Zeitdiebe: 7 typische Zeitdiebe vermeiden
Brigitte Miller
Brigitte Miller ist freie Autorin und Journalistin. Seit 1990 schreibt sie für namhafte Verlage und Online-Portale im In- und Ausland zu den Themenbereichen Management, Mitarbeiterführung, Zeitmanagement, Kreativität und Selbstmanagement. In ihre Beiträge lässt sie nicht nur die vielen Tipps und Erfahrungen fliessen, die sie durch Gespräche und Interviews erhält, sondern auch persönliche Erkenntnisse, die ihr der Berufsalltag beschert.
Strategie entwickeln
Neue Zeitmanagement-Gewohnheiten zu etablieren – und dazu gehört das Reduzieren von Zeitdieben – benötigt stets eine Strategie, damit die neue Handlungsweise auch auf Dauer greifen kann. Gestalten Sie die einzelnen Strategien deshalb am besten vielfältig. Dadurch haben Sie genügend Instrumente zur Hand, um wirklich zeiteffizient in der jeweiligen Situation, die früher einen typischen Zeitdieb aktivierte, agieren zu können.
Um Ihnen die Entwicklung einer persönlichen Strategie zu erleichtern, gibt es Impulse, wie Sie die 7 typischsten Zeitdiebe Schritt für Schritt demontieren können. Passen Sie die Impulse Ihren Bedürfnissen und Möglichkeiten an. Fügen Sie eigene Lösungsinstrumente hinzu.
1. Zeitdieb: Unterbrechung durch das Telefon
Kaum klingelt das Telefon, schon wird abgehoben. Ihre Arbeit wird unterbrochen, das Telefonat kostet Sie Zeit und anschliessend müssen Sie sich wieder mühsam in Ihre Aufgabe hineinfinden.
Lösungsstrategien:
- Durch Sekretärin abschirmen lassen: In der Funktion einer Führungskraft besitzen Sie in der Regel eine Sekretärin. Nutzen Sie diese, um Telefonate gezielt zu filtern. Sprechen Sie mit Ihrer Sekretärin ab, wen sie wann an Sie durchstellen darf.
- Voice-Mailbox einstellen: Wollen Sie ungestört arbeiten, nutzen Sie Ihre Voice-Mailbox. Vergessen Sie aber nicht, Ihr Telefon auf lautlos zu stellen, damit Sie nicht durch das Klingeln gestört werden.
- Auf Kollegen umstellen: Sprechen Sie sich mit Ihrem Kollegen und/oder im Team ab, wer wann für wie lange Telefondienst macht. So können alle anderen effektiv arbeiten und Anrufer werden nur in dringenden Fällen weitergeleitet.
- Telefonnotizformular erstellen und einsetzen: Fertigen Sie sich ein Formular für Ihre Telefonnotiz an. Dieses unterstützt Sie dabei, das Telefonat kurz und effektiv zu führen, da es wie ein Leitfaden alle wichtigen Punkte erfasst und abfragt.
- Auf den Punkt kommen: Unterlassen Sie Fragen, die zu Small-Talk verführen, beispielsweise «Wie war Ihr Urlaub?» Fragen Sie stattdessen lieber «Was kann ich für Sie tun?»
2. Zeitdieb: Unangemeldete Besucher
Ob Mitarbeiter oder Kollegen, unangemeldete Besucher sind, unabhängig davon, wie willkommen sie sein mögen, der grösste Zeitverschwender. Denn die Frage «Hast du eine Minute Zeit?» täuscht. Sie werden durchschnittlich 10 Minuten für den Besucher aufbringen und dreimal so viel Zeit, um Ihre vorherige Konzentration wiederzuerlangen.
Lösungsstrategien:
- Termin vereinbaren: Bieten Sie einen anderen Zeitpunkt an, an dem Sie wirklich Zeit haben. «Heute Mittag, um 14.30 Uhr hätte ich 15 Minuten Zeit. Klappt dies bei Dir?»
- Zeitlimit festsetzen: Teilen Sie dem unangemeldeten Besucher als Antwort auf seine Frage mit «Ich muss um zehn Uhr den Bericht unserem Vorgesetzten vorstellen. Glauben Sie, das Anliegen lässt sich in 15 Minuten besprechen?»
- Zum Besucher ins Büro gehen: «Ich bin in zehn Minuten fertig und komme dann zu Dir.» Diese Strategie hat den Vorteil, dass Sie das Büro Ihres Kollegen viel schneller wieder verlassen können, als ihn aus Ihrem Büro hinauszukomplimentieren.
- Offene Tür im Zeitblock: Als Vorgesetzter sollten Sie das Prinzip der offenen Tür mit einem Zeitblock – beispielsweise von 10.00 bis 15.00 Uhr – und Terminierung verknüpfen. Lassen Sie durch Ihre Sekretärin kurze Termine an Ihre Mitarbeiter vergeben. Bitten Sie Ihre Sekretärin nach dem Zweck des Besuches zu fragen. So können notwendige Informationen für das Gespräch bereitgestellt werden.
3. Zeitdieb: Ineffektive Besprechungen
Meetings sind notwendig, aber nicht jedes Meeting ist effizient. Für viele der Mitarbeiter und Kollegen sind durchschnittlich die Hälfte aller Besprechungen Zeitverschwendung.
Lösungsstrategien:
- Weniger ist mehr: Prüfen Sie, ob die Besprechung wirklich notwendig ist. Reicht es vielleicht aus, ein Memo zu senden, einzelne Mitarbeiter per E-Mail, per Telefonat oder im persönlichen Gespräch zu informieren?
- Besprechungen gut vorbereiten: Erstellen Sie eine Agenda, die nicht allein den Inhalt, sondern auch die vorgesehene Zeit pro Tagungspunkt festlegt. Legen Sie auch fest, bei welchen Besprechungspunkten Sie Diskussionen zulassen und bei welchen nicht. Verteilen Sie diese Agenda im Voraus. Dadurch erhalten die Mitarbeiter die Gelegenheit, sich vorzubereiten.
- Rechtzeitig einladen: Laden Sie nur die Mitarbeiter ein, für die die besprochenen Themen wichtig sind.
- Teilnehmer entlassen: Schneiden Sie alternativ die einzelnen Punkte des Meetings auf die Teilnehmer zu. So können Sie, nachdem einzelne Punkte abgehandelt wurden, die davon betroffenen Mitarbeiter aus der Besprechung entlassen.
- Pünktlich beginnen und enden: Wer zu spät kommt, muss sich im Anschluss über das Besprochene informieren. Sollten noch Punkte offen sein oder eine Diskussion kein Ergebnis erbringen, beenden Sie dennoch das Meeting pünktlich. Verschieben Sie alles andere auf einen neuen Termin. Denn Ihre Mitarbeiter haben ihre Zeit entsprechend geplant.
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4. Zeitdieb: E-Mail-Flut
Mit den modernen Kommunikationsmitteln ist ein weiterer Kanal entstanden, auf dem Sie Anfragen erhalten: Die E-Mail. Ihr tägliches volles E-Mail-Postfach, als auch das ständige Anzeigen neuer eingegangener E-Mails, kostet jedoch Ihre Zeit und Nerven.
Lösungsstrategien:
- E-Mail-Benachrichtigung ausstellen: Schalten Sie an Ihrem Computer den automatischen Modus zur Anzeige eingegangener E-Mails aus.
- 3x täglich prüfen: Öffnen Sie Ihr E-Mail-Postfach nur dreimal täglich. Am besten zu Zeiten, in denen Ihre Konzentration am Abflauen ist.
- E-Mails bündeln: Sammeln Sie alle Nachrichten, die Sie selbst versenden wollen. Mailen Sie diese innerhalb der drei festgesetzten Zeiten.
5. Zeitdieb: Misslungene Kommunikation
Viele Gespräche führen zu Missverständnissen, die letztendlich Zeit kosten, weil Sie die daraus entstandenen Fehler anschliessend wieder korrigieren müssen.
Lösungsstrategien:
- Aussage eindeutig formulieren: Teilen Sie kurz und bündig mit, was Ihr Anliegen ist.
- Auf non-verbale Signale achten: Sensibilisieren Sie sich für die Körpersprache Ihres Gegenübers. Oft werden hier Signale gesendet, die bereits anzeigen, dass Ihre Aussage nicht verstanden wurde.
- Rückfragen: Ein «Kapiert?» reicht leider nicht aus. Bitten Sie Ihren Mitarbeiter und/oder Kollegen am besten, den Sachverhalt kurz zu wiederholen, damit Sie prüfen können, ob alle Informationen korrekt empfangen wurden.
6. Zeitdieb: Chaos auf dem Schreibtisch
Stapeln sich Dokumente und Unterlagen auf dem Schreibtisch, werden Sie viel Zeit damit aufbringen, die benötigten Papiere zu sichten.
Lösungsstrategien:
- Unnötiges verbannen: Alles, was Sie nicht tagtäglich brauchen, sollten Sie von Ihrem Schreibtisch räumen – in Ihre Schubladen und Regale.
- Zwischenablage anlegen: Unterlagen, die Sie nicht für Ihre aktuelle Aufgabe benötigen, aber noch nicht endgültig ablegen können, sollten Sie in einer Zwischenablage einordnen.
- Ablagesystem aufbauen: Richten Sie ein für sich funktionierendes Ablagesystem ein. Legen Sie Ihre Dokumente stets dort ab.
7. Zeitdieb: Unzureichende Informationen
Fehlen Ihnen Informationen, müssen Sie zwangsläufig Ihre Arbeit unterbrechen.
Lösungsstrategien:
- Aufgabe bzw. Projekt skizzieren: Fixieren Sie kurz den Ablauf der Aufgabe bzw. des Projektes. Prüfen Sie, welche Informationen Sie wann benötigen werden.
- Informationen organisieren: Klären Sie die Zuständigkeiten für die Informationsbeschaffung. Wer im Projektteam holt die Informationen ein?
- Fristen setzen: Müssen Sie Kollegen oder auswärtige Personen um Informationen bitten, setzen Sie Antwortfristen. Beachten Sie dabei, sich Pufferzeiten einzubauen, falls der Kollege zeitlich schlecht zuarbeitet. So können Sie eventuell eine zweite Anfrage ohne Zeitdruck starten.
