Dienstplan: Warum Excel bei der Dienstplangestaltung nicht mehr zeitgemäss ist
Digital organisierte Lösungen wie z.B. die Papershift.com Arbeitsplan Vorlage treten bei der Erstellung von Schichtplänen zunehmend in den Vordergrund, können sie doch eine ganze Reihe von Vorteilen aufweisen.
Die Vorteile einer digitalen Arbeitsplanung
Die Erarbeitung und die Verwaltung von Schichtplänen in grösseren Unternehmen bedeutet für die Verantwortlichen einen großen Verwaltungsaufwand. Eine Vielzahl von gesetzlichen Vorschriften, betriebsinternen Abmachungen und Wünschen der Mitarbeiter muss dabei berücksichtigt werden.
In einer solchen Situation kann ein unerwarteter Ausfall von Personal eine umfangreiche Änderung des Schichtplanes mit sich bringen. Sofern die Änderungen per Excel oder auf Papier durchgeführt werden müssen, sind Probleme und Frust vorprogrammiert. Die Systematik wird durcheinandergebracht und durch fehlerhafte Übertragungen entstehen ungenaue Listen, die zu weiteren Missverständnissen führen. Eine digitale Schichtplanung verhindert diese Unwägbarkeiten und bietet für Unternehmer, Schichtplaner und Mitarbeiter eine Menge Vorteile.
Zeitersparnis durch Effizienz
Das grosse Plus eines digitalen Schichtplanes wird in der signifikanten Zeitersparnis gesehen. Eine manuelle Dienstplanung wird in Form einer enormen Anzahl von Excel-Tabellen oder einer überbordenden Zettelwirtschaft unübersichtlich und lässt sich schwierig managen. Software-Lösungen mit einer cloudbasierten Software lassen es gar nicht erst so weit kommen.
Die Tools sind intuitiv nutzbar und ermöglichen der Personalabteilung die schnelle Ausarbeitung eines funktionstüchtigen Arbeitsplanes, der für alle Mitarbeiter Gültigkeit besitzt. Sie erlauben die Integration der Beschäftigten. Wird eine Schicht frei, kann sich ein Mitarbeiter sofort für diesen Arbeitseinsatz bewerben. Mit einer spezifischen Software zur Arbeitsplanerstellung werden abgeleistete Arbeitszeiten automatisch erfasst, was die Lohn- und Gehaltsabrechnung entscheidend beschleunigt.
Besserer Überblick durch Planung in Echtzeit
Ein Schichtplan in Form einer Excel-Tabelle zeichnet sich durch eine unzulängliche Übersichtlichkeit aus. Bei der Erstellung und bei unvorhergesehenen Veränderungen wird in verschiedenen Spalten nach Daten gesucht, die verglichen werden müssen. Mitarbeiter sind zeitaufwendig mit E-Mails zu kontaktieren, um deren Einsatzbereitschaft sicherzustellen.
Eine digitale Lösung dagegen ermöglicht es den Verantwortlichen, sich einen Überblick über die aktuelle Besetzung der Schichten zu verschaffen. Sie sehen sofort, wo Bedarf anfällt und welche Mitarbeiter zur Verfügung stehen. Dabei werden mögliche Konflikte etwa mit den Urlaubs- und Pausenzeiten angezeigt und die Arbeitsstunden der Mitarbeiter sofort ermittelt. Die Mitarbeiter erhalten die Möglichkeit, sich direkt via App oder Smartphone über die Situation zu informieren.
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Vermeidung von Planungsfehlern
Die Erstellung eines Arbeitsplanes ist ein komplexer Prozess. Viele Faktoren müssen berücksichtigt und auf sich verändernde Umstände hin angepasst werden.
Bei der digitalen Form der Arbeitsplanung werden Übertragungs- und Planungsfehler sofort erkannt und Kollisionen können so vermieden werden. Durch die Automatisierung der Prozesse gehören kosten- und zeitintensive Fehlentwicklungen der Vergangenheit an.
Vereinfachte Kommunikation
Rund um die Erstellung eines Dienstplanes nimmt die Kommunikation viel Raum ein. Um die Verfügbarkeit eines Mitarbeiters zu ermitteln, sind oft mehrere Telefonate notwendig. Oft müssen private Kanäle von Mitarbeitern genutzt werden.
Mit der digitalen Lösung werden direkte und kurze Kommunikationswege beschritten. Die Mitarbeiter werden automatisch in Echtzeit über Änderungen informiert. Besonders flexible Mitarbeiter besetzen offene Schichten selbstständig. Der Produktionsprozess kann reibungslos weiterlaufen.
Hohe Mitarbeiterzufriedenheit
Ein starrer Dienstplan beherbergt eine Menge Konfliktpotenzial, da in der Regel die Wünsche der Mitarbeiter hintenanstehen. Wer sich selbst auf eine Schicht anmelden kann, hat eine gewisse Wahlmöglichkeit. Die Selbstbestimmung bleibt gewährleistet und die Zufriedenheit der Mitarbeiter wird gefördert.
Schichtpläne, die jederzeit eingesehen werden können, schaffen eine höhere Transparenz. Die Unternehmensziele werden für die Mitarbeiter nachvollziehbar. Speziell bei der jüngeren Generation ist eine zeitgemäße Kommunikation förderlich, um sie an das Unternehmen zu binden. Der Arbeitgeber hat dabei die Wahl, diese Möglichkeiten der Mitgestaltung zu nutzen oder brachliegen zu lassen, wenn keine Mitarbeiterbeteiligung bei der Arbeitsplanung erwünscht ist.
