11.02.2019

Referenzauskunft Schweiz: Ohne Einverständnis keine Auskunft

In der Praxis sind Arbeitszeugnisse aufgrund zu positiver Formulierungen nur bedingt aussagekräftig. Viele Arbeitgeber holen daher gerne Referenzen über ihre potenziellen Mitarbeitenden ein. Wir sagen, was es bei der Referenzauskunft zu beachten gilt.

Von: Nicole Vögeli Galli  DruckenTeilen Kommentieren 

Dr. Nicole Vögeli Galli

Nach dem Studium an der Universität Zürich arbeitete Frau Dr. Vögeli bis 1997 als juristische Sekretärin am Bezirksgericht und Arbeitsgericht Zürich und erwarb 1997 das zürcherische Rechtsanwaltspatent. Nach ihrer Tätigkeit als Mitglied des Rechtsdienstes der UBS AG/Investment Bank während zweier Jahren liess sie sich als Rechtsanwältin bei einer mittelgrossen Wirtschaftskanzlei in Zürich engagieren. Seit 2002 ist sie Partnerin bei Engel & Küng Rechtsanwälte in Kloten. Frau Dr. Vögeli verfasste unter anderem die Artikel «Mobbing am Arbeitsplatz» und auch «Bonuszahlungen: Möglichkeiten und Risiken - Eine Beurteilung nach schweizerischem und englischem Recht». Sie ist Fachanwältin SAV Arbeitsrecht.

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Referenzauskunft Schweiz

Im Rahmen von Bewerbungsverfahren sind ansprechende Arbeitszeugnisse regelmässig Voraussetzung dafür, um zu einem Bewerbungsgespräch eingeladen zu werden. Nach erfolgreichem Gespräch wird der potenzielle Arbeitgeber meistens die schriftlichen Auskünfte und vor allem seinen eigenen Eindruck durch Referenzauskünfte bestätigen beziehungsweise abrunden wollen. Angesichts der heute oft heftig umstrittenen Formulierungen und der allgemeinen Auffassung, Arbeitszeugnisse würden ohnehin mit zu guter Qualifikation ausgestellt, erscheinen die Referenzauskünfte als mindestens teilweise ausschlaggebendes Kriterium bei einer Bewerbung.

Zulässigkeit der Referenzauskunft

Die im Rahmen einer Referenzauskunft abgegebenen Informationen gehören als Ganzes zu den sog. besonders schützenswerten Personendaten. Der Arbeitgeber ist zur Erteilung von Referenzauskünften im Rahmen der nachvertraglichen Fürsorgepflicht verpflichtet. Ob in jedem Fall die Zustimmung des Arbeitnehmers zur Erteilung vorliegen muss, ist in der Rechtspraxis nicht ganz geklärt. Vieles spricht dafür. Ohne Zustimmung darf wohl eine Referenzauskunft nur dann erteilt oder gar von selbst auf zukünftige Arbeitgeber zugegangen werden, wenn begangene Delikte beim früheren Arbeitgeber im Raum stehen. Allerdings ist sehr grosse Zurückhaltung zu üben, als nicht notwendigerweise mit weiteren Delikten zu rechnen ist. Grundsätzlich gilt folglich, dass die Referenzauskunft nur erteilt werden darf, wenn der Arbeitnehmer damit einverstanden ist. Er kann dem Arbeitgeber die Erteilung von Referenzauskünften sogar verbieten.

Ein solches Einverständnis darf nicht einfach vorausgesetzt werden, wenn sich ein potenzieller Arbeitgeber meldet. Vielmehr ist der Arbeitnehmer immer explizit danach zu fragen. Am einfachsten ist, sich bei Austritt auf einem Formular schriftlich bestätigen zu lassen, dass der Arbeitnehmer mit der Erteilung von Referenzauskünften einverstanden ist. Sollte dieses Einverständnis nicht vorliegen, ist bei einer Anfrage zuerst Rücksprache mit dem Arbeitnehmer zu nehmen. Dem anfragenden Dritten kann diesbezüglich korrekt mitgeteilt werden, dass beim Arbeitnehmer die Rückfrage erfolgt. Entsprechend gilt auch für den potenziellen Arbeitgeber, dass er Referenzauskünfte nur einholen darf, wenn der Arbeitnehmer dies ausdrücklich akzeptiert hat.

Inhalt

Die Referenzauskunft untersteht denselben Anforderungen wie das Arbeitszeugnis. Grundsätzlich darf sie auch nicht weitergehen. Damit ist besondere Vorsicht geboten, wenn nur eine Arbeitsbestätigung ausgestellt wurde. Die Auskunft darf keine zusätzlichen Informationen enthalten.

Es ist nicht besonders hervorzuheben, dass zusätzliche positive Angaben erlaubt sind. Allerdings ist auch hier Zurückhaltung zu üben. Allenfalls gut gemeinte Ergänzungen können falsch verstanden werden. Unzulässig sind damit insbesondere vom Arbeitszeugnis abweichende negative Hinweise oder auch nur irgendwelche Andeutungen.

Berechtigte Personen

Eine Referenzauskunft macht grundsätzlich nur Sinn, wenn die die Auskunft erteilende Person den Arbeitnehmer in der Arbeit erlebt hat oder mindestens gut über den Verlauf des Arbeitsverhältnisses Bescheid weiss. Optimal ist die Auskunftserteilung durch den früheren Vorgesetzten, welcher auch das Arbeitszeugnis unterzeichnet hat. Aufgrund der hohen Fluktuationen ist dies vielfach nicht gewährleistet. Sollte eine andere Person die Referenzauskunft erteilen, hat sie daher zu Beginn klarzustellen, dass sie sich einzig auf die Unterlagen stützen kann.

Eine Referenzauskunft darf sodann nicht ein beliebiger Mitarbeitender einholen. Die Anfrage sollte entweder von einem Personalverantwortlichen oder dem zukünftigen Vorgesetzten kommen. Es kommt zuweilen vor, dass andere Mitarbeitende, welche von der Bewerbung Kenntnis haben, in Eigenregie und für eigene Zwecke Referenzauskünfte einholen. Dies ist schlicht unzulässig, denn dafür hat der Bewerber sein Einverständnis nicht gegeben. Ebenso wenig dürfen beliebige Personen Referenzauskünfte erteilen. Auch hier kommt es immer wieder vor, dass Bewerber Arbeitskollegen oder andere Mitarbeitende in der Meinung, diese würde eine vorteilhaftere Bewertung abgeben, als Referenzpersonen nennen. Abgesehen davon, dass dies vielfach das Gegenteil bewirkt, sind wie bei der Unterzeichnung des Arbeitszeugnisses nur die ausdrücklich dazu bevollmächtigten Personen zuständig. Hierbei ist zu beachten, dass im angloamerikanischen Raum andere Gepflogenheiten herrschen: Schriftliche oder mündliche Empfehlungen werden hier auch von Arbeitskollegen, Fachvorgesetzten etc. abgegeben. Mithin ist immer sorgfältig zu prüfen, mit wem man spricht und welche Funktion diese Person gegenüber dem Arbeitnehmer ausgeübt hat. 

Weitere Aussagen über den Arbeitnehmer

1. Begründung der Kündigung durch den Arbeitgeber

Die gekündigte Partei kann von der kündigenden Partei verlangen, dass diese die Kündigung schriftlich begründet (Art. 335 Abs. 2 OR). Von praktischer Relevanz ist dabei nur der Fall, dass der Arbeitgeber kündigt und der Arbeitnehmer die Begründung verlangt. Da eine missbräuchliche Kündigung eine Strafzahlung zur Folge haben kann, ist der Arbeitgeber gut beraten, wenn er die von ihm verlangte Begründung der Kündigung mit dem Inhalt des (noch) auszustellenden Arbeitszeugnisses bereits im Voraus koordiniert.

2. Angaben gegenüber der Arbeitslosenkasse

Meldet sich ein Arbeitnehmer bei der Arbeitslosenkasse an, hat der Arbeitgeber mindestens die Arbeitgeberbescheinigung auszufüllen. Darin hat er anzugeben, von wem und warum gekündigt worden ist. Diese Angaben entscheiden darüber, ob für die gekündigte, nun stellensuchende Person Einstelltage (in der Anspruchsberechtigung) verfügt werden; sie sind mithin von grosser Bedeutung für den Arbeitnehmer. Ergeben sich unterschiedliche Angaben von den Parteien, wird die Arbeitslosenkasse weitere Auskünfte vom Arbeitgeber und Arbeitnehmer verlangen. Dazu werden von beiden Parteien die Kündigung, die Kündigungsbegründung und das Arbeitszeugnis eingefordert.

3. Informationen gegenüber der Belegschaft, Dritten und der Presse

Informationen über Abwesenheiten und Abgänge sind in der Regel für die Arbeitserbringung (inkl. Verweis auf Stellvertretung/Nachfolge) und zur Vermeidung von Gerüchten notwendig und damit auch zulässig. Dabei ist nicht nur an interne Stellen, sondern auch an externe wie Kunden, Lieferanten, Behörden etc. zu denken. Die Informationen sollen und dürfen jedoch nur an jene Personen erfolgen, die diese benötigen. Je nach Empfängerkreis ist der Inhalt anzupassen. Grundsätzlich ist dabei inhaltlich zurückhaltend zu informieren und wenn möglich vorab eine Absprache über den Inhalt mit den Arbeitnehmern zu treffen. Je nach Fall und Person ist eine Pressemitteilung notwendig und zulässig. Hier ist besonders sorgfältig zu formulieren.

Besonderer Wert ist darauf zu legen, dass mit Mitteilungen nicht der Eindruck entsteht, jemand habe sich etwas zuschulden kommen lassen oder sei fristlos entlassen worden. Die Kündigung muss zuerst immer dem Betroffenen selbst mitgeteilt werden, bevor andere informiert werden.

Daneben bestehen gesetzliche Informationspflichten bei Abgängen gegenüber dem Steueramt (Quellensteuer), der Arbeitslosenkasse, der Pensionskasse, den Bewilligungsbehörden bei bewilligungspflichtigen Tätigkeiten etc.

4. Verhältnis der Aussagen

Für den Arbeitgeber ist beim Entscheid zur Kündigung und vor allem bei der mündlichen oder schriftlichen Kündigungsbegründung neben der Formulierung im Schlusszeugnis immer auch noch weiter im Auge zu behalten, dass er gegenüber der Arbeitslosenkasse auskunftspflichtig ist. Alle drei Angaben – Kündigungsbegründung, Arbeitszeugnis und schriftliche Auskünfte gegenüber der Arbeitslosenkasse – stellen Urkunden dar. Im schlimmsten Fall, insbesondere bei gut gemeinten Falschauskünften gegenüber der Arbeitslosenkasse, kann sich der Arbeitgeber neben der Falschbeurkundung auch der Beihilfe zum Betrug strafbar machen.

Allerdings ist hervorzuheben, dass die einzelnen Aussagen teilweise unterschiedliche Ziele verfolgen und verschiedenen Ansprüchen zu genügen haben. So soll das Arbeitszeugnis eine Beurteilung des gesamten Arbeitsverhältnisses wiedergeben, wogegen die Kündigungsbegründung und die Angaben gegenüber der Arbeitslosenkasse den Fokus auf den Grund für die Beendigung legen. Weitere Auskünfte basieren sodann auf noch anderen Bedürfnissen.   

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