Referenzauskunft Schweiz: Ohne Einverständnis keine Auskunft
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Eine Referenzauskunft in der Schweiz darf grundsätzlich nur mit der ausdrücklichen Einwilligung des betroffenen Arbeitnehmers erteilt oder eingeholt werden. Das Vorliegen eines Arbeitszeugnisses allein reicht hierfür nicht aus, da mündliche oder schriftliche Äusserungen über die Person als besonders schützenswerte Daten gelten. Arbeitgeber müssen daher stets sicherstellen, dass eine gültige Zustimmung vorliegt, bevor sie auf potenzielle neue Arbeitgeber zugehen oder Anfragen beantworten.
Die wichtigsten Punkte:
- Einwilligung des Arbeitnehmers ist zwingende Voraussetzung für jede Referenzauskunft.
- Das Einverständnis kann jederzeit widerrufen werden und darf nicht stillschweigend angenommen werden.
- Nur bevollmächtigte Personen (z. B. Vorgesetzte) dürfen Auskünfte erteilen oder einholen.
- Unautorisierte Gespräche unter Kollegen sind rechtswidrig und können den Ruf schädigen.
- Eine Verweigerung der Auskunft muss wahrheitsgemäss begründet werden, um Spekulationen vorzubeugen.
Selina Oes
BLaw Selina Oes studiert im Masterstudiengang an den Universitäten Zürich und Lausanne und arbeitet neben dem Studium als Assistentin bei Küng & Vögeli Rechtsanwälte in Kloten.
Dr. Nicole Vögeli, Fachanwältin SAV Arbeitsrecht
Dr. Nicole Vögeli Galli, Rechtsanwältin und Fachanwältin AV Arbeitsrecht, ist Partnerin bei Suter Howald Rechtsanwälte AG in Zürich und leitet die Fachstelle Sozialrecht am Institut für Unternehmensrecht an der ZHAW School of Management and Law.
Passende Arbeitshilfen
Unter welchen Bedingungen darf in der Schweiz eine Referenzauskunft über einen Arbeitnehmer eingeholt oder erteilt werden?
Referenzauskunft Schweiz
Im Rahmen von Bewerbungsverfahren sind ansprechende Arbeitszeugnisse regelmässig Voraussetzung dafür, um zu einem Bewerbungsgespräch eingeladen zu werden. Nach erfolgreichem Gespräch wird der potenzielle Arbeitgeber meistens die schriftlichen Auskünfte und vor allem seinen eigenen Eindruck durch Referenzauskünfte – insbesondere im Kontext der Referenzauskunft Schweiz – bestätigen beziehungsweise abrunden wollen. Angesichts der heute oft heftig umstrittenen Formulierungen und der allgemeinen Auffassung, Arbeitszeugnisse würden ohnehin mit zu guter Qualifikation ausgestellt, erscheinen die Referenzauskünfte als mindestens teilweise ausschlaggebendes Kriterium bei einer Bewerbung.
Zulässigkeit der Referenzauskunft
Die im Rahmen einer Referenzauskunft Schweiz abgegebenen Informationen stellen Personendaten dar und könnten teilweise zu den sogenannten besonders schützenswerten Personendaten gehören, sofern sie Auskünfte wie über Absenzen oder weltanschauliche Ansichten beinhalten. Der Arbeitgeber ist zur Erteilung von Referenzauskünften im Rahmen der nachvertraglichen Fürsorgepflicht verpflichtet. Ob in jedem Fall die Zustimmung des Arbeitnehmers zur Erteilung vorliegen muss, ist in der Rechtspraxis nicht ganz geklärt. Vieles spricht dafür. Unseres Erachtens darf ohne Zustimmung eine Referenzauskunft nur dann erteilt oder gar von selbst auf mögliche, zukünftige Arbeitgeber zugegangen werden, wenn begangene Delikte beim früheren Arbeitgeber im Raume stehen. Allerdings ist sehr grosse Zurückhaltung zu üben, da nicht notwendigerweise mit weiteren Delikten zu rechnen ist.
Wichtig: Grundsätzlich gilt folglich, dass die Referenzauskunft nur erteilt werden darf, wenn der Arbeitnehmer damit einverstanden ist. Er kann dem Arbeitgeber die Erteilung von Referenzauskünften sogar verbieten.
Ein solches Einverständnis darf nicht einfach vorausgesetzt werden, wenn sich ein potenzieller Arbeitgeber meldet. Vielmehr ist der Arbeitnehmer immer explizit danach zu fragen. Am einfachsten ist, sich bei Austritt auf einem Formular schriftlich bestätigen zu lassen, dass der Arbeitnehmer mit der Erteilung von Referenzauskünften einverstanden ist. Sollte dieses Einverständnis nicht vorliegen, ist bei einer Anfrage zuerst Rücksprache mit dem Arbeitnehmer zu nehmen. Dem anfragenden Dritten kann diesbezüglich korrekt mitgeteilt werden, dass beim Arbeitnehmer die Rückfrage erfolgt. Entsprechend gilt auch für den potenziellen Arbeitgeber, dass er Referenzauskünfte nur einholen darf, wenn der Arbeitnehmer dies ausdrücklich akzeptiert hat. Das Vorlegen eines Arbeitszeugnisses genügt hier nicht. Entsprechend ist auch hier die Abgabe eines entsprechenden Formulars an die Bewerber zu empfehlen. Die Zustimmung kann in einem generellen Bewerbungsbogen mit der Angabe, bei welchen Arbeitgebern nachgefragt werden darf, enthalten sein. Wer als Bewerber die Zustimmung zur Einholung von Referenzauskünften verweigert, schmälert dadurch unter Umständen seine Chancen auf die neue Stelle, da es dem potentiellen Arbeitgeber freisteht, die Bewerbung von Referenzauskünften abhängig zu machen.
Wichtig: Der Arbeitnehmer kann ein ursprünglich erteiltes Einverständnis jederzeit widerrufen.
Die häufig anzutreffende Situation, dass in gewissen Branchen jeder jeden kennt und man zwischen zwei Meetings oder beim Mittagessen noch schnell über einen Arbeitnehmer plaudert, ist schlicht rechtswidrig. Positive Mitteilungen sind dabei kaum problematisch. Allerdings lassen diese «ausser Protokoll» geführten Gespräche viele Bewerbungen «sterben». Dabei geht es weniger um allenfalls zulässige, negative bzw. positive Qualifikationen. Vielmehr weiss der Arbeitnehmer davon nichts, die Aussagen stimmen in der Regel mit dem Arbeitszeugnis nicht überein und er kann sich für weitere Bewerbungen nicht verändern. Zudem sind derartige, unvorbereitete Gespräche unsorgfältig: Die Unterlagen liegen nicht vor und vielfach wird pauschal aus der unvollständigen oder gar falschen Erinnerung erzählt. Dies kann sich für den auskunftsgebenden Arbeitgeber rufschädigend auswirken, zumal der interessierte Arbeitgeber aufgrund von unvollständigen Angaben irrtümlich einen ungeeigneten Bewerber einlädt. Im Zentrum stehen dabei nicht nur die Qualifikation von Leistung und Verhalten, sondern ebenso falsch geschilderte Tätigkeitsgebiet oder Ausbildungen.
Berechtigte Personen
Eine Referenzauskunft Schweiz macht grundsätzlich nur Sinn, wenn die Auskunft erteilende Person den Arbeitnehmer in der Arbeit erlebt hat oder mindestens gut über den Verlauf des Arbeitsverhältnisses Bescheid weiss. Optimal ist die Auskunftserteilung durch den früheren Vorgesetzten, welcher auch das Arbeitszeugnis unterzeichnet hat. Aufgrund der hohen Fluktuationen ist dies vielfach nicht gewährleistet. Sollte eine andere Person die Referenzauskunft erteilen, hat sie daher zu Beginn klarzustellen, dass sie sich einzig auf die Unterlagen stützen kann. Unabhängig davon, bestimmt jedoch der Arbeitgeber, wer Referenzauskünfte erteilen darf. Er kann daher die Berechtigung anders regeln.
Seminar-Empfehlungen
Eine Referenzauskunft Schweiz darf sodann nicht ein beliebiger Mitarbeiter einholen. Die Anfrage sollte entweder von einem Personalverantwortlichen oder dem zukünftigen Vorgesetzten kommen. Es kommt zuweilen vor, dass andere Mitarbeiter, welche von der Bewerbung Kenntnis haben, in Eigenregie und für eigene Zwecke (inromell) Referenzauskünfte einholen. Dies ist unzulässig, denn dafür hat der Bewerber sein Einverständnis nicht gegeben. Ebenso wenig dürfen beliebige Personen Referenzauskünfte erteilen. Auch hier kommt es immer wieder vor, dass Bewerber Arbeitskollegen oder andere Mitarbeiter in der Meinung, diese würden eine vorteilhaftere Bewertung abgeben, als Referenzpersonen nennen. Abgesehen davon, dass dies vielfach das Gegenteil bewirkt, sind wie bei der Unterzeichnung des Arbeitszeugnisses nur die vom Arbeitgeber ausdrücklich dazu bevollmächtigten Personen zuständig. Dies bedeutet, dass der Arbeitnehmer wohl seine Einwilligung zur Auskunftserteilung durch den vormaligen Arbeitgeber erteilten kann, nicht aber bestimmt, welche Person diese vorzunehmen hat. Immerhin kann er seine Einwilligung auf bestimmte Personen einschränken. Sind diese beim vormaligen Arbeitgeber grundsätzlich nicht dazu befugt oder gar nicht mehr angestellt, hat eine Referenzauskunft zu entfallen, Hierbei ist zu beachten, dass im angloamerikanischen Raum andere Gepflogenheiten herrschen: Schriftliche oder mündliche Empfehlungen werden hier von Arbeitskollegen, Fachvorgesetzten etc. abgegeben.
Mithin ist immer sorgfältig zu prüfen, mit wem man spricht und welche Funktion diese Person gegenüber dem Arbeitnehmer ausgeübt hat.
Inhalt
Die Referenzauskunft untersteht denselben Anforderungen wie das Arbeitszeugnis. Grundsätzlich darf sie nicht weitergehen. Was im Arbeitszeugnis nicht erwähnt wird, muss bei der Referenzauskunft unerwähnt bleiben. Ausgenommen sind allenfalls im Zeugnis erfolgte Auslassungen, welche einen deutlichen Hinweis liefern. Es ist nicht besonders hervorzuheben, dass zusätzliche positive Angaben erlaubt sind. Allerdings ist auch hier Zurückhaltung zu üben. Selbst gut gemeinte Ergänzungen können falsch verstanden werden.
Checkliste
- Prüfen, ob eine schriftliche Einwilligung des Arbeitnehmers zur Referenzauskunft vorliegt.
- Bei Austritt ein Formular zur Bestätigung der Einwilligung einholen oder nachträglich einholen.
- Sicherstellen, dass nur bevollmächtigte Personalverantwortliche oder Vorgesetzte die Auskunft erteilen.
- Bei Anfragen von Dritten zuerst Rücksprache mit dem Arbeitnehmer halten, falls keine pauschale Einwilligung existiert.
- Vermeiden, dass unbefugte Mitarbeiter im eigenen Unternehmen oder bei anderen Firmen «nebenbei» Auskunft geben.
- Bei Verweigerung der Auskunft durch den Arbeitnehmer dies klar kommunizieren, ohne negative Spekulationen zu schüren.
- Darauf achten, dass der Inhalt der Referenzauskunft nicht über das im Arbeitszeugnis Gesagte hinausgeht.
- Einwilligung des Arbeitnehmers bei Bedarf auf bestimmte Personen oder Unternehmen einschränken lassen.
- Bei Änderungen im Personalbestand sicherstellen, dass neue Ansprechpartner über die Befugnis informiert sind.
- Dokumentation der Einwilligung und der erteilten Auskünfte zur Absicherung bei rechtlichen Fragen.
Verweigern einer Referenzauskunft
Noch schlimmer als eine negative Referenzauskunft ist die gänzliche Verweigerung der Erteilung ohne Angabe von Gründen. Hier wird der anfragende Arbeitgeber zu den wildesten Spekulationen verleitet, die erfahrungsgemäss immer gegen den Arbeitnehmer sprechen.
Das Erteilen ist kein Wollen, sondern ein Müssen. Ausgenommen davon sind Fälle, in welchen eine Erteilung unzulässig ist. Dazu gehört aber die Pflicht, die Verweigerung zu erklären. Meistens wird der ehemalige Arbeitgeber zuerst beim Arbeitnehmer um sein Einverständnis nachfragen, was bekannt zu geben ist. Sodann dürften vielfach die Unterzeichner des Arbeitszeugnisses nicht mehr im Unternehmen oder an der damaligen Stelle tätig sein. Hier ist auf diese Situation hinzuweisen und mitzuteilen, man werde zurückrufen, sobald die neu intern zuständige Person verfügbar sei. Hat der Arbeitnehmer die Erteilung der Referenzauskunft untersagt, ist wahrheitsgemäss festzuhalten, dass der Arbeitnehmer mit der Erteilung nicht einverstanden sei, man indes bei Vorliegen des Einverständnisses diese erteilen würde.
Begründung der Kündigung durch den Arbeitgeber
Die gekündigte Partei kann von der kündigenden Partei verlangen, dass diese die Kündigung schriftlich begründet. Von praktischer Relevanz ist dabei nur der Fall, dass der Arbeitgeber kündigt und der Arbeitnehmer die Begründung verlangt. Da eine missbräuchliche Kündigung eine Strafzahlung zur Folge haben kann, ist der Arbeitgeber gut beraten, wenn er die von ihm verlangte Begründung der Kündigung mit dem Inhalt des (noch) auszustellenden Arbeitszeugnisses bereits im Voraus koordiniert. Allerdings ist zu beachten, dass der Schwerpunkt bei der Kündigungsbegründung auf dem Schluss des Arbeitsverhältnisses liegt. Demgegenüber soll ein Arbeitszeugnis ein Abbild des gesamten Arbeitsverhältnisses vermitteln.
Angaben gegenüber der Arbeitslosenkasse
Meldet sich ein Arbeitnehmer bei der Arbeitslosenkasse an, hat der Arbeitgeber mindestens die Arbeitgeberbescheinigung auszufüllen. Darin hat er anzugeben, von wem und warum gekündigt worden ist. Diese Angaben entscheiden darüber, ob für die gekündigte, nun stellensuchende Person Einstelltage (in der Anspruchsberechtigung) verfügt werden; sie sind mithin von grosser Bedeutung für den Arbeitnehmer. Ergeben sich unterschiedliche Angaben der Parteien, wird die Arbeitslosenkasse weitere Auskünfte vom Arbeitgeber und Arbeitnehmer verlangen. Dazu werden von beiden Parteien die Kündigung, die Kündigungsbegründung und das Arbeitszeugnis einverlangt.
Für den Arbeitgeber ist daher beim Entscheid zur Kündigung und vor allem bei der mündlichen oder schriftlichen Kündigungsbegründung neben der Formulierung im Schlusszeugnis immer im Auge zu behalten, dass er gegenüber der Arbeitslosenkasse auskunftspflichtig ist. Alle drei Angaben – Kündigungsbegründung, Arbeitszeugnis und schriftliche Auskünfte gegenüber der Arbeitslosenkasse – stellen Urkunden dar. Im schlimmsten Fall, insbesondere bei gut gemeinten Falschauskünften gegenüber der Arbeitslosenkasse, kann sich der Arbeitgeber neben der Falschbeurkundung auch der Beihilfe zum Betrug strafbar machen.
FAQ: Referenzauskunft Schweiz
Darf ein Arbeitgeber ohne Zustimmung des Arbeitnehmers eine Referenzauskunft erteilen?
Nein, grundsätzlich ist die ausdrückliche Einwilligung des Arbeitnehmers erforderlich. Ohne diese ist die Erteilung einer Referenzauskunft rechtswidrig, da es sich um Personendaten handelt.
Kann ein Arbeitnehmer die Erteilung von Referenzen jederzeit verbieten?
Ja, ein Arbeitnehmer kann der Erteilung von Referenzauskünften jederzeit widersprechen oder ein ursprünglich erteiltes Einverständnis widerrufen.
Wer ist berechtigt, eine Referenzauskunft in der Schweiz zu erteilen?
Nur vom Arbeitgeber ausdrücklich bevollmächtigte Personen, idealerweise der frühere Vorgesetzte, der das Arbeitszeugnis unterzeichnet hat, dürfen Auskünfte erteilen.
Gilt das Einverständnis zum Einholen von Referenzen automatisch auch für den Inhalt?
Nein, das Einverständnis bezieht sich auf die Erteilung der Auskunft. Der Inhalt darf zudem nicht über das im Arbeitszeugnis Gesagte hinausgehen, es sei denn, es handelt sich um klar erkennbare Auslassungen im Zeugnis.
Was passiert, wenn ein Arbeitnehmer die Referenzauskunft verweigert?
Der Arbeitgeber muss dies wahrheitsgemäss mitteilen, darf aber keine negativen Spekulationen zulassen. Der potenzielle Arbeitgeber kann die Bewerbung jedoch von Referenzen abhängig machen, was die Chancen des Bewerbers schmälern kann.
