Briefvorlage: So erstellen Sie DIN-gerecht Ihre eigene Word-Vorlage für Geschäftsbriefe
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Die Industrienorm DIN 5008 definiert präzise Vorgaben für das Layout von Schriftstücken, wobei insbesondere die Seitenränder und die Platzierung des Anschriftenfelds entscheidend sind. Durch die Erstellung einer eigenen Word-Vorlage mit festgelegten Randwerten (links 24,1 mm, rechts 8,1 mm, oben 5,08 cm) und einem integrierten Briefkopf sparen Sie bei jeder zukünftigen Korrespondenz wertvolle Zeit und gewährleisten stets einen professionellen, normgerechten Auftritt.
Die wichtigsten Punkte:
- Der linke Seitenrand muss exakt 24,1 mm betragen, der rechte 8,1 mm.
- Der obere Seitenrand für das Anschriftenfeld ist auf 5,08 cm festzulegen.
- Ein eigener Briefkopf lässt sich einfach über die Kopfzeile einrichten.
- Die fertige Vorlage muss im Dateityp «Word-Vorlage» gespeichert werden, um sie wiederverwenden zu können.
Daniela A. Caviglia
Daniela A. Caviglia ist engagierte Online-Publisherin mit journalistischem und redaktionellem Hintergrund. Sie ist seit 2003 selbstständig als Trainerin und Beraterin für interaktive, dialogorientierte Kommunikation in Print, online und crossmedial.
Wie erstelle ich eine DIN-gerechte Briefvorlage in Word für Geschäftsbriefe?
In 3 Schritten zur persönlichen Briefvorlage
Schritt 1: Öffnen Sie ein neues Word-Dokument und legen Sie die Seitenränder fest
- Klicken Sie dazu in das Menü DATEI und wählen Sie hier SEITE EINRICHTEN.
- Definieren Sie den linken Seitenrand mit 24,1 mm.
- Geben Sie für den rechten Seitenrand 8,1 mm an.
Schritt 2: Wenn Sie kein vorgedrucktes Papier benutzen möchten, können Sie auch ganz einfach einen eigenen Briefkopf erstellen
- Richten Sie eine eigene Kopfzeile ein und beginnen Sie, indem Sie aus dem Menü ANSICHT den Befehl KOPF- ODER FUSSZEILE wählen.
- Geben Sie jetzt in die Kopfzeile Ihre Absenderangaben ein. Verlassen Sie die Kopfzeile mit SCHLIESSEN.
Schritt 3: Richten Sie ein Anschriftenfeld ein und legen Sie dazu den oberen Seitenrand fest
- Öffnen Sie das Menü DATEI und wählen Sie wieder SEITE EINRICHTEN.
- Legen Sie jetzt im Register SEITENRÄNDER für OBEN den Wert 5,08 cm fest.
- Schliessen Sie das Fenster mit OK.
- Das Anschrift enfeld an sich legen Sie am besten mittels Positionsrahmen fest.
Nicht vergessen: Sobald Sie Ihre Briefvorlage angelegt haben, sichern Sie diese durch Abspeichern
- Klicken Sie im Menü DATEI auf den Befehl SPEICHERN UNTER.
- Markieren Sie im nun erscheinenden Dialogfeld unter DATEITYP den Eintrag WORD-VORLAGE.
- Suchen Sie sich einen Bereich aus, in dem Sie die Vorlage speichern möchten, und vergeben Sie hier einen passenden Dateinamen.
- Bestätigen Sie Ihre Wahl mit SPEICHERN.
- Ihre Briefvorlage wurde nun erfolgreich angelegt.
Checkliste
- Neues Word-Dokument öffnen.
- Menü DATEI und SEITE EINRICHTEN aufrufen.
- Linken Seitenrand auf 24,1 mm einstellen.
- Rechten Seitenrand auf 8,1 mm einstellen.
- Über ANSICHT die Kopfzeile aktivieren.
- Absenderangaben in die Kopfzeile eingeben.
- Kopfzeile mit SCHLIESSEN verlassen.
- Menü DATEI und SEITE EINRICHTEN erneut öffnen.
- Oberen Seitenrand auf 5,08 cm festlegen.
- Fenster mit OK bestätigen.
- Anschriftenfeld mittels Positionsrahmen definieren.
- Menü DATEI und SPEICHERN UNTER wählen.
- Dateityp auf WORD-VORLAGE setzen.
- Passenden Dateinamen vergeben und speichern.
FAQ: Briefvorlage
Warum ist die Einhaltung der DIN 5008 für Geschäftsbriefe wichtig?
Die Norm DIN 5008 sorgt für eine einheitliche, professionelle und gut lesbare Gestaltung von Schriftstücken. Korrekte Ränder und ein standardisiertes Anschriftenfeld erleichtern die maschinelle Weiterverarbeitung und unterstreichen die Seriosität Ihres Unternehmens.
Wie speichere ich die Vorlage, damit sie immer wieder verfügbar ist?
Sie müssen die Datei explizit unter dem Dateityp «Word-Vorlage» (oft .dotx) speichern. Dadurch öffnet das Dokument beim nächsten Aufruf nicht als normale Datei, sondern als leere Vorlage, auf der Sie neue Briefe basierend auf Ihren gespeicherten Einstellungen erstellen können.
Was passiert, wenn ich die Seitenränder nicht exakt nach Vorgabe einstelle?
Abweichende Ränder führen dazu, dass das Anschriftenfeld nicht an der vorgeschriebenen Position steht und der Brief nicht DIN-gerecht ist. Dies kann bei formellen Korrespondenzen oder im Geschäftsverkehr als mangelnde Professionalität wahrgenommen werden.
Kann ich auch auf vorgedrucktem Briefpapier arbeiten?
Ja, wenn Sie vorgedrucktes Papier mit bereits festem Briefkopf verwenden, können Sie auf die Einrichtung der Kopfzeile verzichten. Die korrekten Seitenränder für den Textfluss und das Anschriftenfeld müssen jedoch weiterhin in Word eingestellt werden.
