Gehaltsnebenleistungen: Was ist obligatorisch und was freiwillig?
Urs Klingler
Urs Klingler gründete 2010 das Unternehmen klingler consultants ag und leitet es heute als ManagingPartner. Nach Abschluss seines Studiums an der Universität Bern war er in verschiedenenstrategischen und operativen Personalfunktionen tätig und führte zuletzt ein Beratungsunternehmenals CEO. Seit 2001 doziert er zu Themen wie Gesamtvergütung, Personalcontrolling und Humankapitalinstrumentean verschiedenen Universitäten, Hochschulen und weiteren Institutionen.Urs Klingler ist Autor von diversen Publikationen und zahlreichen Fachartikel.
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Welche Gehaltsnebenleistungen gibt es?
Grundsätzlich lassen sich die Gehaltsnebenleistungen in verschiedene Kategorien einteilen. Einerseits gibt es sowohl gesetzlich geregelte als auch freiwillige Gehaltsnebenleistungen. Andererseits lassen sich nicht alle Gehaltsnebenleistungen quantifizieren. Ausserdem gibt es noch zwei weitere Kategorien von Lohnkomponenten, die sich in der Praxis etabliert haben. Es sind dies die Firmenangebote und die Hilfsmittel zur Arbeitserfüllung.
Als Vergütungsexperten haben die Berater von klingler consultants täglich Einblick in die Vergütungssituation und -systematik von vielen Unternehmen und Organisationen. Hierbei zeigt sich, dass bezüglich Fringe Benefits eine beachtliche Vielfalt von Anreizen besteht, welche nicht bekannt sind, die unterschiedlich gelebt werden und deren Anreizwirkung je nach Alter und Lebensumständen als unterschiedlich bedeutsam erachtet werden. Das immer wieder erwähnte Cafeteria-System hat sich in der Praxis nichtbewährt, weil es relativ komplex ist, administrativ hohe Aufwände verursacht und eine faire, transparente Gegenrechnung nicht machbar ist. Es gibt insgesamt gegen 100 Gehaltsnebenleistungen, die bekannt sind. Grundsätzlich gehören die Altersvorsorge und die Pensionskassen nicht zu den Fringe Benefits, sondern stellen eine eigenständige Kategorie dar.
Welches sind aus der Praxis die zehn wichtigsten Erkenntnisse zu Fringe Benefits?
1. Nicht alle Gehaltsnebenleistungen können quantifiziert werden
Viele Gehaltsnebenleistungen können nicht quantifiziert werden. Das heisst zum Beispiel, dass es keinen Sinn macht, zu berechnen, ob eine Woche mehr Ferien sich finanziell für das Unternehmen lohnt oder nicht, weil einerseits die Löhne einen grossen Einfluss haben und andererseits in der Praxis keine direkte Umrechnung in Stunden möglich ist. Unsere Erfahrung lehrt uns, keine Umrechnung von Ferien in Geld vorzunehmen. Beispiel: Zum zehnjährigen Jubiläum können die Mitarbeitenden wählen zwischen einer Woche Ferien oder CHF 5000.–. Unsere Empfehlung wäre, dass die Mitarbeitenden wählen sollen und partielle Berechnungen keinen Sinn machen.
2. Fringe Benefits reduzieren führt zu Unruhe und Widerstand
Mitarbeitende gewöhnen sich an Gehaltsnebenleistungen und sehen diese als gegeben an. Diese zu einem späteren Zeitpunkt zu reduzieren, ist oft aufwendig und mit entsprechenden Diskussionen verbunden. Unsere Empfehlung besteht darin, sorgfältig zu überlegen, was aus Sicht des Unternehmens Sinn macht, um die Identität des Unternehmens sowie die Mitarbeiterbindung zu stärken, ohne dabei von Anfang an sämtliche Möglichkeiten auszuschöpfen.
3. Geschenke und Wertschätzung haben eine sehr gute Wirkung
Wenn Dienstjubiläen gefeiert und gleichzeitig auch Geschenke zugeteilt werden, wird das oft als Wertschätzung betrachtet. Dies ist durchaus positiv und wird meist geschätzt. Auch in diesem Zusammenhang muss sorgfältig evaluiert werden, ob der Beschäftigungsgrad und die Abwesenheiten berücksichtigt werden sollen oder nicht. Pragmatische Lösungen dürften hier helfen.
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4. Auto und Pauschalspesen sind oft an Funktionen angebunden
Unabhängig davon, ob es sich um Spesen oder ein Auto handelt, sollten diese Gehaltsnebenleistungen funktionsbezogen sein. Wer viel fährt, sollte im Vergleich zu Mitarbeitenden, die wenig Geschäftsreisen planen und durchführen müssen, eher ein Auto erhalten.
Pauschalspesen werden dafür ausgerichtet, dass Kleinausgaben nicht mehr einzeln abgerechnet werden müssen. Dies kann dazu führen, dass die oft festgelegte Grenze von CHF 50.– bewusst übertroffen wird, damit diese Beträge abgerechnet werden können, was nicht im Sinne der Vereinbarung mit den Steuerbehörden ist.
5. Sabbatical
Der ursprüngliche und eigentliche Sinn und Zweck eines Sabbaticals war nicht primär, Personen zu belohnen, die zum Beispiel zehn Jahre für das Unternehmen tätig gewesen waren. Vielmehr ging es darum, herauszufinden, inwiefern bei Abwesenheit dieser Personen das Unternehmen auch reibungslos funktionieren konnte.
Bis zum heutigen Zeitpunkt ist dem Autor kein stringentes und sinnvolles Vorgehen bekannt, welches für alle Mitarbeitenden vergleichbar angewendet wird. Sabbaticals für Geschäftsleitungsmitglieder scheinen teilweise Mode zu werden, sind in den Augen des Autors jedoch eher ein Fehlanreiz.
6. Gewisse Gehaltsnebenleistungen können zu Diskriminierung von Gruppen führen
Gemäss Regelung des Gesetzgebers sind Kinderzulagen nur für Personen zugänglich, welche Kinder haben. Das ist grundsätzlich zu respektieren. Weitere Benefits, welche an die Familiensituation gebunden sind, wie zum Beispiel Vaterschaftsurlaub oder Betreuungskosten für Kinder sind allerdings ausschliesslich jenen Personen zugänglich, welche diese Lebensart gewählt haben. Personen, welche keine Kinder haben, werden damit diskriminiert Es gilt somit, immer die Gleichbehandlung und Gleichstellung aller Mitarbeitenden bei der Einführung von Fringe Benefits im Auge zu behalten.
7. Fringe Benefits auch bezüglich Auswirkungen der Anreize prüfen
Mit Gehaltsnebenleistungen kann sicherlich die Leistung, zum Beispiel mit einer Anerkennungsprämie, belohnt werden. Gleichzeitig können Gehaltsnebenleistungen aber auch der Work-Life-Balance dienen. Nun gilt es sorgfältig abzuwägen, was der eigentliche Sinn und Zweck eines Benefits ist. Dabei stehen die vier Lebensbereiche Privatleben, Gesundheit, Entwicklung und Leistung ausgewogen einander gegenüber. Im Sport würde die einseitige Bevorzugung eines dieser Bereiche zu einem Ungleichgewicht führen, was nicht erwünscht ist. Die langfristige Balance der Einflussbereiche sollte stets im Auge behalten werden.
8. Firmenangebote sind keine Benefits
Ein Unternehmen ermöglicht den Mitarbeitenden Rabatte bei Unternehmen in der Nähe. Der Klassiker ist eine Vergünstigung für ein Fitnessstudio. Wer das Unternehmen verlässt, büsst diesen Rabatt ein, weil die vertraglichen Bedingungen nicht mehr erfüllt sind. Aus diesem Grund empfehlen wir, diese Art von Zusatzleistung nicht als Benefit zu «verkaufen».
9. Laptop und Handy
Stellt ein Unternehmen den Mitarbeitenden Infrastruktur wie Handy oder Laptop zur Verfügung, so deklarieren wir diese ebenfalls nicht als Gehaltsnebenleistung, sondern als Hilfsmittel zur Erledigung der täglichen Arbeit. Somit erhalten nur jene Personen diese Hilfsmittel, welche sie tatsächlich zur Ausführung ihrer täglichen Arbeit benötigen.
10. Homeoffice
Wir empfehlen, die Rahmenbedingungen bezüglich Homeoffice wohlüberlegt zu regeln. Es bestehen Risiken bezüglich IT-Sicherheit, Datensicherheit und Kundendaten, Klärungsbedarf besteht bezüglich der Infrastruktur (Netzwerk, Arbeitsplatz etc.) und bezüglich der steuerlichen Rahmenbedingungen, die je nach Standort durchaus unterschiedlich geregelt sein können.
