Arbeitsorganisation: So bleiben Sie effektiv und effizient
Inhalt
KURZ ZUSAMMENGEFASST
In der Arbeitswelt 4.0 droht die Gefahr, durch digitale Tools und ständige Erreichbarkeit die eigenen Prioritäten zu verlieren. Der Schlüssel zur Effizienz liegt in der klaren Trennung zwischen dringenden und wichtigen Aufgaben. Mit der Alpen-Methode zur strukturierten Planung und der Eisenhower-Matrix zur Priorisierung können Verantwortliche in Schweizer KMU den Arbeitsalltag selbstbestimmt steuern und Zeit für das Wesentliche schaffen.
Die wichtigsten Punkte:
- Die Alpen-Methode (Aufgaben, Länge, Puffer, Entscheidung, Nachbereitung) strukturiert den Tagesablauf Schritt für Schritt.
- Die Eisenhower-Matrix hilft, Aufgaben in vier Quadranten zu sortieren und sofortige Handlungen von Delegation oder Ablage zu unterscheiden.
- Der Fokus sollte auf dem Quadranten II (wichtig, nicht dringend) liegen, um langfristig Krisen und «Feuerwehrübungen» zu vermeiden.
- Stephen Covey betont, dass Planung und Vorbeugung die Handlungsfähigkeit stärken und den Weg zum Wesentlichen ebnen.
Brigitte Miller
Brigitte Miller ist freie Autorin und Journalistin. Seit 1990 schreibt sie für namhafte Verlage und Online-Portale im In- und Ausland zu den Themenbereichen Management, Mitarbeiterführung, Zeitmanagement, Kreativität und Selbstmanagement. In ihre Beiträge lässt sie nicht nur die vielen Tipps und Erfahrungen fliessen, die sie durch Gespräche und Interviews erhält, sondern auch persönliche Erkenntnisse, die ihr der Berufsalltag beschert.
Wie können KMU-Verantwortliche mit der Alpen- und Eisenhower-Methode ihre Arbeitsorganisation optimieren?
Einleitung Arbeitsorganisation
Die Zeit ist wohl das einzige "Gut", von dem wir alle gleich viel zur Verfügung haben: 24 Stunden bzw. 1440 Minuten am Tag. Ziehen wir den Schlaf mit acht Stunden ab, bleiben immer noch 16 Stunden, das ist durchaus üppig. Dennoch empfinden die meisten von uns Zeit eher als Mangelware. Vor allem während der Arbeitszeit, wenn fast ausnahmslos alle mit dringenden Anliegen auf uns zukommen. Eine Situation, der Sie als zentrale Ansprechperson rund um Service und Organisation ständig begegnen.
Wollen Sie die Zügel in der Hand behalten und selbst- statt fremdbestimmt durch den Tag steuern, hilft nur eins: wirklich und scheinbar Wichtiges voneinander unterscheiden. Dann bearbeiten Sie die tatsächlich relevanten Aufgaben und haben – siehe da – sogar noch Zeit übrig. IHRE Zeit.
Mittels Arbeitsorganisation per Alpen-Methode gelingt Ihnen das mühelos. Denn jeder Buchstabe führt Sie Schritt für Schritt durch eine strukturierte Planung Ihrer Zeit, und aus Mangel wird im besten Fall sogar Fülle:
A = Aufgaben und Ideen sofort notieren
L = die Länge des Zeitbedarfs der einzelnen Aufgaben schätzen
P = Pufferzeiten für Unvorhergesehenes einplanen
E = Entscheidungen über die Prioritäten der Aufgaben treffen
N = Nachbereitung und Vorbereitung der Woche
Geht es darum, die richtigen Prioritäten zu setzen, ist das massgeblich eine Frage der Entscheidungen, dem vierten Aspekt der Alpen-Methode.
Auch wenn es sich oft auf den ersten Blick nicht so darstellt: Es ist meistens und massgeblich Ihre Entscheidung, welchen Aufgaben und Tätigkeiten Sie sich während eines (Arbeits-)Tages widmen. Eine durchdachte Arbeitsorganisation kann dabei helfen, Prioritäten klarer zu setzen und den Tag strukturierter zu gestalten. Dennoch stellt sich viel zu selten ein Gefühl der nachhaltigen Zufriedenheit ein. Vielmehr drängen sich Fragen auf wie: Liegt es an der eigenen Arbeitsorganisation, den äusseren Umständen oder unrealistischen Erwartungen?
- Warum fühle ich mich oft so hin- und hergerissen?
- Wie kann es sein, dass ich oft den Sinn meiner Tätigkeiten infrage stelle?
- Wie kann es sein, dass ich verstärkt den Eindruck erhalte, mich in der Flut von Aktivitäten zu verlieren, statt mich in ihnen wiederzufinden?
Eine Ursache dafür liegt in der zunehmenden Fixierung auf das Dringliche, die vor allem im Arbeitsumfeld stark vorherrscht. "Das ist dringend", "Das muss ganz schnell und unbedingt heute noch ’raus" – solche schon beinahe mantraähnlichen Ansagen sind unangenehme Störfrequenzen für Ihren Entscheidungskompass. Daher unsere Empfehlung: Machen Sie es wie Eisenhower.
Von Dringlichem und Wichtigem
| Quadrant der Prioritäten nach Eisenhower | ||
|---|---|---|
| Dringend | Nicht Dringend | |
| Wichtig | I oder A-Aufgaben sofort selbst erledigen | II oder B-Aufgaben Aufgaben exakt terminieren und persönlich erledigen |
| Nicht Wichtig | III oder C-Aufgaben delegieren | IV oder D-Aufgaben nicht bearbeiten, sondern Ablage «Papierkorb» |
Mit seinen vier Quadranten der Prioritäten führte der US-amerikanische General und spätere Präsident Dwight D. Eisenhower ein Instrument ein, das Aufgaben sowohl einteilt wie auch der Priorisierung dient. Der Schwerpunkt liegt auf dem Quadranten I: allen Aufgaben, die dringend und wichtig sind.
Damit haben Sie einen "Filter", um Ihre Aufgaben zu sortieren. Beispielsweise Probleme, die schnelle Lösungen erfordern, Projekte und Aufgaben mit Zeitlimit und Ähnliches landen dann im Quadranten I. Sie verlangen ein sofortiges Handeln. Manchmal häuft sich dort einiges an, weil in der Planung zu wenig vorausgedacht wurde, was dann in der Konsequenz zu überflüssigen "Feuerwehrübungen" zwecks Schadensverhinderung oder -begrenzung führt.
Ihr Ziel sollte daher sein, die anfallenden Tätigkeiten im Quadranten I (dringlich/wichtig) weitestgehend zu reduzieren, um Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben bzw. den Quadranten II zu haben. So schlägt es Stephen R. Covey vor.
Seminar-Empfehlungen
Die vier Prioritäten nach Stephen Covey
| Quadrant der Prioritäten nach Stephen Covey | ||
|---|---|---|
| Dringend | Nicht Dringend | |
| Wichtig | I
| II
|
| Nicht Wichtig | III
| IV
|
Checkliste
- Notieren Sie alle anfallenden Aufgaben und Ideen sofort, um das Gedächtnis zu entlasten.
- Schätzen Sie bei jeder Aufgabe realistisch den benötigten Zeitaufwand ab.
- Planen Sie bei jeder Tagesplanung feste Pufferzeiten für Unvorhergesehenes ein.
- Entscheiden Sie für jede Aufgabe, ob sie wichtig und/oder dringend ist, bevor Sie beginnen.
- Leiten Sie Aufgaben aus dem Quadranten III (dringend, nicht wichtig) konsequent an andere ab.
- Vermeiden Sie Tätigkeiten aus dem Quadranten IV (nicht wichtig, nicht dringend) vollständig.
- Integrieren Sie Aufgaben aus dem Quadranten II (wichtig, nicht dringend) täglich in Ihre To-do-Liste.
- Markieren Sie wichtige, langfristige Aufgaben farblich, um sie sichtbar zu halten.
- Übertragen Sie die Ziele des Quadranten II wöchentlich in Ihre Wochenplanung.
- Führen Sie am Ende der Woche eine Nachbereitung durch, um die Planung für die nächste Woche vorzubereiten.
Stephen Covey, Autor, Managementexperte und Professor, orientiert sich beim Aufstellen der Prioritäten am Eisenhower-Prinzip. Jedoch mit einem Unterschied: Er bezeichnet den Quadranten II als den Quadranten der Qualität, der die eigene Handlungsfähigkeit stärkt und den Weg ebnet zum Wesentlichen.
In seinem Buch "Der Weg zum Wesentlichen" hebt Covey zwei wesentliche Aspekte für seine Einteilung hervor:
- Der Quadrant I – der Quadrant der Notwendigkeit: In diesem müssen Sie sich aufhalten. Denn in diesem steuern Sie, produzieren Sie und wenden Ihre Erfahrung auf viele Herausforderungen an.
- Der Quadrant II – der Quadrant der Qualität: Auf diesen müssen Sie laut Covey einwirken, d.h., Sie sollten diesem Quadranten mehr Ihrer Aufmerksamkeit und Zeit widmen, denn in diesem Quadranten stellen Sie die Weichen für die eigene Entwicklung und eine gesteigerte Handlungsfähigkeit im Beruf und Privaten. Denn eins ist gewiss: Sorgfältige Planung, Vorbereitung und Vorbeugung verhindern das Anschwellen von dringenden Angelegenheiten – also von Krisen, Schwierigkeiten, Problemen und Co. –, sodass Sie immer weniger Zeit für den Quadranten I aufbringen müssen. So gelangen Sie Schritt für Schritt zur Realisierung des Wesentlichen in Ihrem Leben.
Schritt für Schritt hin zum Wesentlichen
Integrieren Sie den Quadranten II als Quadranten der Qualität in Ihr Zeitmanagement, d.h., dieser Quadrant enthält nicht länger "nur" Aufgaben, die Sie terminieren und selbst erledigen wollen, sondern dieser Quadrant fokussiert Ihre Visionen, Ziele, Planungsschritte und langfristigen (Vorbeugungs-)Strategien. In der Regel erfordert diese neue Gewichtung eine Veränderung in Ihrem Denken und Ihrem zeitlichen Planen.
Tipps für die Umsetzung
- Die Prioritäten Ihrer Rollen: Welche Aufgaben, die den Quadranten II betreffen, ordnen Sie Ihren einzelnen Rollen (z.B. Assistenz, Mutter, Vereinspräsidentin etc.) zu? Listen Sie diese auf.
- Flexible Prioritäten: Kennzeichnen Sie Tätigkeiten, für die Sie keinen fixen Termin einplanen können.
- Zeitbedarf pro Aufgabe: Notieren Sie den Zeitbedarf und die Pufferzeit, die Sie für die jeweilige Aufgabe des Quadranten II benötigen werden.
- To-do-Liste erweitern: Tragen Sie ab heute unbedingt Aufgaben, die den Quadranten II betreffen, gut sichtbar in Ihre To-do-Liste ein. Durch eine farbliche Markierung heben Sie diese hervor.
- Wochenplanung des Wesentlichen: Übertragen Sie in Ihre Wochenplanung gezielt Aufgaben des Quadranten II.
FAQ: Arbeitsorganisation
Was ist der Hauptunterschied zwischen der Alpen- und der Eisenhower-Methode?
Die Alpen-Methode dient der strukturierten Planung des Tagesablaufs (Aufgaben notieren, Zeit schätzen, Puffer einplanen). Die Eisenhower-Methode ist ein Werkzeug zur Priorisierung, das Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit in vier Quadranten sortiert, um den Fokus auf das Wesentliche zu lenken.
Warum sollte ich mich mehr auf den Quadranten II konzentrieren?
Der Quadranten II umfasst wichtige, aber nicht dringende Aufgaben wie Planung, Vorbeugung und Beziehungspflege. Wer hier investiert, verhindert, dass sich Probleme zu Krisen entwickeln, und reduziert so den Anteil an störenden «Feuerwehrübungen» im Quadranten I.
Wie gehe ich mit Aufgaben um, die sowohl dringend als auch wichtig sind?
Aufgaben, die in Quadrant I fallen (dringend und wichtig), müssen sofort selbst erledigt werden. Das Ziel einer guten Arbeitsorganisation ist es jedoch, durch sorgfältige Planung im Quadranten II die Anzahl dieser Aufgaben langfristig zu reduzieren.
Was passiert mit Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind?
Diese Aufgaben gehören in den Quadranten IV. Sie sollten nicht bearbeitet werden, sondern direkt in den «Papierkorb» oder die Ablage wandern, da sie weder zum Zielerreichungsprozess beitragen noch zeitkritisch sind.
