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Schreib-Knigge: Leider Nein!

Absagebriefe sind immer unangenehm. Für beide Seiten. Umso wichtiger ist es, dass solche Schreiben wertschätzend und modern formuliert werden. Erfahren Sie, was es bei der Schreib-Knigge für Absagebriefe zu beachten gilt.

23.06.2020 Von: Andrea Kern
Schreib-Knigge

Schreib-Knigge für Absagebriefe

Wer kennt ihn nicht: Den trockenen Absagebrief, der auf eine mühevoll aufbereitete Bewerbung folgt. Oft ist er gespickt mit Standardformulierungen wie «Leider müssen wir Ihnen mitteilen...» oder «Wir bedauern...» Und am Ende steht oft ein Satz, der in etwa so klingt: «Für Ihre berufliche Zukunft wünschen wir Ihnen nur das Beste.»

Schreiben wie diese zeugen nicht von einer wertschätzenden Haltung. Und sie sind verpasste Chancen. Denn auch Absagebriefe gehören zum Personalmarketing und wirken sich auf das Firmenimage aus. Will heissen: Wer hier die richtigen Worte findet, kann sich Sympathiepunkte holen und schafft es, auch längerfristig positiv im Gedächtnis zu bleiben. Genau das braucht es, wenn eine Firma auch zukünftig gute Bewerbungen erhalten möchte.

Wie also kann man es besser machen? Es gibt unzählige Tipps für die «perfekte Bewerbung», aber nur wenige Beispiele ansprechender Absagen. Dennoch: Wer ein paar Grundsätze beherzigt, ist auf einem guten Weg.

Individualität zählt

Textbausteine, verstaubte Floskeln oder Standardsätze sind auch bei Absagebriefen tabu. Vielmehr sind individuelle, authentische und nicht alltägliche Formulierungen gefragt. Zwei Beispiele: Anna F. verfügt über gute Qualifikationen. Trotzdem scheidet sie bereits bei der Vorselektion aus. Sie erhält unter anderem folgende Zeilen:

«Manchmal entscheiden Kleinigkeiten darüber, ob jemand weiterkommt oder nicht. So auch in Ihrem Fall. Ihre Unterlagen machen auf uns einen sympathischen Eindruck und Sie verfügen über gute Qualifikationen. Trotzdem hat es für die zweite Runde nicht ganz gereicht.»

Peter K. hingegen war bereits im Vorstellungsgespräch. Zuletzt hat sich die Firma dann aber doch für einen Mitbewerber entschieden. In seiner Absage steht:

«Sie haben viel investiert: zeitlich wie auch emotional. Dafür danken wir Ihnen sehr. Und umso schwieriger fällt es uns, Sie nun zu enttäuschen.»

Keine Übertreibungen

Zwei bis drei Minuten: So lange lassen sich Bewerbungsempfängerinnen und -empfänger in der Regel Zeit, um zu entscheiden, ob ein Dossier genauer angeschaut wird oder nicht. Wird eine Bewerbung in dieser ersten Runde bereits aussortiert, passt die Formulierung «Nach eingehender Prüfung Ihrer Unterlagen...» einfach nicht. Auch Sätze wie «Wir haben einer anderen Person den Vorzug gegeben» oder «Andere Kandidaten werden unseren Anforderungen noch etwas besser gerecht» wirken häufig abgedroschen, aufgesetzt oder eben einfach nur kopiert.

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