Prüfverfahren: Interne Bewertungen rechtssicher gestalten

Bewertungskriterien frühzeitig festlegen und dokumentieren

Assessment-Verfahren müssen auf objektiven, nachvollziehbaren Kriterien basieren. Entscheidend ist, dass alle Teilnehmenden unter gleichen Bedingungen beurteilt werden. Führungskräfte sollten darauf achten, dass Bewertungskriterien vor Beginn des Verfahrens festgelegt, schriftlich dokumentiert und gegenüber den Beteiligten offengelegt werden. Eine spontane Anpassung während des Verfahrens ist unzulässig und rechtlich angreifbar.

Vermeidung von Ungleichbehandlung bei interner Auswahl

Die Teilnahme an einem Assessment oder einem internen Prüfverfahren darf nicht an subjektive Einschätzungen gekoppelt sein. Auswahlentscheide müssen anhand der vorher definierten Voraussetzungen getroffen werden. HR-Verantwortliche sollten prüfen, ob sämtliche eingeladenen Mitarbeitenden vergleichbare Voraussetzungen erfüllen. Ein standardisierter Ablauf erhöht die Vergleichbarkeit der Ergebnisse und reduziert das Risiko von Diskriminierungsvorwürfen.

Umgang mit personenbezogenen Daten rechtlich absichern

Bei einem internen Prüfverfahren entstehen regelmässig sensible Daten. Diese dürfen nur im Rahmen des gesetzlich zulässigen Umfangs verarbeitet und archiviert werden. Für die Anwendung psychologischer Testverfahren, Persönlichkeitsanalysen oder computergestützter Auswertungen ist die ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Arbeitnehmer erforderlich. Ohne diese Grundlage drohen Datenschutzverletzungen. HR-Abteilungen sollten interne Prozesse entsprechend anpassen und Einwilligungsformulare rechtlich prüfen lassen.

Rechtsschutz bei internen Bewertungen beachten

Nicht bestandene Prüfungen oder negativ bewertete Assessments können erhebliche Auswirkungen auf die berufliche Laufbahn haben. Dennoch fehlt in vielen Unternehmen eine geregelte Möglichkeit zur Überprüfung solcher Entscheide. Kommt es zu Beanstandungen, wird häufig erst im Nachhinein juristische Unterstützung gesucht. Eine rechtliche Beurteilung bieten spezialisierte Fachstellen, die konkrete Prüfungsentscheide einordnen und bewerten. Für HR-Verantwortliche empfiehlt sich ein präventiver Ansatz: je klarer das Verfahren, desto geringer das Eskalationspotenzial.

Verhältnismässigkeit im Prüfdesign sicherstellen

Der Aufwand und die Eingriffsintensität eines Assessments müssen in einem angemessenen Verhältnis zum Ziel stehen. Überdimensionierte Verfahren oder zu umfangreiche Aufgabenstellungen gelten als unzulässig, wenn sie den Zweck der Auswahl deutlich überschreiten. Führungskräfte sollten den Prüfrahmen mit Blick auf die Funktion und deren Anforderungen entwickeln. Eine standardisierte Prüfungsvorlage unterstützt die Einhaltung der Verhältnismässigkeit.

Transparente Kommunikation und rechtssichere Dokumentation

Alle Ergebnisse und Bewertungsschritte sollten schriftlich dokumentiert werden. Dies gilt auch für Zwischenergebnisse, Rückmeldungen an die Teilnehmenden und etwaige Entscheidungsgrundlagen. HR-Verantwortliche sind gut beraten, einheitliche Bewertungsprotokolle zu verwenden. Diese schaffen Nachvollziehbarkeit, erleichtern die interne Kommunikation und ermöglichen im Streitfall eine klare Beweisführung.

Schulungsbedarf bei Führungspersonal erkennen

Fehler entstehen häufig durch mangelnde Schulung derjenigen, die Assessments durchführen oder Prüfungen abnehmen. Führungskräfte sollten gezielt geschult werden, wie rechtssichere Bewertungen vorzunehmen sind. Dazu gehört insbesondere die Vermeidung folgender typischer Fehlerquellen:

• unklare oder widersprüchliche Bewertungskriterien
• intransparente Auswahlprozesse ohne Protokollierung
• inadäquate Fragen mit diskriminierender Wirkung
• fehlende Trennung zwischen Leistungsbeurteilung und Persönlichkeitsanalyse
• fehlerhafte oder fehlende Einwilligungen bei Datenverarbeitung

Auch Datenschutz-Schulungen sollten zum Unternehmenskonzept dazu gehören. Die Verantwortung liegt bei der HR-Abteilung und bei den Linienverantwortlichen.

Rechtskonforme Verfahren als Bestandteil professioneller Personalarbeit

Interne Assessments und Prüfverfahren gehören zu den wirkungsvollsten Instrumenten der Personalarbeit. Sie müssen jedoch klaren rechtlichen Anforderungen genügen. Für HR-Abteilungen und Führungskräfte bedeutet das: sorgfältige Vorbereitung, transparente Durchführung und dokumentierte Ergebnisse. Nur so lassen sich arbeitsrechtliche Risiken kontrollieren und personelle Entscheidungen auf ein sicheres Fundament stellen.