Schreib-Knigge: Leider Nein!

Schreib-Knigge für HR-Verantwortliche

So schreiben Sie überraschend anders im HR

Praxis-Seminar, 1 Tag, ZWB, Zürich

Nächster Termin: 03. September 2024

Absagen wie diese zeugen nicht von einer wertschätzenden Haltung. Und sie sind verpasste Chancen. Denn auch Absagen gehören zum Employer Branding und wirken sich auf das Firmenimage aus. Will heissen: Wer hier die richtigen Worte findet, kann sich Sympathiepunkte holen und schafft es, auch längerfristig positiv im Gedächtnis zu bleiben. Genau das braucht es, wenn eine Firma auch zukünftig gute Bewerbungen erhalten möchte.

Wie also können wir es besser machen? Es gibt unzählige Tipps für die «perfekte Bewerbung», aber nur wenige Beispiele ansprechender Absagen. Dennoch: Wer diese 7 Grundsätze beherzigt, ist auf einem guten Weg.

Individuelle Formulierungen verwenden

Textbausteine, Floskeln oder Standardsätze sind auch bei Absagen tabu. Vielmehr sind individuelle, authentische und nicht alltägliche Formulierungen gefragt. Zwei Beispiele:

Anna F. verfügt über gute Qualifikationen. Trotzdem scheidet sie bei der Vorselektion aus. Sie erhält unter anderem folgende Zeilen:

«Manchmal entscheiden Kleinigkeiten darüber, ob eine Person weiterkommt oder nicht. So auch in bei Ihnen. Ihre Unterlagen machen auf uns einen sympathischen Eindruck und Sie verfügen über ansprechende Qualifikationen. Trotzdem haben wir uns für die zweite Runde für andere Bewerbende entschieden.»

Susanne J. erhält ebenfalls eine Absage. Darin steht geschrieben:

«Sie haben viel in diese Bewerbung investiert: zeitlich wie auch emotional. Dafür danken wir Ihnen herzlich. Und umso schwieriger fällt es uns, Sie nun zu enttäuschen.»

Telefonisch absagen nach Vorstellungsgespräch

Nicht immer ist die schriftliche Absage die richtige Wahl. War eine Person beispielsweise bereits im Vorstellungsgespräch, ist eine persönliche Absage per Telefon angezeigt. Denn diese Form ist weitaus wertschätzender als ein paar schriftliche Zeilen. Zudem können die Gründe für die Absage erläutert und auf Fragen der Bewerberin bzw. des Bewerbers eingegangen werden.

Nicht übertreiben

2 bis 3 Minuten: So lange nehmen sich HR-Leute in der Regel Zeit, um zu entscheiden, ob eine Bewerbung genauer angesehen wird oder nicht. Wird sie in dieser ersten Runde bereits aussortiert, passt die Formulierung «Nach eingehender Prüfung Ihrer Unterlagen...» schlichtweg nicht. Auch Sätze wie «Wir haben einer anderen Person den Vorzug gegeben» oder «Andere Kandidatinnen und Kandidaten werden unseren Anforderungen noch etwas besser gerecht» wirken häufig abgedroschen, aufgesetzt oder einfach nur kopiert.