Nettolohnausgleich berechnen: Tücken im Krankheitsfall
Myriam Minnig
Myriam Minnig betreut seit über 25 Jahren Betriebe in den Bereichen Finanzen, Lohn und Personal und unterrichtet in Lehrgängen und Seminaren. Seit 2018 arbeitet sie für BDO, leitet das Treuhandteam in Luzern und die Fachgruppe Sozialversicherung und Vorsorge bei BDO Schweiz. Sie berät Arbeitgeber und Privatpersonen bei nationalen und grenzüberschreitenden Fragen rund ums Thema Sozialversicherungen.
Wann stellt sich die Frage nach einem Nettolohnausgleich (NLA)?
Ist ein Arbeitnehmender vorübergehend infolge Unfall oder Krankheit arbeitsunfähig, hat der Arbeitgebende eine beschränkte Lohnfortzahlungspflicht. Oft gibt es eine Personenversicherung, die den finanziellen Schaden ganz oder teilweise übernimmt und ein Taggeld zahlt. Solche Taggelder sind in Bezug auf die Sozialversicherungen von der Beitragspflicht befreit. So kann es sein, dass der auszuzahlende Nettolohn während einer Arbeitsunfähigkeit höher ausfällt, als wenn der Mitarbeitende arbeiten würde. Um das zu verhindern, wird ein «Nettolohnausgleich (NLA)» vorgenommen.
Nachfolgend zwei Lohnabrechnungen im Vergleich zur «normalen» Situation. Die Taggeldversicherung hat für einen halben Monat ein Taggeld von 80% bezahlt. In Variante 80% zahlt die Arbeitgeberin 80% Lohn fort und in Variante 100% den vollen Lohn:
| Prozent | Normal | 80% | 100% | |
|---|---|---|---|---|
| Bruttolohn | 6800.00 | 6120.00 | 6800.00 | |
| davon Taggeld (halber Monat) | 2720.00 | 2720.00 | ||
| von Arbeitgeberin finanziert | 6800.00 | 3400.00 | 4080.00 | |
| Sozialversicherungen | 12,00% | –816.00 | –408.00 | –489.60 |
| Nettolohn | 5984.00 | 5712.00 | 6310.40 |
Wie man sieht, stellt sich die Frage nach dem NLA nicht, wenn der Lohn gekürzt wird, da der Nettolohn ohnehin tiefer ausfällt als normal. Zahlt die Arbeitgeberin jedoch den vollen Lohn weiter, erhält der Mitarbeiter mehr, da die Taggelder beitragsbefreit sind und in der Folge der volle Lohn mit tieferen Abzügen belastet wird.
Merke: Der Nettolohn wird so lange tiefer als normal ausfallen, wie die Kürzung in Prozent grösser ist als das Total der Sozialversicherungsbeiträge in Prozent.
Anders ausgedrückt: Würde das Total aller Sozialversicherungen im obigen Beispiel über 20% betragen, würde auch beim um 20% gekürzten Lohn ein höherer Nettolohn resultieren.
Nun machen die Sozialversicherungen in der Regel keine 20% und mehr aus. Der Effekt tritt jedoch auch auf, wenn der Lohn beispielsweise nur um 10% gekürzt wird und das Total der Sozialversicherungen über 10% beträgt, was durchaus realistisch ist.
Ist ein NLA erlaubt und sinnvoll?
Bei arbeitsvertraglichen Vereinbarungen geht man grundsätzlich vom Bruttolohn aus. Die Zusicherung einer vollen Lohnfortzahlung umfasst demnach 100% des Bruttolohns, was bei Abzug eines NLA nicht erfüllt ist. Dasselbe gilt in den Fällen, in denen mangels anderer Abrede über Art. 324a Abs. 1 OR die volle Lohnfortzahlung zum Tragen kommt, wie beispielsweise bei Krankheit. (Eine Lohnkürzung bei Krankheit ist nur zulässig, wenn sie schriftlich vereinbart ist und eine Versicherungslösung vorliegt, die mindestens gleichwertig ist wie die gesetzliche Lösung.) Aus diesem Grund braucht es eine schriftliche Vereinbarung, um einen NLA vorzunehmen.
Merke: Die Vereinbarung eines NLA ergibt demnach Sinn, wenn ein von Sozialversicherungen befreites Taggeld zur Abrechnung kommen kann, die Arbeitgeberin den Lohn nicht oder nur wenig reduziert und nicht möchte, dass der Mitarbeiter während einer Arbeitsunfähigkeit eine höhere Auszahlung erhält, als wenn er arbeiten würde.
Wie wird der NLA korrekt berechnet und dargestellt?
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie ein Taggeld korrekt abgerechnet werden kann. Viele Lohnprogramme stellen vorkonfigurierte Lohnarten zur Verfügung, die jedoch auch korrekt eingesetzt werden müssen.
Methode «Basiskorrektur»
Bei dieser Methode wird die Lohnfortzahlung brutto ausgewiesen, während das Taggeld lediglich abgerechnet wird, um die Sozialversicherungsbasen zu korrigieren:
| Prozent | Basis | CHF | |
|---|---|---|---|
| Bruttolohn | 6800.00 | ||
| Taggeld (halber Monat) | 2720.00 | ||
| Basiskorrektur Taggeld | –2720.00 | ||
| Bruttolohn | 6800.00 | ||
| Sozialversicherungen | 12,00% | 4080.00 | –489.60 |
| Nettolohn | 6310.40 |
Die Lohnart «Basiskorrektur Taggeld» muss in die Sozialversicherungsbasen einfliessen, während die Lohnart «Taggeld», sofern es sich um ein befreites Taggeld handelt, nicht berücksichtigt werden darf.
Methode «Auszahlung»
Bei dieser Methode werden die einzelnen Entschädigungen pro Zeitraum abgerechnet, auf die Anspruch besteht:
| Prozent | Basis | CHF | |
|---|---|---|---|
| Bruttolohn 1.–15. des Monats | 3400.00 | ||
| Taggeld ausbezahlt 16.–30. des Monats | 2720.00 | ||
| Ergänzende Lohnfortzahlung 16.–30. des Monats | 680.00 | ||
| Bruttolohn | 6800.00 | ||
| Sozialversicherungen | 12,00% | 4080.00 | –489.60 |
| Nettolohn | 6310.40 |
Bei der Lohnart «Taggeld ausbezahlt» handelt es sich nicht um eine Basiskorrektur, sondern um eine Ersatzzahlung anstelle des entsprechenden Lohnanteils. Auch sie fliesst nicht in die Sozialversicherungsbasen.
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Die beiden Methoden lassen sich auch kombinieren, was je nach Fall eine höhere Transparenz, aber auch einen erhöhten Aufwand bringt. Welche Methode Sinn ergibt, hängt davon ab, wie komplex die Abrechnung ausfällt. Wichtig ist, den Unterschied zu erkennen und jeweils konsequent die richtigen Lohnarten zu verwenden.
Da sich ein NLA vor allem bei voller Lohnfortzahlung aufdrängt und in diesem Fall oft die Basiskorrektur sinnvoller ist, basieren die weiteren Beispiele auf dieser Methode.
Korrekter Ausweis NLA
Wie zuvor festgestellt, beträgt der Nettolohn im Beispiel normalerweise CHF 5984.–. Durch die Abrechnung eines Taggelds bei voller Lohnfortzahlung resultiert eine höhere Nettoauszahlung. Um dies zu verhindern, kann der Bruttolohn mittels NLA gekürzt werden:
| Prozent | Basis | CHF | |
|---|---|---|---|
| Bruttolohn | 6800.00 | ||
| NLA | –370.91 | ||
| Taggeld (halber Monat) | 2720.00 | ||
| Basiskorrektur Taggeld | –2720.00 | ||
| Bruttolohn | 6429.09 | ||
| Sozialversicherungen | 12,00% | 3709.09 | –445.09 |
| Nettolohn | 5984.00 |
Berechnung NLA:
Die Zahlen stammen aus dem ersten Beispiel Spalte «100%» bzw. «normal» CHF 6310.40 – CHF 5984.00 = CHF 326.40 (zu korrigierende Differenz Nettolohn).
Dieser entspricht 88% (nach Abzug Sozialversicherungen).
CHF 326.40/88 × 100 = CHF 370.91 (Nettolohnkorrektur ins Brutto hochgerechnet)
Der NLA muss im Bruttolohn erfolgen und in die Sozialversicherungsbasen einfliessen, da ansonsten die Sozialversicherungsbeiträge nicht korrekt berechnet werden. Es ist daher weder zulässig, die Taggelder gar nicht abzurechnen, noch den NLA beim Nettolohn vorzunehmen. Folgende Varianten sind demnach nicht korrekt:
| FALSCH | Kein Ausweis | NLA im Nettolohn |
|---|---|---|
| Bruttolohn | 6800.00 | 6800.00 |
| Taggeld (halber Monat) | 2720.00 | |
| Basiskorrektur Taggeld | –2720.00 | |
| Bruttolohn | 6800.00 | 6800.00 |
| Sozialversicherungen | –816.00 | –489.60 |
| Nettolohn | 5984.00 | 6310.40 |
| NLA | –326.40 | |
| Auszahlung | 5984.00 | 5984.00 |
Bei der Variante «kein Ausweis» werden zu hohe Sozialversicherungsbeiträge abgerechnet, was nicht zulässig ist. Gemäss Art. 6 Abs. 2 lit. b AHVV sind Unfall- und Krankentaggelder vom massgebenden Lohn ausgenommen. Auch bei der Variante «NLA im Nettolohn» fallen die Sozialversicherungsbeiträge zu hoch aus, da der NLA nicht berücksichtigt wird.
Welchen Einfluss hat eine Kurzabsenzenversicherung?
Viele Arbeitgeber schliessen für ihre Mitarbeitenden eine Krankentaggeldversicherung ab mit einer Wartefrist. Je länger die gewählte Wartefrist, desto günstiger die Prämien. Allerdings muss ein Arbeitgeber während der Wartefrist Lohnfortzahlung leisten, wenn die Versicherungslösung die gesetzliche Lohnfortzahlung ersetzen soll.
Seit einigen Jahren sind Kurzabsenzenversicherungen populär geworden, die für Absenzen während eben dieser Wartefristen wiederum ein Taggeld zahlen. Das ist oft günstiger, als die Wartefrist der Krankentaggeldversicherung zu senken. Bei Kurzabsenzenversicherungen zahlt der Arbeitgeber eine Prämie, erhält jedoch einen allfälligen Überschuss gegenüber den bezahlten Taggeldern nach Abzug eines Anteils für die Versicherung zurückerstattet. Der Arbeitgeber zahlt somit nicht wesentlich mehr, als die Kurzabsenz gekostet hätte. Doch welchen Sinn hat das?
Eine Lohnfortzahlung durch den Arbeitgeber ist mit den Sozialversicherungen abzurechnen, Leistungen der Kurzabsenzenversicherung sind von der Beitragspflicht befreit. Hat der Arbeitgeber einen NLA vereinbart, bleiben sowohl die eingesparten Arbeitgeber- als auch die Arbeitnehmerbeiträge beim Arbeitgeber, was durchschnittlich um die 15 –17% sein dürften.
Kurzabsenzenversicherungen werden erst ab einer Lohnsumme von 8–10 Mio. angeboten und bedingen eine akkurate Zeiterfassung.
Was ist mit der Beitragsbefreiung BVG?
In vielen Vorsorgeplänen ist bei längerer Arbeitsunfähigkeit eine Beitragsbefreiung vorgesehen, beispielsweise nach drei Monaten. Das bedeutet, dass nach Ablauf dieser Wartezeit sowohl die Arbeitnehmer- als auch die Arbeitgeberbeiträge an die Pensionskasse von dieser übernommen werden. In der Folge fallen beim Arbeitnehmer keine Abzüge mehr an, die Arbeitgeberin muss keine Beiträge mehr leisten, und dennoch bleibt der Risikoschutz bestehen, und die Sparbeiträge werden weiterhin geäufnet, sodass dem Mitarbeiter keine Lücken entstehen.
Bei der Beitragsbefreiung handelt es sich um eine Versicherungsleistung, die dem Versicherten – also dem Mitarbeitenden – zusteht. Sie darf daher nicht über einen NLA gekürzt werden, die Arbeitgeberin würde sich so bereichern. In diesem Fall kann es somit sein, dass der Nettolohn trotz vereinbartem NLA höher ausfällt als normal. Nachfolgendes Beispiel zeigt die Lohnabrechnung im Normalfall, mit Abrechnung eines Taggelds inkl. NLA und mit BVG-Beitragsbefreiung (BBF).
| Prozent | Normal | Mit TG/NLA | Mit BBF | |
|---|---|---|---|---|
| Bruttolohn | 6800.00 | 6800.00 | 6800.00 | |
| NLA | –185.98 | –185.98 | ||
| Taggeld (halber Monat) | 2720.00 | 2720.00 | ||
| Basiskorrektur Taggeld | –2720.00 | –2720.00 | ||
| Bruttolohn | 6800.00 | 6614.02 | 6614.02 | |
| Sozialversicherungen | 6,40% | −435.20 | −249.22 | –249.22 |
| BVG | –250.00 | –250.00 | – | |
| Nettolohn | 6114.80 | 6114.80 | 6364.80 |
Was ist, wenn das Taggeld höher ist als die Lohnfortzahlung?
Bei schwankenden Löhnen kann es vorkommen, dass die Versicherungsleistung höher ist als das, was die Arbeitgeberin an Lohnfortzahlung leistet. Beispielsweise bei im Stundenlohn angestellten Mitarbeitenden oder bei Zulagen wie Inkonvenienzen berechnen Taggeldversicherungen das Taggeld in der Regel basierend auf einem Jahresdurchschnitt.
Gelten für die Lohnfortzahlung abweichende Regelungen oder Berechnungsformeln, können die Ergebnisse der Höhe der Lohnfortzahlung bzw. des Taggelds voneinander abweichen. Ist die Lohnfortzahlung höher, zahlt die Arbeitgeberin mehr aus, als sie von der Versicherung erhält. Der Überschuss ist mit den Sozialversicherungen abzurechnen. Ist das Taggeld höher, muss die Arbeitgeberin mindestens die Versicherungsleistung an den Mitarbeiter weiterleiten. Dies ergibt sich aus Art. 19 Abs. 2 ATSG, der besagt, dass Geldleistungen in dem Ausmass dem Arbeitgeber zukommen, als er der versicherten Person trotz der Taggeldberechtigung Lohn zahlt.
Die Krux mit dem Dreizehnten
Die Zahlung eines allfälligen dreizehnten Monatslohns durch die Arbeitgeberin erfolgt oft erst Ende Jahr, während er bei einem Taggeld eingerechnet ist und so laufend anteilig ausbezahlt wird. Wird das Taggeld mit der Methode «Auszahlung » abgerechnet, wird dieser Anteil auch laufend an den Mitarbeitenden ausbezahlt. In der Folge erhält er Ende Jahr einen reduzierten dreizehnten. Bei der Methode «Basiskorrektur» wird der Anteil auf dem Taggeld wieder gekürzt, sodass Ende Jahr Anspruch auf einen vollen dreizehnten besteht im Rahmen der vereinbarten Lohnfortzahlung.
In beiden Fällen wird der Anteil des dreizehnten im Taggeld über den NLA wieder gekürzt. Diese Kürzung muss bei Auszahlung des dreizehnten wieder korrigiert werden. Das Wie hängt davon ab, wie die Abrechnung im laufenden Jahr gehandhabt wurde. Es empfiehlt sich, eine Saldoführung für den dreizehnten einzurichten und die bei der Abrechnung von Taggeldern verwendeten Lohnarten so zu konfigurieren, dass die Korrektur automatisch korrekt erfolgt.
Fazit
Beim Nettolohnausgleich liegt der berüchtigte Teufel im Detail. Lohnarten lassen sich so programmieren, dass er automatisiert berechnet wird. Die daraus resultierenden Lohnabrechnungen verständlich zu erklären, bleibt Aufgabe der Frauen und Männer im Payroll. Eine sehr viel einfachere Lösung ohne wesentliche Mehrkosten ist eine moderate Lohnkürzung ohne NLA.
