Arbeitszeugnis schreiben: So geht's einfach und rechtssicher
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Die Erstellung eines Arbeitszeugnisses erfordert eine strukturierte Vorgehensweise, um rechtliche Fallstricke zu vermeiden und die Glaubwürdigkeit des Dokuments zu sichern. Arbeitgeber müssen alle relevanten Unterlagen konsultieren, klare Formulierungen für Leistung und Verhalten wählen und den Entwurf sorgfältig prüfen, bevor er dem Arbeitnehmer übergeben wird. Ein rechtssicheres Zeugnis ist nicht verhandelbar, sondern basiert auf Fakten und anerkannten Bewertungskriterien.
Die wichtigsten Punkte:
- Ein Arbeitszeugnis muss auf Verlangen des Arbeitnehmers erstellt werden und Art, Dauer, Leistung sowie Verhalten abbilden.
- Der Entwurf sollte nicht vom austretenden Mitarbeiter verfasst werden, um Konflikte bei der Bewertung zu vermeiden.
- Die Sprache des Zeugnisses entspricht der am Arbeitsort üblichen Branchensprache, meist Deutsch in der Schweiz.
- Fehler im Dokument sind unzulässig; das Zeugnis muss grammatikalisch und optisch einwandfrei sein.
- Zwei Originale sind anzufertigen: eines für den Mitarbeiter, eines für das Personaldossier.
Thomas Wachter
Thomas Wachter war u.a. Personalverantwortlicher für den Bereich Research und Development in einem Industriebetrieb und als Leiter HR-Instrumente und Lohnsysteme im Personaldienst des Kantons Luzern. Für WEKA Business Media AG ist er seit vielen Jahren tätig als Herausgeber und Autor für verschiedene HR-Themen.
Wie erstellt man ein rechtssicheres Arbeitszeugnis für Mitarbeitende in der Schweiz?
Schritt 1: Mitarbeitenden informieren
Nach der Kündigung kann mit dem Mitarbeiter oder der Mitarbeiterin besprochen werden, wie die Zeugniserstellung abläuft und dass das Zeugnis am letzten Arbeitstag übergeben wird. Es wird davon abgeraten, den Zeugnisentwurf durch die austretende Person verfassen zu lassen. Das gibt unnötige Diskussionen betreffend der Bewertung der Leistung und des Verhaltens.
Schritt 2: Zusammenstellung der erforderlichen Unterlagen
Nun stellen Sie alle erforderlichen Unterlagen wie: Zwischenzeugnisse, Arbeitsverträge, Stellenbeschreibungen, Organigramme und Funktionendiagramme, Beförderungskorrespondenz, Mitarbeiterbeurteilungen, Verwarnungen zusammen.
Schritt 3: Einholen der Zeugnisangaben
Bei der vorgesetzten Person holen Sie sich die Zeugnisangaben ein, sofern diese das Zeugnis nicht selbst verfasst.
Schritt 4: Verfassen des Zeugnisentwurfs
In der Praxis haben sich hierzu folgende Normen entwickelt, was beim Arbeitszeugnis schreiben beachtet werden sollte:
- Das Arbeitszeugnis ist in derjenigen Sprache abzufassen, die in der Branche am Arbeitsort im Berufsalltag üblich ist. In internationalen Firmen ist dies meist Englisch. Eine zusätzliche Abfassung in einer Zweitsprache ist keine Verpflichtung, sondern allenfalls eine Gefälligkeit seitens des Arbeitgebers.
- Als Arbeitgeber wird die Firma mit Adresse angegeben, mit welcher der aktuell gültige Arbeitsvertrag besteht.
- Das Dokument soll klar als Arbeitszeugnis gekennzeichnet werden, auch wenn das rechtlich nicht vorgeschrieben ist.
- Bei Schlusszeugnissen heisst das Dokument "Arbeitszeugnis", andernfalls "Zwischenzeugnis" oder "Arbeitsbestätigung".
- Die Personalien des Arbeitnehmers sind vollständig aufzuführen: Familienname, Vornamen, akademische Titel, Geburtsdatum, Heimatort (bei ausländischen Mitarbeitenden: Heimatland) und Anschrift (diese steht meist im Dokumentenkopf).
- Die wichtigsten Funktionen der Laufbahn im Unternehmen sind ausreichend präzise zu umschreiben. Dazu gehört die Bezeichnung, die hierarchische Position, die zugehörigen Aufgaben, die Verantwortung sowie bei längeren Einsätzen in Tochterfirmen oder Auslandsgesellschaften deren Bezeichnung und der Arbeitsort. Ebenfalls klar als solche zu kennzeichnen sind Ausbildungsverhältnisse, Praktika, Stage und ähnliche Arbeitseinsätze.
- Bei Teilzeitbeschäftigten ist das Pensum anzugeben. Die Aufgabenbeschreibung soll kurz gefasst sein und sich auf das wesentliche zu beschränken. Die gewählten Begriffe sollen auch für Aussenstehende verständlich sein (also nicht "Projekt ABC", sondern "Softwareentwicklungsprojekt der nächsten Generation von Steuerungen").
- Beurteilung der Leistung und des Verhaltens: Sehen Sie dazu "Arbeitszeugnis Anforderungen". Verwenden Sie bei Negativaussagen die "Brückentechnik".
- Die Länge des Zeugnisses richtet sich nach der Anstellungsdauer und der beruflichen Position des Arbeitsnehmers. Zu kurze Zeugnisse werden negativ beurteilt. Rund 1½ Seiten gelten als Maximum.
Schritt 5: Versand des Zeugnisentwurfs
Sie senden den Zeugnisentwurf der vorgesetzten Person, damit diese noch Anpassungen vornehmen kann. Bei grösseren Differenzen betreffend Aussagen empfehlen wir diese gemeinsam zu bereinigen.
Checkliste
- Mitarbeitenden über den Ablauf und den Zeitpunkt der Übergabe informieren.
- Alle Unterlagen (Verträge, Beurteilungen, Zwischenzeugnisse) zusammenstellen.
- Angaben der vorgesetzten Person einholen, falls diese nicht selbst verfasst.
- Entwurf in der korrekten Sprache und mit vollständigen Personalien erstellen.
- Funktionsbezeichnungen präzise und für Aussenstehende verständlich formulieren.
- Leistung und Verhalten nach anerkannten Normen bewerten und Brückentechnik bei negativen Aussagen anwenden.
- Entwurf der vorgesetzten Person zur Abstimmung vorlegen.
- Zeugnis durch eine Vertrauensperson auf Fehler und Optisches korrigieren lassen.
- Gespräch mit dem Mitarbeiter führen und unverhandelbare Kernaussagen klarstellen.
- Zwei Originale datieren, unterschreiben und am letzten Arbeitstag übergeben.
Schritt 6: Korrekturlesen
Sie geben das Zeugnis einer Vertrauensperson zum Korrekturlesen. Das Zeugnis hat grammatikalisch und optisch einwandfrei zu sein. Fehler, Korrekturen und Einfügungen muss sich der Arbeitnehmer nicht gefallen lassen.
Schritt 7: Besprechung des Arbeitszeugnisses
Nach dem Arbeitszeugnis schreiben, besprechen Sie mit dem Mitarbeiter das noch nicht unterschriebene Arbeitszeugnis. Dieser Schritt ist nicht immer einfach, es gilt Führungsstärke und Kompromissbereitschaft zu kombinieren. Wünsche, welche den Gesamteindruck des Zeugnisses nicht beeinflussen, können durchaus aufgenommen werden. Nicht verhandelbar ist die Kernaussage der Beurteilung durch den Arbeitgeber. Auch Wünsche nach Auslassungen durch Weglassen von unangenehmen Aussagen sind zurückzuweisen, soweit sich dadurch die Beurteilung verschiebt oder die Vollständigkeit des Zeugnisses beeinträchtigt wird. Das endgültige Zeugnis ist nicht ein Verhandlungsresultat. Vielmehr liegt die Verantwortung beim Arbeitgeber.
Schritt 8: Arbeitszeugnis schreiben als Original
Ersterstellung von zwei Originalen, Datierung des Zeugnisses, Unterschriften und Abgabe an den Mitarbeiter.
- Das Zeugnis wird am letzten Arbeitstag übergeben. Verlangt die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter bereits während der Kündigungsfrist, dass Sie ein Arbeitszeugnis schreiben, ist dieses als (praktisch gleichlautendes) Zwischenzeugnis auszustellen mit dem Vermerk, dass das Arbeitsverhältnis endet. Es ist zu empfehlen, das Schlusszeugnis nicht vorgängig abzugeben. Teilweise verhalten sich Mitarbeitende während der Kündigungsfrist nicht mehr wie vorher.
- Das Zeugnis muss das tatsächliche Ausstelldatum tragen. Eine Ausnahme ist nur dann gerechtfertigt, wenn ein Arbeitszeugnis mittels Prozess erstritten wird und auf das Ende des Arbeitsverhältnisses rückdatiert wird.
- Die unterschreibenden Personen müssen zeichnungsberechtigt sein.
Schritt 9: Ablage
Ablage des 2. Originals im Personaldossier
FAQ: Arbeitszeugnis schreiben
Darf der Arbeitnehmer den Zeugnisentwurf selbst verfassen?
Davon wird abgeraten, da dies zu unnötigen Diskussionen über die Bewertung der Leistung und des Verhaltens führen kann. Der Arbeitgeber behält die Verantwortung für den Inhalt.
Welche Sprache muss im Arbeitszeugnis verwendet werden?
Das Zeugnis ist in der Sprache abzufassen, die am Arbeitsort in der Branche üblich ist. In der Schweiz ist dies in der Regel Deutsch. Eine zusätzliche Version in einer Zweitsprache ist keine Pflicht.
Wie lang darf ein Arbeitszeugnis sein?
Die Länge richtet sich nach der Anstellungsdauer und der Position. Zu kurze Zeugnisse werden negativ interpretiert, während rund 1½ Seiten als Maximum gelten.
Was passiert, wenn der Mitarbeiter während der Kündigungsfrist ein Zeugnis verlangt?
In diesem Fall ist ein Zwischenzeugnis auszustellen, das den Vermerk enthält, dass das Arbeitsverhältnis endet. Das Schlusszeugnis sollte erst am letzten Arbeitstag übergeben werden.
Kann der Arbeitnehmer Änderungen am Zeugnis verhandeln?
Das endgültige Zeugnis ist kein Verhandlungsresultat. Wünsche, die den Gesamteindruck nicht beeinflussen, können aufgenommen werden, aber die Kernaussage der Beurteilung liegt allein beim Arbeitgeber.
