09.07.2019

Einführung Personal: Der erste Eindruck ist entscheidend

Das Selektionsverfahren ist erfolgreich abgeschlossen: Eine qualifizierte Bewerberin oder ein qualifizierter Bewerber konnte für die Mitarbeit im Unternehmen gewonnen werden. Ob daraus nun tatsächlich eine langjährige und erfolgreiche Zusammenarbeit wird, hängt ganz entscheidend von der Qualität der Einführung ab. Diese Aussage lässt sich durch die oft hohe Fluktuation in den ersten Monaten nach dem Eintritt belegen: Viele neue Mitarbeitende verlassen ein Unternehmen frustriert nach kurzer Zeit.

Von: Thomas Wachter  DruckenTeilen 

Thomas Wachter

Nach mehreren Stellen in verschiedenen Unternehmungen, arbeitet T. Wachter nun seit 12 Jahren beim Personalamt des Kantons Luzern. Früher als Bereichspersonalleiter, Leiter Personal- und Organisationsentwicklung, zuletzt als Leiter HR-Support sowie Mitglied der Geschäftsleitung. Weitere Tätigkeiten sind: Lehrgangsleitungen und Dozent für Personalmanagement, -administration und -führung. T.Wachter ist unter anderem Autor und Herausgeber der WEKA-Werke «PersonalPraxis» und «Praxisleitfaden Personal».

Einführung Personal

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Einführung Personal: Ziel

Ziel der Einführungsphase ist es, dass neue Mitarbeitende

  • schnell, umfassend und kompetent mit dem neuen Unternehmen vertraut werden
  • sich bald mit der neuen Aufgabe und dem neuen Arbeitgeber identifizieren können
  • wissen, welche Erwartungen mit der neuen Stelle verbunden sind
  • die Spielregeln und Kompetenzen kennen
  • und – ganz wichtig – sich menschlich im Unternehmen integrieren können

Einführung Personal: Schritte

Erfolg oder Misserfolg

Die Gewinnung von neuen Mitarbeitenden ist mit dem Unterzeichnen des Arbeitsvertrags noch nicht abgeschlossen. Die Zeit zwischen der Vertragsunterzeichnung und dem Eintritt und die Einarbeitung von neuen Mitarbeitenden in einem Unternehmen sind entscheidende Phasen. Dies zeigt sich schon alleine an den vergleichsweise vielen Kündigungen noch während der Probezeit.

Die Bedeutung der Einführung wird durch die Candidate Journey Studie 2017 der Meta HR Unternehmensberatung eindrücklich belegt. Die 773 Teilnehmenden der Studie wurden mehrheitlich über die Online-Jobbörse stellenanzeigen.de gewonnen. Die Altersverteilung der Befragten entspricht weitgehend der aktuellen Altersstruktur der Beschäftigten in Deutschland. Die Studie zeigt eine ganze Reihe von Mängeln auf, welche bei der Einführung von neuen Mitarbeitenden an der Tagesordnung sind. Die wichtigsten sind:
 

Onboarding Experience - alle Studienteilnehmer JaNein, aber wäre mir wichtig gewesen Nein, aber für mich egal oder keine Angabe
Arbeitsabläufe und Tätigkeiten wurden mir ausreichend erklärt.53%35%12%
Es gab mit meinem Vorgesetzten ein Gespräch über Erwartungen und Ziele.47%38%16%
Ein Kollege wurde mir als Pate bzw. Mentor zugeteilt.46%28%26%
Mein Arbeitsplatz war gleich am 1. Tag fertig eingerichtet.58%28%14%

Wie sensibel die Einführungsphase ist, zeigt folgendes: 44% der neu eingestellten Mitarbeitenden schauen sich nach kurzer Zeit bereits wieder aktiv nach einem andern Arbeitgeber um, weitere 32% suchen nicht aktiv, wären aber offen für Angebote.

Dass nicht einmal mit der Hälfte der Mitarbeitenden über Erwartungen und Ziele gesprochen wurde oder nur gut der Hälfte die Arbeitsabläufe und Tätigkeiten ausreichend erklärt wurden, zeigt dass schon einfache Massnahmen den Prozess deutlich verbessern können.

Im positiven Fall werden neue Mitarbeitende schnell, umfassend und kompetent mit dem neuen Unternehmen vertraut gemacht. Sie können sich bald mit der neuen Aufgabe und dem neuen Arbeitgeber identifizieren, wissen, worauf es ankommt und welche besonderen Erwartungen mit der neuen Stelle verbunden sind. Die neuen Mitarbeitenden kennen die Spielregeln und Kompetenzen und können sich menschlich im Unternehmen integrieren.

Ob aus qualifizierten Bewerbenden leistungsfähige und leistungsbereite Mitarbeitende werden, hängt somit wesentlich von der Art und Weise ab, wie sie mit ihrer Aufgabe und dem Umfeld vertraut gemacht werden.

Praxis-Tipp Die neuen Mitarbeitenden brauchen nicht nur eine angemessene, stufenweise und motivierende Einführung in die neuen Aufgaben. Beachten Sie auch folgende zwei Punkte:
– Information: Neue Mitarbeitende benötigen umfassende Informationen über das Unternehmen und seine Produkte, über Betriebsstruktur und Arbeitsabläufe, über Pflichten und Kompetenzen, über Erwartungen und Bräuche.
– Integration: Entscheidend über Erfolg oder Misserfolg ist oft die Frage, ob neue Mitarbeitende auch menschlich ihren Platz finden, Wertschätzung vonseiten der Vorgesetzten wie der Arbeitskolleginnen und -kollegen erfahren, sich mit der Aufgabe und dem Unternehmen identifizieren können und Vertrauen entwickeln.

Willkommenskultur

Durch das "Nicht-mehr-ganz-Dazugehören" im bisherigen Betrieb und das "Noch-nicht-Dazugehören" im neuen Unternehmen empfinden viele Arbeitnehmende die Zeit zwischen der Vertragsunterzeichnung und dem Eintritt ins Unternehmen als eine Zeit der Leere. Es ist deshalb sinnvoll, den Kontakt mit den zukünftigen Mitarbeitenden zu pflegen.

Ein Beispiel stellen ein oder mehrere Willkommensschreiben – begleitet durch Informationsbeilagen – dar. Dieses gibt Neueintretenden die Möglichkeit, das "Wir-Gefühl" langsam auf das neue Unternehmen zu übertragen, ohne dort bereits integriert zu sein. Erfahrungsgemäss erhalten neueintretende Mitarbeitende eine ganze Reihe von Unterlagen. Anstelle der Abgabe von verschiedenen Broschüren, Formularen und losen Blättern empfiehlt sich die Abgabe eines Anstellungsordners, der sämtliche Anstellungsunterlagen geordnet zusammenfasst.

Die wichtigste Rolle kommt selbstverständlich den Vorgesetzten zu, aber nicht nur. Entscheidend ist auch, dass sich das Arbeitsteam auf die neue Kollegin oder den neuen Kollegen freut, der neuen Person Unterstützung anbietet und sie auch tatsächlich aufnehmen wollen. Es gibt Beispiele von Unternehmen, in welchen auch die Arbeitskolleginnen und -kollegen schon vor dem Eintritt erfolgreich den Kontakt zur neuen Person pflegen.

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Vorbereitung der Einführung Personal

Einführungsprogramm

Die Gestaltung der ersten Zeit ist im Einführungsprogramm festgelegt. Ein solches Einführungsprogramm umfasst die eigentlichen Einarbeitungsschritte wie die notwendigen neuen Kontakte im Unternehmen. Dazu gehört meist auch ein Besuch in den organisatorisch vor- und nachgelagerten Abteilungen sowie in den Frontbereichen, um die Praxisprobleme kennen zu lernen.

Götti oder Gotte

Für die Begleitung während der ersten Zeit bestimmen Sie einen so genannten "Götti" oder eine "Gotte". Diese Person, in aller Regel eine direkte Arbeitskollegin oder ein Arbeitskollege, übernimmt aktiv die tägliche Betreuung der neuen Person während der ganzen Probezeit und steht für alle auftauchenden Fragen und Probleme zur Verfügung. Es handelt sich bewusst nicht um Vorgesetzte, um die Integration in das bestehende Arbeitsteam zu unterstützen.

Praxis-Tipp
An der Gestaltung des Eintritts erkennt man die wahren Profis. Sofern das bei Ihnen noch nicht zum Standard gehört: Erarbeiten Sie für den nächsten Eintritt ein schriftliches Einführungsprogramm und bestimmen Sie eine Gotte oder einen Götti. Sie werden die Mehrarbeit während der Einarbeitungsphase wieder kompensieren und werden erleben, dass die Einführung viel geordneter abläuft.

Einführung am Arbeitsplatz

"Gute Bewerber können nur dann auch gute Mitarbeitende werden, wenn sie nach der Arbeitsaufnahme nicht sich selbst überlassen bleiben!"

Die spezifische Einführung des neuen Mitarbeiters beginnt an seinem zukünftigen Arbeitsplatz. Die Abteilungsleitung, die Gotte oder der Götti sowie die engsten Mitarbeitenden sollen vorgestellt werden. Als nächstes ist es von Vorteil, wenn die Begleitperson mit dem neuen Mitarbeitenden einen kleinen Rundgang macht, bei dem die wichtigsten Örtlichkeiten gezeigt werden. Götti oder Gotte sind auch dafür verantwortlich, dass der neue Mitarbeitende die wichtigsten Dokumente, Arbeitsmittel etc. für die Arbeitsaufnahme erhält. Erst dann beginnt die eigentliche Einführung in die Aufgaben.

Praxis-Tipp
Achten Sie darauf, dass neue Mitarbeitende gleich von Anfang an Gelegenheit erhalten, sich produktiv zu betätigen. Das ermöglicht erste Erfolgserlebnisse. Aus diesem Grunde umfasst der erste Arbeitstag bereits erste konkrete, bewältigbare Arbeiten.

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