17.08.2017

Sozialversicherungen während des Anstellungsverhältnisses: Phase 2

An welche administrativen Erledigungen müssen Sie als HR-Verantwortliche während des laufenden Arbeitsverhältnisses im Bereich Sozialversicherungen im Zusammenhang mit Ihren Mitarbeitenden alles denken? Der folgende Beitrag dient als Wegleitung.

Von: Daniel Leuzinger   Drucken Teilen   Kommentieren  

Daniel Leuzinger

Herr Leuzinger ist seit 2011 selbstständiger Dozent für Sozialversicherungen und Lehrgangsleiter, Case Manager und Mental Coach.

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AHV

Sie als Arbeitgeber resp. HR-Verantwortliche müssen bei Ihrer AHV-Ausgleichskasse die Endjahresabrechnung erstellen und anhand Ihrer Akontobeiträge, die Sie bereits geleistet haben, entweder nachzahlen, oder Sie erhalten AHV-Beiträge zurückerstattet. Zu Ihren Pflichten gehört es auch, dass Sie für Ihre Mitarbeitenden die Lohnausweise für die Steuern erstellen. Kommt es bei einem Ihrer Mitarbeitenden zur Scheidung, kann dieser Mitarbeitende das AHV-Splitting sofort bei Ihrer zuständigen AHV beantragen. Das Splitting wird aber spätestens im zweiten Rentenfall durchgeführt. Falls einer Ihrer Mitarbeitenden sterben sollte, sind viele administrative Belange zu beachten. Unterstützen Sie als HR-Dienstleister die Angehörigen, falls diese das wünschen. Im Bereich der Sozialversicherungen sind vorgegebene Abläufe einzuhalten. Es müssen unter Umständen Witwen-, Witwer- und Waisenrenten beantragt werden. Ebenso müssen Sie die Abmeldung des Verstorbenen bei Ihrer AHV-Ausgleichskasse (AHV-AK) vornehmen. Am Todestag endet die Lohnzahlung, bitte beachten Sie aber die Lohnfortzahlung im Todesfall gemäss OR 338 ff. und, falls Sie einem Gesamtarbeits- oder Landesmantelvertrag angeschlossen sind, die jeweiligen Bedingungen, welche einzuhalten sind.

PRAXISTIPP
Es gibt eine hervorragende Homepage mit einer Checkliste vom Todesfall bis zur Bestattung, die Auskunft gibt. www.ch.ch/de/checkliste-todesfall-bis-bestattung.ch

BVG

Einmal im Jahr haben Ihre Mitarbeitenden von Ihrer Pensionskasse (PK) gemäss den Transparenzvorschriften einen Pensionskassenausweis zugute. Dieser Ausweis muss aus Datenschutzgründen gemäss DSG in einem verschlossenen Kuvert an Ihre Mitarbeitenden verschickt werden. Sie als Arbeitgeber resp. HR-Verantwortliche haben kein Einsichtsrecht, das heisst, dieser Ausweis darf nicht kopiert und in das Personaldossier abgelegt werden. Gemäss Ihrem Pensionskassenreglement müssen Sie Jahreslohn- und/oder Arbeitszeitanpassungen, die Sie mit Ihren Mitarbeitenden vornehmen, Ihrer Pensionskasse melden. Auch sind Verheiratung, Scheidung, Lohnerhöhung, Adressänderung, Arbeitspensum sowie Tod eines Mitarbeitenden der Pensionskasse zu melden. Sie als Arbeitgeber resp. HR sind das Verbindungsglied zu Ihrer Pensionskasse, daher sollten Sie auch wieder beim Tod eines Arbeitnehmenden die Angehörigen in den Bereichen Witwen-, Witwer- und Waisenrenten, die beantragt werden müssen, unterstützen. Unterstützen Sie Ihre Mitarbeitenden gemäss Ihrem Pensionskassenreglement, falls diese Gelder beantragen für die Wohneigentumsförderung (WEF). Erläutern Sie die Vor- und Nachteile eines Vorbezugs oder einer Verpfändung der Gelder. Beachten Sie bitte auch die Art. 331d–f OR. Falls einer Ihrer Mitarbeitenden sich für einen Rentenvorbezug interessiert (dies ist ab dem 58. Altersjahr möglich), geben Sie ihm bitte gemäss Ihrem PK-Reglement die notwendigen Auskünfte. Falls es bei einem Ihrer Mitarbeitenden zur Scheidung kommen sollte, muss gemäss dem Scheidungsurteil das jeweilige PK-Guthaben gesplittet werden. Wenn einer Ihrer Mitarbeitenden länger als drei Monate erkrankt, müssten Sie ihn bei Ihrer Pensionskasse beitragsbefreien, das heisst, Sie als Arbeitgeber und Ihre Mitarbeitenden müssen keine Beträge mehr entrichten, da diese über die Risikoprämie übernommen werden. Bitte beachten Sie aber die Gegebenheiten in Ihrem PK-Reglement. Wenn einer Ihrer Mitarbeitenden schwer erkrankt ist und bei der Invalidenversicherung rechtzeitig angemeldet wurde und das Wartejahr abgelaufen ist, spricht die IV eine Rente (ein Viertel bis eine ganze Rente). Sobald die IV eine Rente gesprochen hat, wird Ihre Pensionskasse informiert, damit auch diese die PK-Rente ausbezahlen kann. Nötigenfalls muss das Arbeitspensum angepasst werden, je nach Rentenentscheid.

Familienzulagen (FamZ)

Sie müssen, falls einer Ihrer Mitarbeitenden ein Kind bekommt, dies bei Ihrer FamZ-Ausgleichskasse (FamZ-AK) melden, damit im Familienzulagenregister kontrolliert werden kann, ob schon jemand für dieses Kind Leistungen bezieht. Ebenso müssen die Meldungen an die FamZ-AK beim Wechsel von Kinder- zu Ausbildungszulagen mittels Lehrvertrag/Studieneinschreibung gemeldet werden. Beachten Sie bitte, dass unter Umständen Differenzzahlungen beantragt werden können. Es kann auch sein, dass Ihre Mitarbeitenden den Anspruch auf FamZ verlieren, wenn der Ehepartner wieder zu arbeiten beginnt. Beachten Sie bitte die Rangreihenfolge gemäss dem FamZG. Studien-/Schulbestätigungen müssen jährlich beim Mitarbeitenden angefordert und im Personaldossier abgelegt werden. Kommt es zur Scheidung Ihrer Mitarbeitenden, müssen die Ansprüche, «wer die FamZ erhält», neu geklärt werden. Falls ein Mitarbeitender erkrankt-, verunfallt-, unbezahlten Urlaub nimmt oder stirbt, erhält dieser Mitarbeitende oder die Hinterlassenen nur noch für den laufenden und Maximum drei Monate FamZ ausbezahlt, Sie müssen diese Mitarbeitenden bei Ihrer FamZ abmelden. Unter Umständen muss nun der arbeitende Ehepartner die FamZ bei seinem Arbeitgeber oder, falls diese nicht arbeiten, über die Kantonalen FamZ anmelden.  

Bundesgesetz über die Unfallversicherung (UVG)

Neu, ab 1. Januar 2017, sind Ihre neuen Mitarbeitenden ab Vertragsdatum bei Ihrer Unfallversicherung versichert, falls diese verunfallen. Sie müssen verunfallte (BU, NBU, Bagatelle) oder berufserkrankte Mitarbeitende mittels UVG-Formular sofort bei Ihrem zuständigen Unfallversicherer melden. Der Unfallbegriff nach Art. 4 ATSG (ATSG = Bundesgesetz über den Allgemeinen Teil des Sozialversicherungsrechts) muss erfüllt sein, bezahlt wird das Taggeld ab dem dritten Tag nach dem Unfall, bis die/der Mitarbeitende wieder gesund ist. Bitte beachten Sie die Art. 324a ff. OR. Lohnfortzahlungspflicht des Arbeitgebers und nötigenfalls die Zürcher, Berner oder Basler Skala, anschliessend können Sie die Nettolohnauszahlung veranlassen, da UVG-Taggelder nicht AHV-pflichtig sind. UVG-Taggelder sind nicht AHV-pflichtig, das heisst, wenn jemand länger als ein Jahr verunfallt ist, müssen diese Mitarbeitenden bei der zuständigen AHV-AK als Nichterwerbstätige angemeldet werden, diese bezahlen nun anhand des Vermögens und Ersatzeinkommens die Beiträge ein. Falls ein Mitarbeitender bei Ihnen weniger als acht Stunden pro Woche arbeitet, muss dieser Mitarbeitende unbedingt bei der Krankenkasse die Unfalldeckung einschliessen, damit bei Freizeitunfällen keine Versicherungslücken entstehen. Fragen Sie als HR-Dienstleister wieder einmal bei Ihren Teilzeitmitarbeitenden nach, ob sie die KK-Unfalldeckung immer noch eingeschlossen haben. Bei Reisen (Ferien oder Geschäftsreise) ausserhalb EU/EFTA müssen Ihre Mitarbeitenden unbedingt eine Reiseschutzversicherung abschliessen, mit weltweiter voller Deckung, da das UVG und das KVG maximal das Doppelte bezahlt, was es in der Schweiz kosten würde (ca. CHF 1800.– Spitalaufenthalt pro Tag). Wenn einer Ihrer Mitarbeitenden eine anerkannte Berufskrankheit erleidet, wird eine Nichteignungsverfügung – NEV (Arbeitsverbot) erlassen. Mit dieser NEV müssen die Mitarbeitenden sich sofort und unbedingt bei der zuständigen IV-Stelle am Wohnort melden, damit die IV-Umschulungsansprüche Ihres Mitarbeitenden geklärt und in die Wege geleitet werden können. Verunfallt einer Ihrer Mitarbeitenden (schwer), ziehen Sie das Case Management Ihres UVG-Versicherers bei und nehmen Sie gegebenenfalls Kontakt mit der IV auf, damit die Instrumente, die die IV anbietet – wie Früherfassung, Arbeitsplatzanpassungen, Arbeitsversuche, Hilfsmittel und Umschulungsansprüche – frühzeitig geklärt werden können. Wenn Ihr Mitarbeitender wegen einem Unfall weniger oder gar nicht mehr arbeiten kann, wird durch Ihre Unfallversicherung, nach Abschluss aller medizinischen und Eingliederungsmassnahmen eine UVG-Rente geprüft. Wird diese gesprochen, (bereits ab 10% Invalidität), passen Sie bitten den Arbeitsvertrag und Lohn an. Falls Sie diesem Mitarbeiter künden müssen, beachten Sie bitte Art. 336c OR. Wenn die Kündigung ausgesprochen ist und Ihr ehemaliger Mitarbeitender weiterhin verunfallt ist, erhält der Mitarbeitende die Taggelder weiterhin direkt nach Hause ausbezahlt. Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden, die eine gefährliche Sportart betreiben, dass diese unbedingt bei einer privaten UV-Versicherung einen Zusatz für die jeweilige Sportart abschliessen sollen/müssen. Denn es kann sein, dass Ihre Unfallversicherung Leistungskürzungen vornehmen kann, was unangenehme Folgen für Sie als Arbeitgeber und Ihre Mitarbeitenden hat! Falls einer Ihrer Mitarbeitenden von einem früheren Unfall einen Rückfall oder Spätfolgen erleidet und dadurch sich einer Operation unterziehen muss mit einer daraus resultierenden Arbeitsunfähigkeit AUF, melden Sie diesen Unfall beim Erstversicherer an, dieser prüft dann die Kausalität und übernimmt gegebenenfalls die daraus resultierenden Kosten. Wenn Ihr Unfallversicherer keine Kosten übernimmt, müssen Sie gemäss Art. 324a ff. OR die Lohnfortzahlungspflicht erfüllen, was sehr teuer werden kann.

PRAXISTIPP
Unter www.suva.ch/wagnisse finden Sie die Liste dieser Sportarten.

Kollektive-Krankentaggeldversicherung (KTGV)

Sie als Arbeitgeber/HR-Verantwortlicher können eine Kollektive-Krankentaggeldversicherung für Ihre Mitarbeitenden abschliessen. Krankheit in Ihrem Betrieb wird nun berechenbar als Vorteil für Sie als Arbeitgeber und sehr zum Nutzen Ihrer erkrankten Mitarbeitenden. Erkrankt nun einen Mitarbeitender, müssen Sie das gemäss Vertrag/Police mittels Formular bei der KTGV mit Arztzeugnis sofort melden. Bezahlt wird nun ein Taggeld, gemäss KTGV-Vertrag/Police und nach den abgemachten Wartefristen, in der Regel 720/730 Tage mindestens 80% des Lohns. Bitte beachten Sie die Art. 324a ff. OR. Lohnfortzahlungspflicht des Arbeitgebers und Zürcher, Berner oder Basler Skala, anschliessend können Sie die Nettolohnauszahlung veranlassen, da KTG nicht AHV-pflichtig sind. Da diese TG nicht pflichtig sind, beachten Sie bitte auch hier, dass, wenn jemand länger als ein Jahr erkrankt ist, die Anmeldung bei der AHV-AK als Nichterwerbstätiger zu veranlassen ist, damit Beitragslücken verhindert werden. Bei schwer erkrankten Mitarbeitenden ziehen Sie bitte das Case Management Ihres KTGV bei. Unter Umständen muss mit der zuständigen IV-Stelle Kontakt aufgenommen werden, damit eine Früherfassung (30 Tage), Arbeitsplatzanpassungen, Arbeitsversuche, Hilfsmittel und Umschulungsanspruch geklärt werden können. Falls eine IV-Rente gesprochen wird (ein Wartejahr, mindestens durchschnittlich 40% krank sein), Arbeitsvertrag und Lohnanpassung vornehmen. Falls Sie diesem Mitarbeitenden künden müssen, beachten Sie bitte Art. 336c OR. Wenn die Kündigung ausgesprochen ist und Ihr ehemaliger Mitarbeitender weiterhin krank ist, erhält der Mitarbeitende die Taggelder weiterhin direkt nach Hause ausbezahlt. Sobald die IV eine Rente gesprochen hat, wird dies auch der zuständigen Pensionskasse gemeldet, damit auch diese eine Rente sprechen kann, aber erst nach Ablauf der KTG-Zahlung.

Bilaterale Verträge EU/EFTA und Sozialversicherungsabkommen

Falls Sie einen Mitarbeitenden in das Ausland entsenden, ist er nicht mehr automatisch in der AHV versichert. Beachten Sie die Gegebenheiten, wie die Sozialversicherungen der Schweiz aufrechterhalten werden können. Sie müssen unter Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen der Schweizer AHV, der bilateralen EU/EFTA-Verträge und der Sozialversicherungsabkommen (18) Ihre Mitarbeitenden und deren Versicherungsschutz aus der Schweiz heraus aufrechterhalten. Unter den Art. 1a Abs. 3, 4 ff. AHVG; können Sie und Ihre Mitarbeitenden die Sozialversicherung AHV weiterführen mit dem Formular A1 usw. oder Certifi cate of Governance und deren Ehepartner, welche die Mitarbeitenden in das Ausland begleiten müssen, mittels Formular beitreten. Wenn alles bewilligt wurde, bleibt Ihr Mitarbeitender in allen Sozialversicherungen in der Schweiz versichert und ist bei allen Risiken abgedeckt.

Invalidenversicherung (IV)

Sie als HR-Verantwortlicher müssen die Gegebenheiten der IV kennen, wenn einer Ihrer Mitarbeitenden länger als 30 Tage am Stück oder regelmässige Absenzen hat, dass er bei der Invalidenversicherung zur Früherfassung angemeldet werden muss Meldepflicht). Sie müssen Ihren Mitarbeitenden informieren, dass Sie das machen müssen wegen der Schadenminderungs- und Mitwirkungspflicht gemäss ATSG. Die IV kann nach dem Beratergespräch Massnahmen, in Absprache mit Ihnen, bewilligen, wie zum Beispiel Integrationsmassnahmen, Hilfsmittel usw. Falls ein Mitarbeitender schwer erkrankt, unterstützen Sie ihn mit der IV-Rentenanmeldung. Bitte beachten Sie die Art. 324a ff. OR. Lohnfortzahlungspflicht des Arbeitgebers und Zürcher, Berner oder Basler Skala. Wenn die IV eine Rente spricht (ein Wartejahr, mindestens durchschnittlich 40% krank sein), müssen ebenfalls der Arbeitsvertrag und Lohnanpassung vorgenommen werden. Falls Sie diesem Mitarbeitenden künden müssen, beachten Sie bitte die Art. 336c OR. Wenn Sie als Arbeitgeber jemanden im Arbeitsversuch oder Umschulung über die IV bei sich im Betrieb beschäftigen, beachten Sie bitte, dass Sie das jeweilige Formular zum gegebenen Zeitpunkt an die AHV-AK schicken müssen, sonst werden keine Taggelder ausbezahlt.

EO

Mitarbeitende von Ihnen, die Dienst leisten in der Armee, im Zivilschutz und Zivildienst usw., erhalten während dieser Zeit ihren Bruttolohn weiterhin voll ausbezahlt inklusive FamZ. Die Art. 324a ff. OR sind zu beachten und ebenfalls die Lohnfortzahlungspflicht des Arbeitgebers und Zürcher, Berner oder Basler Skala. Sie als Arbeitgeber erhalten von der EO, nach Einsendung der Soldmeldekarte, 80% Taggelder zurückerstattet, inklusive Kinderzulagen maximal pro Tag CHF 245.– und den Arbeitgeberbeitrag von 6,225%. Wenn ein Mitarbeitender länger als 60 Tage am Stück Militärdienst leistet, kann er seine Grundversicherung Krankenkasse in dieser Zeit sistieren. Während des Dienstes ist er direkt beim Militär versichert und muss daher keine Grundversicherungsprämie bezahlen.

Militärversicherung (MV)

Verunfallt oder erkrankt einer Ihrer Mitarbeitenden im Militär, muss die Militärversicherung die Leistungen übernehmen. Versichert über die MV sind Hin- und Rückfahrt zum Dienst, alle Diensttage und der Urlaub. Melden Sie diese Unfälle/Krankheiten nicht bei Ihren Versicherern an. Jeder Mitarbeitende, der transportfähig ist, muss sich beim Truppenarzt melden und seine Beschwerden geltend machen.

Mutterschaftsentschädigung (MSE)

Bitte beachten sie als Arbeitgeber/HR-Verantwortlicher die gesetzlichen Bedingungen gemäss Art. 329 f. OR, GAV und ARG. Mitarbeiterinnen von Ihnen oder Sie als Arbeitgeber, je nach Abmachung, die ein Kind bekommen und alle gesetzlichen Bedingungen erfüllen, erhalten nach Einreichung des Anmeldeformulars von der EO/MSE 80% Taggelder, Maximum CHF 196.– pro Tag, während Maximum 98 Tagen und den Arbeitgeberbetrag von 6,225%, zurückerstattet. Bitte beachten Sie die Art. 324a ff. OR. Lohnfortzahlungspflicht des Arbeitgebers und Zürcher, Berner oder Basler Skala. Da Sie der Mitarbeiterin nach Ablauf der Probezeit nicht künden dürfen, müssen Sie mit ihr abmachen, ob das TG von Ihnen oder von der EO direkt an die Mitarbeiterin ausbezahlt wird. Beginnt die Mitarbeiterin früher wieder zu arbeiten, verfällt die restliche TG-Zahlung. MSE TG gehen vor allen anderen TG, aber erhält die Mitarbeiterin ein TG einer anderen Versicherung, besteht Besitzstandswahrung, bei einem Maximum von CHF 324.80 pro Tag. Stirbt die Mutter während des MSE-Urlaubs, verfallen die restlichen TG. Ist das Neugeborene länger wie drei Wochen im Spital, kann die Mutter die MSE aufschieben. Sie als Arbeitgeber sind aber nicht verpflichtet, den Lohn zu bezahlen nach Art. 324a OR, da eine Geburt kein Unfall oder eine Krankheit ist. Falls Sie eine KTGV haben, können dort Ansprüche geltend gemacht werden, wenn eine Krankheit ausgewiesen ist nach ICD-Code.

Arbeitslosenversicherung (ALV)

Wenn Sie als Arbeitgeber jemanden im Zwischenverdienst über die ALV bei sich im Betrieb haben, beachten Sie bitte, dass Sie das jeweilige Formular zum gegebenen Zeitpunkt an die Arbeitslosenkasse (ALK) schicken müssen, sonst werden keine Taggelder ausbezahlt. Beachten Sie die Gegebenheiten im Bereich Kurzarbeits- und Schlechtwetterentschädigung als arbeitsplatzerhaltende Massnahmen. Informieren Sie sich frühzeitig über die gesetzlichen Bedingungen, die Sie als Arbeitgeber erfüllen müssen, damit die Kurzarbeitsentschädigung (KAE)/Schlechtwetterentschädigung (SWE) bewilligt werden kann. Falls Sie als Arbeitgeber zahlungsunfähig werden, können Ihre (ehemaligen) Mitarbeitenden bei der ALV unter den gesetzlichen Gegebenheiten Insolvenzentschädigung beantragen.

Bundesgesetz über den Allgemeinen Teil des Sozialversicherungsrechts (ATSG)

Wenn Sie oder Ihre Mitarbeitenden nicht einverstanden sind mit einer Entscheidung, die eine Sozialversicherung getroffen hat, haben Sie das Anrecht auf eine beschwerdefähige Verfügung mit Rechtsmittelbelehrung. Gegen diese Verfügung kann nun Einsprache innert 30 Tagen (absolute Verwirkungsfrist) erhoben werden bei der verfügenden Stelle (ausser bei der IV und dem BVG, die haben einen anderen Rechtsweg, den man einschlagen muss). Ausserdem sind im ATSG alle Begrifflichkeiten, Bestimmungen über Leistungen und Beiträge, Rechtspflegeverfahren und die Koordinationsregeln beschrieben. In diesem Leit-Gesetz finden Sie alle relevanten Gegebenheiten im Zusammenhang mit den Sozialversicherungen. In der nächsten Ausgabe vom Juni wird ausführlich erklärt, was Sie im Bereich Sozialversicherungen beim Austritt Ihres Mitarbeiters aus Ihrem Betrieb beachten müssen.

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