Trennungsprozess: Die entscheidende Rolle des HR
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Ein fairer Trennungsprozess ist mehr als die Umsetzung eines Personalabbaus; er ist ein zentraler Baustein für das Employer Branding und die Unternehmenskultur. HR-Verantwortliche spielen die Schlüsselrolle, indem sie Newplacement-Partner frühzeitig einbinden, vertrauensvolle Dreiecksverhältnisse zwischen Arbeitgeber, Berater und Mitarbeitenden schaffen und sicherstellen, dass die Kommunikation transparent sowie wertschätzend erfolgt.
Die wichtigsten Punkte:
- Der Einbezug eines Newplacement-Partners entlastet sowohl das Unternehmen als auch die betroffenen Mitarbeitenden.
- Vertrauen und Diskretion bilden die Basis für eine erfolgreiche Zusammenarbeit im Dreiecksverhältnis.
- Ein faires Offboarding schützt die Reputation des Unternehmens und erhält das Betriebsklima für die verbleibenden Teams.
- Die Auswahl des passenden Beraters sollte durch klare Kriterien und ein Erstgespräch unterstützt werden.
- Transparente Kommunikation innerhalb der Firma verhindert Gerüchte und stärkt das Vertrauen in die Führung.
Xenia Bahnmüller
Mit über 25 Jahren HR-Erfahrung in verschiedenen Funktionen und mit breitem Netzwerk in der Schweizer Wirtschaft begleitet Xenia Bahnmüller bei Avenir Consulting mit viel Herzblut Menschen auf ihrem Weg in eine neue berufliche Zukunft.
Daniela Perron
Als dipl. HR Leiterin und ausgebildeter Coach führt Daniela Perron Workshops und Einzelberatungen durch, hört aktiv zu, setzt mit lösungsorientierten Fragen Entwicklungsprozesse in Gang und stellt die Ziele ihrer Kandidatinnen und Kandidaten in den Mittelpunkt ihrer Tätigkeit.
Regula von Arx
Regula von Arx ist es ein Anliegen Menschen da abzuholen, wo sie stehen und in anspruchsvollen beruflichen oder persönlichen Situationen zu begleiten. Als Betriebsökonomin und ausgebildeter Coach ist sie seit über 20 Jahren im HR Umfeld tätig. Mit viel Engagement und Einfühlungsvermögen setzt sie sich für die von Veränderungen betroffenen Mitarbeitenden ein und berät Firmen professionell und lösungsorientiert bei der Umsetzung von Restrukturierungen.
Wie kann HR durch strategische Einbindung von Newplacement-Partnern einen fairen Trennungsprozess und positives Employer Branding sicherstellen?
Eine Kündigung auszusprechen ist nie einfach und stellt sowohl Linienvorgesetzte als auch HR stets vor eine Herausforderung, da hinter jeder Kündigung ein Mensch mit einer individuellen Geschichte steht. Auch sind die Gründe dafür unterschiedlich: Redimensionierung, Auslagerung von Arbeitsplätzen an andere Standorte, Neuorganisation von Abteilungen, Werte- und Kulturwandel, neue Anforderungen (Skillshift), die Chemie mit dem Vorgesetzten, um nur einige zu nennen. Den spezifischen Rahmenbedingungen sowie der individuellen Situation des Mitarbeitenden gilt es dabei Rechnung zu tragen.
Die Unterstützung durch ein Newplacement-Programm ist in einer solchen Situation für Mitarbeitende wie auch für Unternehmen hilfreich. Nur schon die Gewissheit, dass man in einer schwierigen Situation nicht allein dasteht, sondern auf dem Weg der beruflichen Neuorientierung begleitet wird, wirkt entlastend. Was kann nun HR dazu beitragen, dass der Einbezug des Newplacement-Partners optimal verläuft? Was gilt es zu beachten in der Auswahl und der Zusammenarbeit mit einem Newplacement-Anbieter? Was in dieser Zeit getan oder nicht getan wird, hat grossen Einfluss auf die Befindlichkeit der gekündigten Mitarbeitenden und deren Neuausrichtung. Dies wiederum prägt die Firmenkultur, das Image als Arbeitgeber und somit den Employer Brand. Gutes Trennungsmanagement ist somit mehr als die Umsetzung eines Personalabbaus. Diesen unterschiedlichen Ansprüchen zu genügen, ist anspruchsvoll und wird oftmals unterschätzt.
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Die Auswahl des Newplacement-Anbieters
Eine gute Zusammenarbeit mit einem Newplacement-Partner unterstützt das positive Offboarding des Mitarbeitenden. Die Zusammenarbeit mit dem externen Anbieter basiert auf gegenseitigem Vertrauen. Hat man gute Erfahrungen gemacht und von den Mitarbeitenden positives Feedback erhalten, so möchte man auch längerfristig mit diesem Partner zusammenarbeiten. Oftmals können die betroffenen Mitarbeitenden auch aus verschiedenen Anbietern den für sie passenden Partner auswählen. Wichtig ist, dass die Liste mit den vorgeschlagenen Beratungsfirmen nicht zu lang ist. Für den Mitarbeitenden ist eine solche Auswahl auch immer mit Aufwand verbunden und die Entscheidungsfindung kann allenfalls schwerfallen. Um dem Mitarbeitenden die Auswahl des für ihn passenden Partners zu erleichtern, können spezifische Informationen zum Anbieter seitens HR hilfreich sein. Ebenfalls wichtig ist ein Erstgespräch, in dem betroffene Mitarbeitende den künftigen Newplacement-Berater kennen lernen können. Dabei geht es darum, Inhalt und Ablauf der Beratung zu besprechen und auch den «Chemie-Check» für eine erfolgreiche Zusammenarbeit sicherzustellen.
HR als professionelle, entlastende Unterstützung
Nebst den zahlreichen arbeitsrechtlichen und organisatorischen Aspekten, die bei einer Kündigung zu beachten sind, entscheiden jedoch insbesondere kommunikative Aspekte über einen reibungslosen und auch rückblickend von beiden Seiten als fair empfundenen Trennungsprozess. Hier übernimmt HR nebst dem fachlichen Vorgesetzten eine wichtige Rolle im Trennungsprozess und kann diesen positiv beeinflussen.
Aus der Zusammenarbeit mit unseren Kunden nehmen wir grosse Unterschiede wahr, wie der Einbezug der unterschiedlichen Anspruchsgruppen stattfindet. Bei der Begleitung der gekündigten Mitarbeitenden stehen die involvierten Personen der Firma idealerweise in engem Kontakt mit dem Newplacement-Partner. Insbesondere in der Startphase hilft hier ein zeitnaher Austausch über die Ausgangslage der betroffenen Mitarbeitenden sowie über den Ablauf der geführten Gespräche, deren Verlauf und spezielle Abmachungen.
Dass in diesem Dreiecksverhältnis zwischen Arbeitgeber, Newplacement-Partner und Mitarbeitendem keinerlei vertrauliche Informationen aus den Beratungsgesprächen preisgegeben werden, sollte unmissverständlich dargelegt werden. Dieser Grundsatz bildet die Basis für ein tragfähiges Vertrauensverhältnis. Betroffene Mitarbeitende schätzen es jedoch, wenn der Berater mit den Strukturen der Firma vertraut ist. Sie können so effizienter, zielführender und auch nachhaltiger unterstützt werden. Zentral für die HR-Abteilung ist es, die Informationen so objektiv und unvoreingenommen wie möglich weiterzugeben. Insbesondere bei einer Konfliktsituation mit dem Vorgesetzten ist eine neutrale Sichtweise äusserst wichtig.
Spezialfall Auffanggespräch
Rechnet die Firma mit starken emotionalen Reaktionen der betroffenen Mitarbeitenden, kann es sinnvoll sein, dass die Berater präsent sind und nach erfolgter Kündigung direkt ein Auffanggespräch vor Ort stattfinden kann. Dies ermöglicht in einem geschützten Rahmen sofortige psychologische Unterstützung und erlaubt es, dem Mitarbeitenden Zeit und Raum für seine Emotionen zu haben und mit einem externen, neutralen Partner zu sprechen.
Checkliste
- Newplacement-Anbieter frühzeitig in den Planungsprozess einbinden.
- Individuelle Ausgestaltung des Programms (Umfang, Dauer, Kosten) definieren.
- Zusätzliche Angebote wie Bewerbertrainings oder Workshops festlegen.
- Hintergrundinformationen zu den Trennungsgründen objektiv schildern.
- Die interne Kommunikation der Kündigung auf eine einheitliche Botschaft abstimmen.
- Bei Massenentlassungen den geplanten Ablauf und die Rolle des Partners transparent kommunizieren.
- Das Organigramm der betroffenen Abteilung an den Partner übermitteln.
- Den Inhalt des Sozialplans (falls vorhanden) mit dem Partner abstimmen.
- Die Kontaktkadenz und das Reporting-Format (nur Prozessfortschritt) festlegen.
- Sicherstellen, dass Beratungsinhalte strikt vertraulich bleiben.
Eine faire Trennungskultur ist gelebtes Employer Branding
Dem bewusst gestalteten Trennungsprozess ist genau so viel Aufmerksamkeit beizumessen wie dem Onboarding von neuen Mitarbeitenden. Wer sich nach einer Kündigung durch seinen Arbeitgeber vernachlässigt und im Stich gelassen fühlt, wird die Firma mit schlechten Gefühlen verlassen und sich im Verlauf seiner Neuorientierung im Arbeitsmarkt, bei Stellenvermittlungen, in seinem persönlichen Umfeld und auf Firmenbewertungsplattformen eher negativ über seinen bisherigen Arbeitgeber äussern.
«Man sieht sich immer zweimal im Leben» – dieses Sprichwort beinhaltet viel Wahrheit: wer trotz Enttäuschung über die Kündigung seitens Arbeitgeber eine Abschlusszeit erlebte, die geprägt war von Fairness, Wertschätzung, aktiver Kommunikation und persönlicher Anteilnahme, wird sich trotz allem positiv im Markt äussern und kann sich eventuell auch vorstellen, in Zukunft wieder zur Firma zurückzukehren. Insbesondere bei einer Freistellung des Mitarbeitenden weiterhin Interesse zu zeigen und die Arbeitgeber-Fürsorgepflicht wahrzunehmen, ist unumgänglich. Das Verhalten der Geschäftsleitung, der HR-Verantwortlichen sowie der Vorgesetzten in einem Abbauprozess wird zudem auch von den verbleibenden Mitarbeitenden sehr genau beobachtet. Wird ihr Verhalten als fair und korrekt wahrgenommen, stärkt dies das Vertrauen in die Firmenleitung und fördert ein gutes Betriebsklima, in dem sich Mitarbeitende gerne engagiert einbringen. Dies ist gelebtes Employer Branding.
Tipps für HR-Verantwortliche bei der Zusammenarbeit mit Newplacement-Partnern
- Frühzeitiger Einbezug des Newplacement-Anbieters
- Individuelle Ausgestaltung des Newplacement-Programms (Umfang, Dauer, Kosten)
- Festlegung der ergänzenden Angebote (Bewerbertrainings, Workshops etc.)
- Wichtige Informationen zum Hintergrund der Trennungsgründe schildern
- Kommunikation der Kündigung innerhalb der Firma abstimmen (einheitliche, klare Botschaft)
- Bei Massenentlassungen:
- Transparente Information über den geplanten Ablauf der Kündigungen und gewünschte Rolle des Newplacement-Partners
- Organigramm der Abteilung der betroffenen Mitarbeitenden zukommen lassen
- Über den Inhalt des Sozialplans informieren f(alls vorhanden)
- Gewünschte Kontaktkadenz sowie Form des Reportings festlegen (nur über Prozessfortschritt, Beratungsinhalte sind vertraulich)
Fazit
Sich in der Vorbereitung zum Trennungsprozess in die Schuhe der Betroffenen zu versetzen und sich so zu verhalten, wie man es sich selbst wünschen würde, trägt zur positiven Reputation des Unternehmens bei. Dabei kann auch der frühe Beizug eines Newplacement-Partners hilfreich sein, um den ganzen Prozess gewinnbringend zu beeinflussen und dem ausscheidenden Mitarbeitenden die Sicherheit zu geben, auf dem Weg in die neue berufliche Zukunft unterstützt zu werden. Ein faires Offboarding-Erlebnis ist die letzte und oft wichtigste Gelegenheit, den Arbeitgeber in positiver Erinnerung zu behalten und ist nachhaltiger als manche Marketingkampagne.
Hinweis: Die in diesem Beitrag dargestellten Empfehlungen und Praxisbeispiele entsprechen dem aktuellen Stand (2025) und zeigen bewährte Vorgehensweisen. Je nach Unternehmenskultur, geltendem Gesamtarbeitsvertrag oder individuellen Rahmenbedingungen können Abweichungen sinnvoll oder erforderlich sein.
FAQ: Trennungsprozess
Warum ist der frühe Einbezug eines Newplacement-Partners wichtig?
Ein früher Einbezug ermöglicht es, den Prozess gewinnbringend zu beeinflussen und den betroffenen Mitarbeitenden sofort Sicherheit und Unterstützung zu geben. Dies wirkt entlastend und zeigt Fürsorgepflicht noch vor der formalen Trennung.
Wie geht HR mit der Auswahl des Newplacement-Anbieters um?
HR sollte eine kurze Liste mit vertrauenswürdigen Anbietern bereitstellen, um die Entscheidung für den Mitarbeitenden zu erleichtern. Ein Erstgespräch mit dem künftigen Berater ist essenziell, um den «Chemie-Check» und den Ablauf zu klären.
Was ist bei einem Auffanggespräch nach der Kündigung zu beachten?
Bei erwarteten starken emotionalen Reaktionen sollten Berater direkt vor Ort sein, um ein Auffanggespräch im geschützten Rahmen durchzuführen. Dies bietet sofortige psychologische Unterstützung und einen neutralen Raum für Emotionen.
Wie beeinflusst der Trennungsprozess das Employer Branding?
Ein fairer und wertschätzender Abschied prägt die Erinnerung an das Unternehmen nachhaltig. Zufriedene ausscheidende Mitarbeitende werden sich positiv im Markt äussern und können sogar als «Boomerang»-Mitarbeiter zurückkehren, während das Betriebsklima für die Verbleibenden gestärkt wird.
