachanwalt SAV Arbeitsrecht im privaten Arbeitsrecht, öffentlichen Personalrecht und Sozialversicherungsrecht sowohl beratend als auch prozessierend tätig.
Passende Arbeitshilfen
Eine gesetzliche Definition von Vertrauensferien gibt es nicht. Beim Gewähren von Vertrauensferien kann jeder Mitarbeitende für sich selber entscheiden, wie viele bezahlte Ferientage in einem Jahr bezogen werden. Im Vordergrund stehen die Haltung und das Vertrauen der Arbeitgeberin, dass die ordentliche Erledigung der Arbeit sichergestellt ist. Mitarbeitende erhalten damit eine grosse Eigen- und Teamverantwortung, weil sie die Anzahl an Ferientagen selbst planen müssen und die Ferienstellvertretung im Team gewährleistet sein muss. Ein eigenständiges und spontanes Ferienbeziehen ist also nicht ohne Weiteres möglich, weil die Ferienabwesenheiten und damit auch die Dauer der Ferien im Team koordiniert werden müssen. Die bei der Arbeitgeberin etablierten Regelungen zur Festlegung des Zeitpunkts des Ferienbezugs können ohne Weiteres aufrechterhalten werden. Damit wird es auch eine natürliche Kontrolle geben, dass Mitarbeitende nicht permanent Ferien machen und kaum mehr arbeiten. Neben dem Risiko, dass nach vernünftigen Massstäben zu viele Ferien bezogen werden, besteht aber auch das Risiko, dass aufgrund von zu viel Arbeit und einer nicht funktionierenden Abstimmung im Team zu wenige Ferien bezogen werden. Oder aber einzelne Mitarbeitende, die lieber arbeiten, als Ferien zu nehmen, ermöglichen anderen Mitarbeitenden durch die Übernahme von Stellvertretungen einen langen Ferienbezug und machen dadurch selbst keine Ferien. Allenfalls leisten sie sogar Überstunden, was zu einer gesundheitlichen Belastung für diese Mitarbeitenden und zu hohen Überstundensaldi führen kann, die irgendwann auch kompensiert oder ausbezahlt werden müssen.
HINWEIS: Dokumentation bleibt notwendig
Auch bei Vertrauensferien muss der Ferienbezug dokumentiert werden – rechtlich und administrativ
Dokumentation des Ferienbezugs
Bei einem konsequenten Umsetzen von Vertrauensferien müsste man eigentlich auf die Dokumentation der Ferien verzichten, weil ja eben Vertrauen besteht und eine Kontrolle durch Dokumentation im Widerspruch dazu steht. Eine Dokumentation der bezogenen Ferien ist aber dennoch erforderlich. Zuerst einmal muss im Normalfall die geleistete Arbeitszeit dokumentiert werden, und an den nicht gearbeiteten Arbeitstagen wird zur Vermeidung von Minusstunden ein Abwesenheitsgrund gebucht. Das richtige Verbuchen der Abwesenheiten ist auch wichtig, um die Lohnfortzahlung (und Versicherungsabwicklung) bei Abwesenheiten wie Krankheit, Unfall, Betreuungsurlaub, ausserordentliche Freizeit etc. rechtlich korrekt abwickeln zu können.
Neben dieser praktischen Erforderlichkeit ist eine Dokumentation der bezogenen Ferien aber auch rechtlich wichtig, damit ersichtlich ist, wann der jährliche gesetzliche Ferienanspruch von mindestens vier Wochen bzw. fünf Wochen bis zum vollendeten 20. Altersjahr bezogen worden ist. Ohne eine solche Dokumentation könnte die Arbeitgeberin am Ende des Arbeitsverhältnisses Forderungen von Mitarbeitenden ausgesetzt sein und muss die nicht bezogenen Ferientage des gesetzlichen Ferienanspruchs auszahlen.
Ferienreglement: Gesetzlicher Ferienanspruch bleibt
CHECKLISTE
Was im Reglement stehen sollte
– Trennung gesetzlicher Ferien vs. Vertrauensferien
– Reihenfolge des Bezugs (gesetzliche Ferien → Überstunden/Überzeit → Vertrauensferien)
– Regelung zu Stellvertretungen und Planung
– vertragliche Anpassung bei Überstunden (Einbezug in Lohn möglich)
– klare Abgrenzung der Dokumentationspflicht
Vertrauensferien sollten im Ferienreglement schriftlich geregelt werden. Zuerst einmal sollte der gesetzliche Ferienanspruch von den allenfalls zusätzlichen Ferientagen als Vertrauensferien unterschieden werden (allenfalls auch, was die Dokumentation im Zeiterfassungssystem betrifft), und es sollte klar festgehalten werden, dass die gesetzlichen Ferientage im Grundsatz im laufenden Kalenderjahr zu beziehen sind. Weiter sollte geregelt werden, dass vor einem Bezug von Vertrauensferien immer zuerst die gesetzlichen Ferientage (inklusive allfälliger Ferienguthaben aus den Vorjahren) bezogen werden müssen und dann eine Kompensation von Überstunden und Überzeit, sodass erst danach weitere Ferientage im Rahmen der Vertrauensferien bezogen werden dürfen. Das Gewähren von Vertrauensferien kann natürlich auch ein guter Grund sein, um die Arbeitsverträge schriftlich anzupassen und sämtliche Überstunden, und im gesetzlich zulässigen Umfang auch die Überzeiten, in den Lohn einzuschliessen und eine Kompensationsmöglichkeit auszuschliessen.
Passende Produkt-Empfehlungen
Vertrauen ja, aber in Grenzen
ACHTUNG
Risiken ohne klare Regeln
– Missbrauch nach Kündigung
– Ferienbezug während Krankheit/Unfall (versicherungstechnisches Risiko)
– Unmittelbarer Bezug nach Dienstpflichten oder Mutterschaft
– zu lange Ferienblöcke/versteckte Sabbaticals
– Auswirkungen auf variable Vergütung
– Notwendigkeit einer Testphase
Das Ferienreglement sollte aber auch gewisse Grenzen setzen und damit einen vertrauensvollen Umgang mit den Vertrauensferien sicherstellen. Im Ferienreglement sind insbesondere folgende Regeln empfehlenswert:
- Regelung, dass nach einer Kündigung unbeschränkte Ferien ausgeschlossen sind, um eine ordentliche Übergabe der Pendenzen sicherzustellen und um eine eigenständige Freistellung auszuschliessen
- Regelung, dass bei teilweiser oder vollständiger Arbeitsunfähigkeit infolge Krankheit oder Unfall keine Vertrauensferien bezogen werden dürfen, weil dadurch die beschränkte Lohnfortzahlungspflicht der Arbeitgeberin umgangen oder das Erhalten von Versicherungsleistungen verunmöglicht werden würde
- Regelung, dass die Vertrauensferien nicht unmittelbar nach Abwesenheiten wie Dienstpflichten oder nach dem Mutterschaftsurlaub genommen werden dürfen (oder allenfalls Einschränkung der Anzahl Tage)
- allenfalls Regelung der maximalen Anzahl Tage, die am Stück bezogen werden können, sowie Mindestabstände zwischen zwei Ferienblöcken, damit nicht eigenständig Sabbaticals bezogen werden können
- Befristung der Regelung der Vertrauensferien in einer Testphase sowie eine Teilkündigungsmöglichkeit, damit die Arbeitgeberin die Möglichkeit der Vertrauensferien mit Weitergeltung des Arbeitsvertrags kündigen kann
- Regelung des Einflusses von Vertrauensferien auf eine allfällige variable Vergütungskomponente
Vorsicht bei Remote-Arbeit im Ausland
ACHTUNG
Stolpersteine bei Workation & Auslandsarbeit
– arbeitsrechtliche Einschränkungen (Arbeitsvisa!)
– Gefahr eines sozialversicherungsrechtlichen Unterstellungswechsels
– steuerliche Risiken
– Datenschutz und Geheimhaltung
– Workation entspricht nur bedingt dem Bezug gesetzlicher Ferien
Vertrauensferien können insbesondere auch spannend sein, wenn bei «Workation» Ferien und Arbeiten kombiniert werden. Dadurch können Mitarbeitende viel länger weggehen und je nach anfallender Arbeit an einzelnen Tagen mehr arbeiten oder mehr Ferien machen, wobei solche «Ferien» unter dem Aspekt des Erholungszwecks eigentlich keine richtigen Ferien darstellen und die gesetzlichen Ferientage nicht auf diese Art und Weise bezogen werden sollten. Bei Remote-Arbeit im Ausland in Kombination mit Ferien kann es aber eine Vielzahl an Stolpersteinen geben. Zuerst einmal muss sichergestellt sein, dass die Feriendestination im Rahmen der Einreisebestimmungen auch ein Arbeiten vor Ort zulässt. Es kann durchaus sein, dass ohne Arbeitsvisa gar nicht oder nur eine bestimmte Anzahl Tage lokal gearbeitet werden darf. Weiter dürfen steuer- und sozialversicherungsrechtliche Aspekte nicht ausser Acht gelassen werden, weil es zu einem Wechsel in der bisherigen Unterstellung kommen könnte, wenn zu lange im Ausland gearbeitet wird. Weiter stellen sich datenschutzrechtliche Fragen, weil der Datenschutz auch im Ausland gewährleistet und bestehende Geheimhaltungsinteressen, die von der Art der Arbeit abhängig sein können, sichergestellt sein müssen.
