Moderne HR-Kommunikation: Die Checkliste für Ihre HR- Korrespondenz

1. Richtiges Medium 

Zuallererst gilt es, das richtige Medium für die moderne HR-Kommunikation auszuwählen. Dieses sollte immer zur Korrespondenzsituation passen. Denn nicht jede Nachricht gehört in eine EMail; manche Inhalte sind in einem Brief besser aufgehoben. Bei informellen Botschaften kann sich auch eine Karte eignen.

Hinzu kommt, dass sich nicht jede Nachricht schriftlich übermitteln lässt. Oftmals ist eine persönliche oder telefonische Mitteilung der bessere oder auch effizientere Weg.

Beispiel 1 
Die HR-Abteilung eines KMU sendet vor dem Eintritt keinen formellen Brief, sondern eine persönliche Karte. Auf dieser wird das neue Teammitglied handschriftlich willkommen geheissen.

Beispiel 2 
Nach einem Vorstellungsgespräch erfolgt die Absage in mündlicher Form. Dadurch können Fragen geklärt werden, und das HR hinterlässt einen persönlicheren Eindruck. Die mündliche Kommunikation zeigt zudem Wertschätzung und Respekt gegenüber der bewerbenden Person.

IMPULS 
Fragen Sie sich vor jeder Kommunikation: Welches Medium ist für meine Botschaft passend? Soll ich sie mündlich oder schriftlich übermitteln? Und wenn schriftlich: Eignet sich eher eine E-Mail, ein Brief oder eine Karte?

2. Klare Kernbotschaft 

Das Herzstück jeder Korrespondenz ist eine klare Kernbotschaft. Sie stellt sicher, dass die lesende Person sofort versteht, worum es in der Nachricht geht. Dies ist besonders wichtig in Absagen oder Bestätigungen, wo Missverständnisse fatale Folgen haben können. Aber auch sonst lohnen sich transparente und nachvollziehbare Aussagen. 

IMPULS 
Überlegen Sie sich vor dem Schreiben: Welche Botschaft möchte ich vermitteln? Was genau soll bei der lesenden Person ankommen? Halten Sie diese Kernbotschaft schriftlich oder zumindest gedanklich fest – und beginnen Sie erst dann zu schreiben.