Personalbedarfsplanung: Qualitativ und quantitativ

Die Personalbedarfsplanung

Die zentrale Aufgabe der Personalbedarfsplanung lautet: «Die richtige Anzahl der richtigen Personen am richtigen Ort zur richtigen Zeit (unter Einhaltung des Personalkostenbudgets)». 

Damit stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen jederzeit über ausreichendf qualifizierter Mitarbeitende verfügt, um aktuelle und zukünftige Herausforderungen zu meistern. 

Vier Dimensionen der Personalbedarfsplanung

Der zukünftige Personalbedarf wird unter folgenden Aspekten ermittelt: 

• Quantitativ: Wie viele Mitarbeitende werden wir künftig benötigen?
• Qualitativ: Welches Know-how, welche Qualifikationen und Fähigkeiten sind gefragt?
• Zeitlich: Zu welchem Zeitpunkt müssen welche Ressourcen verfügbar sein?
• Örtlich und finanziell: Wo werden die Mitarbeitenden gebaucht und in welchem Kostenrahmen?

Praxis-Tipp: Betrachten Sie immer beide Seiten der Planung: Quantitativer Bedarf: Wird unser Personalbestand steigen oder sinken? Qualitativer Bedarf: Welche Kompetenzen und Profile benötigen wir morgen?

Aspekte der Personalbedarfsplanung

Qualitative Personalplanung

Das Ziel der qualitativen Personalplanung ist die Feststellung des zukünftigen Bedarfs an Know-how (z.B. im Hinblick auf die zukünftig in Ihrem Betrieb verwendeten Produkte, Technologien, Verfahren und die Marktanforderungen):

• In welchen Aufgabengebieten sind Kompetenzen aufzubauen?
• Welche Fähigkeiten werden in Zukunft weiterhin benötigt?
• Welches Wissen verliert an Bedeutung?
• Sind ausreichend Redundanzen (gewollte Doppelspurigkeiten) vorhanden?

Praxis-Beispiel: Ausgangslage: Die Situation entspricht dem vorherigen Beispiel. Die neuen Produkte verlangen nach einem völlig anders gelagerten Know-how: Die bisherigen elektronischen Steuerungen wurden durch Software-Lösungen auf einer standardisierten eingekauften Hardware ersetzt. Dies verlangt eine andere Störungsdiagnostik via Fernwartung oder auf einem angeschlossenen Notebook sowie beim Ersetzen der Hardware eine richtige Konfiguration. Zudem besteht noch der Auftrag, eine Wissensdatenbank mit allen möglichen Praxisproblemen (sog. Expertensystem) aufzubauen, damit der Service jederzeit auf das bestehende Know-how zurückgreifen kann.

Möglichkeiten

• Welche Möglichkeiten bestehen für Sie, um das Know-how entsprechend aufzubauen?
• Aufbau von zusätzlichem Know-how bei den bestehenden Mitarbeitenden (interne produktespezifische Schulung und Training).
• Externe Weiterbildung im Fachbereich für geeignete und interessierte Mitarbeitende.
• Die Einstellung entsprechend qualifizierter Mitarbeitenden. Dies kann die Entlassung oder innerbetriebliche Versetzung von weniger qualifizierten Mitarbeitenden bedeuten.
• Die innerbetriebliche Versetzung von entsprechend qualifizierten Mitarbeitenden, z.B. aus der Entwicklungsabteilung. Dies kann die gleichen Konsequenzen haben wie oben.
• Beizug von betriebsinternen Spezialistinnen und Spezialisten für Sonderfragen.
• Beizug von externen Expertinnen oder Experten (z.B. für die Wissensdatenbank).
• Outsourcing (Ausgliederung an externes Unternehmen) von bestimmten Spezialaufgaben.
• Optimaler Einsatz der Mitarbeitenden, sodass das vorhandene Wissen auch entsprechend genutzt werden kann (z.B. im Sinne von Kompetenzzentren), und eine geeignete Arbeitsorganisation, welche zwischen Routinefällen und Spezialfragen differenziert.

Die konkrete Lösung, welche Sie wählen, wird wohl eine geeignete Kombination obiger Massnahmen umfassen.

Quantitative Personalplanung

Personalplanung ist Teil Ihrer unternehmerischen Planung (Unternehmensstrategien, Absatzplan, Produktionsplan, Rationalisierungen etc.). Die Planungsart und Planungstiefe werden Sie aufgrund der Betriebsgrösse und Ihrer Anforderungen bestimmen. Oftmals werden den Führungskräften Informationen wie Personalbestands- und Personalstrukturstatistiken zur Verfügung gestellt sowie Grundlagen zur Ermittlung der Personalkosten.

Bei fehlendem Personal sind folgende Massnahmen in die Überlegungen einzubeziehen und die geeignete(n) Massnahme(n) auszuwählen:

• Anordnung von Überstunden
• Rationalisierung von Arbeitsabläufen zur Einsparung von Personalressourcen: Automatisierung, Vereinfachung von Abläufen etc. (Effizienzsteigerung)
• Konzentrierung auf die wesentlichen Kernaufgaben (Effektivitätssteigerung)
• Einstellung von neuen Mitarbeitenden
• Pensenaufstockung
• Temporärmitarbeitende (Personalverleih)
• Innerbetriebliche Versetzung von Mitarbeitenden (befristete oder dauernde Versetzung)
• Abgabe von Aufgaben an andere Abteilungen
• Outsourcing (Ausgliederung an externes Unternehmen) von bestimmten Aufgaben

Zeigt Ihr Blick auf den Auftragsbestand und die Betriebsaussichten, dass in der folgenden Planungsphase zu viel Personal zur Verfügung steht, so stehen Ihnen folgende Handlungsmöglichkeiten zur Verfügung, welche es zu überdenken gilt:

• Überstundenkompensation, Ferienbezug
• Entlassung von Mitarbeitenden (evtl. Outplacement, evtl. Sozialplan)
• Vorzeitige Pensionierung
• Pensenreduktionen, Sabbaticals (Langzeiturlaub, Weiterbildungsurlaub)
• Kurzarbeit (im vorliegenden Beispiel nicht möglich)
• Innovative Arbeitszeitmodelle (Jahresarbeitszeit)
• Innerbetriebliche Versetzung von Mitarbeitenden (befristete oder dauernde Versetzung)
• Übernahme von Aufgaben von anderen Abteilungen
• Akquirieren (Beschaffen) von externen Aufträgen

Nutzen der Personalplanung

Eine vorausschauende Personalbedarfsplanung ist entscheidend, um flexibel und effizient auf Veränderungen reagieren zu können. Sie schafft nicht nur Klarheit, sondern zahlt sich in vielerlei Hinsicht aus: 

• Rechtzeitige Reaktion auf Strategie-, Markt-, Technologieänderungen
• Vermeidung von Über- oder Unterkapazitäten, d.h. Vermeidung von Feuerwehrübungen, weniger Leerläufe, Doppelspurigkeiten, Zeitverzögerungen und weniger ungenutzte Ressourcen (Maschinen, Personal)
• Sicherstellung der Zielerreichung (Umsatz, Qualität, Kundenpflege etc.)
• Vermeidung von Fehlerbeseitigungskosten
• Sozial verträgliche, rechtzeitige Personalmassnahmen (z.B. bei Personalabbau, Kapazitätsreduktion durch Frühpensionierung, unbezahlten Urlaub, Ausbildung)
• Erhaltung der Motivation der Mitarbeitenden (Vermeidung von Über- und/oder Unterforderung, Fehlanforderungen)
• Entwicklungsmöglichkeiten für die Mitarbeitenden (Personalentwicklung)