Verwaltungskosten: Im Zusammenhang mit der Nebenkostenabrechnung
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Verwaltungskosten für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung sind grundsätzlich als zusätzliche Nebenkosten auf den Mieter umlegbar. Gemäss den gängigen Praxiswerten liegen diese Kosten zwischen 3 % und 5 % der Nebenkostensumme, wobei regionale Unterschiede bestehen. Während die Umlegung der spezifischen Abrechnungskosten durch die Verordnungen (VMWG) gedeckt ist, bleibt die Frage nach weiteren allgemeinen Verwaltungskosten rechtlich umstritten und noch nicht abschliessend durch das Bundesgericht geklärt.
Die wichtigsten Punkte:
- Verwaltungskosten für die Abrechnung sind gemäss Art. 4 Abs. 3 VMWG umlegbar.
- Übliche Höhe: 3 % bis 5 % der Nebenkostensumme (regional variabel).
- Bei Gasheizungen oft ca. 0,5 % weniger Aufwand.
- Rechtssicherheit bietet eine explizite Vereinbarung im Mietvertrag.
- Andere Verwaltungskosten (z. B. Unterhalt) sind meist nicht nebenkostenfähig.
Dr. iur. Urban Hulliger
Dr. iur. Urban Hulliger ist als Rechtsanwalt in der Zürcher Anwaltskanzlei Rohrer Müller Partner AG sowohl prozessierend als auch beratend vorwiegend im Bereich des Immobilienrechts tätig (www.rmp.ch). Vormals arbeitete Urban Hulliger als Mitarbeiter einer führenden Zürcher Wirtschaftskanzlei sowie von 2002 bis 2004 als Gerichtssekretär am Mietgericht Zürich.
Passende Arbeitshilfen
Welche Verwaltungskosten dürfen bei der Nebenkostenabrechnung auf den Mieter umgelegt werden?
Rechtsgrundlagen
Art. 4 Abs. 3 VMWG
Art. 5 Abs. 2 lit. i VMWG
Verwaltungskosten im Zusammenhang mit der Nebenkostenabrechnung
Der Vermieter ist von Gesetzes wegen bzw. von Verordnung wegen berechtigt, dem Mieter die im Zusammenhang mit der Erstellung der Nebenkostenabrechnung entstehenden Verwaltungsaufwendungen als zusätzliche Nebenkosten in Rechnung zu stellen, und zwar "nach Aufwand oder im Rahmen der üblichen Ansätze" (vgl. Art. 4 Abs. 3 VMWG). Dies gilt insbesondere auch für die Heizkosten (vgl. Art. 5 Abs. 2 lit. i VMWG).
Höhe der Verwaltungskosten im Zusammenhang mit der Nebenkostenabrechnung
Es ist jedoch strittig, welcher Prozentbetrag der Nebenkosten als Verwaltungskosten zugelassen ist. Wollen sich die Parteien eine spätere Auseinandersetzung darüber von vornherein ersparen, empfiehlt es sich, den betreffenden Prozentsatz im Rahmen der Nebenkostenliste zu vereinbaren, indem eine entsprechende Nebenkostenposition aufgeführt wird, beispielsweise mit folgendem Wortlaut: "Verwaltungskosten für Nebenkostenabrechnung: 4 % der Abrechnungssumme".
Es ist nochmals ausdrücklich darauf hinzuweisen, dass die entsprechenden Verwaltungskosten Kraft der bereits erwähnten Verordnungsbestimmungen (Art. 4 Abs. 3 und Art. 5 Abs. 2 lit. i VMWG) auch dann separat abgerechnet werden dürfen, wenn in der Nebenkostenauflistung keine entsprechende Position im Mietvertrag explizit aufgeführt ist.
Als konkreter Prozentsatz sind, je nach Region, Werte von 3,5 % bis 4,5 % der Nebenkostensumme am meisten verbreitet. Bei Gasheizungen werden tendenziell 0,5 % weniger in Anschlag gebracht, weil bei Gasheizungen der wiederkehrende Aufwand des Brennstoffeinkaufes entfällt.
Mietervertreter fordern bisweilen, dass auch bei verbrauchsabhängigen Heizkostenabrechnungen (VHKA) ein tieferer Prozentsatz zur Anwendung kommen müsse, wenn die Aufteilung der Heizkosten auf die Mieter nicht von der Verwaltung, sondern von einer externen Spezialfirma vorgenommen wird, deren Honorar ebenfalls in der Heizkostenabrechnung aufgeführt ist, weil dann der entsprechende Aufwand der Verwaltung entfalle. Hier gilt es aber zu beachten, dass bei der verbrauchsabhängigen Heizkostenabrechnung der Aufwand der Verwaltung zufolge der mit der Spezialfirma zu führenden Korrespondenz und auch als Folge erfahrungsgemäss vermehrter Rückfragen seitens der Mieter mindestens so gross ist wie bei einer konventionellen Abrechnung nach Quadrat- oder Kubikmetern (oder einem anderen sachgerechten Verteilschlüssel).
Weitere Verwaltungskosten als Nebenkosten?
Sollen über die Kosten im Zusammenhang mit der Erstellung der Nebenkostenabrechnung hinausgehende weitere Verwaltungskosten als Nebenkosten separat vom Nettomietzins erhoben werden, ist die Zulässigkeit dieses Vorgehens differenziert zu betrachten. Zwar hängen gewisse Verwaltungsaufwendungen "mit dem Gebrauch der Sache zusammen" und somit grundsätzlich nebenkostenfähig. Doch steht umgekehrt auch fest, dass zumindest ein gewisser Verwaltungsaufwand auch bei leer stehenden Liegenschaften entsteht bzw. nicht mit dem Gebrauch der Sache zusammenhängt. Sodann ist davon auszugehen, dass beispielsweise die mit dem Unterhalt, den Reparaturen und den Erneuerungen am Mietobjekt zusammenhängenden Verwaltungskosten den Mietern zufolge der Nebenkostenunfähigkeit dieser Aufwendungen wohl ebenfalls nicht als Nebenkosten berechnet werden dürfen.
Die diesbezüglich in der Lehre bestehende Unsicherheit erstaunt also nicht. Ein Lösungsansatz könnte sein, dass die Parteien sich für einen Teil der insgesamt entstehenden Verwaltungskosten, beispielsweise für pauschal 2/3 davon, darauf einigen, dass diese mit dem Gebrauch der Sache zusammenhängen und somit nebenkostenfähig sind. Entsprechend könnten dann 2/3 des Honorars und der Auslagen der externen Verwaltung als Nebenkosten abgerechnet bzw. aus dem Nettomietzins ausgegliedert werden. Da in diesem Fall aber die Abgrenzung zum im Zusammenhang mit der Nebenkostenabrechnung entstehenden Verwaltungsaufwand schwierig wird, wird man bei einem solchen Modell wohl die Nebenkosten-Verwaltungskosten nicht auch noch parallel in Anschlag bringen können. Zudem könnte bei einer solchen Vereinbarung nicht garantiert werden, dass sie dem zwingenden Mietrecht standhält, wenn ein mit dieser Frage befasstes Gericht zum Schluss kommen sollte, beispielsweise höchstens die Hälfte der Verwaltungskosten seien allenfalls nebenkostentauglich.
Wer in diesem Zusammenhang keine Risiken eingehen möchte, sollte daher besser beim klassischen Verwaltungskosten-Modell bleiben und nur die wirklich nebenkostenbezogenen Verwaltungskosten als Nebenkosten abrechnen, d.h. die Kosten im Zusammenhang mit der Erstellung der Nebenkostenabrechnung.
Checkliste
- Prüfen Sie, ob die Kosten direkt mit der Erstellung der Nebenkostenabrechnung zusammenhängen.
- Setzen Sie den Prozentsatz im Mietvertrag oder in der Nebenkostenliste explizit fest (z. B. 4 %).
- Berücksichtigen Sie bei Gasheizungen den geringeren Aufwand für den Brennstoffeinkauf.
- Dokumentieren Sie den Aufwand auch bei externen Spezialfirmen für die Heizkostenabrechnung (VHKA).
- Vermeiden Sie die pauschale Umlegung von Verwaltungskosten für Unterhalt oder Reparaturen.
- Halten Sie die üblichen regionalen Sätze zwischen 3,5 % und 4,5 % ein, um Streit zu minimieren.
- Sollten Sie unsicher sein, beschränken Sie sich auf die klar nebenkostenfähigen Abrechnungskosten.
- Achten Sie darauf, dass keine doppelte Berechnung (Abrechnungskosten + andere Verwaltungskosten) erfolgt.
FAQ: Verwaltungskosten
Darf ich Verwaltungskosten auch abrechnen, wenn sie nicht im Mietvertrag stehen?
Ja, gemäss Art. 4 Abs. 3 und Art. 5 Abs. 2 lit. i VMWG dürfen die Kosten für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung auch ohne explizite vertragliche Position separat abgerechnet werden.
Wie hoch dürfen die Verwaltungskosten für die Nebenkostenabrechnung maximal sein?
Es gibt keine gesetzliche Obergrenze, aber die Praxis zeigt Werte zwischen 3 % und 5 % der Nebenkostensumme. Regional variieren diese Sätze, wobei 3,5 % bis 4,5 % am häufigsten vorkommen.
Sind auch allgemeine Verwaltungskosten für den Liegenschaftsunterhalt als Nebenkosten umlegbar?
Dies ist rechtlich umstritten und noch nicht durch das Bundesgericht entschieden. Viele Experten raten dazu, nur die spezifischen Kosten der Abrechnungserstellung umzulegen, um rechtliche Risiken zu vermeiden.
Gilt ein tieferer Prozentsatz bei verbrauchsabhängigen Heizkostenabrechnungen durch eine externe Firma?
Nein, auch hier entsteht durch die Korrespondenz mit der Spezialfirma und die Rückfragen der Mieter mindestens der gleiche Verwaltungsaufwand wie bei konventionellen Abrechnungen.
