Interne Untersuchung: Schritt für Schritt zu fairen Lösungen
Astrid Lienhart
Astrid Lienhart ist Rechtsanwältin und Fachanwältin SAV Arbeitsrecht bei der Wirtschaftskanzlei MME Legal AG in Zürich und Zug.
Interne Untersuchungen haben in den letzten Jahren enorm an Wichtigkeit gewonnen. Dies ist zum einen gut – Arbeitgeberinnen nehmen ihre Verantwortung war und kümmern sich um die Anliegen, die an sie herangetragen werden. Zum anderen ist die Zunahme von internen Untersuchungen aber auch ein Ausdruck einer gesellschaftlichen Entwicklung, die möglicherweise weniger positiv ist: Mitarbeitende delegieren zwischenmenschliche oder sachliche Probleme zunehmend an die Arbeitgeberin, statt sie selber zu lösen. Dies kombiniert mit einem in den letzten Jahren von möglicherweise etwas überzogenem Befindlichkeitenschutz hat dazu beigetragen, dass eine interne Untersuchung oftmals mehr Unrecht schafft als sie beseitigt. Nachfolgend soll nicht nur aufgezeigt werden, wie eine interne Untersuchung korrekt durchzuführen ist, sondern auch daran erinnert werden, dass die meisten Konflikte immer noch durch ein Gespräch gelöst werden können und auch sollten.
Wozu eine interne Untersuchung?
Interne Untersuchungen dienen der Abklärung von Regelverstössen oder Rechtsverletzungen durch Mitarbeitende. Untersuchungen sind ein zentraler Bestandteil des Compliance-Managements: Sie helfen, Fakten zu rekonstruieren, Fehlverhalten aufzudecken, Disziplinarmassnahmen zu begründen, Risiken zu erkennen sowie betroffene Mitarbeitende zu schützen und so das Compliance-System insgesamt zu stärken.
Interne Untersuchungen sind abzugrenzen von amtlichen Untersuchungen, die durch staatliche Behörden, etwa die Staatsanwaltschaft, durchgeführt werden. Notwendig werden interne Untersuchungen immer dann, wenn es zu (vermuteten) Regelverstössen kommt – beispielsweise bei Diebstahl, unerlaubten Preisabsprachen, Mobbing, Bossing, Belästigung oder Diskriminierung. Die Liste möglicher Anlässe ist nahezu endlos. Interne Untersuchungen sind den amtlichen oft vorgelagert, namentlich wenn es um die Aufdeckung von Delikten geht. Durchgeführt werden interne Untersuchungen häufig durch das HR in Zusammenarbeit mit der Linie, durch speziell bestellte Fachleute (z.B. Legal, Compliance) oder durch externe Mandatsträger wie Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte.
Es gibt keine spezifischen gesetzlichen Regeln für eine interne Untersuchung in der Schweiz; die rechtlichen Grundlagen finden sich in unterschiedlichen Rechtsgebieten, zum Beispiel im Arbeitsrecht (Fürsorgepflicht und Treuepflicht), datenschutzrechtliche Meldepflichten, der strafrechtlichen Verantwortung des Unternehmens und unter Umständen auch im ausländischen Recht. Der klassische Ablauf einer internen Untersuchung gliedert sich in vier Phasen:
- Auslöser
- Triage und Vorbereitung
- Untersuchung
- Bericht
Phase 1: Auslöser und erste Prüfung
Interne Untersuchungen starten mit einem Auslöser, wobei dieser von innen (Beschwerden, Whistleblowing-Meldungen, Datenanalysen, Audits) oder aussen (Medienberichte, Anfragen der Staatsanwaltschaft, Hinweise von Dritten) kommen kann. Meldungen erreichen das Unternehmen über verschiedenste Kanäle, zum Beispiel persönliche Gespräche, E-Mails, digitale Whistleblowing-Systeme oder automatisierte Prozessmeldungen. Erstaunlich häufig sind anonyme Meldungen. Wichtig sind bereits in diesem Stadium eine gewissenhafte Aufnahme und sodann die erste kritische Prüfung der Meldung.
In dieser ersten Prüfungsphase passieren erfahrungsgemäss die schwerwiegendsten Fehler, indem Meldungen nicht oder nicht kritisch geprüft werden. Nach Erfahrung der Autorin kommt es vielmehr oft zu einem Schutzreflex zugunsten der meldenden Person, der aber naturgemäss die Gefahr birgt, die beschuldigte Person vorzuverurteilen. In der Praxis ist feststellbar, dass die mit der Meldung befassten Personen sich oft nicht getrauen, der meldenden Person kritische Fragen zu stellen. Der Schutzreflex steht aber nicht nur der ersten kritischen Plausibilitätsprüfung im Wege, sondern zieht sich weiter und findet zum Beispiel Niederschlag in (unbewusst) voreingenommenen Fragestellungen, die im Laufe der Untersuchung die Vorverurteilung zulasten der beschuldigten Person festigen können. Im Ergebnis findet die beschuldigte Person oft aus der anfänglichen Verdachtsecke nicht mehr hinaus, auch wenn sie sämtliche Vorwürfe entkräften kann oder könnte. Damit wird zulasten der beschuldigten Person in vielen Fällen grosses Unrecht getan.
Take-away: Es ist Pflicht der Arbeitgeberin, eingehende Meldungen einer neutralen und kritischen Prüfung zu unterziehen. Die Arbeitgeberin (auch nicht HR) ist nicht die Freundin der meldenden Person und soll nicht deren Partei ergreifen. Es gilt, eine neutrale Haltung zu bewahren und alle involvierten Parteien gleichermassen unvoreingenommen zu behandeln.
Wichtig: Nicht jeder Vorfall ist ein Drama, und auch negative Rückmeldungen müssen in der täglichen Zusammenarbeit möglich sein, ansonsten eine Unternehmung nicht erfolgreich sein kann. Wer meint, jede Meldung müsse untersucht werden, schiesst möglicherweise in vielen Fällen mit Kanonen auf Spatzen und läuft Gefahr, Unternehmenskultur, Vertrauen und Goodwill zu beschädigen.
Wie mit anonymen Meldungen umgehen?
Anonyme Meldungen sind erstaunlich häufig. Und während sie unter gewissen Umständen gerechtfertigt sind (schwerwiegende Delikte, befürchtete Vergeltungsmassnahmen etc.), beinhalten sie nach Erfahrung der Autorin aber oft einfach Verunglimpfungen oder Rufschädigungen – und schwärzen Teamkolleginnen und -kollegen an. Allgemeingültige Regeln, wie damit umgegangen werden soll, lassen sich nicht formulieren. Denkbar ist eine Grundsatzerklärung im arbeitsrechtlichen Regelwerk (z.B. im Personalreglement), in der die Arbeitgeberin definiert, wie sie solche Meldungen behandelt. Dass eine kritische Prüfung von anonymen Meldungen sehr wichtig ist, versteht sich von selbst.
Passende Produkt-Empfehlungen
Internationale Whistleblowing-Hotlines
Bei internationalen Unternehmen ist besondere Vorsicht geboten, wenn Meldungen über Hotlines ins Ausland weitergeleitet werden und dort zum Beispiel von ausländischen Gruppengesellschaften bearbeitet werden. Dabei können Geschäftsgeheimnisse sowie Personendaten ins Ausland übertragen werden und/oder ausländische Behörden auf den Plan gerufen werden, was erhebliche rechtliche Risiken nach sich ziehen kann (vgl. z.B. Strafrecht Art. 271 und 273 StGB, Datenschutzgesetz).
Phase 2: Triage und Vorbereitung
Hat die Glaubwürdigkeitsprüfung ergeben, dass die Meldung Hand und Fuss hat, ist in einem nächsten Schritt die Notwendigkeit von Sofortmassnahmen (wie Beweissicherung oder Freistellungen) zu prüfen.
Weiter erfolgt eine Triage nach Komplexität und Schwere des Vorfalls sowie anhand der Frage, welche Funktionen und Hierarchieebenen involviert sind. Ziel dieser Triage ist, schwerwiegende Fälle (z.B. Gesetzesverstösse, Reputationsrisiken oder Involvierung von Geschäftsleitung/ Aufsicht) von geringfügigeren Vorfällen zu unterscheiden.
Take-away: Bei schweren oder komplexen Fällen oder wenn Geschäftsleitungs- oder Verwaltungsratsmitglieder von den Vorwürfen betroffen sind, empfiehlt sich eine Untersuchung durch Dritte, zum Beispiel durch eine Anwaltskanzlei, um die Unabhängigkeit und Neutralität der Untersuchung zu gewährleisten.
Phase 3: Untersuchung
In der eigentlichen Untersuchungsphase werden zunächst alle relevanten Unterlagen und Kommunikationsmittel gesichtet, anhand derer die Befragungen vorbereitet werden. Ein strukturierter Fragenkatalog wird erarbeitet. Die Befragungen beginnen idealerweise mit der meldenden Person, gefolgt von Zeugen und erst zuletzt der beschuldigten Person, damit diese zu allen Aspekten Stellung nehmen kann.
Befragungen erfolgen idealerweise zu zweit. Es sind stets belastende als auch entlastende Umstände zu erfragen. Arbeitgeberinnen sind verpflichtet, Vorwürfe schonend, diskret und sachlich abzuklären, ohne Mitarbeitende vorzuverurteilen oder zu diffamieren. Mitarbeitende sind ihrerseits verpflichtet, an Untersuchungen teilzunehmen, wahrheitsgetreu Auskunft zu geben und der Arbeitgeberin Zugang zu relevanten Unterlagen zu verschaffen. Die Untersuchungsinhalte sind vertraulich zu behandeln.
Strafrechtliche Verfahrensgarantien – wie das Recht auf Begleitung durch eine Vertrauensperson, Verteidigung, Beweiserhebung oder auch die Unschuldsvermutung – sind im arbeitsrechtlichen Kontext laut Bundesgericht nicht anwendbar (vgl. BGE 4A_368/2023 vom 19. Januar 2024). So ist es insbesondere nicht notwendig, der beschuldigten Person Namen derjenigen Personen anzugeben, welche die Vorwürfe erhoben haben. Trotzdem ist eine faire und sachliche Untersuchung zentral, Machtdemonstrationen oder Einschüchterungsversuche sind zu vermeiden.
Take-away: Versprechen Sie keine Anonymität (z.B. im Personalreglement). Sie können ein solches Versprechen unter Umständen nicht einhalten.
Take-away: Die Geisteshaltung der untersuchenden Personen soll möglichst neutral sein – Ziel muss die Abklärung der Fakten sein, nicht die Überführung der beschuldigten Person. Eine Untersuchung soll mit anderen Worten auch zum Ergebnis kommen können, dass an der Angelegenheit nichts dran ist. Erfahrungsgemäss lassen die untersuchenden Personen diese neutrale Haltung aber oft vermissen – zum Schaden der (möglicherweise unschuldigen) beschuldigten Person. Damit können sich die entsprechenden Abteilungen (oft HR) in den Worten des forensischen Psychiaters Frank Urbaniok zu «Steigbügelhaltern von Mobbern und Intriganten» machen.*
Phase 4: Bericht
Nach Abschluss der Untersuchung folgt die Berichtsphase. Der Bericht enthält in der Regel ein Management Summary, die Fragestellung und Ziele, die Untersuchungsmethoden, die Ergebnisse sowie – je nach Auftrag – eine (rechtliche) Würdigung und Empfehlungen.
Interne Untersuchung: Fazit und Empfehlungen
Interne Untersuchungen erfordern eine strukturierte, sachliche und faire Vorgehensweise. Es gilt, sowohl die Rechte und Interessen von meldenden wie auch von beschuldigten Personen zu wahren, alle entscheidenden Aspekte – auch die Meldung – kritisch zu hinterfragen und keine Vorverurteilungen zu machen. Unternehmen sollten Mitarbeitende und Führungskräfte entsprechend sensibilisieren und das Vorgehen bei Untersuchungen in ihren internen Regelungen thematisieren.
* Siehe Artikel von Bettina Weber «Konflikte am Arbeitsplatz – Vorwürfe dürfen anonym erhoben werden – mit fatalen Folgen für Betroffene», erschienen im Tagesanzeiger vom 20. Juli 2024.
