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Vertrauensferien: Was ist zu beachten?

Durch das Anbieten von sehr flexiblen Arbeitszeiten oder einer 4-Tage-Woche sowie das Arbeiten an einem flexiblen Arbeitsort bis hin zur Remote-Arbeit von überall in der Welt in Verbindung mit Ferien wird dem teilweise vorhandenen Mitarbeiterbedürfnis nach Freiheit und Autonomie Rechnung getragen. Mit Vertrauensferien werden Mitarbeitenden weitreichende Möglichkeiten eingeräumt, wofür die Arbeitgeberin aber gewisse Rahmenbedingungen festlegen sollte.

19.12.2023 Von: Stefan Rieder
Vertrauensferien

Einleitung: Vertrauensferien

Eine gesetzliche Definition von Vertrauensferien gibt es nicht. Beim Gewähren von Vertrauensferien kann jeder Mitarbeitende für sich selber entscheiden, wie viele bezahlte Ferientage in einem Jahr bezogen werden. Im Vordergrund stehen die Haltung und das Vertrauen der Arbeitgeberin, dass die ordentliche Erledigung der Arbeit sichergestellt ist. Mitarbeitende erhalten damit eine grosse Eigen- und Teamverantwortung, weil sie die Anzahl an Ferientagen selbst planen müssen und die Ferienstellvertretung im Team gewährleistet sein muss. Ein eigenständiges und spontanes Ferienbeziehen ist also nicht ohne Weiteres möglich, weil die Ferienabwesenheiten und damit auch die Dauer der Ferien im Team koordiniert werden müssen. Die bei der Arbeitgeberin etablierten Regelungen zur Festlegung des Zeitpunkts des Ferienbezugs können ohne Weiteres aufrechterhalten werden. Damit wird es auch eine natürlich Kontrolle geben, dass Mitarbeitende nicht permanent Ferien machen und kaum mehr arbeiten. Neben dem Risiko, dass nach vernünftigen Massstäben zu viele Ferien bezogen werden, besteht aber auch das Risiko, dass aufgrund von zu viel Arbeit und einer nicht funktionierenden Abstimmung im Team zu wenige Ferien bezogen werden. Oder aber einzelne Mitarbeitende, die lieber arbeiten, als Ferien zu nehmen, ermöglichen anderen Mitarbeitenden durch die Übernahme von Stellvertretungen einen langen Ferienbezug und machen dadurch selbst keine Ferien. Allenfalls leisten sie sogar Überstunden, was zu einer gesundheitlichen Belastung für diese Mitarbeitenden und zu hohen Überstundensaldi führen kann, die irgendwann auch kompensiert oder ausbezahlt werden müssen.

Dokumentation des Ferienbezugs

Bei einem konsequenten Umsetzen von Vertrauensferien müsste man eigentlich auf die Dokumentation der Ferien verzichten, weil ja eben Vertrauen besteht und eine Kontrolle durch Dokumentation im Widerspruch dazu steht. Eine Dokumentation der bezogenen Ferien ist aber dennoch erforderlich. Zuerst einmal muss im Normalfall die geleistete Arbeitszeit dokumentiert werden, und an den nicht gearbeiteten Arbeitstagen wird zur Vermeidung von Minusstunden ein Abwesenheitsgrund gebucht. Das richtige Verbuchen der Abwesenheiten ist auch wichtig, um die Lohnfortzahlung (und Versicherungsabwicklung) bei Abwesenheiten wie Krankheit, Unfall, Betreuungsurlaub, ausserordentliche Freizeit etc. rechtlich korrekt abwickeln zu können. Neben dieser praktischen Erforderlichkeit ist eine Dokumentation der bezogenen Ferien aber auch rechtlich wichtig, damit ersichtlich ist, wann der jährliche gesetzliche Ferienanspruch von mindestens vier Wochen bzw. fünf Wochen bis zum vollendeten 20. Altersjahr bezogen worden ist. Ohne eine solche Dokumentation könnte die Arbeitgeberin am Ende des Arbeitsverhältnisses Forderungen von Mitarbeitenden ausgesetzt sein und muss die nicht bezogenen Ferientage des gesetzlichen Ferienanspruchs auszahlen.

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