Prozessmanagement: Aufbau und Unterscheidung von Prozessen
WEKA Redaktionsteam
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Professionelles Prozessmanagement in der Praxis
Ein Prozess besteht aus einem Hauptprozess, diversen Teilprozessen und Prozessschritten. Zudem haben Prozesse mindestens einen Lieferanten und einen Kunden.
Aus diesem Grund wird hier häufig von einer internen bzw. externen Kunden-Lieferantenbeziehung gesprochen. Zusätzlich verfügt jeder Prozess über mindestens eine messbare Eingabe und ein Ergebnis.
Demnach kann ein Prozess auch Kunde eines vorhergehenden Prozesses sein und erhält Materialen und/oder Informationen gemäß seinen Anforderungen. Andererseits fungiert er als Lieferant für einen nachfolgenden Prozess oder den externen Kunden und hat hierbei ebenfalls Anforderungen zu erfüllen.
Unterscheidung von Prozessen
Zunächst werden vier Hauptkategorien von Prozessen im Prozessmanagement unterschieden, die sich häufig so auch in einer Prozesslandschaft widerspiegeln. Diese Kategorien sind:
- Management- oder Führungsprozesse
Sie dienen der strategischen Ausrichtung des Unternehmens bzw. bilden den strukturellen Rahmen. Beispiel für diese Prozesse sind die strategische Planung, die operative Planung oder die Unternehmenssteuerung. Input sind Visionen, Ziele, Verkaufszahlen, Trends etc. Ergebnisse können sein: Vorgaben für Budgetierungen, Wirtschaftspläne, Massnahmenpläne zur Zielerreichung etc. - Schlüssel-, Geschäfts-, Kern- oder Hauptprozesse
Sie dienen der Wertsteigerung im Rahmen der Produkterstellung oder Dienstleistungserbringung. Beispiel hierfür ist die Auftragsbearbeitung oder die Angebotslegung. - Unterstützungsprozesse
Hierbei handelt es sich um Prozesse, die den reibungslosen Ablauf anderer Prozesse gewährleisten. Hierzu zählen z.B. die Beschaffung, die EDV sowie die gesamte Infrastruktur. - Mess-, Analyse- und Verbesserungsprozesse
Mit diesen Prozessen wird z.B. die Qualität oder die Wirksamkeit von Massnahmen und Verbesserungen überwacht. Beispiele können sein: Kundenzufriedenheitsmessungen, interne Audits oder die Messung von Prozessen anhand von Prozesskennzahlen.
Zudem sind Prozesse unterschiedlich aufgebaut und können weiterhin unterschieden werden nach:
- Objekt
Was wird durch diesen Prozess weitergegeben? Das kann z.B. jede Form von Material sein, wie es z.B. für einen Fertigungsprozess benötigt wird, oder reine Informationen, wie z.B. bei der Marktforschung. Häufig findet man jedoch eine Kombination aus beidem vor. - Häufigkeit
Wird ein Prozess häufig wiederholt oder nur einmalig angestoßen? Ein sich ständig wiederholender Vorgang ist z.B. die Gehaltsabrechnung, welche dann auch meist durch eine Verfahrensanweisung standardisiert wird. Hingegen ist ein Entwicklungsprozess für ein bestimmtes Produkt in der Regel eine einmalige Aktion. - Dimension
Wer ist in den Prozess involviert? Hier wird zwischen unternehmens-, abteilungs- und personenübergreifenden Prozessen unterschieden. Im ersten Fall sind mindestens zwei Unternehmen beteiligt, wie z.B. bei Just-in-time-Lieferungen. Abteilungsübergreifende Prozesse erstrecken sich über verschiedene Abteilungen, wie z.B. die Rechnungsprüfung, bei der der Vertrieb, die Logistik und die Buchhaltung involviert sind. Die letzte Kategorie sind die personenübergreifenden Prozesse, bei denen verschiedene Mitarbeiter innerhalb einer Abteilung beteiligt sind. Ein Beispiel hierfür kann der Wareneingang sein, bei dem ein Mitarbeiter die Ware ablädt, ein anderer die Prüfung vornimmt und ein dritter die Eingangsmeldung im EDV-System veranlasst. - Auslösung
Durch welchen Umstand wird der Prozess ausgelöst? Geschieht dies turnusmäßig, wie z.B. bei einer Umsatzsteuervoranmeldung, oder eher zufällig, d.h. bei Bedarf. Die Bestellung von Bürobedarf erfolgt erst, wenn ein Mitarbeiter auf fehlende Materialien hinweist.
Für ein effizientes Prozessmanagement sollte sich die Aufmerksamkeit bei der Aufnahme und Analyse der Prozesse aufgrund des Optimierungspotenzials zunächst oder ausschliesslich auf erstgenannte Prozesse konzentrieren.
