Sozialversicherungen bei Arbeitsantritt: Phase 1
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Beim Eintritt neuer Mitarbeitender liegt die Verantwortung für die rechtssichere Anmeldung bei allen relevanten Sozialversicherungsträgern eindeutig beim Arbeitgeber. Seit der Änderung der Meldepflicht im Jahr 2016 entfällt die frühere 30-Tage-Frist für die AHV-Anmeldung; diese erfolgt nun einmal jährlich im Rahmen der Lohndeklaration. Ausnahmen bestehen lediglich für Personen ohne gültige AHV-Nummer, für die innert 30 Tagen ein Versicherungsausweis zu beantragen ist. Ein strukturierter Onboarding-Prozess muss daher die Erfassung aller Basisdaten, die Prüfung der Unfalldeckung (besonders bei Teilzeit) und die Klärung der Vorsorgeanmeldung zwingend enthalten, um rechtliche Risiken und Prämiennachteile zu vermeiden.
Die wichtigsten Punkte:
- AHV-Anmeldung erfolgt jährlich mit der Lohndeklaration; Versicherungsausweis nur bei fehlender AHV-Nummer nötig.
- Unfallversicherung (UVG) gilt ab dem Vertragsdatum für Beschäftigte mit mehr als 8 Wochenstunden.
- Freizügigkeitsleistungen (FGZ) des neuen Mitarbeitenden sind zwingend in die neue Pensionskasse zu überführen.
- Für Mitarbeitende mit Kindern ist die Anmeldung bei der Familienzulagenkasse und die Ablage des Familienbüchleins erforderlich.
- Bei ausländischen Mitarbeitenden ist die Erstellung des Formulars A1 und die Klärung der Quellensteuerpflicht unabdingbar.
Daniel Leuzinger
Herr Leuzinger ist seit 2011 selbstständiger Dozent für Sozialversicherungen und Lehrgangsleiter, Case Manager und Mental Coach.
Passende Arbeitshilfen
Welche Sozialversicherungen müssen beim Arbeitsantritt neuer Mitarbeitender angemeldet werden?
Onboarding
Onboarding ist heute eine wichtige und bedeutsame Aufgabe der HR-Verantwortlichen und Vorgesetzten. Leider wird dies oft vernachlässigt, aber der erste Eindruck, den neue Mitarbeitende erhalten, ist enorm wichtig. Die Auswirkungen einer Vernachlässigung können verheerend für den Betrieb sein. Neben den allgemein zu erledigenden Aufgaben – wie z. B. Basisdaten erfassen, Zustellung der Unterlagen wie Arbeitsbedingungen, Merkblatt Unfall- und Krankentaggeldversicherung und des Pensionskassen- Reglements usw. – ist es wichtig, dass Sie im Bereich der Sozialversicherungen nichts vergessen. Als dienstleistungsorientierte HR-Verantwortliche können Sie mit Ihren Kenntnissen Ihre Mitarbeitenden kompetent im Bereich Sozialversicherungen, Gehaltswesen, OR und Arg unterstützen. Daneben haben Sie Kenntnisse in Ihrem zuständigen Gesamtarbeits-, Normalarbeits- und Landesmantelvertrag. Ebenso kennen Sie sich in den Gegebenheiten der Quellensteuerpflicht aus.
Praxistipp
Unter www.bsv.admin.ch finden Sie alle relevanten Gesetze, Verordnungen und Kreisschreiben/Wegleitungen, Neuerungen, die stattgefunden haben, und unter www.ahv-iv.ch finden Sie alle relevanten Merkblätter im Bereich der Sozialversicherungen.
Folgendes ist bezüglich Sozialversicherungen bei Arbeitsantritt eines Mitarbeitenden zu beachten:
1. Alters- und Hinterlassenenversicherung (AHV)
Arbeitgeber resp. HR-Verantwortliche sind verpflichtet, neu eintretende Mitarbeitende bei ihrer zuständigen AHV-Ausgleichskasse anzumelden, damit die Sozialversicherungsbeiträge auf den massgebenden AHV-pflichtigen Lohn, AHV/IV/EO, ALV abgerechnet werden können.
Seit 1. Juni 2016 können Sie einmal pro Jahr – mit der jeweiligen Lohndeklaration Ihrer AHV-Ausgleichskasse – die neu eintretenden Mitarbeitenden über die Meldepflicht anmelden. Die vorher geltende Anmeldefrist von 30 Tagen entfällt damit. Grundsätzlich erstellt die AHV-Ausgleichskasse keinen Ausweis mehr, da wir in der Schweiz über die Krankenkassenkarte, auf der die AHV-Nummer ersichtlich ist, identifiziert werden. Hingegen ist für Mitarbeitende, welche noch nicht über eine Versichertennummer (AHV-Nummer) verfügen, innert 30 Tagen ein Versicherungsausweis zu bestellen. Der Versicherungsausweis wird nur noch erstellt, wenn jemand nicht in der Schweiz krankenversichert ist (gilt ggf. für Grenzgänger).
Falls sich die AHV-pflichtige Jahreslohnsumme in Ihrem Betrieb bei Entlassungen oder Kündigungen extrem ändert, melden Sie das bei Ihrer AHV-Ausgleichskasse, damit diese die Akonto-Beiträge anpassen kann und Sie nicht zu viel oder zu wenig einbezahlen. Der massgebende AHV-Lohn ist in Art. 5 AHV-Gesetz, in Art. 6–9 AHV-Verordnung und in der Wegleitung zum massgebenden Lohn beschrieben.
Praxistipp
In dieser Wegleitung der AHV-Verordnung (131 Seiten) finden Sie alle relevanten Gegebenheiten zum massgebenden Lohn. www.bsv.admin.ch/vollzug/storage/documents/361/361_8_de.pdf
Ebenso ist das Spesenreglement mit der kantonalen Steuerverwaltung abzustimmen und zu genehmigen. Wenn ein Mitarbeitender weniger als CHF 2500.– verdient, müssen auf dieses geringfügige Entgelt nur auf Verlangen des Arbeitnehmers Beiträge entrichtet werden. Zu beachten ist ebenfalls, dass Mitarbeitende, die nach dem offiziellen AHV-Rentenalter (64/65 bzw. Referenzalter) weiterarbeiten, einen Freibetrag pro Monat und Arbeitgeber von CHF 1400.– haben. Auf diesen Betrag müssen keine Beiträge entrichtet werden. Es dürfen auch keine ALV-Beiträge abgezogen werden. Arbeitgeber resp. HR sind verantwortlich für die Abklärung bei Fragen, die sich im Zusammenhang mit Zulassung, Aufenthalt, Melde- und Bewilligungspflicht, Ausweisen, arbeitsrechtlichen Aspekten und deren Besteuerung (Quellensteuer) von ausländischen Mitarbeitenden stellen. Bei Mitarbeitenden die aus dem Ausland in die Schweiz arbeiten kommen, ist darauf zu achten, dass das jeweilige Formular A1 erstellt wurde. Unter www.aufenthaltsbewilligung-arbeitsbewilligung.ch finden Sie die notwendigen Angaben.
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