17.05.2017

Schreib-Knigge: Leider Nein!

Absagebriefe sind immer unangenehm. Für beide Seiten. Umso wichtiger ist es, dass solche Schreiben wertschätzend und modern formuliert werden. Was es dabei zu beachten gilt.

Von: Andrea Kern   Drucken Teilen   Kommentieren  

Andrea Kern

Andrea Kern ist Inhaberin von Wort & Stil: Kreative Bewerbungen und Texte, Leiterin Personaldienst, HR-Fachfrau und Ausbilderin mit eidg. Fachausweis.

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Schreib-Knigge

Absagebriefe

Wer kennt ihn nicht: Den trockenen Absagebrief, der auf eine mühevoll aufbereitete Bewerbung folgt. Oft ist er gespickt mit Standardformulierungen wie «Leider müssen wir Ihnen mitteilen...» oder «Wir bedauern...» Und am Ende steht oft ein Satz, der in etwa so klingt: «Für Ihre berufliche Zukunft wünschen wir Ihnen nur das Beste.»

Schreiben wie diese zeugen nicht von einer wertschätzenden Haltung. Und sie sind verpasste Chancen. Denn auch Absagebriefe gehören zum Personalmarketing und wirken sich auf das Firmenimage aus. Will heissen: Wer hier die richtigen Worte findet, kann sich Sympathiepunkte holen und schafft es, auch längerfristig positiv im Gedächtnis zu bleiben. Genau das braucht es, wenn eine Firma auch zukünftig gute Bewerbungen erhalten möchte.

Wie also kann man es besser machen? Es gibt unzählige Tipps für die «perfekte Bewerbung», aber nur wenige Beispiele ansprechender Absagen. Dennoch: Wer ein paar Grundsätze beherzigt, ist auf einem guten Weg.

Individualität zählt

Textbausteine, verstaubte Floskeln oder Standardsätze sind auch bei Absagebriefen tabu. Vielmehr sind individuelle, authentische und nicht alltägliche Formulierungen gefragt. Zwei Beispiele: Anna F. verfügt über gute Qualifikationen. Trotzdem scheidet sie bereits bei der Vorselektion aus. Sie erhält unter anderem folgende Zeilen:

«Manchmal entscheiden Kleinigkeiten darüber, ob jemand weiterkommt oder nicht. So auch in Ihrem Fall. Ihre Unterlagen machen auf uns einen sympathischen Eindruck und Sie verfügen über gute Qualifikationen. Trotzdem hat es für die zweite Runde nicht ganz gereicht.»

Peter K. hingegen war bereits im Vorstellungsgespräch. Zuletzt hat sich die Firma dann aber doch für einen Mitbewerber entschieden. In seiner Absage steht:

«Sie haben viel investiert: zeitlich wie auch emotional. Dafür danken wir Ihnen sehr. Und umso schwieriger fällt es uns, Sie nun zu enttäuschen.»

Keine Übertreibungen

Zwei bis drei Minuten: So lange lassen sich Bewerbungsempfängerinnen und -empfänger in der Regel Zeit, um zu entscheiden, ob ein Dossier genauer angeschaut wird oder nicht. Wird eine Bewerbung in dieser ersten Runde bereits aussortiert, passt die Formulierung «Nach eingehender Prüfung Ihrer Unterlagen...» einfach nicht. Auch Sätze wie «Wir haben einer anderen Person den Vorzug gegeben» oder «Andere Kandidaten werden unseren Anforderungen noch etwas besser gerecht» wirken häufig abgedroschen, aufgesetzt oder eben einfach nur kopiert.

Anzahl Mitbewerbende nennen

Eine Absage ist meistens leichter zu verdauen, wenn man weiss, dass viele Mitbewerbende im Spiel waren. Im kaufmännischen Bereich beispielsweise – wo häufig weit über 100 Bewerbungen auf eine Stelle eingehen – kann die Zahl der Dossiers deshalb gut in den Absagebrief übernommen werden. «Sekretariatsstellen sind beliebt. Und darum haben wir auch mit einigen Dossiers für diese Vakanz gerechnet. Die hohe Zahl von 205 Bewerbungen hat uns dann aber doch etwas erstaunt.»

Vorsicht bei der Begründung

Auch wenn der Bewerber oder die Bewerberin gerne eine Erklärung für die Absage hätte: Die Nennung von Gründen ist rechtlich heikel. Und allzu oft sind es auch nur Kleinigkeiten, die den Ausschlag gegeben haben. Trotzdem: Wo möglich, ist der Grund für die Absage zu benennen – auch wenn es nur die Tatsache ist, dass die Konkurrenz dieses Mal zu stark war.

«Wir haben aus über 120 Dossiers diejenigen Kandidatinnen ausgewählt, die bereits in der Gesundheitsbranche gearbeitet haben.»

«Jemanden zu enttäuschen, ist immer unangenehm. Auch für uns. Viel lieber hätten wir Ihnen heute eine positive Nachricht übermittelt. Allerdings war die Konkurrenz dieses Mal zu stark – und so haben wir uns für eine andere Bewerberin entschieden.»

Aufmunterndes Ende

«Das Beste kommt zum Schluss» heisst ein Sprichwort. Bei einer Absage ist das natürlich schwierig umzusetzen. Dennoch helfen ein paar nette und ehrlich gemeinte Worte.

Zwei Beispiele: Bei Helga S. hat es nur knapp nicht zur Zusage gereicht. Sie liest in ihrer Absage folgenden letzten Abschnitt:

«Bitte lassen Sie sich durch diese Absage nicht entmutigen. Mit Ihrer Ausbildung und Ihrer Erfahrung werden Sie bestimmt bald eine passende Stelle finden. Wir drücken Ihnen dafür die Daumen.»

Bei Urs K. hingegen steht am Schluss:

«Manchmal braucht es mehrere Anläufe bis es mit einer neuen Stelle klappt. Wir wünschen Ihnen viel Durchhaltewillen und hoffen, dass Sie bald fündig werden.»

Sich in andere hineinversetzen

Welche Worte würde man selbst gerne in einem Absagebrief lesen? Die Antwort auf diese Frage ist oft der beste Wegweiser. Gleichzeitig braucht es – wie bei einer Bewerbung übrigens auch – den Mut, ausgetrampelte «Formulierungs- Pfade» zu verlassen und einfach einmal etwas Neues zu probieren.

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