01.11.2017

Absenzmanagement: Einfluss auf Absenzen nehmen

Die Kosten und Auswirkungen, die durch Absenzen entstehen, werden oft untersch├Ątzt. Was HR-Verantwortliche und F├╝hrungskr├Ąfte tun k├Ânnen, um beeinflussbare Absenzen zu vermeiden, lesen Sie im folgenden Beitrag.

Von: Petra Estermann   Drucken Teilen   Kommentieren  

Petra Estermann

Petra Estermann ist Regionalleiterin bei der Movis AG, einem spezia┬şlisierten Beratungsunter┬şnehmen auf dem Gebiet der externen Mitarbeitendenberatung, dem Case-, Absenz- und Gesundheitsmanagement.

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Die Definition

Es wird grunds├Ątzlich zwischen beein┬şflussbaren und nichtbeeinflussbaren Absenzen unterscheiden: Absenzen sind nicht per se vermeidbar und proble┬şmatisch. Jeder Mensch kann von Krank┬şheit betroffen sein, wie z.B. einer Erk├Ąl┬ştung, die es ein paar Tage auszukurieren gilt, oder im schlimmen Fall eine schwer┬şwiegende Diagnose (z.B. Krebs) erhal┬şten, die eine l├Ąngere Arbeitsunf├Ąhigkeit mit strapazi├Âsen Behandlungen, vielen Arztterminen und Spitalaufenthalten mit sich bringt. Auch in diesen Situationen ist es wichtig, als Arbeitgeber w├Ąhrend der krankheitsbedingten Abwesenheit in Ver┬şbindung mit dem betroffenen Mitarbei┬ştenden zu sein. Der Kontakt w├Ąhrend der Absenzphase soll Wertsch├Ątzung ausdr├╝┬şcken, im Sinne von ┬źwir bedauern, dass es dir nicht gut geht, wir nehmen Anteil, du fehlst uns am Arbeitsplatz┬╗.

Beeinflussbare Absenzen vermeiden

┬źProblematische┬╗ Absenzen ├Ąussern sich in einer gewissen Diffusit├Ąt. Es sind h├Ąufig Situationen, in denen eine klare medizinische Abkl├Ąrung oder Diagnose fehlt oder sich mehrere Krankheitsbil┬şder gleichzeitig zeigen. Wir erleben in unserer Beratungst├Ątigkeit h├Ąufig, dass in diesem Kontext auch die Kommuni┬şkation zwischen dem Betrieb und dem Mitarbeitenden fehlt oder gest├Ârt sein kann. Gr├╝nde daf├╝r k├Ânnen sein, dass eine ungen├╝gende Vertrauensbasis be┬şsteht, oder dass sich Vorgesetzte und Personalverantwortliche davor scheuen, dass sie zu stark in die Privatsph├Ąre der Mitarbeitenden eindringen k├Ânnten. Auf Seiten der Mitarbeitenden kann dieses Nichtnachfragen als Desinteresse wahr┬şgenommen werden im Sinne von ┬źder Betrieb interessiert sich nicht f├╝r mich┬╗. Manchmal stehen auch Konflikte hinter Absenzsituationen. In diesen F├Ąllen ist die Zusammenarbeit bereits gest├Ârt und Mitarbeitende fl├╝chten sich in die Krank┬şheit, um mit belastenden Situationen am Arbeitsplatz nicht weiter konfrontiert zu sein. Genau in diesen geschilderten Situationen steckt h├Ąufig das Potenzial, Absenzen zu verk├╝rzen oder zu vermeiden.

Rahmenbedingungen festlegen

Ein Patentrezept f├╝r den Umgang mit Ab┬şsenzen gibt es nicht, da es stets um indivi┬şduelle Lebenssituationen geht. Es ist aber hilfreich, wenn im Unternehmen gewisse Rahmenbedingungen und Regeln im Um┬şgang mit Absenzen definiert sind, z.B.:

  • Umgehende telefonische Information durch den Mitarbeitenden beim direk┬şten Vorgesetzten im Krankheitsfall;
  • Arztzeugnis ab dem 4. oder 5. Tag;
  • Implementierte R├╝ckkehr- und Absenzgespr├Ąche;
  • M├Âglichkeiten zum Beizug eines Case Managements in komplexen F├Ąllen.

Diese Rahmenbedingungen dienen der Orientierung, der Unterst├╝tzung und der Transparenz f├╝r Mitarbeitende, Vor┬şgesetzte und HR ÔÇô lassen aber gen├╝gend Spielraum f├╝r bedarfsgerechte L├Âsungen. Krankheitsverl├Ąufe sind sehr individuell und auch abh├Ąngig von pers├Ânlichen und externen Faktoren. Einigen Perso┬şnen gelingt es schneller und besser, mit einer schwerwiegenden Krankheit umzugehen als anderen. Manche Personen sind sozial gut eingebettet, an┬şdere sind alleine und auf sich gestellt. Es ist wichtig, dieser Individualit├Ąt im Rah┬şmen des betrieblichen Absenzmanagements Rechnung zu tragen. Daf├╝r ist ein regelm├Ąssiger Austausch und Informationsabgleich zwischen Vorgesetzten und erkrankten Mitarbeitenden ein zentrales Element. Im Rahmen solcher Absenzgespr├Ąche kann gegenseitig Transparenz und Verbindlichkeit im Prozess der Re┬şintegration geschaffen werden.

Herausforderung f├╝r die F├╝hrung

Die Gestaltung solcher individueller Pro┬şzesse sind f├╝r Vorgesetzte und HR oft herausfordernd und zeitintensiv. Gelingt jedoch eine Reintegration, ist dies ein Er┬şfolg f├╝r alle Beteiligten, der sich auf die Motivation und die weitere Zusammenarbeit sehr positiv auswirken kann. Nebst einer k├╝rzeren Absenzdauer pr├Ągen sol┬şche Abl├Ąufe die F├╝hrungs- und Firmenkultur. Auch den anwesenden Mitarbei┬ştenden wird dadurch vermittelt, dass das Unternehmen in schwierigen Lebenssituationen und bei Schicksalsschl├Ągen Unterst├╝t┬şzung bietet, was das Vertrauen und die Loyalit├Ąt st├Ąrkt.

Haltung als Erfolgsfaktor

Auch wenn die notwendigen betriebli┬şchen Strukturen im Rahmen des Absenzmanagements vorhanden sind, ist es f├╝r das Gelingen einer Reintegration von zentraler Bedeutung, dass das Interesse und Wohlwollen am Mensch im Zentrum steht. Es muss von den Mitarbeitenden als unterst├╝tzendes Angebot erfahren wer┬şden (┬źes ist dem Unternehmen wichtig, wie es mir geht und ich habe R├╝ckhalt, wenn es mir mal nicht so gut geht┬╗) und darf nicht zum Druck- oder Sanktionsinstrument verkommen (┬źjetzt darf ich nicht einmal mehr krank sein┬╗). Hier bewegt man sich teilweise auf einem schmalem Grat, da es in gewissen Situationen durchaus wich┬ştig ist, Eigenverantwortung, Transparenz und Kooperation von Mitarbeitenden einzufordern.

Tipps f├╝r den Umgang mit Absenzen f├╝r Vorgesetzte

  • Schauen Sie hin statt weg! Das fr├╝hzeitige Ansprechen von Auff├Ąlligkeiten (z.B. h├Ąufige Kurzabsenzen, Ver├Ąnderung im Auftreten oder Verhalten) dient der Fr├╝herkennung von schwerwiegenderen (gesundheitlichen) Problemen. Den Mitarbeitenden wird Interesse am Wohlbefinden signalisiert.
  • Pflegen Sie den regelm├Ąssigen Kontakt zur abwesenden Person. Die H├Ąufigkeit dieses Kontakts soll der Situation angemessen sein, jedoch auch bei Langzeiterkrankten min┬şdestens einmal pro Monat erfolgen. Ziel ist es, Transparenz und Verbindlichkeit zum weiteren Vorgehen zu schaffen. Dokumentieren Sie die wichtigsten Fakten aus den Gespr├Ąchen.
  • Denken Sie auch an das Team, das ÔÇô je nach Situation auch ├╝ber l├Ąngere Zeit ÔÇô die Ar┬şbeit der abwesenden Person auff├Ąngt. Dies kann Konflikte und ├ťberforderung ausl├Âsen.
  • Bei der Planung der Arbeitsaufnahme nach Unfall oder Krankheit kann es sinnvoll und nachhaltig sein, den Einstieg am Arbeitsplatz mit einer Teilarbeitsf├Ąhigkeit anzugehen (z.B. 50 Prozent in der ersten Woche, 80 Prozent in der zweiten Woche, 100 Prozent ab der dritten Woche). ├ťberpr├╝fen Sie solche M├Âglichkeiten im Rahmen ihrer betrieblichen Gegebenheiten und besprechen Sie diese aktiv mit ihrem erkrankten Mitarbeitenden. Oftmals sind die behandelnden ├ärzte nicht oder ungen├╝gend ├╝ber die Anforderungen und M├Âglichkeiten am Arbeitsplatz informiert. Fordern Sie ihren Mitarbeitenden auf, M├Âglichkeiten mit dem Arzt zu besprechen.

Tipps f├╝r den Umgang mit Absenzen f├╝r HR-Verantwortliche

  • Schaffen Sie Strukturen und Hilfsmittel, welche die Vorgesetzten in dieser Aufgabe unter┬şst├╝tzen. Beispielsweise empfiehlt sich ein Leitfaden f├╝r das F├╝hren eines Absenzgespr├Ąchs.
  • Bieten Sie den Vorgesetzten eine Anlaufstelle f├╝r Unterst├╝tzung bei der Begleitung von Mitarbeitenden mit komplexen gesundheitlichen Problemen. Empfehlenswert ist zum Beispiel der Einbezug von HR nach zwei Absenzgespr├Ąchen oder der Zugang zu einem Case Management.
  • In gewissen Situationen kann es hilfreich sein, als Arbeitgeber direkt mit dem behan┬şdelnden Arzt Kontakt aufzunehmen und Perspektiven der Wiederaufnahme der Arbeit zu er├Ârtern. Besprechen Sie dieses Vorhaben mit ihrem Mitarbeitenden und holen Sie sich das Einverst├Ąndnis ein. Bei schwerwiegenden gesundheitlichen Problemen initiieren Sie eine IV-Fr├╝herfassung ÔÇô nach Absprache mit dem Mitarbeitenden und stellen Sie aktiv einen Kontakt zur IV-Beratungsperson her.


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