Organisationsreglement: Delegation durch den Verwaltungsrat
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Der Verwaltungsrat einer Aktiengesellschaft kann die Geschäftsführung durch ein schriftliches Organisationsreglement an einzelne Mitglieder oder Dritte delegieren, sofern die Statuten dies zulassen. Eine solche rechtmässige Delegation führt zu einer Haftungsbeschränkung für die nicht operativ tätigen Ratsmitglieder, wenn die gesetzlichen Schranken eingehalten und die Überwachungspflicht erfüllt wird. Unübertragbare Kernaufgaben wie die Oberleitung und die Finanzkontrolle verbleiben jedoch zwingend beim gesamten Verwaltungsrat.
Die wichtigsten Punkte:
- Die Delegation erfordert eine statutarische Grundlage und ein schriftliches Organisationsreglement.
- Nur die Übertragung operativer Aufgaben ist zulässig; Kernkompetenzen wie Oberleitung und Finanzkontrolle bleiben beim Verwaltungsrat.
- Eine haftungsbeschränkende Wirkung tritt ein, wenn die Sorgfaltspflicht bei Auswahl und Überwachung der Delegierten gewahrt bleibt.
- Das Organisationsreglement muss jährlich auf Aktualität geprüft werden, um seine Wirksamkeit zu sichern.
Dr. iur. Christoph D. Studer, LL.M.
Christoph D. Studer, Dr. iur., LL.M., Rechtsanwalt und Partner der Probst Partner AG in Winterthur und Zürich, ist seit über zwanzig Jahren im Haftpflicht- und Verantwortlichkeitsrecht tätig und vertritt dort die Interessen von Verwaltungsräten, Geschäftsführern und Stiftungsräten. Daneben berät er KMUs und Unternehmer im Vertrags- und Gesellschaftsrecht sowie bei Nachfolgeregelungen.
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Wie delegiert der Verwaltungsrat einer Aktiengesellschaft die Geschäftsführung rechtssicher und haftungsbeschränkend?
Zweck des Organisationsreglements
Diese gesetzliche Regelung ist dispositiv, d.h., es kann unter Beachtung gewisser Voraussetzungen davon abgewichen werden: Sehen die Statuten der Gesellschaft die Möglichkeit zur Übertragung der Geschäftsführung vor, ist der Verwaltungsrat befugt, die Geschäftsführung an einzelne oder mehrere seiner Mitglieder oder an Dritte zu delegieren (Art. 716 Abs. 2 und Art. 716b Abs. 1 OR). Die Delegation erfolgt dabei durch Erlass eines schriftlichen Organisationsreglements. Mit der rechtmässigen Delegation geht eine Haftungsbeschränkung einher, die aus Sicht des Verwaltungsrats erwünscht ist (Art. 754 Abs. 2 OR).
Rechtmässige Delegation durch das Organisationsreglement
Adressaten der Delegation
Der Verwaltungsrat ist befugt, die Geschäftsführung nicht nur an Dritte, sondern auch innerhalb des Verwaltungsrats an einzelne Mitglieder zu delegieren. Für die Delegation sind gewisse formelle und materielle Voraussetzungen zu beachten:
Auch für Delegationen innerhalb des Verwaltungsrats braucht es ein schriftliches Organisationsreglement.
Formelle Voraussetzungen
In formeller Hinsicht sind für eine rechtmässige Delegation zwei Voraussetzungen zu beachten:
- Zunächst kann der Verwaltungsrat nur dann eine Übertragung von Geschäftsführungsaufgaben vornehmen, wenn eine Grundlage in den Statuten der Gesellschaft besteht, welche die Möglichkeit zur Delegation ausdrücklich vorsieht.
- Neben dem Erfordernis einer statutarischen Bestimmung ist für die rechtmässige Delegation der Geschäftsführung die Errichtung eines zwingend schriftlichen Organisationsreglements durch den Verwaltungsrat erforderlich.
Hinweis: Statuten überprüfen, ob diese eine Bestimmung enthalten, welche denVerwaltungsrat ermächtigt, die Geschäftsführung zu delegieren. Andernfalls ist eine solche Grundlage zu schaffen: Beschluss Generalversammlung, inkl. öffentlicher Beurkundung, Anmeldung beim Handelsregister.
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In materieller Hinsicht stehen beim Erlass des Organisationsreglements wiederum zwei Aspekte im Vordergrund, welche es zu beachten gilt:
- Das Organisationsreglement muss den Mindestinhalt im Sinne von Art. 716b Abs. 2 OR umfassen: Es soll die Geschäftsführung ordnen, die hierfür erforderlichen Stellen bestimmen, deren Aufgaben allgemein umschreiben sowie die Berichterstattung regeln.
- Zudem ist sicherzustellen, dass die Schranken in Bezug auf die nicht delegierbaren Geschäftsführungsaufgaben beachtet werden. Gemäss Art. 716a Abs. 1 OR hat der Verwaltungsrat die folgenden unübertragbaren und unentziehbaren Aufgaben: die Oberleitung der Gesellschaft und die Erteilung der nötigen Weisungen; die Festlegung der Organisation; die Ausgestaltung des Rechnungswesens, der Finanzkontrolle sowie der Finanzplanung, sofern diese für die Führung der Gesellschaft notwendig ist; die Ernennung und Abberufung der mit der Geschäftsführung und der Vertretung betrauten Personen; die Oberaufsicht über die mit der Geschäftsführung betrauten Personen, namentlich im Hinblick auf die Befolgung der Gesetze, Statuten, Reglemente und Weisungen; die Erstellung des Geschäftsberichts sowie die Vorbereitung der Generalversammlung und die Ausführung ihrer Beschlüsse sowie die Benachrichtigung des Gerichts im Falle der Überschuldung.
Hinweis: Es ist sicherzustellen, dass im Organisationsreglement keine unübertragbaren und unentziehbaren Aufgaben delegiert werden.
Checkliste
- Prüfen Sie, ob die Statuten eine Delegation der Geschäftsführung ausdrücklich vorsehen.
- Falls nicht, initiieren Sie eine Statutenänderung via Generalversammlung mit öffentlicher Beurkundung.
- Erstellen Sie ein schriftliches Organisationsreglement, das den Mindestinhalt gemäss Art. 716b Abs. 2 OR erfüllt.
- Definieren Sie klar die zu delegierenden Aufgaben und die verbleibenden unübertragbaren Aufgaben des Verwaltungsrats.
- Sichern Sie die Ernennung und Abberufung der Geschäftsführer sowie die Zeichnungsberechtigungen im Reglement.
- Regeln Sie die Berichterstattungspflichten der Delegierten an den Verwaltungsrat.
- Etablieren Sie einen jährlichen Prüfmechanismus zur Aktualisierung des Reglements.
- Dokumentieren Sie die Überwachung der Delegierten, um die Haftungsbeschränkung im Schadenfall beweisen zu können.
- Stellen Sie sicher, dass die gelebte Praxis dem schriftlichen Reglement entspricht.
Haftungsbeschränkende Wirkung der Delegation
Umfang der Haftungsbeschränkung
Werden die vorher erwähnten Voraussetzungen berücksichtigt, kann durch die Delegation die persönliche Haftung derjenigen Mitglieder des Verwaltungsrats beschränkt werden, die nicht mehr mit der Geschäftsführung betraut sind.
Die Haftungsbeschränkung gilt im Umfang der übertragenen Geschäftsführungsaufgaben, und soweit in Bezug auf die Auswahl, Unterrichtung und Überwachung der eingesetzten Geschäftsführer dienach den Umständen gebotene Sorgfalt angewendet wurde (Art. 754 Abs. 2 OR). Im Schadenfall hat der Verwaltungsrat die entsprechenden Beweise zu erbringen. Gelingt ihm dies nicht, haftet der gesamte Verwaltungsrat uneingeschränkt.
Grenzen der Haftungsbeschränkung
Die uneingeschränkte Haftung des ganzen Verwaltungsrats gilt im Bereich der nicht delegierbaren Geschäftsführungsaufgaben (Art. 716a Abs. 1 OR). Selbst wenn solche Aufgaben im Organisationsreglement an einzelne oder mehrere Mitglieder des Verwaltungsrats oder an Dritte delegiert werden, kann sich der Verwaltungsrat durch diese unbefugte Delegation nicht von der Haftung befreien.
Zu beachten ist, dass das Organisationsreglement auf die jeweiligen Bedürfnisse der Gesellschaft zugeschnitten und ständig aktuell ist. Andernfalls entfaltet es seine haftungsbeschränkende Wirkung nicht. Diesen Anforderungen wird beispielsweise nicht gerecht, wenn die gelebte Organisation nicht (mehr) dem Organisationsreglement entspricht oder ein Muster eines Organisationsreglements unverändert übernommen wird.
Hinweis: Mindestens einmal im Jahr sollte in einer Verwaltungsratssitzung das Organisationsreglement auf Aktualität geprüft werden (Standardtraktandum).
Überblick über den weiteren Inhalt des Organisationsreglements
Im Organisationsreglement werden neben der Delegation der Geschäftsführung üblicherweise weitere Aspekte geregelt als nur der Mindestinhalt nach Art. 716b Abs. 2 OR. Namentlich enthält es Vorschriften betreffend die Zusammensetzung und Konstituierung des Verwaltungsrats, die Verwaltungsratssitzungen, die Beschlussfassung, die Zeichnungsberechtigungen, die Vertretungsbefugnisse, die Entschädigung, den Ausstand und die Protokollführung.
FAQ: Organisationsreglement
Welche Aufgaben darf der Verwaltungsrat nicht delegieren?
Gemäss Art. 716a Abs. 1 OR sind die Oberleitung der Gesellschaft, die Erteilung von Weisungen, die Festlegung der Organisation, die Ausgestaltung des Rechnungswesens und der Finanzkontrolle sowie die Ernennung und Abberufung der Geschäftsführung unübertragbare Aufgaben, die beim Verwaltungsrat verbleiben müssen.
Was passiert, wenn die Statuten keine Delegation erlauben?
Ohne eine entsprechende Bestimmung in den Statuten ist eine Delegation der Geschäftsführung unwirksam. Der Verwaltungsrat muss dann zuerst eine Statutenänderung durch die Generalversammlung beschliessen und diese beim Handelsregister anmelden.
Unter welchen Bedingungen haftet der Verwaltungsrat nicht mehr vollumfänglich?
Die Haftungsbeschränkung greift, wenn die Delegation rechtmässig erfolgt ist, die unübertragbaren Aufgaben nicht delegiert wurden und der Verwaltungsrat nachweislich die nötige Sorgfalt bei der Auswahl, Unterrichtung und Überwachung der Delegierten angewendet hat.
Wie oft sollte das Organisationsreglement überprüft werden?
Es wird empfohlen, das Organisationsreglement mindestens einmal jährlich in einer Verwaltungsratssitzung auf Aktualität zu prüfen, um sicherzustellen, dass es der gelebten Organisation entspricht.
