Management by: Mit bewährten Techniken zum Erfolg
KURZ ZUSAMMENGEFASST
«Management by»-Techniken sind bewährte Führungsmodelle, die Mitarbeiter aktiv in Entscheidungsprozesse einbinden und ihnen ein hohes Mass an Eigenverantwortung übertragen. Durch den kooperativen Führungsstil werden Mitarbeiter motiviert, ihre Ziele selbst zu kontrollieren und Höchstleistungen zu erbringen. Die Umsetzung folgt einer klaren Struktur von der Zielsetzung bis zur Kontrolle, wobei verschiedene Modelle wie MbO oder MbE je nach Situation flexibel kombiniert werden können.
Die wichtigsten Punkte:
- Fünf Stufen des Führungsablaufs: Ziel setzen, Planen, Entscheiden, Anordnen/Umsetzen, Kontrolle.
- Mitarbeiter werden in Zielvereinbarungen einbezogen und erhalten Handlungsspielraum.
- Die Modelle (MbO, MbE, MbD, MbM, MbC) sind nicht starr, sondern situationsangepasst zu nutzen.
- Delegation erfordert die Weitergabe von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung (AKV-Regel).
- Coaching dient der Kompetenzentwicklung und begleitet neue oder schwierige Aufgaben.
WEKA Redaktionsteam
Das WEKA Redaktionsteam besteht aus 8 hochmotivierten Redakteuren/Redakteurinnen mit fundiertem Know-how und Praxiserfahrung aus verschiedensten Fachbereichen. Ihr Ziel ist es, Sie bei der effizienten und sicheren Umsetzung Ihrer Aufgaben in der Praxis kompetent zu begleiten und Sie bei Herausforderungen beratend zu unterstützen. Dies mit einem hohen Anspruch an Qualität und Aktualität.
Welche «Management by»-Techniken fördern die Eigenverantwortung und Motivation von Mitarbeitern in KMU?
Verschiedene Führungsmodelle
Unter dem Schlagwort «Management by ...» subsumiert man verschiedene Führungsmodelle, die den Vorgesetzten praktisch umsetzbare Empfehlungen und Techniken anbieten, mit deren Hilfe sie ihre Führungsposition unternehmens- und mitarbeitergerecht wahrnehmen und sich auf die Kerninhalte der Führung konzentrieren können.
Alle Modelle plädieren für einen kooperativen und partizipativen Führungsstil, der es den Mitarbeitern ermöglicht, an Entscheidungen teilzunehmen und sich selbst zu kontrollieren.
Alle Techniken gemeinsam ist die Struktur des Führungsablaufs, der fünf Stufen umfasst:
- Ziel setzen (unter Beteiligung der Mitarbeiter)
- Planen
- Entscheiden
- Anordnen, umsetzen
- Kontrolle und Korrektur der Zielsetzung
Auf welchem Weg, mit wie grosser Beteiligung der Mitarbeiter und mit welchen Schwerpunkten ZPEAK umgesetzt wird, hängt von der bevorzugten «Management by»-Technik ab. Im folgenden werden die wichtigsten «Management by» Modelle vorgestellt, die in der Praxis meistens nie schematisch angewendet werden sollten, sondern den konkreten Situationen angepasst werden müssen. Oft empfiehlt sich auch eine Mischung der verschiedenen Konzepte.
1. Management by Objectives (MbO)
Unter MbO versteht man «Führen durch Zielvereinbarung und Selbstkontrolle». Mitarbeiter und Vorgesetzte erarbeiten gemeinsam die Ziele für ein Geschäftsjahr. Im Rahmen dieser Zielvereinbarung können die Mitarbeiter selbständig arbeiten. Die Aufgabe der Vorgesetzten konzentriert sich darauf, das zielgerechte Verhalten der Mitarbeiter sicherzustellen und die Zielerreichung zu kontrollieren bzw. zu korrigieren.
Bei der Umsetzung der Ziele geniessen die Mitarbeiter grosse Autonomie. Sind die Ziele einmal festgelegt, so können sie weitgehend über die Mittel und Wege selbst entscheiden. Grundlage für die Leistungs- und Verhaltensbeurteilung durch die Vorgesetzten ist der Grad der Zielerfüllung.
2. Management by Exception (MbE)
Bei diesem Modell können die Mitarbeiter innerhalb eines vorgegebenen Rahmens selbständig entscheiden. Der Entscheidungsrahmen wird z.B. über Kosten- und Budgetvolumen, Bedeutungsgrad, Schwierigkeitsgrad etc. abgesteckt. Die Führungskräfte entscheiden lediglich in «Ausnahmefällen», d.h. dann, wenn der vorgegebene Rahmen überschritten werden muss, oder ein Mitarbeiter sich mit einem besonderen Problem an den Vorgesetzen wendet.
Ziel des MbE ist die Förderung der Selbständigkeit und Eigenverantwortung der Mitarbeiter sowie die Entlastung der Vorgesetzten von kräfteverschleissenden Routineaufgaben.
3. Management by Delegation (MbD)
Bei MbD wird die Entscheidungsbefugnis soweit wie möglich den Mitarbeitern übertragen. Die Vorgesetzten sollen sich ausschliesslich ihren Führungsaufgaben wie Zielsetzung, Mitarbeitermotivation, -Qualifikation und -förderung, Gestaltung der Arbeitsbedingungen etc. widmen können. MbD funktioniert nur dann, wenn das Unternehmen über hochqualifizierte und -motivierte Mitarbeiter verfügt.
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4. Management by Motivation (MbM)
Über die bedürfnisgerechte Gestaltung der Arbeitsbedingungen sollen die Mitarbeiter mit MbM zu Höchstleistungen angeregt werden.
Delegieren (Auftragserteilung)
Delegation bedeutet die - meistens befristete - Übertragung von Aufgaben, Entscheidungsbefugnissen und Ausführungsverantwortung aus dem Zuständigkeitsbereich eines Vorgesetzten auf einen direkt unterstellten Mitarbeiter. Delegieren heisst niemals, einfach unangenehme Arbeit an Untergebene abwimmeln, um Ruhe zu haben: Die Übertragung von Aufgaben (A) ist immer an die Weitergabe von Kompetenzen (K) und Verantwortung (V) gekoppelt (AKV-Regel).
Delegation ist ein hervorragendes Mittel, Mitarbeiter zu motivieren und auf ihre Führungsfähigkeiten hin zu prüfen. Dabei ist es wichtig, den Delegationsnehmer bei der Bewältigung seiner neuen Aufgaben zu unterstützen und bei Problemen beratend zur Seite zu stehen. Der Delegierte übernimmt nur die Ausführungsverantwortung; die grundsätzliche Verantwortlichkeit bleibt aber beim Vorgesetzten.
Als Faustregel gilt: So viel wie möglich delegieren, ohne die Mitarbeiter zu überfordern; sich selbst auf die Kerngebiete der Führungsaufgaben konzentrieren.
Fragen Sie sich vor dem Delegieren:
- Welches sind die Delegationsmotive? (Zweck, Zielvorstellung)
- Ist die zu delegierende Aufgabe klar abgegrenzt?
- Muss ein zeitlicher Rahmen gesetzt werden? (Termin)
- Wer ist abkömmlich, fähig und motiviert, um die Aufgabe zu übernehmen?
- Muss der Delegierte betreut und kontrolliert werden? (Coaching)
Checkliste
- Klären Sie die Delegationsmotive und das Ziel der Massnahme.
- Definieren Sie die zu delegierenden Aufgaben klar und abgegrenzt.
- Setzen Sie bei Bedarf einen zeitlichen Rahmen und Termine.
- Prüfen Sie, welche Mitarbeiter abkömmlich, fähig und motiviert sind.
- Stellen Sie sicher, dass Kompetenzen und Verantwortung mit der Aufgabe übertragen werden.
- Planen Sie eine angemessene Betreuung und Kontrolle (Coaching) ein.
- Legen Sie den Entscheidungsrahmen für Ausnahmefälle (MbE) fest.
- Fördern Sie die Selbstkontrolle der Mitarbeiter nach der Zielvereinbarung.
- Bewerten Sie den Erfolg durch regelmässige Feedbackgespräche.
- Kombinieren Sie verschiedene Modelle, wenn eine reine Anwendung nicht passt.
5. Management by Coaching (MbC)
Coaching, wörtlich übersetzt «Betreuung», ist die Unterstützung von Einzelpersonen oder Gruppen bei der Bewältigung neuer oder schwieriger Aufgaben. Ziel ist die Verbesserung der beruflichen und sozialen Kompetenz des Betroffenen. Es handelt sich um einen interaktiven Lernprozess, der immer dann notwendig wird, wenn neue Aufgaben- und Entwicklungsziele in Angriff genommen werden müssen.
Situationen, in denen Coaching angebracht sind: Einführung neuer Mitarbeiter, Bewältigung privater oder beruflicher Probleme/Herausforderungen, Mitarbeiterbeurteilung, Weiterbildung, Beförderung und Übernahme von Führungsaufgaben.
Grössere Firmen engagieren externe, psychologisch geschulte Berater als Coachs. In kleinen und mittleren Betrieben übernehmen meistens ausgewählte Vorgesetzte diese Funktion. Das "Anforderungs- und Aufgabenprofil" eines guten Coachs lässt sich folgendermassen zusammenfassen:
- Sachkenntnis und hohe Kommunikationsfähigkeit.
- Beraterkompetenz: Der Coach fungiert gleichsam als Hebamme, die einen komplexen Vorgang nur unterstützend begleitet, ohne die Aufgabe selbst zu übernehmen.
- Die Fähigkeit, kreativ mit Fehlern umgehen zu können und diese positiv aufzuladen.
- Hohes Geschick bei der Harmonisierung von Unternehmens- und Mitarbeiterinteressen.
Coaching spielt sich in vier Phasen ab
- Ist-Zustand: Analyse der Stärken und Schwächen. Konfliktaufarbeitung.
- Zielsetzung: Formulieren von Wünschen, Hoffnungen. Erstellen des Aktionsplans.
- Umsetzung: Motivation, Instruktion, Gespräch.
- Erfolgskontrolle: Auswertung, Nachbetreuung, Feintuning.
FAQ: Management by
Was ist der Unterschied zwischen Management by Objectives (MbO) und Management by Exception (MbE)?
Beim MbO erarbeiten Mitarbeiter und Vorgesetzte gemeinsam Jahresziele, wobei die Mitarbeiter autonom über die Mittel entscheiden. Beim MbE arbeiten Mitarbeiter innerhalb eines vorgegebenen Rahmens selbständig; der Vorgesetzte greift nur bei Ausnahmen oder Problemen ein.
Welche Voraussetzungen braucht es für Management by Delegation (MbD)?
MbD funktioniert nur mit hochqualifizierten und motivierten Mitarbeitern, da die Entscheidungsbefugnis weitgehend übertragen wird. Der Vorgesetzte konzentriert sich dann auf Führungsaufgaben wie Motivation und Qualifikation.
Wann ist Management by Coaching (MbC) sinnvoll?
Coaching ist angebracht bei der Einführung neuer Mitarbeiter, der Bewältigung privater oder beruflicher Herausforderungen, bei Mitarbeiterbeurteilungen, Weiterbildung oder der Übernahme von Führungsaufgaben.
Was bedeutet die AKV-Regel beim Delegieren?
Die AKV-Regel besagt, dass die Übertragung von Aufgaben (A) immer an die Weitergabe von Kompetenzen (K) und Verantwortung (V) gekoppelt sein muss. Delegieren ist nicht das Abwälzen von Arbeit, sondern eine gezielte Führungsinstrument.
Wie lässt sich der Erfolg von Management by Massnahmen messen?
Der Erfolg wird durch die Zielerreichung, den Grad der Selbstkontrolle der Mitarbeiter und die Verbesserung der beruflichen sowie sozialen Kompetenz (beim Coaching) gemessen. Regelmässige Feedbackgespräche und Auswertungen sind hierfür essenziell.
