02.11.2018

Arbeitsorganisation: So bleiben Sie effektiv und effizient

Dank der Arbeitswelten 4.0 mit ihren digitalen Tools haben Sie jede Menge Möglichkeiten, Ihre Zeit hocheffizient zu nutzen. Eine enorme Verführung, noch mehr Aufgaben in den Arbeitstag hineinzupacken. Doch was ist definitiv so wichtig und dringend, dass es sofort erledigt werden muss? Mit der Alpen- und Eisenhower-Methode setzen Sie die richtigen Prioritäten.

Von: Brigitte Miller  DruckenTeilen Kommentieren 

Brigitte Miller

Brigitte Miller ist freie Autorin und Journalistin. Seit 1990 schreibt sie für namhafte Verlage und Online-Portale im In- und Ausland zu den Themenbereichen Management, Mitarbeiterführung, Zeitmanagement, Kreativität und Selbstmanagement. In ihre Beiträge lässt sie nicht nur die vielen Tipps und Erfahrungen fliessen, die sie durch Gespräche und Interviews erhält, sondern auch persönliche Erkenntnisse, die ihr der Berufsalltag beschert.

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Die Zeit ist wohl das einzige "Gut", von dem wir alle gleich viel zur Verfügung haben: 24 Stunden bzw. 1440 Minuten am Tag. Ziehen wir den Schlaf mit acht Stunden ab, bleiben immer noch 16 Stunden, das ist durchaus üppig. Dennoch empfinden die meisten von uns Zeit eher als Mangelware. Vor allem während der Arbeitszeit, wenn fast ausnahmslos alle mit dringenden Anliegen auf uns zukommen. Eine Situation, der Sie als zentrale Ansprechperson rund um Service und Organisation ständig begegnen.

Wollen Sie die Zügel in der Hand behalten und selbst- statt fremdbestimmt durch den Tag steuern, hilft nur eins: wirklich und scheinbar Wichtiges voneinander unterscheiden. Dann bearbeiten Sie die tatsächlich relevanten Aufgaben und haben – siehe da – sogar noch Zeit übrig. IHRE Zeit.

Mittels Zeitmanagement per Alpen-Methode gelingt Ihnen das mühelos. Denn jeder Buchstabe führt Sie Schritt für Schritt durch eine strukturierte Planung Ihrer Zeit, und aus Mangel wird im besten Fall sogar Fülle:

A = Aufgaben und Ideen sofort notieren

L = die Länge des Zeitbedarfs der einzelnen Aufgaben schätzen

P = Pufferzeiten für Unvorhergesehenes einplanen

E = Entscheidungen über die Prioritäten der Aufgaben treffen

N = Nachbereitung und Vorbereitung der Woche

Geht es darum, die richtigen Prioritäten zu setzen, ist das massgeblich eine Frage der Entscheidungen, dem vierten Aspekt der Alpen-Methode.

Auch wenn es sich oft auf den ersten Blick nicht so darstellt: Es ist meistens und massgeblich Ihre Entscheidung, welchen Aufgaben und Tätigkeiten Sie sich während eines (Arbeits-)Tages widmen. Dennoch stellt sich viel zu selten ein Gefühl der nachhaltigen Zufriedenheit ein. Vielmehr drängen sich Fragen auf wie:

  • Warum fühle ich mich oft so hin- und hergerissen?
  • Wie kann es sein, dass ich oft den Sinn meiner Tätigkeiten infrage stelle?
  • Wie kann es sein, dass ich verstärkt den Eindruck erhalte, mich in der Flut von Aktivitäten zu verlieren, statt mich in ihnen wiederzufinden?

Eine Ursache dafür liegt in der zunehmenden Fixierung auf das Dringliche, die vor allem im Arbeitsumfeld stark vorherrscht. "Das ist dringend", "Das muss ganz schnell und unbedingt heute noch ’raus" – solche schon beinahe mantraähnlichen Ansagen sind unangenehme Störfrequenzen für Ihren Entscheidungskompass. Daher unsere Empfehlung: Machen Sie es wie Eisenhower.

Von Dringlichem und Wichtigem

Quadrant der Prioritäten nach Eisenhower
 DringendNicht Dringend
WichtigI oder A-Aufgaben
sofort selbst erledigen
II oder B-Aufgaben
Aufgaben exakt terminieren und persönlich erledigen
Nicht WichtigIII oder C-Aufgaben
delegieren

IV oder D-Aufgaben
nicht bearbeiten, sondern Ablage «Papierkorb»

Mit seinen vier Quadranten der Prioritäten führte der US-amerikanische General und spätere Präsident Dwight D. Eisenhower ein Instrument ein, das Aufgaben sowohl einteilt wie auch der Priorisierung dient. Der Schwerpunkt liegt auf dem Quadranten I: allen Aufgaben, die dringend und wichtig sind.

Damit haben Sie einen "Filter", um Ihre Aufgaben zu sortieren. Beispielsweise Probleme, die schnelle Lösungen erfordern, Projekte und Aufgaben mit Zeitlimit und Ähnliches landen dann im Quadranten I. Sie verlangen ein sofortiges Handeln. Manchmal häuft sich dort einiges an, weil in der Planung zu wenig vorausgedacht wurde, was dann in der Konsequenz zu überflüssigen "Feuerwehrübungen" zwecks Schadensverhinderung oder -begrenzung führt.

Ihr Ziel sollte daher sein, die anfallenden Tätigkeiten im Quadranten I (dringlich/wichtig) weitestgehend zu reduzieren, um Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben bzw. den Quadranten II zu haben. So schlägt es Stephen R. Covey vor.

Die vier Prioritäten nach Stephen Covey

Quadrant der Prioritäten nach Stephen Covey
 DringendNicht Dringend
Wichtig

I

  • Krisen
  • dringende Probleme
  • Konflikte
  • Schwierigkeiten
  • Reklamationen
  • Projekte
  • Aufgaben mit Zeitlimit
  • einige Besprechungen, Telefonate, Briefe, E-Mails und Berichte
  • Ausfälle jeglicher Art
 

II

  • Planung
  • Vorbereitung
  • Vorbeugung
  • Klärung der Werte und Ziele
  • Pflege von Beziehungen
  • Realisierung wichtiger – also wesentlicher – Aufgaben
  • Förderung von Empowerment
  • wahre Erholung
 
Nicht Wichtig

III

  • Störungen, Unterbrechungen, einige Anrufe
  • einige E-Mails, manche Post, einige Memos und Berichte
  • manche Besprechung
  • viele anstehende, dringliche Tätigkeiten
  • viele beliebte Gewohnheiten
 

IV

  • Geschäftigkeit
  • Wurfsendungen, Cold Calls
  • Zeitverschwendende Tätigkeiten
  • Fluchtaktivitäten wie Rauchen, Essen, Small Talk, Fernsehen, im Internet surfen
 

Stephen Covey, Autor, Managementexperte und Professor, orientiert sich beim Aufstellen der Prioritäten am Eisenhower-Prinzip. Jedoch mit einem Unterschied: Er bezeichnet den Quadranten II als den Quadranten der Qualität, der die eigene Handlungsfähigkeit stärkt und den Weg ebnet zum Wesentlichen.

In seinem Buch "Der Weg zum Wesentlichen" hebt Covey zwei wesentliche Aspekte für seine Einteilung hervor:

  1. Der Quadrant I – der Quadrant der Notwendigkeit: In diesem müssen Sie sich aufhalten. Denn in diesem steuern Sie, produzieren Sie und wenden Ihre Erfahrung auf viele Herausforderungen an.
  2. Der Quadrant II – der Quadrant der Qualität: Auf diesen müssen Sie laut Covey einwirken, d.h., Sie sollten diesem Quadranten mehr Ihrer Aufmerksamkeit und Zeit widmen, denn in diesem Quadranten stellen Sie die Weichen für die eigene Entwicklung und eine gesteigerte Handlungsfähigkeit im Beruf und Privaten. Denn eins ist gewiss: Sorgfältige Planung, Vorbereitung und Vorbeugung verhindern das Anschwellen von dringenden Angelegenheiten – also von Krisen, Schwierigkeiten, Problemen und Co. –, sodass Sie immer weniger Zeit für den Quadranten I aufbringen müssen. So gelangen Sie Schritt für Schritt zur Realisierung des Wesentlichen in Ihrem Leben.

Schritt für Schritt hin zum Wesentlichen

Integrieren Sie den Quadranten II als Quadranten der Qualität in Ihr Zeitmanagement, d.h., dieser Quadrant enthält nicht länger "nur" Aufgaben, die Sie terminieren und selbst erledigen wollen, sondern dieser Quadrant fokussiert Ihre Visionen, Ziele, Planungsschritte und langfristigen (Vorbeugungs-)Strategien. In der Regel erfordert diese neue Gewichtung eine Veränderung in Ihrem Denken und Ihrem zeitlichen Planen.

Tipps für die Umsetzung

  • Die Prioritäten Ihrer Rollen: Welche Aufgaben, die den Quadranten II betreffen, ordnen Sie Ihren einzelnen Rollen (z.B. Assistenz, Mutter, Vereinspräsidentin etc.) zu? Listen Sie diese auf.
  • Flexible Prioritäten: Kennzeichnen Sie Tätigkeiten, für die Sie keinen fixen Termin einplanen können.
  • Zeitbedarf pro Aufgabe: Notieren Sie den Zeitbedarf und die Pufferzeit, die Sie für die jeweilige Aufgabe des Quadranten II benötigen werden.
  • To-do-Liste erweitern: Tragen Sie ab heute unbedingt Aufgaben, die den Quadranten II betreffen, gut sichtbar in Ihre To-do-Liste ein. Durch eine farbliche Markierung heben Sie diese hervor.
  • Wochenplanung des Wesentlichen: Übertragen Sie in Ihre Wochenplanung gezielt Aufgaben des Quadranten II.

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