Prozessmanagement: Aufbau und Unterscheidung von Prozessen
Inhalt
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Prozessmanagement strukturiert Unternehmensabläufe, indem es Tätigkeiten in klar abgegrenzte Sequenzen mit definierten Lieferanten und Kunden gliedert. Jeder Prozess verfügt über messbare Eingaben und Ergebnisse und fungiert als Bindeglied in einer internen oder externen Wertschöpfungskette. Die effiziente Steuerung erfordert die Unterscheidung zwischen vier Hauptkategorien sowie die Analyse nach spezifischen Merkmalen wie Häufigkeit und Dimension.
Die wichtigsten Punkte:
- Ein Prozess ist eine zeitlich und inhaltlich abgegrenzte Abfolge von Tätigkeiten mit einem konkreten Ergebnis.
- Jeder Prozess hat mindestens einen Lieferanten und einen Kunden sowie messbare Eingaben und Outputs.
- Unternehmensprozesse werden in Management-, Kern-, Unterstützungs- und Verbesserungsprozesse unterteilt.
- Die Unterscheidung erfolgt zusätzlich nach Objekt, Häufigkeit, Dimension und Auslöser.
- Für das Optimierungspotenzial sollten zuerst die Kernprozesse analysiert werden.
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Wie lassen sich Unternehmensprozesse systematisch kategorisieren und voneinander unterscheiden?
Professionelles Prozessmanagement in der Praxis
Ein Prozess besteht aus einem Hauptprozess, diversen Teilprozessen und Prozessschritten. Zudem haben Prozesse mindestens einen Lieferanten und einen Kunden. Aus diesem Grund wird im Prozessmanagement häufig von einer internen bzw. externen Kunden-Lieferantenbeziehung gesprochen. Zusätzlich verfügt jeder Prozess über mindestens eine messbare Eingabe und ein Ergebnis.
Demnach kann ein Prozess auch Kunde eines vorhergehenden Prozesses sein und erhält Materialen und/oder Informationen gemäß seinen Anforderungen. Andererseits fungiert er als Lieferant für einen nachfolgenden Prozess oder den externen Kunden und hat hierbei ebenfalls Anforderungen zu erfüllen.
Unterscheidung von Prozessen
Zunächst werden vier Hauptkategorien von Prozessen im Prozessmanagement unterschieden, die sich häufig so auch in einer Prozesslandschaft widerspiegeln. Diese Kategorien sind:
- Management- oder Führungsprozesse
Sie dienen der strategischen Ausrichtung des Unternehmens bzw. bilden den strukturellen Rahmen. Beispiel für diese Prozesse sind die strategische Planung, die operative Planung oder die Unternehmenssteuerung. Input sind Visionen, Ziele, Verkaufszahlen, Trends etc. Ergebnisse können sein: Vorgaben für Budgetierungen, Wirtschaftspläne, Massnahmenpläne zur Zielerreichung etc. - Schlüssel-, Geschäfts-, Kern- oder Hauptprozesse
Sie dienen der Wertsteigerung im Rahmen der Produkterstellung oder Dienstleistungserbringung. Beispiel hierfür ist die Auftragsbearbeitung oder die Angebotslegung. - Unterstützungsprozesse
Hierbei handelt es sich um Prozesse, die den reibungslosen Ablauf anderer Prozesse gewährleisten. Hierzu zählen z.B. die Beschaffung, die EDV sowie die gesamte Infrastruktur. - Mess-, Analyse- und Verbesserungsprozesse
Mit diesen Prozessen wird z.B. die Qualität oder die Wirksamkeit von Massnahmen und Verbesserungen überwacht. Beispiele können sein: Kundenzufriedenheitsmessungen, interne Audits oder die Messung von Prozessen anhand von Prozesskennzahlen.
Zudem sind Prozesse unterschiedlich aufgebaut und können weiterhin unterschieden werden nach:
Checkliste
- Definieren Sie für jeden Prozess den spezifischen Input und das erwartete Ergebnis.
- Identifizieren Sie den internen oder externen Kunden sowie den Lieferanten des Prozesses.
- Ordnen Sie den Prozess einer der vier Hauptkategorien zu (Management, Kern, Unterstützung, Verbesserung).
- Bestimmen Sie das Objekt des Prozesses: Handelt es sich um Material, Informationen oder eine Kombination?
- Prüfen Sie die Häufigkeit: Ist der Prozess wiederkehrend (standardisiert) oder einmalig?
- Analysieren Sie die Dimension: Ist der Prozess innerhalb einer Person, Abteilung oder über Unternehmensgrenzen hinweg aktiv?
- Klären Sie den Auslöser: Geschieht der Prozess turnusmässig oder bei Bedarf?
- Dokumentieren Sie die Schnittstellen zu vor- und nachgelagerten Prozessen.
- Ermitteln Sie messbare Kennzahlen zur Wirksamkeit des Prozesses.
- Priorisieren Sie Optimierungsmassnahmen basierend auf dem Einfluss auf die Kernprozesse.
- Objekt
Was wird durch diesen Prozess weitergegeben? Das kann z.B. jede Form von Material sein, wie es z.B. für einen Fertigungsprozess benötigt wird, oder reine Informationen, wie z.B. bei der Marktforschung. Häufig findet man jedoch eine Kombination aus beidem vor. - Häufigkeit
Wird ein Prozess häufig wiederholt oder nur einmalig angestoßen? Ein sich ständig wiederholender Vorgang ist z.B. die Gehaltsabrechnung, welche dann auch meist durch eine Verfahrensanweisung standardisiert wird. Hingegen ist ein Entwicklungsprozess für ein bestimmtes Produkt in der Regel eine einmalige Aktion. - Dimension
Wer ist in den Prozess involviert? Hier wird zwischen unternehmens-, abteilungs- und personenübergreifenden Prozessen unterschieden. Im ersten Fall sind mindestens zwei Unternehmen beteiligt, wie z.B. bei Just-in-time-Lieferungen. Abteilungsübergreifende Prozesse erstrecken sich über verschiedene Abteilungen, wie z.B. die Rechnungsprüfung, bei der der Vertrieb, die Logistik und die Buchhaltung involviert sind. Die letzte Kategorie sind die personenübergreifenden Prozesse, bei denen verschiedene Mitarbeiter innerhalb einer Abteilung beteiligt sind. Ein Beispiel hierfür kann der Wareneingang sein, bei dem ein Mitarbeiter die Ware ablädt, ein anderer die Prüfung vornimmt und ein dritter die Eingangsmeldung im EDV-System veranlasst. - Auslösung
Durch welchen Umstand wird der Prozess ausgelöst? Geschieht dies turnusmäßig, wie z.B. bei einer Umsatzsteuervoranmeldung, oder eher zufällig, d.h. bei Bedarf. Die Bestellung von Bürobedarf erfolgt erst, wenn ein Mitarbeiter auf fehlende Materialien hinweist.
Für ein effizientes Prozessmanagement sollte sich die Aufmerksamkeit bei der Aufnahme und Analyse der Prozesse aufgrund des Optimierungspotenzials zunächst oder ausschliesslich auf erstgenannte Prozesse konzentrieren.
FAQ: Prozessmanagement
Was ist der Unterschied zwischen einem Managementprozess und einem Kernprozess?
Managementprozesse dienen der strategischen Ausrichtung und bilden den strukturellen Rahmen (z. B. Unternehmensplanung), während Kernprozesse direkt der Wertsteigerung durch Produkterstellung oder Dienstleistungserbringung dienen (z. B. Auftragsbearbeitung).
Wie unterscheidet sich ein Unterstützungsprozess von einem Kernprozess?
Unterstützungsprozesse gewährleisten den reibungslosen Ablauf anderer Prozesse, ohne direkt wertschöpfend zu sein. Beispiele sind die Beschaffung oder die EDV-Infrastruktur, die den Kernprozessen Material und Systeme bereitstellen.
Wann wird ein Prozess als abteilungsübergreifend klassifiziert?
Ein Prozess ist abteilungsübergreifend, wenn er sich über verschiedene Abteilungen hinweg erstreckt und diese in den Ablauf involviert sind, wie beispielsweise bei der Rechnungsprüfung, die Vertrieb, Logistik und Buchhaltung verbindet.
Welche Rolle spielen Mess-, Analyse- und Verbesserungsprozesse?
Diese Prozesse überwachen die Qualität und Wirksamkeit von Massnahmen. Dazu gehören Instrumente wie Kundenzufriedenheitsmessungen, interne Audits oder die Messung von Prozesskennzahlen, um kontinuierliche Verbesserungen zu steuern.
Warum sollten sich Unternehmen zuerst auf die Analyse von Kernprozessen konzentrieren?
Kernprozesse haben das grösste direkte Optimierungspotenzial, da sie den eigentlichen Wert für den Kunden schaffen. Eine Verbesserung hier wirkt sich unmittelbar auf die Wettbewerbsfähigkeit und Effizienz des gesamten Unternehmens aus.
