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Mitarbeitergeschenke: Das müssen Sie wissen

Speziell in der Vorweihnachtszeit zeigen sich viele Unternehmen grosszügig und bedanken sich bei ihren Arbeitnehmenden für die geleistete Arbeit oftmals in Form von Mitarbeitergeschenken und Weihnachtsfeiern. Aber auch unterjährig können Geschenke, zum Beispiel zu Geburtstagen oder Mitarbeiterjubiläen, vorkommen. Auch wenn die positiven Absichten im Vordergrund stehen, so gibt es aus Sicht der Mehrwertsteuer (MWST) einige Punkte, die es durch die Arbeitgebenden zu beachten gilt.

10.05.2022 Von: Michel Hürlimann, Manuèle Stoercklé
Mitarbeitergeschenke

MWST immer bei entgeltlichen Leistungen

Entrichtet ein Unternehmen entgeltliche Leistungen an seine Arbeitnehmenden, so ist die MWST grundsätzlich geschuldet. Von einer entgeltlichen Leistung ist insbesondere dann auszugehen, wenn eine Leistung im Lohnausweis zu deklarieren ist. Die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) hat aber gewisse Gehaltsnebenleistungen definiert, welche als nicht-entgeltlich erachtet werden und daher nicht der MWST unterliegen. Des Weiteren stellt sich auch die Frage nach dem Vorsteuerabzugsrecht des Arbeitgebenden aus den eingekauften Leistungen.

Mitarbeitergeschenke

Bei der Abgabe von Mitarbeitergeschenken an Arbeitnehmende ist der Wert des Geschenks pro Ereignis massgebend (z.B. Geburtstag oder Weihnachten). Geschenke, deren Wert unter CHF 500.– liegen, stellen im mehrwertsteuerlichen Sinn keine entgeltliche Leistung dar und unterliegen demnach auch nicht der MWST. Für die Ermittlung des Schwellenwertes von CHF 500.–, ist der Marktwert zu berücksichtigen. Diese Leistungen sind auch nicht im Lohnausweis zu deklarieren. Der Arbeitgebende kann die bezahlten Vorsteuern in Abzug bringen, sofern die Ausgaben im Rahmen der unternehmerischen Tätigkeit, welche zum Vorsteuerabzug berechtigt, getätigt wurden. Dies ist bei Mitarbeitergeschenken grundsätzlich anzunehmen, sofern das Unternehmen im steuerbaren Bereich tätig ist.

Anders verhält es sich bei Geschenken mit einem Wert ab CHF 500.–. Diese sind im Lohnausweis der Arbeitnehmenden zu deklarieren und unterliegen daher der MWST. Der im Lohnausweis aufgeführte Betrag ist dabei inkl. MWST zu verstehen. Der Arbeitgeber ist berechtigt, die Vorsteuer im Zusammenhang mit dem Erwerb des Geschenks in Abzug zu bringen, sofern er seinerseits die MWST auf dem Mitarbeitergeschenk ordnungsgemäss deklariert hat.

Entrichtetes Weihnachtsgeld oder ähnliche Zahlungen an die Arbeitnehmenden stellen hingegen rein geldmässig ausgerichtete Leistungen dar und sind demnach keine steuerbaren Leistungen im mehrwertsteuerlichen Sinne. Sie unterliegen, analog Lohnzahlungen, nicht der MWST.

Beispiel 1 – Mitarbeitergeschenke

Die IT AG erbringt ausschliesslich steuerbare Leistungen und schenkt ihren Lernenden zu Weihnachten einen Geschenkkorb im Wert von insgesamt CHF 300.– (Marktwert). Die übrigen Mitarbeitenden erhalten je ein Weinset im Wert von insgesamt CHF 700.– (Marktwert).

Der Wert des Geschenkkorbes an die Lernenden übersteigt den Schwellwert von CHF 500.– nicht. Daher liegt keine entgeltliche Leistung des Arbeitgebers an die Lernenden vor. Eine Deklaration im Lohnausweis der Lernenden ist nicht notwendig und auf dem Wert des Geschenkkorbes ist keine MWST zu entrichtet. Die beim Einkauf des Geschenkkorbes entrichtete Vorsteuer kann von der IT AG in Abzug gebracht werden.

Der Wert der Geschenke an die übrigen Mitarbeitenden liegt über dem Schwellwert. Dies führt dazu, dass die IT AG die Geschenke unter Ziffer 2.3 des Lohnausweises mit einem Wert von CHF 700.– (Marktwert) zu deklarieren hat. Dieser Betrag versteht sich als inkl. MWST und ist zum Normalsatz (aktuell 7,7%) zu versteuern. Der Nettoumsatz ist durch die IT AG in Ziffer 200/302 der MWST-Abrechnung zu deklarieren. Daraus resultiert eine MWST in der Höhe von CHF 50.05, welche die IT AG der ESTV abzuführen hat. Gleichzeitig ist die IT AG aber berechtigt, die von ihr entrichtete Vorsteuer auf dem Kauf des Weines in Abzug zu bringen.

Beispiel 2 – Spezialfall Einzelunternehmen: Privater Konsum

Kauft ein Einzelunternehmen im Rahmen seiner unternehmerischen Tätigkeit Wein ein (z.B. als Kundengeschenk), so ist das Einzelunternehmen grundsätzlich dazu berechtigt, die Vorsteuern in Abzug zu bringen. Hat das Einzelunternehmen den Vorsteuerabzug geltend gemacht und entwendet der Einzelunternehmer nachträglich einige Flaschen Wein für den privaten Konsum, so führt dies zu einer Vorsteuerkorrektur bei der Einzelunternehmung. Die in Abzug gebrachten Vorsteuern sind anteilsmässig (im Verhältnis des privaten Konsum gegenüber dem unternehmerischen Konsum) in Ziff. 415 der MWST-Abrechnung zu korrigieren.

Organisation von Firmenanlässen

Bei Firmenanlässen wie beispielsweise einer Weihnachtsfeier stellt sich die Frage, ob die entrichtete Vorsteuer abzugsfähig ist. Grundsätzlich ist ein Vorsteuerabzugsrecht gegeben, wenn die Ausgaben im Rahmen der unternehmerischen Tätigkeit anfallen und nicht im Zusammenhang mit von der Steuer ausgenommenen Leistungen stehen, für welche die Option nicht möglich ist. Firmenanlässe sind in der Regel dem unternehmerischen Bereich zuzuordnen und berechtigen, gemäss den zuvor genannten Ausführungen zum Vorsteuerabzug. Als Übersicht zum möglichen Vorsteuerabzug dient die nachstehende Tabelle:

 

Option 1 Option 2 Option 3

Unternehmen erbringt ausschliesslich steuerbare Leistungen

=

100% Vorsteuerabzug

Unternehmen erbringt ausschliesslich von der Steuer ausgenommene Leistungen

=

Kein Vorsteuerabzug möglich

Unternehmen erbringt sowohl steuerbare als auch von der Steuer ausgenommene Leistungen

=

Vorsteuerabzug unter Berücksichtigung einer Vorsteuerkorrektur bzw. direkten Zuordnung möglich

Fazit

Vorsteuern im Zusammenhang mit Mitarbeitergeschenken und Firmenanlässen berechtigen grundsätzlich zum Vorsteuerabzug und sollten daher in den wenigsten Fällen in einem zusätzlichen Kostenfaktor resultieren. Allerdings gilt es sicherzustellen, dass allfällige Ausgangsleistungen mehrwertsteuerlich korrekt erfasst werden. Erbringen Unternehmen auch von der Steuer ausgenommene Leistungen, so ist zudem zu prüfen, ob eine Vorsteuerkorrektur vorzunehmen ist oder das Unternehmen nicht berechtigt ist, die Vorsteuer überhaupt in Abzug zu bringen.

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