19.11.2014

Arbeitszeugnis schreiben: So geht's einfach und rechtssicher

Der Arbeitnehmer kann vom Arbeitgeber jederzeit ein Zeugnis verlangen, das sich über die Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses sowie über seine Leistung und sein Verhalten ausspricht. Diese Arbeitshilfe zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie rechtssicher ein Arbeitszeugnis schreiben und unterstützt Sie dabei, an alles zu denken.

Teilen   Drucken

Arbeitszeugnis schreiben


Schritt 1: Mitarbeitenden informieren

Nach der Kündigung kann mit dem Mitarbeiter oder der Mitarbeiterin besprochen werden, wie die Zeugniserstellung abläuft und dass das Zeugnis am letzten Arbeitstag übergeben wird. Es wird davon abgeraten, den Zeugnisentwurf durch die austretende Person verfassen zu lassen. Das gibt unnötige Diskussionen betreffend der Bewertung der Leistung und des Verhaltens.

Schritt 2: Zusammenstellung der erforderlichen Unterlagen

Nun stellen Sie alle erforderlichen Unterlagen wie: Zwischenzeugnisse, Arbeitsverträge, Stellenbeschreibungen, Organigramme und Funktionendiagramme, Beförderungskorrespondenz, Mitarbeiterbeurteilungen, Verwarnungen zusammen.

Schritt 3: Einholen der Zeugnisangaben

Bei der vorgesetzten Person holen Sie sich die Zeugnisangaben ein, sofern diese das Zeugnis nicht selbst verfasst.

Schritt 4: Verfassen des Zeugnisentwurfs

In der Praxis haben sich hierzu folgende Normen entwickelt:

Das Arbeitszeugnis ist in derjenigen Sprache abzufassen, die in der Branche am Arbeitsort im Berufsalltag üblich ist. In internationalen Firmen ist dies meist Englisch. Eine zusätzliche Abfassung in einer Zweitsprache ist keine Verpflichtung, sondern allenfalls eine Gefälligkeit seitens des Arbeitgebers.

  • Als Arbeitgeber wird die Firma mit Adresse angegeben, mit welcher der aktuell gültige Arbeitsvertrag besteht.
  • Das Dokument soll klar als Arbeitszeugnis gekennzeichnet werden, auch wenn das rechtlich nicht vorgeschrieben ist.
  • Bei Schlusszeugnissen heisst das Dokument "Arbeitszeugnis", andernfalls "Zwischenzeugnis" oder "Arbeitsbestätigung".
  • Die Personalien des Arbeitnehmers sind vollständig aufzuführen: Familienname, Vornamen, akademische Titel, Geburtsdatum, Heimatort (bei ausländischen Mitarbeitenden: Heimatland) und Anschrift (diese steht meist im Dokumentenkopf).
  • Die wichtigsten Funktionen der Laufbahn im Unternehmen sind ausreichend präzise zu umschreiben. Dazu gehört die Bezeichnung, die hierarchische Position, die zugehörigen Aufgaben, die Verantwortung sowie bei längeren Einsätzen in Tochterfirmen oder Auslandgesellschaften deren Bezeichnung und der Arbeitsort. Ebenfalls klar als solche zu kennzeichnen sind Ausbildungsverhältnisse, Praktika, Stage und ähnliche Arbeitseinsätze.
  • Bei Teilzeitbeschäftigten ist das Pensum anzugeben.Die Aufgabenbeschreibung soll kurz gefasst sein und sich auf das wesentliche zu beschränken. Die gewählten Begriffe sollen auch für Aussenstehende verständlich sein (also nicht "Projekt ABC" sondern "Softwareentwicklungsprojekt der nächsten Generation von Steuerungen").
  • Beurteilung der Leistung und des Verhaltens: Sehen Sie dazu "Arbeitszeugnis Anforderungen".  Verwenden Sie bei Negativaussagen die "Brückentechnik".
  • Die Länge des Zeugnisses richtet sich nach der Anstellungsdauer und der beruflichen Position des Arbeitsnehmers. Zu kurze Zeugnisse werden negativ beurteilt. Rund 1½ Seiten gelten als Maximum.

Schritt 5: Versand des Zeungisentwurfs

Sie senden den Zeugnisentwurf der vorgesetzten Person, damit diese noch Anpassungen vornehmen kann. Bei grösseren Differenzen betreffend Aussagen empfehlen wir diese gemeinsam zu bereinigen.

Schritt 6: Korrekturlesen

Sie geben das Zeugnis einer Vertrauensperson zum Korrekturlesen. Das Zeugnis hat grammatikalisch und optisch einwandfrei zu sein. Fehler, Korrekturen und Einfügungen muss sich der Arbeitnehmer nicht gefallen lassen.

Schritt 7: Besprechung des Arbeitszeugnisses

Sie besprechen mit dem Mitarbeiter das noch nicht unterschriebene Arbeitszeugnis. Dieser Schritt ist nicht immer einfach, es gilt Führungsstärke und Kompromissbereitschaft zu kombinieren. Wünsche, welche den Gesamteindruck des Zeugnisses nicht beeinflussen, können durchaus aufgenommen werden. Nicht verhandelbar ist die Kernaussage der Beurteilung durch den Arbeitgeber. Auch Wünsche nach Auslassungen durch Weglassen von unangenehmen Aussagen sind zurückzuweisen, soweit sich dadurch die Beurteilung verschiebt oder die Vollständigkeit des Zeugnisses beeinträchtigt wird. Das endgültige Zeugnis ist nicht ein Verhandlungsresultat. Vielmehr liegt die Verantwortung beim Arbeitgeber.

Schritt 8: Arbeitszeugnis schreiben als Original

Ersterstellung von zwei Originalen, Datierung des Zeugnisses, Unterschriften und Abgabe an den Mitarbeiter.

  • Das Zeugnis wird am letzten Arbeitstag übergeben. Verlangt die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter bereits während der Kündigungsfrist ein Arbeitszeugnis, ist dieses als (praktisch gleichlautendes) Zwischenzeugnis auszustellen mit dem Vermerk, dass das Arbeitsverhältnis endet. Es ist zu empfehlen, das Schlusszeugnis nicht vorgängig abzugeben. Teilweise verhalten sich Mitarbeitende während der Kündigungsfrist nicht mehr wie vorher.
  • Das Zeugnis muss das tatsächliche Ausstelldatum tragen. Eine Ausnahme ist nur dann gerechtfertigt, wenn ein Arbeitszeugnis mittels Prozess erstritten wird und auf das Ende des Arbeitsverhältnisses rückdatiert wird.
  • Die unterschreibenden Personen müssen zeichnungsberechtigt sein.

Schritt 9: Ablage

Ablage des 2. Originals im Personaldossier

Produkt-Empfehlungen

  • ZeugnisManager

    ZeugnisManager

    Arbeitszeugnisse schnell, einfach und professionell erstellt.

    CHF 398.00

  • Arbeitszeugnisse rechtssicher erstellen

    Arbeitszeugnisse rechtssicher erstellen

    Formulierungstipps, Mustertexte und konkrete Antworten auf Praxisfragen.

    Mehr Infos

  • Newsletter Arbeitsrecht

    Newsletter Arbeitsrecht

    Die neusten Gerichtsentscheide und Praxisfälle, verständlich kommentiert.

    Mehr Infos

Seminar-Empfehlungen

  • Praxis-Seminar, 1 Tag, ZWB, Zürich

    Arbeitsrecht - Arbeitszeugnisse analysieren und erstellen - Basic

    Rechtssichere Arbeitszeugnisse erstellen und kompetente Referenzauskünfte erteilen.

    Nächster Termin: 31. Oktober 2017

    mehr Infos

  • Praxis-Seminar, 1 Tag, ZWB, Zürich

    Arbeitsrecht - Arbeitszeugnisse professionell und rechtssicher formulieren – Advanced

    Heikle und spezielle Zeugnisse sicher erstellen und formulieren

    Nächster Termin: 24. Oktober 2017

    mehr Infos