Unbezahlter Urlaub: Rechte, Pflichten und Konsequenzen
Ralph Büchel
Ralph Büchel ist Geschäftsleiter von Caveris. Er hat seine Berufserfahrung in der Gewerbe- und Industriebranche begonnen. Danach wechselte er ins Treuhand/Revisionsgeschäft und später in die Steuerverwaltung. Bevor er dann seine eigene Firma die Caveris AG vor über 10 Jahren gründete, war er Abteilungsleiter Besoldungsadministration/Versicherungen eines grösseren Unternehmens. In dieser Funktion war er gleichzeitig Geschäftsleiter einer Pensionsversicherung.
In seinem beruflichen Werdegang hat er sich fundiertes Wissen im Finanz- und Rechnungswesen, in der Lohnbuchhaltung und rund um die soziale Sicherheit (Sozialversicherungsabkommen und Sozialversicherungen) angeeignet. Berufsbegleitend hat Ralph Büchel unter anderem Ausbildungen zum Wirtschaftstechniker SVTS, Treuhänder mit eidg. Fachausweis und Sozialversicherungs-Fachmann mit eidg. Fachausweis abgeschlossen. Seine letzte Ausbildung schloss er mit dem Eidg. Diplom zum Sozialversicherungs-Experten ab. Im methodisch-didaktischen Bereich ist er zertifizierter ECo-C Trainer TQS (European communication certificate) und hat das Zertifikat für Berufspädagogische Bildung für den Unterricht an höheren Fachschulen. Er ist Prüfungsexperte in verschiedenen Ausbildungen.
Einleitung unbezahlter Urlaub
Wir empfehlen, für den unbezahlten Urlaub eine schriftliche Vereinbarung zu erstellen, welche vom Arbeitnehmenden und vom Arbeitgebenden vor Beginn des unbezahlten Urlaubs unterzeichnet wird. Darin sollten die Dauer des unbezahlten Urlaubs und die Versicherungssituation festgehalten sein, damit beide Parteien über ihre Pflichten und die möglichen Folgen informiert sind. Hinzuweisen ist, dass eine solche Vereinbarung nicht einseitig wieder aufgelöst werden kann. Wenn sich die Parteien auf eine bestimmte Zeitperiode geeinigt haben, kann dieser Zeitraum nicht ohne Zustimmung verschoben werden. Wenn beispielsweise der Arbeitnehmende krank wird und den geplanten Urlaub nicht so beziehen kann wie geplant, berechtigt dies nicht zur Verschiebung des unbezahlten Urlaubs. Auf der anderen Seite kann ein Arbeitgebender den einmal gewährten unbezahlten Urlaub nicht einseitig aufheben, z.B. aufgrund eines plötzlich anfallenden grossen Arbeitsvolumens.
Rechtliche Grundlagen
Eine generelle Regelung des unbezahlten Urlaubs findet sich weder im Obligationenrecht (OR) noch in anderen arbeitsrechtlichen Gesetzesvorschriften. Möglicherweise enthalten Gesamtarbeitsverträge (GAV) oder Personalreglemente Regelungen zum Bezug eines unbezahlten Urlaubs.
Auswirkungen auf das Arbeitsverhältnis
Die Hauptpflichten aus dem Arbeitsverhältnis sind suspendiert. Aber auch weitere Pflichten aus dem Arbeitsverhältnis werden eingeschränkt, so insbesondere das Weisungsrecht und die Fürsorgepflicht des Arbeitgebenden oder die Treue- und Sorgfaltspflicht des Arbeitnehmenden.
Der Lohn wird während des unbezahlten Urlaubs ausgesetzt. Das gilt auch für den Anteil des 13. Monatslohns, wenn ein solcher verabredet ist. Somit wird ein allfälliger 13. Monatslohn anteilsmässig für den unbezahlten Urlaub gekürzt.
Wird ein Mitarbeitender im unbezahlten Urlaub krank, hat dieser keinen Anspruch auf eine Lohnfortzahlung nach Art. 324a OR oder auf die Ausrichtung von Versicherungstaggeldern. Der Arbeitgebende ist während dieser Zeit von seiner Lohnzahlungs- wie auch Lohnfortzahlungspflicht befreit. Ist der Mitarbeitende über das Ende des unbezahlten Urlaubs hinweg weiterhin krank und deshalb arbeitsunfähig, dann lebt die Lohnfortzahlungspflicht des Arbeitgebenden (bzw. allfälliger Versicherungstaggelder, dies muss insbesondere mit der Krankentaggeldversicherung abgeklärt werden) wieder auf.
Zu beachten ist, dass allfällige Krankentaggelder während des unbezahlten Urlaubs ausgesetzt werden; parallel dazu wird auch die Prämienzahlung ausgesetzt. Die Mitarbeitenden sind entsprechend zu informieren, und ihnen ist zu raten, für die Dauer des unbezahlten Urlaubs eine individuelle Versicherungslösung abzuschliessen.
Der unbezahlte Urlaub hat grundsätzlich keinen Einfluss auf die Berechnung der Dienstjahre. Das Arbeitsverhältnis dauert fort. Aus diesem Grund sollte man die Zeit, während welcher ein Arbeitnehmender im unbezahlten Urlaub ist, an die Dienstjahre anrechnen. Dies ist vor allem wesentlich bei der Bestimmung der Kündigungsfrist oder bei der Berechnung von Sperrfristen.
Die herrschende Meinung von Ferienanspruch während des unbezahlten Urlaubs geht davon aus, dass bei unbezahltem Urlaub der Ferienanspruch nicht wächst. Das heisst, für die Dauer des Urlaubs sind keine Ferientage gutzuschreiben. Ferien werden für geleistete Arbeit gutgeschrieben. Wenn aufgrund eines unbezahlten Urlaubs keine Arbeit verrichtet wird, scheint es nachvollziehbar, für diese Zeitperiode keine Ferien gutzuschreiben.
Das Kündigungsrecht wird während des unbezahlten Urlaubs nicht eingeschränkt. Wenn nichts anderes vereinbart wurde, kann das Arbeitsverhältnis von beiden Parteien während des unbezahlten Urlaubs gekündigt werden. Arbeitgebende haben allenfalls das Problem, dass die Kündigung nicht zugestellt werden kann, weil der Arbeitnehmende auf Reisen ist. Die Parteien können jedoch vereinbaren, dass während des unbezahlten Urlaubs gekündigt werden kann, aber die Kündigungsfrist erst mit Beendigung des unbezahlten Urlaubs zu laufen beginnt. In diesem Punkt sind die Parteien frei; sinnvoll ist es daher, diese Frage schriftlich zu regeln.
Sozialversicherungsrechtliche Merkpunkte
AHV: Achtung, es können aufgrund fehlender Beitragspflicht Beitragslücken entstehen. Allenfalls werden aufgrund fehlender Beitragsmonate Beiträge als Nichterwerbstätige fällig, damit fehlende Beitragsjahre, welche zu einer tieferen Rente führen können, vermieden werden.
ALV: Bei Abwesenheit ohne Beitragszahlung über zwölf Monate in den letzten zwei Jahren droht der Verlust des Bezugsrechts von Arbeitslosenentschädigung.
BV: Der Versicherungsschutz für Tod/Invalidität endet grundsätzlich einen Monat nach Ende des Lohnanspruchs. In der BV ist es sehr wichtig, mit dem Versicherer Rücksprache zu nehmen, da je nach Reglement abweichende Bestimmungen wie Prämienbefreiung, Weiterbestehen des Schutzes bei Tod/Invalidität, Weiterführung wie bisher oder Austritt bestehen.
UV: Die Nachdeckung ist für 31 Tage gegeben. Danach ist eine Einzelabredeversicherung von zusätzlichen sechs Monaten, der Einschluss des Unfallschutzes in der privaten Krankenkasse oder eine Reiseversicherung notwendig, oder eine Kombination je nach Länge des unbezahlten Urlaubs.
KTG: Hier ist es notwendig, mit dem Versicherer Rücksprache zu nehmen, da je nach Reglement abweichende Bestimmungen wie Weiterbestehen des Versicherungsschutzes, befristete Nachdeckung oder Austritt bestehen.
FAMZ: Der Anspruch ist nach Beginn des unbezahlten Urlaubs für drei weitere Monate gegeben. Danach besteht kein Anspruch mehr auf FAMZ.
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Berechnung unbezahlter Urlaub
Grundsätzlich sind zwei Methoden möglich und korrekt: Arbeitstage oder Kalendertage.
Sehr oft wird mit Kalendertagen gerechnet. Es ist dies die einfache Methode, es ist nicht erforderlich, jeweils die Anzahl Arbeitstage zu ermitteln. Allerdings sind bei der Methode Kalendertage zu beachten, dass das Wochenende korrekt berücksichtigt wird.
Bei kurzen Urlauben fällt bei der Berechnung mit Kalendertagen die Kürzung zu gering aus (z.B. für einen Urlaubstag 1/31 statt 1/22 wie bei Arbeitstagen). Der Grund liegt darin, dass das Wochenende nicht berücksichtigt wird. Dies lässt sich jedoch einfach korrigieren:
Für einen Tag unbezahlten Urlaub wird mit 7/5 gerechnet (140 %), für fünf Tage unbezahlten Urlaub somit mit sieben Kalendertagen.
Die Korrektur Monatslohn (Lohnabzug) wegen unbezahltem Urlaub wird direkt im Monat des Urlaubs verbucht.
Alternativen
Ferien kaufen
In der Praxis ist auch verbreitet, dass man bis maximal einen Monat zusätzlich Ferien kaufen kann.
Pro zusätzlichen Ferientag wird in der Regel 1/261 (0,38 %) des Jahreslohns eingesetzt.
Tatsächlich liegen die Kosten für den Arbeitgeber leicht höher, beispielsweise verbleiben bei zehn zusätzlichen Ferientagen 223 anstelle von 233 Arbeitstagen, wobei die genaue Anzahl vom Ferien- und Feiertagsanspruch (z.B. 20 Ferien und 8 Feiertage ergibt 261 – 20 – 8 = 233) abhängig ist.
Der rechnerische Betrag für einen zusätzlichen Ferientag beträgt dann 1/232 (0,43 %) des Jahreslohns.
Bemerkung: Beim Kauf von Ferien verringern sich die Versicherungsbeiträge und die Leistungen nicht.
Der Kauf kann mit einem einmaligen Abzug oder mit einem monatlichen Abzug gemacht werden.
Tabelle 1 - unbezahlter Urlaub
8 Feiertage: 50 % fixe und 50 % variable = 4 + (4 × (5/7)) = 6.86 Tage
Zusatzferien 60 000 / 1873.12 = 32.03 × 8 h = CHF 256.25
Diese Berechnung wird verwendet, wenn man einfach einen Lohnabzug macht und den vereinbarten Bruttolohn sowie die Sozialversicherungsabzüge unverändert belässt. Der Arbeitgeber zahlt seine AG-Beiträge unverändert, und diese sind mit dieser Formel mit einem Teil mitberücksichtigt.
In der Praxis sind auch andere Berechnungen verbreitet.
Zum Beispiel die gleiche Methode wie Ferienauszahlung bei Austritt,
d.h. ein Tag kaufen ist gleich viel wert wie einen Tag am Ende des Arbeitsverhältnisses auszahlen.
Berechnung Jahreslohn / 261
| Lohnabzug pro Monat (12 ×) | 19.15 | –0.38 % |
| Zusatzferien pro Tag | 229.90 |
60 000 / 261 = 229.90
Berechnung 1 Tag = 8.33 % / 20
| Lohnabzug pro Monat (12 ×) | 20.85 | –0.42 % |
| Zusatzferien pro Tag | 249.90 |
60 000 × 8.33 % / 20 = 249.90
In der Praxis sind auch weitere Methoden bekannt!
Arbeitszeit und Lohnreduktion mit Aufbau von Mehrzeit für längere Abwesenheit
Werden die Arbeitszeit und der Lohn lediglich im laufenden Jahr herabgesetzt, so dürfte es sich in rechtlicher Hinsicht um unbezahlten Urlaub handeln.
Bemerkung:
Bei einer Arbeitszeit und Lohnreduktion verringern sich die Versicherungsbeiträge, aber auch im Leistungsfall alle Leistungen aufgrund des tieferen Lohns.
Gegebenenfalls mit der Pensionsversicherung vereinbaren, dass der versicherte Lohn nicht herabgesetzt wird. Dadurch sind die Pensionsversicherungsbeiträge im Verhältnis zum Lohn etwas höher. Bei dauernder Herabsetzung der Arbeitszeit und des Lohns wird hingegen der versicherte Lohn angepasst.
Echter unbezahlter Urlaub
Wird nichts Weiteres vereinbart, besteht während dieser Zeit weder eine Arbeits- noch eine Lohnzahlungspflicht, und eng damit verbundene Nebenpflichten gelten nur eingeschränkt (z.B. das Weisungsrecht oder die Fürsorgepflicht). Alle anderen Rechte und Pflichten bleiben wie bisher mehr oder weniger bestehen.
Diese Aufstellung zeigt einen Überblick vieler Themen, die ggf. zu klären sind.
