Lohnsummenabstimmung: Im Jahresabschluss
Rita Casutt, dipl. Wirtschaftsprüferin, dipl. Kauffrau HKG
Rita Casutt ist Vizedirektorin der T+R AG in Gümligen. Ihre Beratungsschwerpunkte sind Wirtschaftsprüfung und -beratung, Prüfungen von Personalvorsorgeeinrichtungen, klassischen Stiftungen und AHV-Ausgleichskassen, Durchführung von AHV-Arbeitgeberkontrollen, Prüfungen im Gesundheitswesen sowie Einführung und Anwendung von höheren Rechnungslegungsstandards (Swiss GAAP FER).
Andreas Oester
Andreas Oester ist Vizedirektor der T+R AG in Gümligen. Seine Beratungsschwerpunkte sind Wirtschaftsprüfung und -beratung, Prüfungen von Personalvorsorgeeinrichtungen, AHV-Ausgleichskassen, Familienausgleichskassen und IV-Stellen, Durchführung von AHV-Arbeitgeberkontrollen, Einführung und Anwendung von höheren Rechnungslegungsstandards (Swiss GAAP FER und IFRS) sowie Auf- und Ausbau sowie Prüfung von internen Kontrollsystemen.
Korrekte Lohnsummenabstimmung
Die Lohnsummenmeldungen, die an die Ausgleichskasse gesandt werden, sind mit der Lohnbuchhaltung (bzw. Excel) und der Finanzbuchhaltung abzustimmen. Allfällige Differenzen sind zu analysieren, wenn notwendig zu korrigieren und zu begründen. Es ist unerlässlich, diese Abstimmungen und Nachweise in den Lohnunterlagen zu dokumentieren und zu archivieren. Umso mehr, da allfällige Arbeitgeberkontrollen nur ungefähr alle fünf Jahre bei der Unternehmung vor Ort durchgeführt werden.
Eine gut dokumentierte Lohnsummenabstimmung gewährleistet, dass eine allfällige Arbeitgeberkontrolle effizient durchgeführt werden kann und Sie von aufwändigen Arbeiten entlastet werden.
Bei dieser Gelegenheit ist es sinnvoll, ebenfalls eine Abstimmung mit den anderen Sozialversicherungen vorzunehmen.
Aus der Erfahrung aus unserer Revisionstätigkeit bei Unternehmungen und aus unserer Tätigkeit von der Durchführung von AHV-Arbeitgeberkontrollen möchten wir Ihnen einige wichtige Informationen und Tipps für die korrekte AHV-Lohndeklaration geben:
- Sorgfältige Prüfung, dass alle AHV-pflichtigen Lohnentschädigungen über die Lohnbuchhaltung «abgerechnet» werden.
- Unterscheidung von AHV-pflichtigen und nicht AHV-pflichtigen Löhnen/Entschädigungen. In diesem Zusammenhang verweisen wir auch auf die Wegleitung des Bundesamtes für Sozialversicherungen (www.bsv.admin.ch)
- Krankentaggeld-Entschädigungen und Entschädigungen aus Unfallversicherungen sind nicht AHV-pflichtig und somit in der Lohndeklaration nicht zu berücksichtigen. Oft sind die Versicherungsleistungen bei Kranken-und Unfallversicherer auf 80 % des bisherigen Lohnes versichert. Oftmals hat der Mitarbeitende Anspruch auf 100 % des bisherigen Lohnes. Dadurch ist lediglich der überschüssige Lohnanteil (hier 20 %) weiterhin AHV-pflichtig. Es ist auf eine periodengerechte Verbuchung zu achten.
- Mutterschafts-Entschädigungen und EO-Entschädigungen werden von der AHV-Ausgleichskassen inkl. der Sozialleistungen dem Arbeitgeber gutgeschrieben, d.h. auf diesen Sozialleistungs-Entschädigungen sind keine Abzüge vorzunehmen, die Lohndeklaration ist «netto» vorzunehmen.
- Wird die private Benutzung des Geschäftsfahrzeuges korrekt abgerechnet?
- usw.
Da die Arbeitgeberkontrollen erst Jahre später vorgenommen werden, sind die obenerwähnten spezifischen Sachverhalte sorgfältig zu dokumentieren.
Welche Unterlagen sind bei einer Arbeitgeberkontrolle bereitzustellen?
- Lohndeklaration an die AHV-Ausgleichskasse
- Abstimmung Lohndeklaration/Lohnsummenmeldung mit der Lohnbuchhaltung (Excel) und mit der Finanzbuchhaltung
- Unterlagen über die Dokumentation allfälliger Differenzen
- Sind über den übrigen Personalaufwand/übrigen Aufwand noch weitere AHV-pflichtige Entschädigungen ausbezahlt worden? Solche Löhne sind ebenfalls in der Abstimmung zu berücksichtigen.
- Sind die Krankentaggeldschädigungen/Entschädigungen aus Unfallgeldern korrekt in der Lohnbuchhaltung integriert? Allenfalls sind diese mit separater Aufstellung nachzuweisen.
Wie erstelle ich eine korrekte Lohnsummenabstimmung?
Eine Lohnsummenabstimmung ist jährlich bei der AHV-Lohndeklaration durchzuführen. Wir empfehlen, die Abstimmungsdokumentation in den Personalunterlagen abzulegen.
Abbildung 1: Beispiel einer Lohnsummenabstimmung
Quelle: Dieser Beitrag stammt aus dem «T+R audit flash».
