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Mahnprozess: So vermeiden Sie Risiken im Mahnprozess

Nicht nur in Krisenzeiten, sondern auch in normalen Verhältnissen ist ein effektives und effizientes internes Kontrollsystem im Bereich des Forderungsmanagements von hoher Bedeutung. Dies zum einen, um das Unternehmen vor Forderungsverlusten zu bewahren. Zum anderen wirkt sich das Forderungsmanagement als Teil des Working Capital Managements direkt auf die Kapitalbindung und Liquidität aus, weshalb vor allem ein adäquater Mahnprozess für überfällige Kundenforderungen existieren sollte. Der vorliegende Beitrag befasst sich mit der optimalen Gestaltung des internen Kontrollsystems im Zusammenhang mit dem Mahnprozess.

31.08.2021 Von: Prof. Dr. Thomas Rautenstrauch
Mahnprozess

Internes Kontrollsystem zur Vermeidung von Risiken im Mahnprozess

Ein internes Kontrollsystem befähigt eine Organisation dazu, Unregelmässigkeiten, Fehler und Risiken zu vermeiden oder zu verringern. Deshalb gehört es zum Ziel eines IKS, die Erreichung der Unternehmensziele im Allgemeinen sowie einen ordnungsmässigen Ablauf bestehender Prozesse im Besonderen zu unterstützen. Das IKS besteht aus Regelungen zur Steuerung der Unternehmensaktivitäten (internes Steuerungssystem) und Regelungen zur Überwachung der Einhaltung dieser Regelungen (internes Überwachungssystem).

Vorgehensweise zur Gestaltung eines IKS

Massgebende Kriterien für die Ausgestaltung eines IKS sind vor allem die strategischen Vorgaben und Geschäftsgrundsätze sowie das Risikoprofil, die Branche und Grösse eines Unternehmens. Von diesen sollen Prozesse zur Identifikation, Messung, Kontrolle und Überwachung von Risiken festgelegt werden. Schlüsselkontrollen sowie die Aufrechterhaltung und Dokumentation der Verantwortlichkeiten, Kompetenzen sowie Informationsflüsse in der Organisationsstruktur gehören ebenfalls dazu.

Während mit dem Begriff Risiko aus einer übergeordneten Perspektive die Abweichung von einer Zielsetzung bezeichnet werden kann, soll ein internes Kontrollsystem gerade zur Erreichung der Unternehmensziele beitragen.

Für die Risikobeurteilung sowie die Steuerungs- und Kontrollaktivitäten werden die identifizierten Schlüsselprozesse nach den Prozessrisiken bzgl. Reporting, Compliance und Vermögensschutz eingeschätzt. Im Anschluss daran werden die Kontrollen, die diese Risiken abdecken, gegenübergestellt. Durch die systematische Auflistung und Gegenüberstellung der Schlüsselprozesse, -risiken und -kontrollen mittels einer Risiko-Kontroll-Matrix wird schnell die Vollständigkeit und Wirksamkeit bestehender Kontrollen sowie allfälliger Kontrollschwächen sichtbar. Nach der Implementierung der Kontrollen werden die Kontrollschwächen analysiert, und ein Aktionsplan wird erstellt, um die Kontrolllücken zu schliessen. Abschliessend sollte ein Prozess der kontinuierlichen Überprüfung bzw. Verbesserung des IKS etabliert werden.

Spezifische Anforderungen legt der Schweizer Prüfungsstandard (PS 890) fest, wonach ein IKS

  • vorhanden und überprüfbar sein muss, d.h., es ist dokumentiert;
  • den Geschäftsrisiken und der Geschäftstätigkeit angepasst sein muss;
  • den Mitarbeitenden bekannt sein muss und durch sie angewendet wird,
  • auf einem vorhandenen Kontrollbewusstsein basieren muss, welches in der Unternehmung vorherrscht.

Für den Aufbau und die Gestaltung eines IKS wird vielfach das COSO-Framework als Orientierungshilfe herangezogen. Das COSO-Modell wurde erstmals 1992 in einer vereinfachten Fassung vom Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission, kurz COSO, veröffentlicht. COSO gliedert den Inhalt und den Aufbau eines IKS in Komponenten, deren Zusammenwirken gewährleisten soll, dass die Ziele des IKS erreicht werden.

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