Generative KI: Wie generative KI den Büroalltag neu formt

Stelen Sie sich vor, Sie sind HR-Managerin oder HR-Manager in einem mittel­ständischen Unternehmen. Ihre neueste Mitarbeiterin, nennen wir sie Sarah, hat gerade ihre erste Woche absolviert. Sie sind beeindruckt von der Effizienz, mit der Sarah ihre Aufgaben erledigt und admi­nistrative Pendenzen abarbeitet. Was Sie jedoch nicht wissen: Sarah nutzt generative KI-Programme, um ihre Arbeit schnel­ler zu erledigen. Sie ist Teil der 61 % der Mitarbeitenden, die laut unserer neuesten Studie bei ihrer Arbeit KI-Programme ein­setzen. Die Verwendung von generativer KI ist dabei vielfältig:ChatGPT wird zum Formulieren von E-Mails, zur Agenda-Erstellung von Geschäftsmeetings oder zum Übersetzen von Texten in andere Sprachen genutzt, mit Programmen wie Dall-E werden über Texteingabe Grafiken beispielsweise für Präsentationen gene­riert — generative KI-Programme haben sich im Schweizer Büroalltag rasant durch­gesetzt und gehören für viele Angestellte mittlerweile zum Tagesgeschäft — im Büro wie auch privat. Der höchste Anteil bei der beruflichen Nutzung entfällt laut unserer Studie auf KI-Textprogramme, gefolgt von Bildprogrammen. Es zeigt sich, dass der Grossteil der Befragten zufrieden ist mit den erzielten Resultaten, und bewer­tet die von KI gelieferten Ergebnisse mit sieben von zehn möglichen Punkten.

KI auf privaten Geräten für Geschäftliches genutzt

Doch Sarahs Geschichte hat auch eine Kehrseite. Sie nutzt ihre persönlichen Geräte für die Arbeit, da ihr Betrieb kei­ne KI-Richtlinien hat. Damit ist sie nicht allein. Knapp 60% der in unserer Studie befragten Personen haben angegeben, ihre persönlichen Computer oder Handys bei der Nutzung von generativer KI für die Arbeit einzusetzen. Ein Datenschutzalbtraum für jedes Unternehmen und für die HR-Abteilung im Speziellen, da es um vertrauliche Personendaten geht.

Laut unserer Studie in vielen Betrieben wird die KI-Implementierung nicht durch das Management gesteuert und folglich mit klaren Richtlinien versehen, sondern geschieht von unten, durch die Mitar­beitenden selbst — in einem Viertel aller Fälle (26%) sogar ohne das Wissen der direkten Vorgesetzten. 61% der Befrag­ten sagten, ihre Firma verfüge über keine Unternehmensrichtlinien für die KI-Nut­zung. 24% erklärten, dass die Nutzung von KI in ihrem Betrieb — zumindest vor­erst— untersagt ist. Für Unternehmen ber­gen diese Unsicherheiten grosse Risiken. Neben Datenschutzrisiken kommt mit der Umgehung von etablierten Betriebspro­zessen ein weiteres Risiko dazu.

Die Umfrage zeigte jedoch auch, dass sich viele Angestellte der Risiken, die sich für ihren Arbeitgeber durch den Einsatz von KI ergeben, durchaus bewusst sind: Zwei Drittel haben etwa angegeben, falsche, fehlerhafte oder unvollständige Informationen als einen der Hauptnach­teile von generativer KI zu sehen. Fast zwei Drittel haben Bedenken hinsichtlich der Cybersicherheit, und vier von zehn bemängeln die fehlende Transparenz in Bezug auf die verwendeten Quellen und Informationen bei der Nutzung von KI-Programmen.

Über die Umfrage
Die Studie «Al in the Workplace» in der Schweiz fand im Juni und Juli 2023 statt. Befragt wurden 1002 Personen, die po­tenziell Generative KI nutzen könnten. Die Ergebnisse bieten eine Momentauf­nahme der Verbreitung dieser Technolo­gie unter dieser spezifischen Zielgruppe, sind jedoch nicht repräsentativ für die gesamte Schweizer Arbeitnehmerschaft.

Auf welchen Quellen basiert der Output?

Auch für Sarah ist dies ein grosses Prob­lem bei der Nutzung während ihrer Ar­beit. Die fehlende Transparenz und viele weitere offene Fragen verunsichern sie. Sie weiss nicht, woher die von der KI aus­gespuckten Informationen stammen, sie ist unsicher, ob die KI diskriminierende Algorithmen verwendet oder ob sie mit legal erworbenen Inhalten trainiert wur­de. Und ob es respektvoll ist, dass die KI Bewerberdossiers aussortiert, damit sich Sarah nur noch die passendsten Kandida­tinnen und Kandidaten anschauen muss.

Auf die eine oder andere Art spielen sich solche Szenen und Überlegungen aber tagtäglich in vielen Schweizer Unterneh­men ab: Die generative KI am Büroarbeits­platz ist vielerorts Realität. Dieser Umstand unterstreicht die Notwendigkeit für Un­ternehmensleitungen, Rechtsabteilungen und HR-Fachpersonen, proaktiv zu han­deln. Es reicht nicht aus, einfach nur auf die technologischen Vorteile zu schauen. Es geht darum, eine Brücke zwischen der Technologie und den Menschen zu bauen.

Effizienzsteigerung als Jobkiller?

Für viele Unternehmen wird dies ein Learning-by-Doing-Prozess sein. Sie müs­sen zuerst rechtliche und technologische Grundlagen klären, um sicherzustellen, dass Risiken wirksam gemanagt werden. Diese sollten sowohl datenschutzrechtliche als auch ethische Aspekte berück­sichtigen. Ist dies getan, ermöglicht das in einem zweiten Schritt Produktivitätsstei­gerungen sowie die Weiterentwicklung von Geschäftsangeboten und Dienstleis­tungen. Auch den Ängsten der Ange­stellten muss begegnet werden: Genau diese Effizienzsteigerungen und die sich ändernden Geschäftsmodelle bereiten vielen Arbeitnehmenden Sorge. Knapp die Hälfte aller Befragten gab in unserer Studie an, dass sie besorgt sind, ihren Job wegen des zunehmenden Einsatzes von KI-Programmen in den kommenden fünf Jahren zu verlieren. Oft auch, weil sie KI-Programme nicht beherrschen und für die Fort- und Weiterbildung auf diesem Gebiet hauptsächlich den Arbeitgeber in der Verantwortung sehen.

Das Potenzial von generativer KI ist enorm. Unternehmen sollen weder vor den technischen Herausforderungen zurückschrecken noch sich durch die technologischen Möglichkeiten blenden lassen. Generative Künstliche Intelligenz wird die Arbeitswelt in den kommenden Jahren grundlegend verändern. Für bei­de, Arbeitnehmende und Arbeitgebende, ist ein konstruktiver Umgang mit dem Thema wichtig. Die Angestellten profi­tieren künftig von vereinfachten Prozes­sen und einer gesteigerten Effizienz. Die Unternehmen stehen ihrerseits jedoch in der Verantwortung, den Bedenken hin­sichtlich der Auswirkungen von KI auf die Jobsicherheit zu begegnen und ihre Mit­arbeitenden zu schulen. Dadurch können neue Formen der Zusammenarbeit zwi­schen Menschen und der KI entstehen.

Eine Investition in die KI-Kompetenz von HR-Führungskräften ist unerlässlich. Sie müssen sich mit diesen KI-Tools vertraut machen und sich darauf vorbereiten, sie mit ihrer Erfahrung in Organisations­design, Schulung, Belohnungen und Führung zu integrieren. Denn sie werden eine Schlüsselrolle dabei spielen, techno­logische Neuerungen zu implementieren und sie mit der Firmenkultur in Einklang zu bringen. Hierfür ist es notwendig, dass sie bereit sind, zu experimentieren und ein tiefergehendes Repertoire an Fähig­keiten zu entwickeln.