11.10.2017

Sozialversicherungen bei Arbeitsantritt: Phase 1

Die Sozialversicherungen begleiten Mitarbeitende und HR vom Eintritt bis zum Ausscheiden. In einer dreiteiligen Serie beleuchten wir die verschiedenen Phasen. In diesem ersten Teil beschäftigen wir uns damit, an was HR-Verantwortliche beim Arbeitsantritt denken müssen.

Von: Daniel Leuzinger   Drucken Teilen   Kommentieren  

Daniel Leuzinger

Herr Leuzinger ist seit 2011 selbstständiger Dozent für Sozialversicherungen und Lehrgangsleiter, Case Manager und Mental Coach.

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Sozialversicherungen bei Arbeitsantritt

Onboarding

Onboarding ist heute eine wichtige und bedeutsame Aufgabe der HR-Verantwortlichen und Vorgesetzten. Leider wird dies oft vernachlässigt, aber der erste Eindruck, den neue Mitarbeitende erhalten, ist enorm wichtig. Die Auswirkungen einer Vernachlässigung können verheerend für den Betrieb sein. Neben den allgemein zu erledigenden Aufgaben – wie z. B. Basisdaten erfassen, Zustellung der Unterlagen wie Arbeitsbedingungen, Merkblatt Unfall- und Krankentaggeldversicherung und des Pensionskassen- Reglements usw. – ist es wichtig, dass Sie im Bereich der Sozialversicherungen nichts vergessen. Als dienstleistungsorientierte HR-Verantwortliche können Sie mit Ihren Kenntnissen Ihre Mitarbeitenden kompetent im Bereich Sozialversicherungen, Gehaltswesen, OR und Arg unterstützen. Daneben haben Sie Kenntnisse in Ihrem zuständigen Gesamtarbeits-, Normalarbeits- und Landesmantelvertrag. Ebenso kennen Sie sich in den Gegebenheiten der Quellensteuerpflicht aus.

Praxistipp
Unter www.bsv.admin.ch finden Sie alle relevanten Gesetze, Verordnungen und Kreisschreiben/Wegleitungen, Neuerungen, die stattgefunden haben, und unter www.ahv-iv.ch finden Sie alle relevanten Merkblätter im Bereich der Sozialversicherungen.

Bei Neueintritt eines Mitarbeitenden ist in den Sozialversicherungen Folgendes zu beachten:

1. Alters- und Hinterlassenenversicherung (AHV)

Arbeitgeber resp. HR-Verantwortliche sind verpflichtet, neu eintretende Mitarbeitende bei ihrer zuständigen AHV-Ausgleichskasse anzumelden, damit die Sozialversicherungsbeiträge auf den massgebenden AHV-pflichtigen Lohn, AHV/IV/EO, ALV1 und ALV2 abgerechnet werden können.

Seit 1. Juni 2016 können Sie einmal pro Jahr – mit der jeweiligen Lohndeklaration Ihrer AHV-Ausgleichskasse – die neu eintretenden Mitarbeitenden über die Meldepflicht anmelden. Die vorher geltende Anmeldefrist von 30 Tagen entfällt damit. Grundsätzlich erstellt die AHV-Ausgleichskasse keinen Ausweis mehr, da wir in der Schweiz über die Krankenkassenkarte, auf der die AHV-Nummer ersichtlich ist, identifiziert werden. Hingegen ist für Mitarbeitende, welche noch nicht über eine Versichertennummer (AHV-Nummer) verfügen, innert 30 Tagen ein Versicherungsausweis zu bestellen. Der Versicherungsausweis wird nur noch erstellt, wenn jemand nicht in der Schweiz krankenversichert ist (gilt ggf. für Grenzgänger).

Falls sich die AHV-pflichtige Jahreslohnsumme in Ihrem Betrieb bei Entlassungen oder Kündigungen extrem ändert, melden Sie das bei Ihrer AHV-Ausgleichskasse, damit diese die Akonto-Beiträge anpassen kann und Sie nicht zu viel oder zu wenig einbezahlen. Der massgebende AHV-Lohn ist in Art. 5 AHV-Gesetz, in Art. 6–9 AHV-Verordnung und in der Wegleitung zum massgebenden Lohn beschrieben.

Praxistipp
In dieser Wegleitung der AHV-Verordnung (131 Seiten) finden Sie alle relevanten Gegebenheiten zum massgebenden Lohn. www.bsv.admin.ch/vollzug/storage/documents/361/361_8_de.pdf

Ebenso ist das Spesenreglement mit der kantonalen Steuerverwaltung abzustimmen und zu genehmigen. Wenn ein Mitarbeitender weniger als CHF 2300.– verdient, müssen auf dieses geringfügige Entgelt nur auf Verlangen des Arbeitnehmers Beiträge entrichtet werden. Zu beachten ist ebenfalls, dass Mitarbeitende, die nach dem offiziellen AHV-Rentenalter (64/65) weiterarbeiten, einen Freibetrag pro Monat und Arbeitgeber von CHF 1400.– haben. Auf diesen Betrag müssen keine Beiträge entrichtet werden. Es dürfen auch keine ALV-Beiträge abgezogen werden. Arbeitgeber resp. HR sind verantwortlich für die Abklärung bei Fragen, die sich im Zusammenhang mit Zulassung, Aufenthalt, Melde- und Bewilligungspflicht, Ausweisen, arbeitsrechtlichen Aspekten und deren Besteuerung (Quellensteuer) von ausländischen Mitarbeitenden stellen. Bei Mitarbeitenden die aus dem Ausland in die Schweiz arbeiten kommen, ist darauf zu achten, dass das jeweilige Formular A1 erstellt wurde. Unter www.aufenthaltsbewilligung-arbeitsbewilligung.ch finden Sie die notwendigen Angaben.

2. Berufliche Vorsorge (BVG)

Beachten Sie Art. 331 ff. OR, dort sind die Gegebenheiten über die Personalvorsorge, «Pflichten des Arbeitgebers» usw. geregelt. Sie als HR sind das Verbindungsglied zu Ihrer Pensionskasse. Ihr jeweiliges Pensionskassenreglement gibt Auskunft, wie die neu eintretenden Mitarbeiter mit der jeweiligen Jahreslohnsumme angemeldet werden müssen.

Die Freizügigkeitsleistungen (FGZ) (Hinweis: Sparguthaben inkl. Zins und Einkauf) Ihres neuen Mitarbeitenden müssen laut FZG von der «alten» Pensionskasse oder, falls das angesparte Geld auf einem Freizügigkeitskonto (Bank) oder als Freizügigkeitspolice (Versicherung) parkiert wurde, in Ihre Pensionskasse einbezahlt werden. Wenn Sie in Ihrem Betrieb eine überobligatorische Pensionskasse haben, müssen auch diese Gegebenheiten beachtet werden. Händigen Sie Ihr Reglement der Pensionskasse Ihrem neuen Mitarbeiter aus und erläutern Sie ggf. die wichtigsten Einzelheiten (umhüllende/gesplittete Beitrags-/ Leistungsprimat-Kasse usw.).

3. Familienzulagen (FamZG)

In der Schweiz haben wir in den Familienzulagen ein Grundgesetz geschaffen, die Kantone können aber Abweichungen vornehmen. Mittlerweile haben wir 15 Ausnahmeregelungen, die zu beachten sind (z. B. müssen im Kanton Wallis die Arbeitnehmenden die Hälfte der Beiträge übernehmen). Hat der/die neue Mitarbeitende Kinder, so müssen Sie anhand der Rangreihenfolge klären, ob Sie diesen Mitarbeitenden bei Ihrer Familienzulagenkasse anmelden müssen oder ob er/sie unter Umständen eventuell Differenzzahlungen zugute hat, die durch Ihren Mitarbeitenden beansprucht werden können.

Sie müssen administrativ das Familienbüchlein Ihres Mitarbeitenden verlangen, kopieren und im Personaldossier ablegen. Falls Ihre Fak-Ausbildungszulagen ausbezahlen, müssen Sie den Lehrvertrag bzw. die Studentenbestätigung jährlich anfordern und einreichen.

Praxistipp
Am besten drucken Sie die Arten und Ansätze der Familienzulagen 2017 aus, damit Sie einen Überblick haben, welche Gegebenheiten Sie beachten müssen. www.bsv.admin.ch/bsv/de/home/sozialversicherungen/famz/grundlagen-und-gesetze/ansaetze.html

4. Unfallversicherung (UVG)

Sie als Arbeitgeber müssen sich anhand des Art. 66 UVG bei der Suva versichern, wenn Sie einer dieser beschriebenen Betriebe sind, oder falls Sie das nicht sind, können Sie sich über Art. 68 bei einem privaten Unfallversicherer versichern lassen.

Seit dem 1. Januar 2017 ist der/die neue Mitarbeitende ab Vertragsdatum über Ihren Unfallversicherer Berufs- und Nichtberufsunfall (falls er mehr als acht Stunden pro Woche bei Ihnen arbeitet) versichert. Das heisst, wenn der neue Arbeitsvertrag z.B. mit Beginn 1. August unterschrieben wurde und Ihr neuer Mitarbeitender verunfallt an diesem gesetzlichen Feiertag, müssen Sie den verunfallten Mitarbeitenden bei Ihrer Unfallversicherung anmelden. Mitarbeitende, die weniger als acht Stunden pro Woche bei Ihnen arbeiten, müssen unbedingt in der Krankenkasse die Unfalldeckung einschliessen lassen.

Ebenfalls wurden die Bedingungen für die Nachdeckungsfrist und die Abredeversicherung geändert. Mehr dazu im dritten Teil dieser Serie. Sie müssen Ihre betriebliche Jahreslohnsumme bei Ihrer zuständigen Unfallversicherung melden, in der Sie ja in die jeweilige Gefahrenklasse und Stufe eingeteilt wurden, anhand dieser müssen Sie als Arbeitgeber Berufsunfall-Prämien (BU) einbezahlen, und Ihr Mitarbeitender hat die Nichtbetriebsunfall- Prämie (NBU) zu entrichten. Bitte beachten Sie, was ein BU oder NBU ist, denn dies kann für Sie zu einer Prämienerhöhung führen (Bonus – Malus). Beachten Sie bitte, dass alle in der Schweiz beschäftigten Arbeitnehmer obligatorisch UVG-versichert sein müssen.

Falls Sie als Arbeitgeber eine UVG-Zusatzversicherung bei einem Privatversicherer abgeschlossen haben und dadurch besser versichert sind, müssen Sie entweder einzelne Personen mit Namen oder über die Lohnsumme die jeweiligen Anpassungen melden.

5. Krankentaggeldversicherung (KTGV)

Es steht Ihnen als Arbeitgeber offen, ob Sie für sich und Ihre Mitarbeitenden eine Krankentaggeldversicherung abschliessen. Leider ist dies in der Schweiz nicht obligatorisch. Falls Sie als Arbeitgeber sich noch keine Gedanken gemacht haben über eine Krankentaggeldversicherung, lassen Sie sich über die Vorteile einer KTGV beraten. Zum Beispiel wird für Sie als AG mit einer KTGV eine Krankheit eines Mitarbeiters berechenbar usw.

Beachten Sie die Vorschriften, die Sie einhalten müssen, falls Ihr Betrieb einem GAV oder LMV unterstellt ist. Auch kantonale Betriebe kennen die Lohnfortzahlungspflichten, die zu beachten sind. Wenn Sie eine KTGV (nach KVG oder VVG) abgeschlossen haben, müssen Sie die jeweiligen Bedingungen in der unterzeichneten Police mit den AVB beachten. Wann und wie ist Ihr neuer Mitarbeitender bei Ihrer KTGV mit welchem Lohn anzumelden.

6. Arbeitnehmer im ALV-Zwischenverdienst und Beschäftigte, die von der Invalidenversicherung bei Ihnen arbeiten

Falls Sie einen Ihrer Mitarbeitenden im ALV-Zwischenverdienst beschäftigen, denken Sie bitte daran, dass Sie das jeweilige ZV-Formular zum richtigen Zeitpunkt an die Arbeitslosenkasse zurücksenden, damit diese die Taggelder ordentlich ausbezahlen können. Dasselbe gilt für Mitarbeiter, die von der Invalidenversicherung bei Ihnen arbeiten (AV mit TG oder UMS), auch hier müssen Sie das Formular an die AHV AK senden, damit diese das Taggeld ausbezahlen kann.

In der nächsten Ausgabe vom Mai wird ausführlich erklärt, welche Möglichkeiten während eines bestehenden Arbeitsverhältnisses im Bereich Sozialversicherungen zu beachten sind. Und in der Ausgabe Juni steht, wie sich dies bei einem Austritt verhält.

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