Projektorganisation: Definitionen und Handlungsfelder
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Die Projektorganisation definiert die Struktur und Abläufe innerhalb eines Projekts, um eine effiziente Zusammenarbeit aller Beteiligten sicherzustellen. Sie unterscheidet sich vom allgemeinen Management durch ein festgelegtes Ende und fokussiert sich auf die prozessorientierte Koordination von Planung, Bauabläufen sowie der Steuerung von Terminen und Kosten. Im Gegensatz zur produktorientierten Sicht, die das fertige Bauwerk als Ziel hat, steht bei der Projektorganisation der Weg von den ersten Schritten bis zur Nutzung im Mittelpunkt.
Die wichtigsten Punkte:
- Ein Projekt ist ein einmaliges Vorhaben mit definiertem Anfang und Ende.
- Projektorganisation regelt Aufbau, Struktur und interne Abläufe.
- Der Regelkreis basiert auf Vorgabe, Vergleich und Steuerung (Soll-Ist-Vergleich).
- Klare Strukturen vermeiden Reibungsverluste und Kostensteigerungen.
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Was ist Projektorganisation und wie wird sie im Bauwesen strukturiert?
Projekt und Objekt?
Die Herstellung eines Produkts, also in unserem Fall die Erstellung eines Bauwerks, lässt sich aus unterschiedlichen Blickwinkeln betrachten. In der Literatur finden sich für zwei unterschiedliche Sichtweisen die Begriffe "produktorientiert" und "prozessorientiert" bzw. "Objekt" und "Projekt":
- Produktorientierte Sichtweise: Die Planung eines Bauwerks durch Architektinnen und Architekten sowie Ingenieurinnen und Ingenieure, die Vorgabe von Mengen und Qualitäten, die physische Errichtung des Bauwerks usw. werden verstanden als produktorientierte Tätigkeiten, die das eigentliche Werk zum Ziel haben, nämlich das Objekt.
- Prozessorientierte Sichtweise: Die Koordination der Planung, die Organisation der Bauabläufe, die Steuerung der Termine und Kosten usw. durch Planende, Bauleitende oder Projektsteuernde werden als prozessorientierte Tätigkeiten verstanden und unter dem Begriff Projekt zusammengefasst.
Die Unterscheidung zwischen Objekt und Projekt findet sich vorwiegend bei Projektsteuerern, die so ihre Tätigkeit von der Tätigkeit der Planenden abgrenzen wollen. Hier soll nicht diskutiert werden, ob diese Trennung sinnvoll oder notwendig ist. Festzuhalten bleibt, dass das Projektmanagement ein stark prozessorientiertes Element besitzt.
Projektmanagement
Projektorganisation besteht aus einem Regelkreis mit drei Schritten:
- Vorgabe von Soll-Daten: Festlegen von Mengen, Qualitäten, Kosten, Terminen usw.
- Vergleich mit den Ist-Daten: Der Soll-Ist-Vergleich beantwortet die Frage, ob die Soll-Daten und somit die definierten Ziele eingehalten werden bzw. wurden.
- Steuerung: Bei Abweichungen oder sich abzeichnenden Abweichungen zwischen Soll und Ist werden Gegenmassnahmen ergriffen, um den Soll-Zustand wiederherzustellen.
Kurz und deutlich: "3 K"
Das Schweizer Militär hat diesen Regelkreis vielleicht etwas martialisch, aber dafür sehr anschaulich in Form der "3 K" abgekürzt:
- Kommandieren!
- Kontrollieren!
- Korrigieren!
Projektmanagement: Tätigkeiten, Methoden und Organisationsformen
K. Pfarr versteht unter Projektmanagement (Projektorganisation) die "Tätigkeiten und Methoden sowie Organisationsformen, mit denen komplexe Aufgaben gelöst werden sollen".
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Projektorganisation
Der Begriff "Organisation" kann zweierlei bedeuten: Zum einen eine Gruppe von Personen mit bestimmten Zielen, zum anderen eine Tätigkeit, die planmässig gestaltet wird. Die Projektorganisation regelt also vorrangig zweierlei:
- Aufbau, Struktur eines Projekts und seiner Beteiligten
- Abläufe innerhalb eines Projekts
Klare Struktur
Die Projektorganisation hat zum einen die Aufgabe, die Gesamtheit des Projekts möglichst zweckdienlich, einfach und überblickbar in seine einzelnen Elemente zu gliedern: Hier geht es z.B. um die Gliederung des Bauwerks in seine Einzelteile, um den Aufbau einer Kostenstruktur, um die Organisationsform der Projektteilnehmer usw.
Einfache und effiziente Abläufe
Klare, dem jeweiligen Projekt angepasste Strukturen sollen zum anderen einfache, kosten- und zeitsparende Abläufe ermöglichen: Hier geht es z.B. um die Festlegung eines Regelprozess für Planfreigabe, für Änderungen, für Abnahmen usw. Das englische Wort für Arbeitsablauf ist "workflow"; dementsprechend wird die Organisation der Abläufe im Englischen mit "workflow management" bezeichnet. Ärger in Projekten entsteht immer dann, wenn keine Vorgaben für Abläufe oder sich abzeichnenden Abweichungen vereinbart wurden.
Checkliste
- Definieren Sie zu Projektbeginn klare Soll-Daten für Mengen, Qualitäten, Kosten und Termine.
- Gliederung des Projekts in überschaubare Elemente und eine klare Kostenstruktur.
- Etablierung einer Organisationsform, die alle Projektteilnehmer einbindet.
- Festlegung von Regelprozessen für Planfreigaben, Änderungen und Abnahmen.
- Sicherstellung eines regelmässigen Soll-Ist-Vergleichs zur Überwachung des Projektstatus.
- Einleitung von Gegenmassnahmen bei Abweichungen zwischen Soll und Ist.
- Dokumentation aller organisatorischen Schritte für die Nachvollziehbarkeit.
- Klärung der Beziehungen zwischen Aufgaben, Menschen, Sachmitteln und Informationen.
- Vermeidung von Selbstorganisation ohne verbindliche Absprachen zwischen den Parteien.
- Vorbereitung aller Entscheidungen durch strukturierte Planung vor dem Handeln.
Es geht immer, aber wie?
Bei jedem Projekt besteht eine irgendwie geartete, bewusst oder unbewusst gestaltete Projektorganisation. Wird sie aber nur den Selbstorganisationskräften der Projektteilnehmer überlassen, ohne verlässliche Absprachen und Regelungen zwischen den beteiligten Parteien, wird dies aufgrund ineffizienter Abläufe grosse Reibungsverluste und nicht zuletzt höhere Kosten und/oder nicht die notwendigen Qualitäten zur Folge haben.
Wer vergisst, sich vorzubereiten, bereitet sich vor, vergessen zu werden!
"Wer vergisst, sich vorzubereiten, bereitet sich vor, vergessen zu werden". Kein Managementseminar kommt ohne diesen Kernsatz aus, der tatsächlich für alle Bereiche des beruflichen Lebens gilt. Sei es ein wichtiges Telefongespräch der Planenden mit der Bauherrnschaft , sei es eine knifflige Nachtragsverhandlung mit dem Unternehmer: Immer zahlt es sich aus, nicht unvorbereitet und planlos in das Thema einzusteigen, sondern sich vorher Gedanken zu machen, welche Ziele erreicht werden sollen. Die Notwendigkeit einer geordneten Vorbereitung gilt auch für das Management von Bauprojekten.
Gestalten von Beziehungen
Zur Bewältigung der Planung und Ausführung von komplexen Bauprojekten ist daher zu Projektbeginn eine eigene Projektorganisation für die gesamte Planungs- und Bauzeit zu etablieren. Projektmanagement ist das ganzheitliche Gestalten der Beziehungen zwischen Aufgaben, Menschen, Sachmitteln und Informationen in Projekten. Eine gute Projektorganisation ermöglicht das reibungslose Zusammenwirken dieser Erfolgsfaktoren. Ein eindeutig definiertes Leistungsziel soll mit einem möglichst sparsamen Einsatz von Personal und Sachmitteln erreicht werden.
Projektorganisation als die Basis der folgenden Phasen
Die Projektorganisation ist die Basis, oder in der Bausprache die Gründung, jeder erfolgreichen Projektarbeit. Sie ist zum wesentlichen Teil bereits zu Beginn eines Projekts zu leisten und später nur noch zu verfeinern.
Nachvollziehbarkeit durch Dokumentation
Die Dokumentation der Projektorganisation macht das Handeln sicht- und nachvollziehbar, sodass erfolgreiche Methoden bei zukünftigen Projekten wieder angewendet werden können.
FAQ: Projektorganisation
Was ist der Unterschied zwischen Objekt und Projekt?
Das Objekt bezeichnet das physische Bauwerk und das Ergebnis der produktorientierten Tätigkeiten wie Planung und Errichtung. Das Projekt umfasst die prozessorientierten Tätigkeiten zur Koordination, Organisation der Abläufe und Steuerung von Terminen und Kosten.
Wie funktioniert der Regelkreis im Projektmanagement?
Der Regelkreis besteht aus drei Schritten: Vorgabe von Soll-Daten, Vergleich mit den Ist-Daten (Soll-Ist-Vergleich) und Steuerung durch Gegenmassnahmen bei Abweichungen. Im Schweizer Militär wird dies oft als «Kommandieren, Kontrollieren, Korrigieren» bezeichnet.
Warum ist die Projektorganisation die Basis jeder erfolgreichen Projektarbeit?
Sie schafft die notwendige Struktur und klare Abläufe, um das Leistungsziel mit sparsamem Einsatz von Personal und Sachmitteln zu erreichen. Ohne eine geordnete Vorbereitung und definierte Regeln entstehen ineffiziente Abläufe, Reibungsverluste und höhere Kosten.
Welche Rolle spielt die Dokumentation in der Projektorganisation?
Die Dokumentation macht das Handeln sichtbar und nachvollziehbar. Sie ermöglicht es, erfolgreiche Methoden und Strukturen bei zukünftigen Projekten wieder anzuwenden und dient als Grundlage für die Verfeinerung der Organisation während der Projektlaufzeit.
